Khắc Phục Lỗi Data Outlook Quá Lớn - IT Culi

Mục lục

• File data outlook quá lớn
  • Tăng kích thước file data outlook ( file .PST hoặc .OST)
  • Lưu ý khi sử dụng các phần mềm mail client

File data outlook quá lớn

Microsoft outlook là phần mềm mail client, khi sử dụng outlook để chúng ta sẽ cấu hình mail với giao thức IMAP hoặc POP3, với IMAP thì file data là .OST còn với POP là .PST

Trong Outlook 2003, 2007, kích thước tối đa của tệp data (Unicode) đã được giới hạn ở 20GB. Trong Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 và Microsoft 365, giới hạn này được đặt thành 50GB. Nếu dung lượng file của bạn vượt quá mức này thì sẽ gây ra lỗi không thể thao tác trên microsoft outlook như gửi, xóa email,…

Và để khắc phục vấn đề này chúng ta sẽ cần phải tăng kích thước của file data cho phép và sau đó tiến hành archive email thì người dùng mới có thể tiếp tục sử dụng outlook

Note: bạn cũng có thể tạo lại profile cho người dùng, lúc này chúng ta cần cấu hình lại email bằng một profile mới (cấu hình mới hoàn toàn)

File data outlook sẽ hỗ trợ định dạng ANSI hoặc Unicode ( ANSI là định dạng outlook cũ hơn, hiện nay đều sử dụng Unicode), để tăng hoặc giảm kích thước file data của outlook chúng ta sẽ sử dụng các khóa sau:

• The MaxFileSize registry entry
• The WarnFileSize registry entry
• The MaxLargeFileSize registry entry
• The WarnLargeFileSize registry entry

MaxFileSize

MaxFileSize xác định kích thước tối đa tuyệt đối mà cả tệp .pst và .ost có thể tăng lên

WarnFileSize

WarnFileSize xác định dữ liệu tối đa mà cả tệp .pst và .ost có thể có. Sau khi đạt đến dữ liệu tối đa này, cả tệp .pst và .ost đều không được phép thêm bất kỳ dữ liệu nào nữa. Tuy nhiên, kích thước của tệp vật lý vẫn có thể tăng lên do các quy trình nội bộ.

NOTE: MaxFileSize là ANSI tương ứng với MaxLargeFileSize là Unicode

Tăng kích thước file data outlook ( file .PST hoặc .OST)

Từ outlook 2003 tệp data outlook sẽ sử dụng định dạng UNICODE vì vậy chúng ta sẽ sử dụng MaxLargeFileSize

Mở registry editor và tìm theo khóa sau:

Outlook 2016 / 2019 / 365

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook

Outlook 2013

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook

Outlook 2010

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook

Outlook 2007

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook

Outlook 2003

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook

Tạo khóa PST hoặc OST

Bấm chuột phải vào Outlook , trỏ chuột vào NEW , sau đó bấm Key

Nhập PST, rồi nhấn ENTER

Note: nếu cấu hình bằng IMAP thì chúng ta tạo OST

Tại key PST chúng ta tạo 2 giá trị DWORD là MaxLargeFileSize và WarnLargeFileSize

Sửa giá trị choDWORD, đơn vị tính là MB, chúng ta cần sửa giá trị lớn hơn file data outlook hiện tại để chúng ta có thể làm việc với outlook

NOTE: WarnLargeFileSize phải thấp hơn ít nhất 5% MaxLargeFileSize, và MaxLargeFileSize không được lớn hơn 4294967295

ví dụ dưới đây tương ứng là 100GB và 95GB

Tiếp theo khởi động lại máy tính để áp dụng các thay đổi

Lưu ý khi sử dụng các phần mềm mail client

không nên để file data mail quá lớn, nó sẽ làm giảm hiệu suất làm việc, ngoài ra file quá lớn cũng sẽ dễ gây hỏng file data, theo mình chỉnh nên để tầm 20Gb thì chúng ta cần chia nhỏ file data theo thời gian

Cho dù bạn xóa email nhưng dung lượng file data sẽ không giảm, cần sử dụng tính năng compare để nén file data