Lựa Chọn Quản Lý Doanh Nghiệp Theo Hệ Thống Thay Vì Phần Mềm ...

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là giải pháp hiện đại được nhiều doanh nghiệp sử dụng thay vì những phần mềm quản lý rời rạc chỉ đảm nhiệm được một chức năng. Với hệ thống quản lý doanh nghiệp, lãnh đạo và nhân viên sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức nhưng hiệu quả lại tăng. 

1. Quản lý doanh nghiệp theo hệ thống là như thế nào?

Quản lý doanh nghiệp là quá trình cấp lãnh đạo thực hiện hiện công việc cùng các cá nhân, nhóm cũng như với các nguồn lực khác trong doanh nghiệp, bao gồm tài sản, thiết bị, công nghệ, vốn,… nhằm thực hiện sứ mệnh và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý tốt doanh nghiệp sẽ đem lại lợi ích trên nhiều mặt: lợi ích về tài chính, lợi ích về nhân sự, lợi ích về bán hàng, lợi ích về xây dựng thương hiệu,….

Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống là tập hợp tất cả các yếu tố có tương tác với nhau hoặc liên quan với nhau trong cùng một tập thể, tổ chức để xây dựng các mục tiêu, tạo lập nên các chính sách, quy trình hoạt động nhằm thực hiện hóa mục tiêu đó. Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết được nhiều vấn đề trên nhiều lĩnh vực: tài chính – kế toán, nhân sự, bán hàng, khách hàng, tồn kho,..

Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống mang tính đồng bộ cao, phạm vi quản lý rộng từ một bộ phận, phòng ban, các chi nhánh, cửa hàng bán lẻ cho đến toàn bộ doanh nghiệp, tổng công ty. Tùy vào từng chức năng cụ thể của mỗi bộ phận mà sẽ được phân quyền truy cập dữ liệu và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cho phù hợp.

2. Quản lý doanh nghiệp theo hệ thống ERP đem lại lợi ích gì so với quản lý rời rạc?

Tính đồng bộ trong việc quản lý và lưu trữ thông tin, dữ liệu

Nhờ sử dụng chung một cơ sở dữ liệu trong phạm vi toàn doanh nghiệp, có nghĩa mọi bộ phận, phòng ban đều lưu trữ dữ liệu trên một cơ sở dữ liệu chung nhất, vì thế, việc tổng hợp và lưu trữ thông tin trở nên đồng bộ giữa các bộ phận.

Tính đồng bộ này giúp cho doanh nghiệp khắc phục được tình trạng quản lý thông tin rời rạc: các thông tin tài chính chỉ được lưu trữ trên phần mềm kế toán – tài chính, thông tin về nhân sự chỉ được lưu trữ trên phần mềm nhân sự, thông tin khách hàng, bán hàng chỉ được lưu trữ trên phần mềm quản lý bán hàng,…mang về khó khăn cho doanh nghiệp khi cần tổng hợp và tìm kiếm những thông tin cần thiết.

Nhờ tính đồng bộ trong việc tổng hợp và lưu trữ thông tin, quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống ERP sẽ giúp cho lãnh đạo và nhân viên:

• Tổng hợp và lưu trữ thông tin trên một hệ thống duy nhất
• Lưu lại toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp một cách chi tiết
• Tìm kiếm và truy xuất lịch sự hoạt động doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác
• Dựa trên các dữ liệu được tổng hợp, khai thác và phân tích các chỉ số từ dữ liệu, góp phần đưa ra các báo cáo, đánh giá hỗ trợ cho các quyết định kinh doanh của lãnh đạo.
• Tính an toàn và bảo mật thông tin cao

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ được những yếu tố thừa thãi, không cần thiết trong việc truyền tải thông tin, điều phối thông tin giữa các bộ phận. Giờ đây, việc tìm kiếm thông tin cần thiết đều đã được thực hiện dễ dàng trên hệ thống, từ đó, nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu những chi phí không cần thiết.

Cụ thể, các chi phí như: chi phí phần mềm do sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ, chi phí đào tạo và tập huấn cho nhân viên, chi phí tối ưu hiệu quả của nhân viên, chi phí do thất thoát kinh doanh,…sẽ được tiết kiệm và cắt giảm một cách tối ưu.

Nhờ cung cấp tính năng lưu trữ và tổng hợp thông tin, quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống cung cấp các dữ liệu một cách chính xác, giúp giải quyết thông tin và các sự cố nhanh chóng hơn. Đặc biệt, các thông tin liên quan đến tài chính sẽ được quản lý và trình bày một cách chính xác, kịp thời, tránh những thất thoát, sai sót không đáng có.

Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên

Trong bối cảnh thị trường hiện nay, việc nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp là điều không thể thiếu nếu không muốn doanh nghiệp của mình tụt lùi lại phía sau. Một trong những cách để nâng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp chính là việc tăng năng suất làm việc của nhân viên, và hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP sẽ giúp lãnh đạo thực hiện triệt để mục tiêu này.

Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống ERP cho phép xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp hơn nhờ việc điều phối, cộng tác, chia sẻ các thông tin, dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Các thao tác tìm kiếm, truy xuất thông tin, dữ liệu phục vụ công việc được thực hiện nhanh hơn, tiết kiệm thời gian tìm kiếm cho nhân viên. Các dữ liệu về tình hình hoạt động, đặc biệt là tình hình tài chính, kinh doanh, được tổng hợp và cập nhật đầy đủ, liên tục, cho phép lãnh đạo cũng như nhân viên nắm được tình hình của công ty,…

Tất cả những yếu tố này là những yếu tố giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên của mình, từ đó, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Nhờ những lợi ích to lớn đem lại, quản lý doanh nghiệp bằng ERP đang ngày càng trở thành xu hướng phổ biến, thay thế dần các phần mềm quản lý rời rạc, riêng lẻ mà doanh nghiệp thường sử dụng trước đây. Triển khai và sử dụng hiệu quả việc quản lý bằng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng tối ưu được các khoản chi phí, nâng cao năng suất làm việc và đạt được hiệu quả kinh doanh mong muốn.