Khái Niệm, Chức Năng, Nhiệm Vụ Của Văn Phòng Và Quản Trị Văn Phòng

1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG

1.1. Khái niệm văn phòng

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.  Các  cơ quan thẩm  quyền chung hoặc lớn  thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chánh.

Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngọai của cơ quan, đơn vị đó. Ngòai ra, văn phòng còn có thể là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao. Ví dụ văn phòng Chính phủ, văn phòng Tỉnh ủy, văn phòng Tổng công ty…

Văn phòng được hiểu là một lọai họat động trong các cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các lọai công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư.

Như vậy: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho họat động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho họat động của mỗi cơ quan, tổ chức.

1.2. Chức năng văn phòng

Văn phòng hoặc phòng hành chánh có các chức năng sau:

-Chức năng giúp việc điều hành.

-Chức năng tham mưu tổng hợp.

-Chức năng hậu cần, quản trị.

1.3. Nhiệm vụ văn phòng

Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

-Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình.

-Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.

-Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng.

-Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.

-Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngọai.

-Duy trì họat động thường xuyên, liên tục của văn phòng.

-Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của doanh nghiệp.

Văn phòng làm việc theo  chế  độ  thủ  trưởng.  Thủ  trưởng  văn  phòng phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng và chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan.

2. QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

2.1. Khái niệm quản trị

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình họach định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

2.2. Khái niệm quản trị hành chánh văn phòng

Quản trị hành chánh văn phòng là việc họach định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm sóat các họat động xử lý thông tin.

2.3. Chức năng của quản trị hành chánh văn phòng

-Họach định công việc hành chánh

-Tổ chức công việc hành chánh văn phòng

-Lãnh đạo công việc hành chánh văn phòng

-Kiểm sóat công việc hành chánh

-Dịch vụ hành chánh văn phòng.