Kế Toán Tiền Mặt Cần Phải Làm Những Gì?

Hướng dẫn cách làm kế toán tiền mặt, Kế toán quỹ, Thủy quỹ trong doanh nghiệp. Cách sử dụng các tài khoản kế toán để hạch toán kế toán cho đúng với chuẩn mực kế toán hiện hành.

Kế toán tiền mặt là gì

Kế toán tiền mặt: Là công việc theo dõi mọi hoạt động liên quan đến thu, chi tiền mặt tại quỹ. Theo dõi tồn quỹ hàng ngày. Từ đó báo cáo với xếp để có hướng chuẩn bị dòng tiền cho việc hoạt động sản xuất kinh doanh nội bộ.

1. Đặc điểm của kế toán tiền mặt

Cũng tương tự như việc phản ánh quy định về kế toán tiền gửi ngân hàng

1.1. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt”

Số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt tại đơn vị. Đối với khoản tiền thu được từ việc bán hàng. Hay một số hoạt động khác mà chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị). Thì không ghi vào bên Nợ Tài khoản 111 “Tiền mặt”. Mà ghi vào bên Nợ Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”.

1.2. Tiền mặt do ký cược, ký quỹ

Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp. Được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị.

1.3. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt

Phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo qui định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. 

– Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt. Ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. 

– Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế. Đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại. Để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 

1.4. Tiền mặt bằng ngoại tệ phải quy đổi ra tiền việt để hạch toán

Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt. Phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. Tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán.Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam. Thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên Có TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam. Theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112. Theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền. Nhập trước, xuất trước .Nhập sau, xuất trước. Giá thực tế đích danh (như một loại hàng hoá đặc biệt). Tiền mặt bằng ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (TK ngoài Bảng Cân đối kế toán). 

1.5. Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt

Chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt. Thì việc nhập, xuất được hạch toán như các loại hàng tồn kho. Khi sử dụng để thanh toán chi trả được hạch toán như ngoại tệ.

– Cuối năm tài chính khi lập sổ sách kế toán thuế. Cần phải kiểm tra lại sổ quỹ tiền mặt tại từng thời điểm không được phép để âm tiền, nếu âm thì kế toán phải dùng

2. Hạch toán tài khoản tiền mặt

+ Bút toán mượn tiền

Nợ TK 111,112

  Có TK 338

+ Bút toán trả tiền : Khi cân đối sổ quỹ thời điểm nào công ty dư tiền kế toán hạch toán.

Nợ TK 338

  Có TK 111