Ma Trận Eisenhower - Quản Lý Thời Gian, Công Việc Hiệu Quả - Hoài AnZ

Ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý công việc một cách hiệu quả, giúp cho công việc được thực hiện lần lượt, có kế hoạch và không bị trồng chéo. Khi áp dụng Ma trận Eisenhower thuần thục bạn sẽ cảm thấy công việc rất trôi trảy và dư giả nhiều thời gian để bạn có thể làm thêm những việc mình thích.

Trọng bài viết này, Hoài AnZ sẽ phân tích ma trận Eisenhower dưới vai trò là một cấp quản lý, để mọi người dễ hình dung được.

I. Tổng quan về ma trận Eisenhower

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý công việc một cách hiệu quả, giúp cho công việc được thực hiện lần lượt, có kế hoạch và không bị trồng chéo. Khi áp dụng Ma trận Eisenhower thuần thục bạn sẽ cảm thấy công việc rất trôi trảy và dư giả nhiều thời gian để bạn có thể làm thêm những việc mình thích.

Các yếu tố có trong ma trận Eisenhowe: 2 cột (Gấp và Không Gấp), 2 hàng ( Quan trọng và Không quan trọng). Kết hợp 2 cột với 2 hàng lại ta được P1, P2, P3, P4. Trọng đó:

• P1 là: các công việc Quan trọng cần làm Gấp
• P2 là các công việc Quan trọng nhưng Không gấp
• P3 là các công việc Không quan trọng nhưng cần làm Gấp
• P4 là các công việc Không quan trọng và Không gấp

2. Ma trận Eisenhower áp dụng cho những ai.

Đây là một phương pháp quản lý công việc vì vậy ma trận này phù hợp với tất cả đối tượng, từ cá nhân đến các cấp quản lý, chủ doanh nghiệp.

Tuy nhiên nếu phân tích kỹ thì mọi người sẽ thấy ma trận Eisenhower phù hợp với các cấp quản lý và chủ doanh nghiệp nhất. Phương pháp này sẽ giúp họ có Làm việc, Giao việc và quản lý kết quả một cách hiệu quả nhất. Vì sao lại vậy hãy tìm hiểu là mục II nhé.

3. Tác giả của ma trận Eisenhower

Eisenhower sinh ngày 14 tháng 10, 1890, tại Denison, Texas, Hoa Kỳ. Ông bất ngày 28 tháng 3, 1969, Walter Reed National Military Medical Center, Bethesda.  Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II. Eisenhower chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình thăm dò không gian (NASA) và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử – Atomic Energy Act).

Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO.

Với rất nhiều các công việc khác nhau cần thực hiệm, Eisenhower đã sáng tạo ra một phương pháp quản lý công việc cực kỳ hiệu quả, sau này phương pháp đó được đặt theo tên của ông là “Ma trận Eisenhower”.

Với phương pháp cực kỳ hiệu quả này đã giúp ông luôn hoàn thành tất cả công việc hơn nữa ông còn phân bổ được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.

Cho đến hiện tại Ma trận Eisenhower vẫn được tất cả mọi người trên thế giới đánh giá cao là phương pháp quản lý công việc hiệu quả nhất.

II. Phân tích ma trận Eisenhower

1. Phân tích các yếu tố trong ma trận Eisenhower

Để có thể áp dụng được ma trận này chúng ta cần hiểu được các yếu tố P1, P2, P3, P4 là gì, cần lưu ý gì.

P1 (Quan trọng – Gấp): Các công việc Quan trọng và cần làm Gấp

Nghe tên có lẽ ai cũng đoán được những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

• Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, xung đột với khách hàng, việc đột xuất do cấp trên giao…
• Công việc Sếp giao
• Các công việc sắp đến hạn hoàn thành nhưng chưa được xử lý do quên hoặc một lý do nào đó: Làm báo cáo, làm tài liệu thuyết trình, sinh nhật người thân trong gia đình…

Tổng kết: Các việc thuộc nhóm P1, bạn có thể làm ngay hoặc tìm cách để chuyển nó sang nhóm P2 từ đó làm việc theo kế hoạch cụ thể. 

Ví dụ: sếp giao cho bạn việc A cần làm gấp trong hôm nay, tuy nhiên bạn thấy công việc A này sếp giao nó gần giống với việc A+ mà bạn đã lên kế hoạch vào ngày mai, vậy nên bạn hãy thương lượng với Sếp có thể lùi cho mình sang ngày mai được không. Nếu sếp đồng ý thì bạn đã chuyển được việc đó sang P2, còn không thì bắt buộc cần làm ngay vì nó là P1.

P2 ( Quạn trọng – Không gấp): Các công việc quan trọng nhưng Không gấp.

Trong P2 tất cả đều là các công việc quan trọng vì vậy bạn cần dành nhiều thời gian để hoàn thành nó. Tuy nhiên nó lại đi kèm với “Không Gấp” nghĩa là sao.

Mọi người cần hiểu kỹ về từ “Không gấp”, không gấp ở đây tức là những công việc này đều đã lằm trong kế hoạch của bạn rồi, cứ từ từ rồi sẽ đến lượt được xử lý. Bao gồm một số công việc như:

• Lập kế hoạch kinh doanh theo tuần, tháng, quý hoặc năm.
• Họp phòng kinh doanh đầu tuần/ tháng, họp cuối tuần/ tháng.
• Xử lý công nợ khách hàng/ nhà cung cấp.
• Tuyển dụng
• Đào tạo nhân viên

Tổng kết : Các việc thuộc nhóm P2 bạn bắt buộc phải làm, tuy nhiên có thể kết hợp giao việc cho cấp dưới.

>> Xem thêm bài viết: 6 Bước Để Giao Việc Hiệu Quả

P3 ( Không quan trọng – Gấp): Các công việc Không quan trọng nhưng cần làm Gấp.

Các công việc ở nhóm này thường không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, nhưng nó lại có sức ép về thời gian cần bạn phải làm gấp. Ví dụ như:

• Đồng nghiệp nhờ chuyển tài liệu cho phòng ban khác.
• Đồng nghiệp nhờ chỉnh sửa lại liệu hộ.
• Cuộc gọi tán gẫu từ người thân lâu hay bạn bè lâu ngày không gặp.

Tổng kết: Các việc thuộc nhóm này có thể làm hoặc là ủy quyền cho người khác thực hiện.

P4 ( Không quan trọng – Không gấp): Các công việc không quan trọng và không gấp

Đây là những công việc vô nghĩa, không giúp ích gì cho các mục tiêu của bạn, vừa khiến bạn tiêu tốn thời gian, tâm trí. Ví dụ như:

• Xem phim, lướt facebook, đọc báo trong giờ làm.
• Chơi game quá nhiều.
• Nói chuyện riêng trong giờ làm…

Tổng kết: Các công việc này nên bỏ tránh lãng phí thời gian.

2. Các Bước Thiết Lập Ma Trận Eisenhower

Để áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả thì thời gian đầu bạn nên xây dựng theo ngày để thấy được ngay kết quả và dần dần hình thành thói quen. Sau đó có thể làm theo tuần hoặc tháng.

Xem video: Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm trong ngày.

Bước 2: Sắp xếp các công việc vào các P tương ứng.

Bước 3: Thực hiện công việc

• Thứ tự thực hiện các công việc là: P2 => P1 => P3 => P4.
• Phân bổ thời gian tương đương: 20% – 65% – 10% – (<5%)
• Công việc phát sinh thuộc P1 thì cố gắng tìm cách chuyển sang P2 nếu không được thì tự làm.
• Công việc thuộc P2 thì tự làm kết hợp giao việc cho cấp dưới thực hiện
• Công việc thuộc P3 thì uyển quyền cho cấp dưới thực hiện
• Công việc thuộc P4 thì nên bỏ đi.

Bước 4: Đánh giá kết quả thực hiện được.

Bước 5: Lặp lại vào ngày hôm sau

• Các công việc chưa hoàn thành thì sẽ tiếp tục chuyển sang ngày hôm sau để thực hiện tiếp.

Một số lưu ý khi triển khai ma trận Eisenhower

1. Sử dụng 1 cuốn sổ A5 để kẻ sẵn bảng cho các ngày thực hiện.
2. Điền các công việc vào từng P tương ứng trên bảng đã kẻ.
3. Các công việc ở P1, P3 có thể sẽ phát sinh trong ngày vì vậy hãy mang theo cuốn sổ hoặc bảng đã kẻ của ngày hôm đó để điền thêm các công việc phát sinh.
4. Ma trận Eisenhower sẽ hiệu quả hơn khi kết hợp với 6 Bước Để Giao Việc Hiệu Quả và phương pháp Pomodoro Timer

5 bước để thực hiện phương pháp Pomodoro

• Quyết định công việc sẽ làm
• Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro (truyền thống là 25 phút cho 1 Pomodoro)
• Tập trung làm một việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro.
• Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro.
• Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút.

>> Link đặt mua đồng hồ Pomodoro: Shopee

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro

• Trong 1 Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu. Không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
• Chỉ tập trung làm một việc duy nhất với 100% thời gian.
• Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.