KỸ THUẬT TỔ CHỨC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ - QTS English

Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công.

Đễ dẫn dắt các cuộc họp bạn nên nắm được quy trình và áp dụng những kỹ thuật sau

1. Lên kế hoạch chương trình cuộc họp:

Bí quyết để sắp xếp cuộc họp thành công là lên kế hoạch buổi họp kỹ càng. Đầu tiên hãy lựa chọn những nội dung và mục tiêu cần thông qua, sau đó sắp xếp những ý theo trật tự hợp lý. Sau khi chuẩn bị cho lịch trình, nếu đó là cuộc họp trịnh trọng thì hãy chuẩn bị sẵn bản sao cho mỗi ngươi tham dự.

2. Đề cập lần lượt từng nội dung:

Dựa theo kế hoạch đã định sẵn, bạn nên đề cập lần lượt từng mục theo đó. Với vai trò là người chủ trì, bạn nên dẫn cuộc họp đi đúng hướng dù trong cuộc họp thường có những ý mới được đưa ra. Trong suốt buổi họp, nếu những ý tưởng mới được nên ra bạn nên để đến cuối cuộc họp để bàn bạc và giải quyết.

3. Dẫn dắt thảo luận:

Là người chủ trì buổi họp, bạn phải chú ý kiểm soát diễn tiến của cuộc họp. Hãy giải quyết từng nội dung một, đừng để đi xa hoặc lang mang khỏi chủ đề chính. Một điều quan trọng nữa là bạn phải biết thiết lập thời gian thật phù hợp, quyết định chính xác thơi điểm chấm dứt cuộc thảo luận.

4. Đừng để một người nói quá nhiều:

Đây chắc hẳn là điều khó khăn nhất trong những nhiệm vụ. Thường trong cuộc họp luôn có một số người có xu hướng lấn lướt cho nên nhiệm vụ của bạn là hãy kiểm soát họ. Tất nhiên, người tham dự ai cũng có quyền được phát biểu ý kiến cho mục đích chung nhưng khi ai đó phát biểu quá nhiều mà không hướng đến nội dung cần thiết thì người chủ trọng nên biết ngăn họ lại.

5. Khuyến khích mọi người cùng tham gia đóng góp ý kiến:

Trong cuộc họp có người nói quá nhiều, nhưng cũng có người nói quá ít. Thường thì những người có chức vụ thấp sẽ ít đóng góp ý kiến hoặc ko dám đưa ra ý kiến và việc này sẽ có thể dẫn đến sản sinh ra những nhân tố thụ động trong công việc. Là một nhà lãnh đạo, bạn phải khuyến khích, thúc đẩy nhân viên phát biểu một cách tích cực, tôn trọng ý kiến cá nhân của họ và xem xét cho tình hình chung của công ty.

6. Kiểm soát thời gian khi thời gian có hạn:

Khi thời gian buổi họp có hạn, bạn cần quyết định trước là sẽ cần bao nhiêu thời gian để đi hết nội dung. Tốt hơn là bạn nên cho người tham dự biết thời gian quy định của mỗi nội dung vào đầu cuộc họp đê tránh tình trạng kéo dài cuộc họp.

7. Ở thời điểm thích hợp, hãy tóm tắt những nội dung mà các nhóm đã thông qua và đưa ra kết luận:

Sau khi một ý chính đã được thảo luận xong, bạn nên tóm tắt lại các ý kiến và đưa ra hướng giải quyết cuối cùng. Cuối buổi họp bạn có thể tóm tắt sợ lược một lần nữa nhưng đồng thời yêu cầu nhân viên ghi chép nội dung các mục giải pháp cho công việc. Đối với những cuộc họp trịnh trọng, biên bản cuộc họp do thư ký cung cấp nội dung tóm tắt.