KANBAN - Phương Pháp Quản Lý Công Việc Kiểu Nhật - VJCC

Hãy bắt đầu với kết quả!

Theo thống kê, bằng cách triển khai hệ thống kanban, doanh nghiệp có thể đạt được các lợi ích:

Tăng 20% – 50% năng suất lao động. Công việc được xử lý bởi 1 người thay vì 2 người như trước đây.

Giảm 30% hàng tồn kho hoặc văn phòng phẩm tồn trữ gây lãng phí.

Cải thiện sự hài lòng trong công việc.

Nó có vẻ khó tin? Nhưng sự thật là như vậy!

1. Phương pháp Kanban là gì?

Phương pháp Kanban trong tiếng Anh là Kanban method. Kanban dịch từ tiếng Nhật thì có nghĩa là cái bảng thông tin. Còn đúng chính xác thuật ngữ chuyên môn thì phải là "Phương pháp quản lí Kanban" (Kanban method). Hiểu một cách đơn giản Kanban là một cái thẻ trên đó có các thông tin chỉ rõ đây là sản phẩm gì, số lượng sản phẩm bao nhiêu, nơi cần chuyển đến. Kanban là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota. Nơi có phương thức quản lí xí nghiệp thông minh, tạo đòn bẩy phát triển kinh tế của Nhật bản và là tiêu chuẩn quản lí của các tập đoàn sản xuất lớn của Nhật hiện tại. Phương pháp Kanban là một phương tiện báo có nhu cầu, đó là một phiếu yêu cầu có khổ giấy cỡ A6, trong đó có ghi địa điểm lấy hàng, địa điểm nhận hàng, tên và mã số chi tiết hoặc sản phẩm cần có, số "Kanban", tổng số phiếu "Kanban", ngày xuất phiếu, lộ trình và số lượng chi tiết được xếp trong một thùng chứa.

2.Nội dung

Phương pháp Kanban được dùng như công cụ trực quan hóa những nhiệm vụ mà một bộ phận cần làm để tối đa hóa hiệu quả khi có nhiều đầu việc trong một thời điểm. Cách đơn giản là dùng những tấm bảng trắng và dán những tờ giấy màu phía dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc. Xét về ứng dụng trong sản xuất, Kanban là công cụ hữu hiệu kiểm soát chặt chẽ dây chuyền sản xuất, có thể chỉ định nguyên liệu và từng công đoạn khác nhau qua màu sắc thể hiện. Ví dụ, Kanban có thể là phiếu đặt hàng khi ở trạm công việc rồi trở thành phiếu vận chuyển ở trạm kế tiếp. Điều quan trọng nhất là mỗi phiếu Kanban cần thể hiện sự liên kết với luồng công việc trước đó, được ghi rõ phải nhận nguyên liệu nào, bộ phận nào, số lượng bao nhiêu từ trạm trước đó. Để xây dựng phương pháp Kanban đúng chuẩn trong sản xuất thì cần tuân thủ các nguyên tắc như sau:

• Chi tiết luôn được truyền từ công đoạn trước đến công đoạn sau.
• Khi không nhận được Kanban thì không bắt đầu sản xuất.
• Mỗi thùng hàng trong dây chuyền cần chứa một thẻ Kanban ghi rõ: Chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến, số lượng.
• Mỗi thùng, mỗi khay hàng cần chứa đúng số lượng chỉ định, không dư hay thiếu.
• Không được giao những chi tiết hay phế phẩm cho công đoạn sau.
• Khoảng thời gian giữa các lần giao và số lượng Kanban cần được giảm thiểu.
• 

3. Phân loại Kanban

- Kanban sản xuất (Production kanban): Đây là loại dùng để báo cho dây chuyền sản xuất cần sản xuất chi tiết, sản phẩm nào để bù vào lượng hàng đã được giao đi. - Kanban vận chuyển (Transport kanban): Đây là loại dùng để thông báo cho công đoạn trước cần chuyển chi tiết, sản phẩm nào cho công đoạn sau. - Kanban cung ứng (Supplier kanban): Đây là loại dùng thông báo cho nhà cung cấp nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm phải giao hàng. - Kanban tạm thời (Temporary kanban): Kanban được phát hành có thời hạn trong các trường hợp bị thiếu hàng. - Kanban tín hiệu (Signal kanban): Đây là loại dùng thông báo kế hoạch cho các công đoạn sản xuất theo lô.

4. Lợi ích

Sử dụng được phương pháp Kanban trong kiểm soát sản xuất và quản lý không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi nhiều yếu tố quan trọng không phải tổ chức nào cũng đạt được như: cấu trúc hạ tầng xã hội tốt, hệ thống dây chuyền sản xuất đạt kỷ luật lao động cao, hệ thống bảo mật thông tin kỹ thuật đối với các bộ phận vệ tinh… Tuy vậy, nếu đảm bảo được những yếu tố như trên thì phương pháp Kanban sẽ mang lại cho doanh nghiệp và tổ chức những lợi ích vượt trội như:

• Tiết kiệm tối đa nguyên liệu và vật tư trong dây chuyền sản xuất.
• Đảm bảo độ chính xác khi sản xuất sản phẩm.
• Đảm bảo về thời gian, không bị trễ hợp đồng.
• Tối ưu phân công lao động nên vòng đời sản phẩm quay nhanh.
• Xây dựng môi trường làm việc kỹ luật cao, liên kết khả năng làm việc của các nhân viên trong dây chuyền sản xuất.
• Góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và kỷ luật cao.
• Nâng cao hiệu suất làm việc và ý thức công việc của nhân viên.

5. Ưu và nhược điểm của phương pháp Kanban

(1) Ưu điểm - Độ chính xác về giờ giấc. - Tiết kiệm tối đa vật tư và nguyên vật liệu. - Vòng đời sản phẩm quay nhanh và khả năng phân tán lao động cao. - Cho thấy vấn đề lớn cần giải quyết của phân xưởng. - Giúp nắm được tình hình, phế phẩm phát sinh dựa vào dòng di chuyển thông tin giữa các chỗ làm việc. - Phối hợp chặt chẽ giữa các nơi làm việc. - Thích ứng quá trình sản xuất theo nhu cầu, số lượng tồn kho là ít nhất, không cần kế hoạch hàng ngày. (2) Nhược điểm - Áp dụng hệ thống Kanban xưởng sẽ ít hoặc không có tồn kho nên với các lượng yêu cầu dao động lớn sẽ không đáp ứng được. - Sự rối loạn ở một công đoạn sẽ gây ảnh hưởng toàn hệ thống.