Vận Dụng Hiệu Quả Mô Hình Kanban Trong Quản Lý Công Việc

Hiện nay, quản lý công việc theo mô hình KANBAN đã trở nên quen thuộc hơn với bất kỳ ai, bởi mô hình này đang là lựa chọn ưu tiên và hữu dụng cho mọi người.

Kanban là một phương pháp Agile dựa trên Phương thức Sản xuất Toyota với bốn nguyên lý:

Trực quan hóa công việc

Mô hình Kanban giúp chúng ta trực quan hóa công việc bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc: Cần thực hiện (To do) – Đang thực hiện (Doing) – Hoàn thành (Done). Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng.

Giới hạn công việc đang làm

Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua mô hình bảng Kanban. Nguyên lý giới hạn công việc đang làm còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

Tập trung vào luồng làm việc

Việc áp dụng nguyên lý giới hạn và phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống công việc trên bảng Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn tru.

Cải tiến liên tục

Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm, v.v. để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.

Những lợi ích chính của mô hình bảng Kanban:

1. Theo dõi được tiến độ công việc với các đề mục đã được chi tiết hóa và sắp xếp thứ tự ưu tiên (có cả deadline).

2. Tối ưu hóa cho làm việc dạng teamwork. Các thành viên đều nhìn thấy tiến độ của mình và mọi người để chủ động điều tiết.

3. Nhà quản lý theo dõi được công việc của các nhân viên cấp dưới, từ đó làm căn cứ đánh giá nhân viên và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực.

4. Bạn có thể sử dụng mô hình bảng Kanban như một công cụ hỗ trợ quản lý và theo dõi tiến độ đạt đến các mục tiêu bạn đã đặt ra.

Để quản lý công việc qua bảng Kanban, bạn có thể lựa chọn những cách sau:

Tạo bảng Kanban với giấy note

Để tạo bảng Kanban với giấy note, bạn cần chuẩn bị 1 bảng có vẽ 3 cột: To do – Doing – Done và những tờ giấy note. Bạn có thể dùng giấy note nhiều màu giúp cho bảng trực quan hơn, có sức sống hơn, ví dụ như: các việc học tập, nghiên cứu để giấy xanh, các việc giấy tờ để giấy vàng, các việc liên quan đến khách hàng dùng giấy đỏ….Khi có việc cần làm bạn viết vào tờ giấy và đặt vào cột “Việc cần thực hiện” (To do). Khi bạn đặt các công việc trong cột này, có nghĩa là bạn đang “lập kế hoạch”, như vậy, bạn sẽ có được trình tự và cách làm công việc bài bản hơn. Còn nếu bạn bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán, đó chắn chắn không phải là chiến lược tốt. Hơn nữa, bạn nên sắp xếp độ ưu tiên giữa các công việc để có thể mất ít công sức hơn mà đạt hiệu quả công việc cao hơn (theo quy tắc 80-20, Pareto).

Khi quyết định làm việc gì, hãy chuyển giấy note công việc đó sang cột Doing, bạn cũng nên ghi ngày giờ bắt đầu làm lên giấy để biết được thời gian bắt đầu là khi nào. Vì không thể làm quá nhiều việc cùng lúc nên hãy giới hạn số lượng công việc ở cột này. Không nên để nhiều, bởi nó sẽ khiến bạn nhảy từ công việc nọ sang công việc kia, dẫn đến thiếu hiệu quả và stress.

Nếu công việc đã được hoàn thành, hãy chuyển giấy note công việc này sang cột Done và ghi ngày giờ kết thúc để tiện cho việc đánh giá hiệu suất về sau. Việc giữ tờ note ghi công việc sang cột Done mà không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân.

Sử dụng màn hình desktop thành bảng Kanban

Thay cho một chiếc bảng cố định một chỗ, bạn có thể vận dụng cách thức trên để biến màn hình desktop thành bảng Kanban. Chỉ cần dùng một tính năng giả lập giấy dán như Sticky note, dọn màn hình sạch và đặt 3 cái notes 3 màu tương ứng To do – Doing – Done là bạn đã có một công cụ quản lý công việc hiệu quả và tiện dụng.

Lựa chọn công cụ quản lý chuyên nghiệp

Sử dụng giấy dán hay bảng note trên máy tính sẽ phù hợp nếu bạn thường xuyên làm việc tại chỗ hoặc muốn quản lý công việc cá nhân. Tuy nhiên, nếu muốn quản lý công việc của một nhóm nhân viên dưới quyền hay công việc của bạn đòi hỏi phải di chuyển nhiều, bạn có thể tham khảo và lựa chọn một số phần mềm vận dụng mô hình Kanban như Phần mềm quản lý công việc iHCM.

Những tính năng ưu việt của iHCM giúp quản lý công việc cá nhân và nhóm hiệu quả:

- Mỗi công việc của mỗi cá nhân được thể hiện bằng các thẻ sắp xếp theo trạng thái công việc: Chưa bắt đầu – Đang tiến hành – Hoàn thành mà bạn đặt ban đầu;

- Nắm rõ trạng thái tiến độ với 05 mức cảnh báo: Quá hạn, Nguy cấp, Cảnh báo, Cần chú ý, Đúng tiến độ, Hoàn thành; Chọn thứ tự ưu tiên cho từng công việc; Mức độ quan trọng trên từng công việc; Người phối hợp liên quan cho công việc; Chuyển công việc qua lại trên bảng Kanban công việc nhóm.

- Sử dụng trên mọi thiết bị bạn có: máy tính bàn, laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh. Đặc biệt, ứng dụng iHCM được thiết kế tối ưu cho những thiết bị có màn hình chạm cảm ứng, bạn có thể kéo và thả các thẻ công việc để cập nhận trạng thái công việc nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện. Tính năng này thực sự hữu ích và tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý khi muốn quản lý tiến độ thực hiện công việc của nhân viên cấp dưới.

- Công nghệ điện toán đám mây giúp người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Dù áp dụng theo phương thức nào, bạn cũng hãy nên đánh giá lại hiệu suất công việc sau mỗi cuối tuần hay cuối tháng để biết mình đã hoàn thành được bao nhiêu việc, trong đó có bao nhiêu việc ưu tiên, đúng tiến độ, bao nhiêu việc quá hạn… và so sánh với thời kỳ trước đó. Từ đây, bạn có thể đánh giá được cách thức làm việc chính mình và có những cải thiện kịp thời. Không chỉ trong công việc, áp dụng mô hình Kanban hợp lý sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, giúp cuộc sống bản thân giảm bớt sự mệt mỏi, stress.

Phần mềm quản lý công việc iHCM - Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc iHCM hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc không chỉ của cá nhân mà còn của một nhóm nhân viên theo dạng bảng Kanban và Lịch làm việc. Với giao diện trực quan, sinh động, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định những công việc liên quan tới từng nhân viên dưới quyền mà mình cần tập trung theo sát và có điều chỉnh kịp thời.

Đơn giản – Dễ dùng – Thời gian thực là 03 ưu thế nổi trội của phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM. Các thành viên trong nhóm/bộ phận có thể cộng tác thực thi công việc nhờ thông báo cùng lúc qua email cũng như trên màn hình thiết bị di động theo thời gian thực, việc hỗ trợ cộng tác qua máy di động hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nếu nhiệm vụ của nhân viên cũng như quản lý đòi hỏi hay phải di chuyển bên ngoài văn phòng.

Bằng việc kết nối giữa quản lý và nhân viên qua máy tính hoặc qua các thiết bị di động, iHCM đã thực sự hỗ trợ việc cộng tác trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện mọi lúc, mọi nơi.

Được thiết kế tối ưu cho màn hình chạm, khi sử dụng phần mềm quản lý mục tiêu, công việc iHCM, người dùng có thể cập nhật trạng thái, tiến độ công việc bằng cách kéo, thả các thẻ trên bảng Kanban một cách nhanh chóng, thân thiện và thuận tiện nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý bận rộn thường sử dụng các thiết bị di động thông minh như máy tính bảng và điện thoại di động thông minh.

Tải tài liệu "Ứng dụng iHCM quản lý công việc" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại KPI, BSC, từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, được phát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001 chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năng quản lý mục tiêu, quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý năng lực, đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng như ứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực. iHCM được phát triển bởi Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.

Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $ đồng hành cùng cộng đồng Doanh nghiệp VIỆT bứt phá trong hành trình Chuyển đổi số!

Tin liên quan

• Huấn luyện Giám đốc điều hành (12/09/2020) - 09/09/2020
• Vì sao doanh nghiệp cần có mạng xã hội nội bộ của riêng mình? - 21/07/2020
• Biểu đồ Gantt hay Kanban: Đâu là lựa chọn cho Doanh nghiệp của bạn? - 29/05/2020
• Ứng dụng Kanban trong quản lý dự án (Phần 3) - Kanban hoạt động như thế nào? - 06/05/2020
• Ứng dụng mô hình Kanban trong quản lý dự án (Phần 1) - Kanban là gì? - 24/04/2020
• Milestone trong quản lý dự án là gì? - 23/04/2020
• Những LỜI KHUYÊN THỰC TẾ giúp bạn LÀM VIỆC TỪ XA hiệu quả hơn - 21/04/2020
• Bạn đã biết cách Quản lý dự án hiệu quả chưa? - 14/04/2020
• COVID-19 tạo ra động lực thay đổi cho doanh nghiệp - 06/04/2020
• Để lựa chọn giải pháp phần mềm quản trị hiệu suất phù hợp, doanh nghiệp chúng tôi đi theo tiêu chí nào? - 27/04/2018

Tin mới

• PHẦN MỀM ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN - CÔNG CỤ HỖ TRỢ ĐẮC LỰC CHO MỌI DOANH NGHIỆP - 02/11/2022
• iHCM THÔNG BÁO CẬP NHẬT MODULE ĐÁNH GIÁ MỚI NGÀY 21/08/2022 (PHIÊN BẢN 5.9.0) - 19/08/2022
• Lịch Sử Ra Đời Của HRM Hiện Đại, Những Yêu Cầu Nào Dành Cho Quản Trị Nhân Lực? - 07/06/2022
• So Sánh Phần Mềm OKR Quốc Tế Và Việt Nam - Lựa Chọn Nào Tối Ưu? - 23/05/2022
• Phần Mềm KPI Nổi Bật Mà Các Lãnh Đạo Khuyên Dùng 2022 - 26/04/2022