KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN Lý Của LÃNH đạo Cấp PHÒNG

Quyết định là kết quả của quá trình xác định và lựa chọn một phương án có thể có để giải quyết một vấn đề hay thực hiện một công việc nào đó cần phải giải quyết trong đời sống. Quyết định đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống của con người. Mọi hành vi của chúng ta đều được thực hiện dựa trên những quyết định nhất định.

KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

I NHẬN THỨC CHUNG VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

1 Khái niệm, đặc điểm của Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng

1.1 Khái niệm Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng

Quyết định là kết quả của quá trình xác định và lựa chọn một phương án có thể có để giải quyết một vấn đề hay thực hiện một công việc nào đó cần phải giải quyết trong đời sống.1 Quyết định đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống của con người Mọi hành vi của chúng ta đều được thực hiện dựa trên những quyết định nhất định

Ra quyết định là quá trình đi tới quyết định, tức là quá trình người ra quyết định cân nhắc, xác định các vấn đề và phân tích, lựa chọn giải pháp để giải quyết vấn đề đó

Giống như trong tất cả các hoạt động khác, trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý nhà nước nói riêng, các nhà quản lý cũng đều phải thường xuyên ra các quyết định Quyết định quản lý là cách thức nhà quản lý giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý, thực hiện nhiệm vụ quản lý của mình.2 Đó chính là kết quả của quá trình nhà quản lý nhận thức về vấn đề và lựa chọn cách thức hành động mà họ cho là thích hợp nhất để giải quyết vấn đề trong khi tiến hành các hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý ở khu vực công, đặc biệt là trong hoạt động quản lý nhà nước, các chủ thể quản lý cũng phải thường xuyên ra các quyết định để thực

1 Xem Đặng Khắc Ánh (2008): Kỹ năng lập kế hoạch và ra quyết định, in trong Trần Thị Thanh Thủy (Chủ biên, 2008): Cẩm nang quản lý: Kỹ năng quản lý hành chính nhà nước, NXB Lý luận Chính trị, Hà Nội, 2008, tr.7.

2 Xem Stoner, James A.F./Freeman, R Edward/Gilbert, Daniel R (1995): Management, Prince Hall Australia Publising House., tr.239.

hiện hoạt động quản lý của mình Tuy nhiên, do ảnh hưởng của những đặc tính riêng có của môi trường quản lý nhà nước (đối tượng quản lý rộng và đa dạng; chủ thể quản lý cũng đa dạng; chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của các chủ thể quản

lý được quy định cụ thể trong pháp luật, ) nên việc ra các quyết định quản lý cũng

có những điểm khác biệt so với việc ra các quyết định trong môi trường bên ngoài khu vực công.3

Như vậy có thể hiểu, Quyết định quản lý là sự thể hiện ý chí của các chủ thể

trong hoạt động quản lý xã hội, tiến hành theo một trình tự, thủ tục, được thể hiện dưới những hình thức nhất định như: nghị quyết, quyết định, chỉ thị…; nhằm tổ chức và điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người theo định hướng nhất định.

Xuất phát từ vị trí, chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo cấp phòng các Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng thuộc loại Quyết định quản lý trong khu vực

công Từ đó có thể hiểu: “Quyết định của lãnh đạo cấp phòng là sự thể hiện ý chí

của lãnh đạo cấp phòng trong hoạt động quản lý, tiến hành theo một trình tự, thủ tục, được thể hiện dưới những hình thức nhất định nhằm tổ chức và thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật”.

1.2 Đặc điểm của Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng

Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng có đầy đủ các đặc điểm cơ bản của

quyết định quản lý: Do chủ thể quan lý ban hành để giải quyết các vấn đề trong phạm vi quản lý; Phản ảnh ý chí chủ quan của chủ thể quản lý; Nhằm để tác động lên đối tượng quản lý Bên cạnh các đặc điểm chung, xuất phát từ những đặc điểm của chủ thể ban hành và đối tượng tác động Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng là loại quyết định quản lý nhà nước có những đặc điểm riêng Đó là:

- Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng được ban hành dựa trên các

3 Xem thêm: Đặng Khắc Ánh (2008), Sđd, tr.28; Học viện Hành chính (2018): Tài liệu bồi dưỡng chương trình Chuyên viên chính., T1: Kiến thức chung, NXB Bách khoa Hà Nội, tr.86-88.

quy định của pháp luật Hoạt động quản lý nhà nước của lãnh đạo cấp phòng là quản lý bằng pháp luật và theo pháp luật, do đó các quyết định quản lý lãnh đạo cấp phòng đưa ra phải phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành

- Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng được thể hiện ý chí của lãnh đạo cấp phòng thể hiện dưới nhũng hình thức, tên gọi khác nhau

- Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng nếu là văn bản thì không phải

là văn bản quy phạm pháp luật Xuất phát từ vị trí của lãnh đạo cấp phòng theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015, lãnh đạo cấp phòng không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật

2 Hình thức thể hiện của Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng

Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng được thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau Theo quy định của pháp luật để thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình lãnh đạo cấp phòng ra quyết định thể hiện ý chí của mình ra bên ngoài thông qua các hình thức khác nhau:

- Quyết định bằng văn bản: đối với các vấn đề có tính quan trọng quyết định của lãnh đạo cấp phòng thường được thể hiện dưới hình thức văn bản, với những tên gọi khác nhau: kết luận, quyết định, kế hoạch… Hình thức này đảm bảo tính pháp lý cao hơn, chặt chẽ hơ so với các hình thức khác

- Quyết định bằng lời nói: trong điều hành hoạt động của phòng, lãnh đạo cấp phòng thường xuyên phải ra các quyết định bằng miệng để đảm bảo tính kịp thời, thông suốt Ví dụ: trong phân công công việc hàng ngày cho công chức, người lao dộng thuộc mình quản lý; yêu cầu cấp dưới thực hiện những công việc nhất định để thực hiện nhiệm vụ của phòng

- Quyết định được bằng những cử chỉ, tín hiệu: Trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ có lúc, có khi lãnh đạo cấp phòng phải ra mệnh lệnh (quyết định) bằng

cử chỉ, hành vi để điều hành công việc Hình thức quyết định này thường xảy ra trong các cuộc họp, hội nghị khi có việc cần thiết cần chỉ đạo cấp dưới Ví dụ: vẫy

tay, lắc đầu, đưa mắt nhìn…

3 Vai trò của Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng

Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước Điều này được thể hiện như sau:

Thứ nhất, quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng là phương tiện pháp lý

chủ yếu nhất để lãnh đạo cấp phòng thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình Quyết định quản lý là mệnh lệnh điều hành của chủ thể quản lý, mang ý chí của chủ thể tác động lên đối tượng quản lý để buộc đối tượng vận động theo ý chí của nhà quản lý Thông qua các quyết định quản lý, lãnh đạo cấp phòng thể hiện ý chí của mình, định hướng giải quyết các vấn đề, tác động đến đối tượng quản lý để đạt được mục tiêu đặt ra

Thứ hai, quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng có vai trò ảnh hưởng đến

mọi hoạt động của ngành, của địa phương

Trong bộ máy quản lý Nhà nước, phòng là tổ chức chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ của một cơ quan, đơn vị Chức năng chung của cấp phòng là chuyển tải

và tổ chức thực hiện các quyết định của cấp trên trực tiếp và phản ánh những yêu cầu, nguyện vọng, đề xuất của công chức đơn vị với lãnh đạo cấp trên Trong quan

hệ với các chủ trương chính sách của Nhà nước, phòng là một cấp có chức năng: (1) Tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo; và (2) Chỉ đạo triển khai thực hiện chủ trương, chính sách, các quyết định quản lý của cấp trên Vì vậy, nội dung công việc của phòng thường liên quan đến các lĩnh vực có tính chuyên môn, kỹ thuật và nghiệp vụ Lãnh đạo cấp phòng là người điều hành hoạt động của phòng Về bản chất, lãnh đạo cấp phòng là người dẫn đầu nhóm làm việc, với tính chất công việc

là quản lý để thực hiện mục tiêu do cấp trên giao

Xuất phát từ vị trí như vậy Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của phòng mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả mọi hoạt động của cơ quan, của ngành, của địa phương ở tất cả khâu từ hoạch định đường

lối, chính sách đến tổ chức thực hiện trên tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế

-xã hội

Do vậy, một quyết định đúng sẽ mang lại hiệu quả cao, đảm bảo ổn định chính trị, thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển; ngược lại một quyết định sai lầm có khi gây ra tổn thất thiệt hại rất lớn về chính trị, kinh tế - xã hội

Thứ ba, quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng là cơ sở đánh giá hiệu

lực và hiệu quả của lãnh đạo cấp phòng Quyết định quản lý là sản phẩm trí tuệ của người quản lý Khả năng ra các quyết định quản lý hiệu quả có tính quyết định về hiệu quả làm việc của người quản lý, đặc biệt là những người quản lý nắm giữ

những công việc quan trọng Thông qua hiệu quả Quyết định quản lý mà người

lãnh đạo cấp phòng ban hành đánh giá được năng lực, hiệu quả làm việc lãnh đạo cấp phòng Do vậy đánh giá hiệu lực và hiệu quả làm việc của một lãnh đạo cấp phòng là xem người đó ra quyết định đúng đến mức nào và tổ chức thực hiện như thế nào Một người lãnh đạo giỏi là biết ra quyết định kịp thời và tổ chức thực hiện quyết định hiệu quả

II KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

Việc ra Quyết định quản lý của lãnh đạo cấp phòng được thực hiện theo một quy trình thống nhất giống như quy ban hành quyết định quản lý nói chung, gồm 5

giai đoạn chủ yếu (Quy trình này áp dụng đối với hình thức ra quyết định bằng văn

bản) Quy trình đó được mô phỏng qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Các giai đoạn ban hành quyết định quản lý

XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN

TÍCH VẤN ĐỀ CẦN RA

QUYẾT ĐỊNH

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA QUYẾT ĐỊNH

XÂY DỰNG CÁC PHƯƠNG

ÁN VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN TỐI ƯU

THÔNG QUA QUYẾT ĐỊNH

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

QUYẾT ĐỊNH

1 Giai đoạn xác định và phân tích vấn đề cần ra quyết định

Giai đoạn xác định và phân tích vấn đề cần ra quyết định bao gồm: nhận diện các vấn đề; lựa chọn vấn đề giải quyết; thu thập thông tin về vấn đề; xác định mục tiêu của quyết định phù hợp với nguyên nhân của vấn đề

Vấn đề luôn phát sinh trong cuộc sống do xã hội luôn vận động, biến đổi và phát triển không ngừng Theo đó nhu cầu của con người và xã hội cũng liên tục thay đổi, phát triển và rất đa dạng, phức tạp đòi hỏi hoạt động quản lý thường xuyên có sự điều chỉnh, đổi mới cho phù hợp Điều này đòi hỏi lãnh đạo cấp phòng nói riêng, nhà quản lý nói chung phải thường xuyên nắm bắt vấn đề, yêu cầu đòi hỏi của xã hội để ra quyết định quản lý kịp thời Khi nhận diện các vấn đề cần chú

ý phân tích làm rõ:

- Mức độ ảnh hưởng của vấn đề: vấn đề nảy sinh có tầm ảnh hưởng rộng lớn và lâu dài tới hoạt động của tổ chức (vấn đề chiến lược) hay chỉ ảnh hưởng tới từng bộ phận của tổ chức, trong một khoảng không gian và thời gian nhất đinh (vấn đê không chiến lược);

- Mức độ quan trọng của vấn đề: vấn đề quan trọng (có ảnh hưởng lớn, nghiêm trọng tới sự tồn tại và phát triển của tổ chức) hay không quan trọng Tầm quan trọng của một vấn đề cần phải được xem xét từ quan điểm, vị trí của người đánh giá vấn đề,

có nghĩa là cùng một vấn đề, có thể người này ở vị trí này đánh giá là quan trọng nhưng người khác, ở vị trí khác lại đánh giá là không quan trọng;

- Mức độ khẩn cấp của vấn đề: đây là vấn đề cần giải quyết ngay (vấn đề khẩn cấp) hay vấn đề có ảnh hưởng tới tổ chức nhưng chưa cần thiết phải giải quyết ngay (chưa khẩn cấp);

- Tần xuất xuất hiện của vấn đề: đây là vấn đề xuất hiện thường xuyên hay

vấn đề bất thường.

Xác định vấn đề cần giải quyết và nguyên nhân phát sinh ra vấn đề giữ vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định Trong thực tiễn hoạt động quản lý, nhà quản lý luôn phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau cùng một lúc và không phải lúc nào cũng có đủ năng lực và các nguồn lực cần thiết (nhân lực, vật lực, thời gian, phương pháp,…) để giải quyết tất cả các vấn đề nảy sinh Chính vì vậy, người lãnh đạo, quản lý phải lựa chọn vấn đề, sắp xếp ưu tiên thứ tự giải quyết

Việc xác định mức độ ưu tiên của vấn đề cần giải quyết đối với người lãnh đạo, quản lý được thực hiện theo thứ tự:

+ Vấn đề có liên quan tới sự tồn tại của tổ chức;

+ Vấn đề đòi hỏi sự khẩn cấp về thời gian;

+ Vấn đề có thể tạo nên sự bất ổn trong tổ chức;

+ Vấn đề mà kết quả của việc giải quyết sẽ làm tiền đề cho việc giải quyết các vấn đề khác

Sau khi đã lựa chọn được vấn đề cần ưu tiên giải quyết, chủ thể quản lý tập trung nhận diện đúng bản chất vấn đề và xác định nguyên nhân dẫn tới vấn đề đó

Việc xác định chính xác nguyên nhân sẽ là cơ sở để các nhà quản lý đề xuất các giải pháp xử lý vấn đề Nhận định sai vấn đề hay xác định nguyên nhân của vấn đề không chuẩn xác sẽ làm cho các quyết định được ban hành để giải quyết vấn

đề không đi đúng hướng Một vấn đề, nhất là những vấn đề kinh tế - xã hội lớn mà các nhà hoạch định chính sách cần quan tâm giải quyết, thường xuất hiện do nhiều nguyên nhân khác nhau và do đó cần làm rõ vai trò của từng nguyên nhân để khi ra quyết định có sự phối hợp nhiều giải pháp để giải quyết Nhận định sai vấn đề hay xác định nguyên nhân của vấn đề không chuẩn xác sẽ làm cho các quyết định được ban hành để giải quyết vấn đề không đi đúng hướng

Để xác định đúng bản chất của vấn đề, khi phân tích đánh giá cần tránh nhìn nhận vấn đề một chiều chỉ dựa theo ý muốn chủ quan của mình Cần xem xét, hình

dung vấn đề theo nhiều cách, từ những góc nhìn khác nhau; phân tích những vấn

đề phức tạp thành nhiều hợp phần; tìm mối quan hệ giữa những sự việc khác nhau cũng như những điểm giống nhau từ những sự việc khác nhau Chỉ khi xác định vấn đề trên cơ sở khách quan, toàn diện lãnh đạo cấp phòng mới có thể sáng suốt nhận ra những giả định phù hợp, sát thực từ đó mới có thể tìm ra cách giải quyết sáng tạo, hữu hiệu

Để đánh giá đúng các vấn đề cần phải có một hệ thống thông tin đầy đủ, khoa học Nguồn thông tin mà người lãnh đạo, quản lý sử dụng để phục vụ cho quá trình ra quyết định phải đảm bảo: chính xác, đầy đủ, kịp thời và phù hợp Trong quá trình thu thập, xử lý thông tin cần lưu ý:

+ Xây dựng một hệ thống xử lý thông tin tin cậy phục vụ cho hoạt động quản lý;

+ Kiểm tra tính chính xác và khách quan của các nguồn thông tin liên quan tới vấn đề; tránh những định kiến có sẵn;

+ Lựa chọn đúng các thông tin cần thiết phục vụ việc ra quyết định

Chất lượng của thông tin mà những người lãnh đạo, quản lý có được để phục

vụ cho quá trình ra quyết định phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: chất lượng của nguồn tin; chất lượng của người, phương pháp và phương tiện thu thập thông tin; chất lượng của người, phương pháp và phương tiện xử lý thông tin; chất lượng của người, phương pháp và phương tiện truyền phát thông tin cũng như chất lương của hoạt động lưu trữ thông tin

Về cơ bản, các thông tin có thể chia thành 2 nhóm chủ yếu là các thông tin thứ cấp và thông tin sơ cấp

- Thông tin thứ cấp là những thông tin đã được người khác tìm kiếm ra và công bố, người thu thập chỉ cần tiếp cận được nguồn và sao chép lại thông tin đó

để phục vụ cho mục đích của mình Các nguồn thông tin thứ cấp phục vụ cho việc

ra quyết định quản lý trong hệ thống chính trị nói chung và cấp phòng nói riêng

thường bao gồm:

+ Các quy định của Đảng và Nhà nước có liên quan tới vấn đề;

+ Các báo cáo chung và báo cáo chuyên ngành Hệ thống báo cáo này thường được thực hiện thường xuyên, định kỳ hoặc theo yêu cầu của công việc Khi tiếp cận và sử dụng các báo cáo cần lưu ý bảo mật những thông tin cần phải giữ bí mật theo quy định của pháp luật

+ Các số liệu thống kê; các báo cáo chuyên ngành thường cũng chứa đựng các số liệu thống kê về khách thể nghiên cứu Ngoài ra, số liệu thống kê còn có thể thu thập được từ niên giám thống kê và số liệu thống kê chuyên ngành

+ Các bài viết, thông tin trên các sách, báo, tạp chí và các phương tiện truyền thông đại chúng

- Thông tin sơ cấp là những thông tin mà người nghiên cứu phải tự mình tìm kiếm, phát hiện và phân tích ra Các nguồn tin sơ cấp bao gồm các thông tin mà người nghiên cứu tự mình tìm kiếm ra bằng các hoạt động điều tra khảo sát như: phỏng vấn, quan sát, kiểm tra,

2 Xác định mục tiêu của quyết định

Mỗi quyết định quản lý đều phải đạt được một mục tiêu nhất định nào đó, hướng tới giải quyết một nguyên nhân nào đó của vấn đề cần giải quyết Vì vậy, sau khi xác định được các nguyên nhân dẫn tới vấn đề cần xác định các mục tiêu cần đạt của quyết định Mục tiêu của quyết định phản ánh mức độ mong muốn của người quản lý trong việc giải quyết vấn đề mà họ phải đối mặt, là việc dự báo kết quả khi thực hiện quyết định của người quản lý

Xác định mục tiêu trong các quyết định là một công việc hệ trọng Thông thường, cơ quan hay cá nhân nào có quyền ra quyết định thì cơ quan hay cá nhân

đó có quyền xác định mục tiêu cho các quyết định Trong những quyết định quan trọng và phức tạp, vấn đề xác định mục tiêu là một vấn đề lớn cần có nhiều người tham gia hoạch định, thẩm định và phê chuẩn Trong những trường hợp như vậy

cần có phân công, phân cấp khoa học giải quyết từng công đoạn trong quá trình xác định mục tiêu

Một mục tiêu tốt phải là mục tiêu cụ thể, có tính định lượng (có thể đo lường được), phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh, khả thi để thực hiện và xác định chính xác thời gian cần thiết để thực hiện

3 Xác định các phương án có thể giải quyết vấn đề và lựa chọn phương

án tối ưu

Sau khi xác định mục tiêu, trên cơ sở nguyên nhân của vấn đề đã được xác định, xây dựng các phương án giải quyết vấn đề Quá trình xây dựng các phương

án để giải quyết vấn đề phải dựa trên kết quả thu thập các thông tin về vấn đề cần giải quyết Cần cố gắng tư duy phân tích, đặt ra nhiều giả định từ đó có thể xây dựng nhiều phương án khác nhau trong khuôn khổ những nguồn lực (nhân lực và vật lực) cho phép Đây là cơ sở để nhà quản lý, các chủ thể tham gia quá trình ra quyết định phân tích làm rõ ưu điểm, hạn chế của từng giải pháp và đi đến lựa chọn giải pháp thích hợp nhất cho vấn đề cần giải quyết Nếu nhà quản lý chỉ đưa ra được một phương án duy nhất để giải quyết vấn đề, xu hướng chung là các chủ thể tham gia sẽ chấp nhận ngay phương án đó hoặc huỷ bỏ nó mà không thể có đối chứng so sánh

Từ những phương án đã được xây dựng, tiến hành so sánh những thông tin, biện pháp xử lý, hiệu quả, mong đợi, tính nhạy cảm… để xem xét kết quả của các phương án thể hiện như thế nào Dự tính các xác suất, rủi ro có thể xảy ra…, tiến hành lập danh sách để so sánh những thuận lợi, khó khăn của từng phương án Để đánh giá đúng các phương án đã xây dựng và lựa chọn đúng phương án tối ưu nhất tại thời điểm ra quyết định cần xây dựng một hệ thống tiêu chí đánh giá cụ thể Các tiêu chí này có thể lập ra bằng cách trả lời các câu hỏi cụ thể như: Liệu phương án nêu ra có khả thi không? Có đủ các nguồn lực để thực hiện phương án đó hay không? Phương án này có phù hợp với mục tiêu của quyết định không?