Kế Toán Tiền Mặt

Kế toán tiền mặt chính là người chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý toàn bộ hoạt động thu – chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. Theo dõi tồn quỹ hàng ngày để điều phối dòng tiền hợp lý khi chi trả những hoạt động sản xuất, kinh doanh nội bộ.

1.1 Công việc của kế toán tiền mặt

Như đã chia sẻ, mỗi vị trí kế toán sẽ thực hiện những công việc khác nhau. Trong đó, công việc của kế toán tiền mặt chỉ tập trung quản lý những vấn đề phát sinh khi sử dụng tiền mặt để thu chi cho hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. Cụ thể: 

• Lập các chứng từ thu, chi khi có phát sinh.
• Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt: sử dụng một đơn vị tiền tệ để hạch toán là đồng Việt Nam
• Nhận báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc từ thủ quỹ hàng ngày.
• Kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu trên sổ quỹ.
• Định khoản và ghi vào sổ kế toán tổng hợp.
• Lưu giữ chứng từ liên quan tiền mặt theo quy định và quy chế của Công ty.

1.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

Bên cạnh các công việc hàng ngày, kế toán tiền mặt còn cần phải nắm được nhiệm vụ của vị trí kế toán tiền mặt như sau:

Nắm được luật lưu thông tiền tệ của Nhà nước và chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý như quản lý kho tiền quỹ cũng như tuân thủ mọi quy định trong quy  trình thực hiện công việc, thủ tục xuất - nhập quỹ theo quy chế của Kho bạc Nhà nước ban hành.

• Theo dõi tình hình thu chi của kho bạc nhà nước để có những phản ánh kịp thời và chính xác nhất nhằm đảm bảo số tồn quỹ tiền mặt trong sổ kế toán khớp với thực tế chi tiêu tại kho bạc cũng như số tiền dư mà kho bạc gửi tại ngân hàng.
• Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm theo dõi các mã như mã quỹ, mã tài khoản kế toán và mã kho bạc Nhà nước để thực hiện kế toán vốn bằng tiền.

1.3 Nguyên tắc kế toán tiền mặt

Tại điều 11, Thông tư 133 quy định nguyên tắc kế toán tiền được thực hiện như sau:

- Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

- Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.

- Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.

-  Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

+ Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;

+ Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

-  Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.

1.4 Quy trình kế toán tiền mặt

Tân Thành Thịnh chia sẽ với các bạn về quy trình kế toán tiền mặt thực hiện thu và chi như sau

a) Quy trình kế toán thu tiền mặt

• Bước 1: Người nộp tiền làm thông báo nộp tiền chuyển cho Kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu thu (thường gồm 3 liên) chuyển cho Kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng ký và duyệt Phiếu thu chuyển lại Kế toán thanh toán;
• Bước 4: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu thu và chuyển cho Người nộp tiền;
• Bước 5: Người nộp tiền ký Phiếu thu và nộp tiền, sau đó chuyển cho Thủ quỹ;
• Bước 6: Thủ quỹ nhận Phiếu thu đồng thời thu tiền và vào Sổ quỹ. Sau đó, Thủ quỹ giữ liên 2 Phiếu thu, giao lại liên 3 cho Người nộp tiền và liên 1 cho Kế toán thanh toán;
• Bước 7: Kế toán thanh toán tiến hành lưu chứng từ và vào sổ tiền mặt (TK 111).

b) Quy trình kế toán chi tiền mặt

• Bước 1: Người đề nghị chi tiền làm Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng,… chuyển cho Kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi (thường gồm 2 liên) nộp lên Kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng nhận Phiếu chi sau đó ký duyệt và chuyển lên Giám đốc hoặc Người được ủy quyền duyệt Phiếu chi;
• Bước 4: Giám đốc ký duyệt Phiếu chi sau đó chuyển lại Kế toán thanh toán;
• Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp nhận Phiếu chi đã được duyệt giao cho Thủ quỹ;
• Bước 6: Thủ quỹ tiến hành ký và xuất tiền cho Người đề nghị và lấy đầy đủ chữ ký bên nhận tiền;
• Bước 7: Thủ quỹ ghi sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển liên 1 Phiếu chi cho Kế toán thanh toán để vào sổ tiền mặt (TK 111).