Kỹ Năng Tin Học Cơ Bản Giúp Dân Văn Phòng Làm Tốt Công Việc

Để thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác trên máy tính như đánh máy, truy cập Internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint.

Kỹ năng tin học cơ bản giúp dân văn phòng làm tốt công việc

Tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng trong công việc và nhiều ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng Windows, truy cập Internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint.

Tin học văn phòng gồm những gì ? Tin học văn phòng gồm những phần nào là vấn đề nhiều người thắc mắc. Để giúp bạn tìm hiểu vấn đề này, bài viết xin chia sẻ khái niệm tin học văn phòng và những nội dung cơ bản của tin học văn phòng.

A. Khái niệm tin học văn phòng

- Tin học văn phòng được xem là một nhánh của công nghệ thông tin, chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: Thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu.

- Những kỹ năng tin học văn phòng sẽ hỗ trợ bạn hoàn thành nhiều công việc, đặc biệt là những việc liên quan đến nhập liệu hay tính toán đơn giản. Vậy tin học văn phòng gồm những gì ? Hãy cùng tham khảo phần chia sẻ dưới đây.

B. Tin học văn phòng gồm những gì ?

Tin học văn phòng gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Access, … với rất nhiều các phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho công việc văn phòng nói chung. Cụ thể như sau:

1. Kỹ năng Word trong tin học văn phòng

Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản được sử dụng phổ biến hiện nay. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), những hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphic) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, Microsoft Word cũng hỗ trợ các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng.

Kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng cơ bản của bộ công cụ này gồm có:

• Nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ
• Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn ( merge ), tách ( split ), thay đổi đường viền bảng…
• Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art
• Chèn ký tự: Symbol; Chèn link ( hyperlink ), ghi chú ( footnote )
• Thiết lập in: Khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
• Trộn văn bản: Mail merge
• Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word

2. Kỹ năng Excel trong tin học văn phòng

Excel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự. Tuy nhiên, Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.

Những kỹ năng cơ bản của bộ công cụ này là:

• Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn ( merge ), xóa cột ( split )….
• Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu ( theo tỉnh, ngày tháng năm,… )
• Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
• Sử dụng lọc dữ liệu (Filter): Lọc theo yêu cầu
• Vẽ Biểu đồ: Chart
• Tạo Link: Hyperlink
• Thiết lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt password cho file

3. Kỹ năng PowerPoint trong tin học văn phòng

Kỹ năng PowerPoint Microsoft PowerPoint là bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu, bao gồm:

• Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart
• Tạo link: Hyperlink
• Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design
• Tạo hiệu ứng amination
• Sử dụng slide master
• Bảo mật file
• Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF

C. Những kỹ năng tin học cơ bản nhân viên văn phòng cần nắm được

Để giúp bạn hiểu hơn về những kỹ năng tin học văn phòng, bài viết xin chia sẻ những kỹ năng tin học cơ bản nhân viên văn phòng cần có.

- Cụ thể như sau:

• Đánh văn bản bằng 10 ngón tay: Việc đánh văn bản bằng 10 ngón tay sẽ giúp bạn đánh máy một cách linh hoạt, nhanh chóng, thậm chí không cần nhìn bàn phím bạn vẫn có thể đánh máy được.
• Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính: Những phím tắt hay tổ hợp phím tắt sẽ giúp việc copy, lưu trữ dữ liệu và gửi thông tin nhanh nhất có thể.
• Sử dụng email thành thạo: Việc sử dụng email trong công việc hiện nay rất phổ biến. Chính vì thế, bạn cần sử dụng email thành thạo để công việc được suôn sẻ nhất.
• Sử dụng word và excel thành thạo: Công việc văn phòng liên quan mật thiết đến word và excel, do vậy bạn không thể không thành thạo về 2 công cụ này
• Sao lưu dữ liệu: Sao lưu dữ liệu không chỉ dựa vào việc viết văn bản bằng tay và lưu trữ trong các hộc tủ văn phòng. Bạn cần biết cách nhập dữ liệu và sao lưu dữ liệu trong máy tính, ổ đĩa, thiết bị lưu trữ… để dữ liệu được bảo quản tốt và dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
• Sử dụng phần mềm diệt virus: Nếu máy tính công ty bị virus xâm nhập, những dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp hoặc phá hủy. Do vậy, bạn cần phải biết sử dụng phần mềm diệt virus.

Trên đây là một số chia sẻ về tin học văn phòng gồm những gì cũng như những kỹ năng tin học cơ bản của nhân viên văn phòng. Bài viết hi vọng đã đem đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc.

Hoàng Liên