Làm Cách Nào để Tự động Nén Tệp đính Kèm Trong Outlook?

Làm cách nào để tự động nén tệp đính kèm trong Outlook?

Ví dụ: bạn sẽ thêm một số tệp đính kèm trong email của mình trong Outlook và tổng kích thước của tệp đính kèm có thể quá lớn để gửi chúng nhanh chóng. Do đó, bạn cần giảm kích thước của các tệp đính kèm này trước khi gửi. Nén là một cách tốt. Nhưng làm thế nào để nén các tệp đính kèm này? Và làm thế nào về việc tự động nén các tệp đính kèm này? Hãy thử các giải pháp dưới đây:

Zip các tệp đính kèm theo cách thủ công trong các email gửi đi

Tự động nén tệp đính kèm trong email gửi đi bằng một công cụ tuyệt vời 👍

Tự động nén tệp đính kèm trong email đến bằng Kutools for Outlook 🏆

Zip các tệp đính kèm theo cách thủ công trong các email gửi đi

Trên thực tế, không có cách nào để nén trực tiếp tệp đính kèm trong email trong Outlook. Tuy nhiên, chúng tôi có thể nén các tệp bạn sẽ đính kèm trong email trước tiên, sau đó đính kèm các tệp đã nén trong email.

1. Chuyển đến thư mục chứa các tệp bạn sẽ đính kèm trong email.

2. Chọn tệp bạn sẽ đính kèm, nhấp chuột phải và chọn Gửi đến > Nén thư mục từ menu chuột phải. Xem ảnh chụp màn hình:

Lưu ý: Giữ Ctrl chính, bạn có thể chọn nhiều tệp không liền kề bằng cách nhấp vào từng tệp một; giữ sự thay đổi , bạn có thể chọn nhiều tệp liền kề bằng cách nhấp vào tệp đầu tiên và tệp cuối cùng.

Bây giờ tất cả các tệp đã chọn được nén dưới dạng một thư mục nén (nén).

2. Nhấp chuột phải vào thư mục đã nén (đã nén) và chọn Gửi đến > Người nhận thư từ menu chuột phải. Xem ảnh chụp màn hình:

3. Bây giờ thư mục nén (nén) được đính kèm trong một email mới như hình minh họa bên dưới. Vui lòng soạn email và gửi nó.

Tự động nén tệp đính kèm trong email gửi đi bằng một công cụ tuyệt vời 👍

Kutools cho Outlook đơn giản hóa việc quản lý cả email đến và đi bằng cách tự động nén tệp đính kèm. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Kutools để tự động nén tệp đính kèm trong email gửi đi. Với một điều chỉnh trong Outlook, bạn có thể đặt cấu hình Outlook để tự động nén các tệp đính kèm của mình trước khi gửi chúng. Điều này đảm bảo rằng email của bạn luôn được tối ưu hóa về kích thước mà không cần bạn phải nỗ lực thêm.

1. Sau tải xuống và cài đặt Kutools cho Outlook, điều hướng đến Kutools Plus và nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống trong File đính kèm nhóm.

2. bên trong Tùy chọn đính kèm hộp thoại, chuyển đến Nén và kiểm tra Tự động nén tệp đính kèm trước khi gửi email và nhấp vào OK.

Từ giờ trở đi, Kutools sẽ tự động nén các tệp đính kèm trước khi email được gửi.

Trợ lý thư AI trong Outlook: Trả lời thông minh hơn, liên lạc rõ ràng hơn (thần kỳ chỉ bằng một cú nhấp chuột!) MIỄN PHÍ

Hợp lý hóa các tác vụ Outlook hàng ngày của bạn với AI Mail Assistant từ Kutools for Outlook. Công cụ mạnh mẽ này học hỏi từ các email trước đây của bạn để đưa ra phản hồi thông minh và chính xác, tối ưu hóa nội dung email của bạn cũng như giúp bạn soạn thảo và tinh chỉnh thư một cách dễ dàng.

Tính năng này hỗ trợ:

• Trả lời thông minh: Nhận câu trả lời được tạo từ các cuộc trò chuyện trước đây của bạn—được điều chỉnh, chính xác và sẵn sàng hoạt động.
• Nội dung nâng cao: Tự động tinh chỉnh văn bản email của bạn để rõ ràng và có tác động.
• Sáng tác dễ dàng: Chỉ cần cung cấp từ khóa và để AI xử lý phần còn lại, với nhiều kiểu viết.
• Tiện ích mở rộng thông minh: Mở rộng suy nghĩ của bạn bằng các đề xuất nhận biết ngữ cảnh.
• Tóm tắt: Nhận thông tin tổng quan ngắn gọn về các email dài ngay lập tức.
• Phạm vi tiếp cận toàn cầu: Dịch email của bạn sang bất kỳ ngôn ngữ nào một cách dễ dàng.

Tính năng này hỗ trợ:

• Trả lời email thông minh
• Nội dung được tối ưu hóa
• Bản nháp dựa trên từ khóa
• Tiện ích mở rộng nội dung thông minh
• Tóm tắt email
• Bản dịch đa ngôn ngữ

Điều tuyệt vời nhất là tính năng này hoàn toàn tự do mãi mãi! Đừng đợi—tải xuống AI Mail Assistant ngay bây giờ và tận hưởng!

Tự động nén tệp đính kèm trong email đến bằng Kutools for Outlook 🏆

Việc xử lý email đến có tệp đính kèm lớn cũng có thể được sắp xếp hợp lý bằng cách sử dụng Kutools cho Outlook. Kutools cung cấp tính năng tự động nén các tệp đính kèm đã nhận thành tệp zip trực tiếp trong Outlook.

1. Sau tải xuống và cài đặt Kutools cho Outlook, điều hướng đến Kutools Plus tab và nhấp chuột Tự động nén.

2. bên trong Tự động nén tệp đính kèm hộp thoại, kiểm tra Tự động nén tất cả các tệp đính kèm đã nhận tùy chọn. Nhấn vào đây OK.

Giờ đây, mọi tệp đính kèm trong email đến sẽ được Kutools tự động nén, tiết kiệm dung lượng và cải thiện khả năng sắp xếp.

Lời khuyên:

• Trong tạp chí Tự động nén tệp đính kèm hộp thoại, bạn có thể chọn từ hai tùy chọn mở rộng tệp cho phần đính kèm được nén.
  • Thêm hậu tố “.zip” vào tên tệp đính kèm ban đầu
  • Thay thế phần mở rộng của tên tệp đính kèm ban đầu bằng “.zip”
• Bạn cũng có thể tự động nén các tệp đính kèm đã nhận theo quy tắc. Để biết thêm chi tiết vui lòng đọc bài viết: Tự động nén các tệp đính kèm đã nhận theo các quy tắc cụ thể.

Bài viết liên quan

Tự động tải xuống / lưu tệp đính kèm từ Outlook vào một thư mục nhất định

(Tự động) nén tệp đính kèm trong thư trong Outlook

Nhận tất cả các tệp đính kèm từ các email đã lưu trữ trong Outlook

Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Tin nóng: Kutools cho Outlook ra mắt Phiên bản miễn phí!

Trải nghiệm Kutools hoàn toàn mới cho Outlook Phiên bản MIỄN PHÍ với hơn 70 tính năng đáng kinh ngạc, bạn có thể sử dụng MÃI MÃI! Bấm để tải xuống ngay bây giờ!

🤖 Kutools AI : Sử dụng công nghệ AI tiên tiến để xử lý email một cách dễ dàng, bao gồm trả lời, tóm tắt, tối ưu hóa, mở rộng, dịch và soạn email.

📧 Tự động hoá email: Trả lời tự động (Có sẵn cho POP và IMAP) / Lên lịch gửi email / Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email / Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao) / Tự động thêm lời chào / Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ ...

📨 Quản lý email: Thu hồi email / Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác / Xóa các email trùng lặp / Tìm Kiếm Nâng Cao / Hợp nhất các thư mục ...

📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt / Tách hàng loạt / Nén hàng loạt / Tự động lưu / Tự động tách / Tự động nén ...

🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn / Nhắc nhở bạn khi có email quan trọng đến / Thu nhỏ Outlook thay vì đóng ...

👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến / Email chống lừa đảo / 🕘Hiển thị múi giờ của người gửi ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn / Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ / Xóa lời nhắc sinh nhật ...

Mở khóa ngay lập tức Kutools for Outlook chỉ bằng một cú nhấp chuột—miễn phí vĩnh viễn. Đừng chờ đợi, hãy tải xuống ngay và nâng cao hiệu quả của bạn!