Làm Thế Nào để Thiết Kế Các Dashboard Hữu ích Cho Doanh Nghiệp ...

Tomorrow Marketers – Dashboard là một bảng (board) chứa các loại dữ liệu khác nhau đã được xử lý và trực quan hoá thành biểu đồ, để phục vụ cho việc ra quyết định trong doanh nghiệp. Dashboard sẽ tự động cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, nhờ đó người dùng có thể thấy được insight kịp thời và đưa ra những quyết định quan trọng đúng thời điểm.

Một dashboard chất lượng sẽ cho phép chúng ta sắp xếp và trực quan hoá dữ liệu, cung cấp bức tranh toàn cảnh để từ đó có được các quyết định sáng suốt. Vậy có những nguyên tắc nào cần ghi nhớ để tạo ra dashboard chất lượng, giúp ích doanh nghiệp trong quá trình ra quyết định? Hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1/ Xác định rõ vấn đề và yêu cầu cụ thể khi xây dựng dashboard

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất. Có được sự thấu hiểu rõ ràng về nhu cầu của người dùng và các chỉ số quan trọng là nền tảng cốt lõi để xây dựng một dashboard hữu ích.

Có 4 nhóm stakeholder chính:

• Người thiết kế (chính là bạn)
• Người dùng (những người sẽ xem và sử dụng dashboard)
• Người cố vấn (thành viên trong nhóm người dùng với nhiều kinh nghiệm nhất)
• Data Gatekeeper – “người gác cổng dữ liệu” (người sẽ hỗ trợ về cơ sở dữ liệu)

Những điều bạn cần cân nhắc khi thu thập thông tin từ stakeholder:

• Hiểu loại yêu cầu: Bài toán đặt ra chỉ cần trích xuất và phân tích dữ liệu một lần, hay đây là một dự án trực quan hóa yêu cầu làm mới định kỳ? Không phải tất cả các yêu cầu đều cần xây dựng cả một dashboard. Nếu đây chỉ là một câu hỏi để nhìn thấy tình hình thực tại, không yêu cầu cập nhật dữ liệu liên tục, chỉ một bảng tính Excel đã đủ đáp ứng, thì bạn không nhất thiết phải bỏ công sức và tiền bạc xây dựng data dashboard.
• Ai là người xem dashboard? Xác định xem ai là người cần sử dụng dashboard, họ đang muốn giải quyết vấn đề gì và quan tâm tới những loại chỉ số nào, là điều không thể bỏ qua để thiết kế dashboard đáp ứng đúng nhu cầu. Ví dụ, một nhân viên digital marketing sẽ quan tâm tới hiệu quả quảng cáo với các chỉ số như CTR, engagement, traffic website, trong khi CMO sẽ tập trung vào các chỉ số có ý nghĩa chiến lược hơn như doanh thu, chi phí để có được một khách hàng, giá trị vòng đời khách hàng,…
• Có thể truy cập dashboard trên những thiết bị nào? Khi xây dựng dashboard, nhiều người mặc định dashboard này nằm trên nền tảng PC. Tuy nhiên, có rất nhiều người mong muốn truy cập dữ liệu từ các nền tảng khác tiện lợi hơn như smartphone hay máy tính bảng, thay vì phải mở laptop và mất khá nhiều thời gian truy cập. Hãy hỏi xem đối tượng của bạn muốn truy cập dashboard trên nền tảng nào và đưa ra thiết kế tương ứng.
• Tần suất cập nhật dữ liệu của dashboard? Doanh nghiệp cần xác định rõ: họ cần cập nhật báo cáo theo chu kì nào, theo từng giây, từng phút, từng giờ hay theo ngày, và cân đối với chi phí doanh nghiệp có thể đáp ứng. Chu kì càng ngắn thì chi phí càng lớn. Bởi để ra được một bản báo cáo, mọi yếu tố từ Data collector, Data Pipeline đến Data Visualization đều phải được cập nhật. Ví dụ như việc một sàn chứng khoán phải cần đến vài trăm IT cùng vận hành mới có thể đáp ứng nhu cầu theo dõi số theo từng phút. Hay báo cáo của PowerBI tính phí 10$/tháng với 8 lần cập nhật dữ liệu trong ngày và 5000$/tháng cho 48 lần cập nhật dữ liệu trong ngày. Hãy cân đối chi phí và nhu cầu về tần suất xem báo cáo để lựa chọn cách làm phù hợp.
• Tận dụng dữ liệu từ những nguồn nào? Xác định xem bạn có thể lấy dữ liệu từ những nguồn nào để đưa vào input cho dashboard. Hãy đưa ra danh sách một vài nguồn dữ liệu nội bộ, dữ liệu từ bên thứ 3 để tổng hợp.

2/ Lên ý tưởng thiết kế chi tiết

Khi đã tổng hợp đầy đủ yêu cầu từ các bên liên quan, đây là thời điểm thảo luận xem sản phẩm cuối cùng sẽ ra lò với ‘hình dáng’ như thế nào. Ở bước này, bạn không chỉ cần nghĩ về khía cạnh kỹ thuật, mà còn cần nghĩ đến kế hoạch làm việc lâu dài. Dưới đây là một số thứ bạn có thể làm để hoàn thiện ý tưởng:

Wireframing – Xây dựng bản nháp giao diện: Hãy thảo luận với team xem biểu đồ nào phù hợp để sử dụng, biểu đồ nên được đặt ở đâu, trang của bạn sẽ có giao diện như thế nào, tên gọi cho các phần tiêu đề,… Bạn có thể tạo mô hình của mình bằng cách vẽ nháp ra giấy, dựng bằng PowerPoint hoặc sử dụng các công cụ vẽ trực tuyến như LucidChart.

Yêu cầu kỹ thuật: Nghĩ và trình bày chi tiết những yêu cầu kỹ thuật khi xây dựng dashboard, bao gồm: cách tính KPIs, data assumptions/inclusion/exclusions, data sources (core, peripheral and external), và quy trình tự động hoá dữ liệu.

Storyboarding: Khi đã có ý tưởng về sản phẩm cuối cùng trông như thế nào, hãy đưa ra một số câu hỏi chính và xem liệu dashboard có thể trả lời những câu hỏi đó hay không. Ví dụ: cửa hàng nào có mức tăng doanh thu cao nhất trong quý này so với cùng thời điểm năm ngoái.

Quản lý dự án: Đây là thời điểm tốt nhất để nghĩ về cách bạn sẽ quản lý dự án, nhiệm vụ và các bước là gì, ai sẽ làm gì, kế hoạch làm việc là gì và các mốc thời gian cần hoàn thành nhiệm vụ.

3/ Sắp xếp dữ liệu một cách logic

Cách sắp xếp biểu đồ là điểm quan trọng cần lưu ý khi thiết kế dashboard. Mục tiêu cuối cùng là sắp xếp dữ liệu theo đúng cách mà nó được sử dụng. Những dữ liệu và kết luận quan trọng nên được đặt phía trên cùng của dashboard.

Dưới đây là ví dụ khá tốt của việc sắp xếp dữ liệu. Dashboard này đưa KPI quan trọng nhất lên đầu, bên dưới là một số dữ liệu liên quan. Hướng nhìn của bạn sẽ tự động đi theo luồng chảy này và nhanh chóng nắm bắt được tình hình từ tổng quan tới chi tiết:

Còn dưới đây là một ví dụ khá tệ về cách sắp xếp dữ liệu trong dashboard. Dashboard này mô tả các dữ liệu chi tiết trước, những chỉ số quan trọng lại bị giấu nhẹm xuống cuối cùng, không hề phù hợp với logic khi phân tích dữ liệu (phải đi từ chỉ số quan trọng nhất, sau đó đào sâu xuống các chỉ số liên quan xem vấn đề nằm ở đâu):

Dưới đây, Tomorrow Marketers tổng hợp lại những nguyên tắc chung khi thiết kế dashboard, giúp bạn xây dựng được dashboard hữu ích nhất cho doanh nghiệp của mình:

Những điều nên làm:

• Giữ cho dashboard đơn giản, gọn gàng và tối giản nhất có thể, đồng thời vẫn bao gồm tất cả các KPI quan trọng nhất.
• Đảm bảo rằng team cảm thấy việc sử dụng dashboard thuận tiện hơn so với các phương pháp theo dõi KPI trước đây.
• Trình bày câu chuyện từ dữ liệu, để người dùng thấy được bức tranh từ toàn cảnh tới chi tiết

Những điều cần tránh:

• Không nên tham lam đưa quá nhiều dữ liệu vào dashboard. Quá nhiều dữ liệu sẽ khiến bạn lạc mất thông tin quan trọng nhất với mục tiêu doanh nghiệp. Đồng thời cũng tiêu tốn khá nhiều thời gian xử lý và phân tích dữ liệu của bạn. Hãy nhớ bài toán bạn cần giải quyết là gì, dữ liệu nào giúp bạn làm điều đó và chỉ tập trung phân tích chúng.
• Đừng tạo một dashboard mà phù hợp với tất cả mọi người. Nếu như vậy, dashboard của bạn sẽ chẳng giải quyết tận gốc bài toán nào cả. Hãy xác định nhóm người dùng cụ thể và thiết kế dashboard phục vụ nhu cầu của họ.

Đọc thêm: Làm thế nào để xây dựng văn hoá dữ liệu khi không có data team?

4/ Hãy chắc chắn rằng dữ liệu của bạn đã được làm sạch và đảm bảo tính chính xác của chúng

Trước khi bước vào thiết lập dashboard, hãy nhìn lại mọi dữ liệu mà bạn có một lần nữa. Bước này rất quan trọng, nó không chỉ giúp bạn kể được câu chuyện đằng sau dữ liệu mà còn đảm bảo tính chính xác của câu chuyện đó. Bạn cần xác định mình sẽ lấy dữ liệu ở những nguồn nào và những dữ liệu đó có giúp bạn đạt được mục tiêu hay không. Bạn không thể phí phạm công sức thu thập và nhìn vào cả biển số liệu trong khi chúng chẳng có ý nghĩa gì cho bài toán bạn ra cả.

Bên cạnh đó, bạn có thể cân nhắc đưa vào một số nguồn dữ liệu bên ngoài phòng ban vì chúng nhiều khi sẽ cho bạn những insight giá trị. Ví dụ, team marketing có thể xem xét cả dữ liệu sales để đánh giá qualified leads và tìm hiểu kỹ hơn nhu cầu của người đăng ký sử dụng sản phẩm/ dịch vụ.

Một điểm nữa cần lưu ý là bạn nên có kế hoạch quản lý chất lượng dữ liệu. Dữ liệu nên được làm sạch, chính xác, đồng nhất và thống nhất với quy trình doanh nghiệp. Nếu bỏ qua chất lượng dữ liệu, chất lượng dashboard của bạn cũng sẽ đi xuống theo đó.

5/ Tận dụng tính tương tác

Dashboard thường trình bày thông tin dưới dạng biểu đồ hoặc tóm tắt dữ liệu một cách cô đọng nhất (Để bạn thấy ngay bức tranh tổng quan mà không bị nhấn chìm giữa hàng ngàn số liệu). Và muốn phân tích sâu hơn dữ liệu tổng quan đó, bạn sẽ cần tới tính năng tương tác của dashboard.

Tính năng này sẽ giúp bạn nhanh chóng đào sâu vào dữ liệu của mình, đặc biệt là khi có bất kỳ câu hỏi kinh doanh quan trọng nào phát sinh. Một dashboard với tính tương tác cao sẽ giúp bạn dễ dàng thao tác với dữ liệu của mình, chẳng hạn như thu phóng biểu đồ để thấy các số liệu chi tiết hay nhấp chuột để thấy mọi thông tin liên quan đến dữ liệu. Đây là một cách để kiểm soát tốt mọi dữ liệu trong tay mà vẫn dễ dàng nhìn được bức tranh toàn cảnh.

6/ Thường xuyên lấy feedbacks và điều chỉnh

Khi đưa dashboard vào ứng dụng, hãy liên tục quan sát và lấy feedbacks xem dashboard có đang được tận dụng hiệu quả và liệu có gì cần điều chỉnh thêm không. Chẳng hạn, bằng cách theo dõi quá trình người dùng tương tác và khám phá dữ liệu trong dashboard, bạn sẽ xác định được điểm khiến họ cảm thấy lúng túng và khó hiểu. Hoặc bạn có thể trực tiếp hỏi họ về trải nghiệm với dashboard và lấy ý kiến để cải thiện. Trong giai đoạn này, việc giao tiếp và phối hợp cùng team là điều vô cùng cần thiết. Đôi khi, bạn sẽ gặp phải những yêu cầu không thực tế, đây là lúc bạn nên tỉnh táo gạt những ý kiến đó sang một bên và nhấn mạnh lại mục tiêu cuối cùng mà dashboard này đang thực hiện.

Bên cạnh đó, khi bạn chia sẻ dashboard tới người dùng, hãy nhớ là mỗi người sẽ có mức độ đọc hiểu dữ liệu khác nhau. Vì vậy hãy cung cấp những buổi training (đào tạo) cần thiết để đảm bảo mọi người đều có thể hiểu chính xác thông tin trên dashboard và sử dụng dashboard một cách hiệu quả.

Đọc thêm: Doanh nghiệp SME xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ như thế nào? | Phỏng vấn anh Quốc Thắng, Data Service Manager @Base.vn

Tạm kết

Để dễ dàng tìm kiếm Insights, phát hiện vấn đề khi theo dõi các dashboard, biểu đồ, bạn cần sở hữu tư duy phân tích dữ liệu. Tham khảo ngay khóa học Data Analysis của Tomorrow Marketers để trang bị tư duy phân tích dữ liệu, dưới sự hướng dẫn của các trainers có nhiều năm kinh nghiệm làm việc với dữ liệu nhé!

Để thiết kế được Dashboard hiệu quả cho doanh nghiệp, bạn cần xác định được:

• Đâu là những chỉ số quan trọng cần theo dõi trong team?
• Thu thập những dữ liệu đó bằng công cụ nào?
• Thiết kế kho dữ liệu và đường truyền dữ liệu ra sao để dữ liệu luôn được cập nhật liên tục?
• Từ kho dữ liệu cập nhật real-time, làm sao ra được real-time dashboard?

Đó là tư duy mà khoá học Data System của Tomorrow Marketers muốn truyền tải, để giúp các doanh nghiệp xây dựng văn hoá dữ liệu và khai phá những tiềm năng tăng trưởng ngay từ dữ liệu nội bộ. Khóa học Data System sẽ giúp bạn hiểu rõ:

• Tầm quan trọng của hệ thống dữ liệu nội bộ đối với sự tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.
• Cấu trúc của hệ thống dữ liệu nội bộ: Hiểu rõ các thành phần của một hệ thống dữ liệu hoàn chỉnh.
• Tư duy xây dựng quy trình và số hoá quy trình kinh doanh nhằm thu thập được dữ liệu qua thời gian
• Tư duy xây dựng đường ống dữ liệu và nhà kho dữ liệu, giúp doanh nghiệp chuẩn hoá dữ liệu từ sớm.
• Tư duy khai thác dữ liệu để xây dựng các dashboard & báo cáo quản trị, cung cấp bức tranh toàn cảnh của kinh doanh và giám sát hoạt động.

Hãy để dữ liệu trở thành lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp bạn. Tìm hiểu thêm về khoá học ngay tại đây.