Ma Trận Eisenhower: Ưu Tiên Thời Gian Cho Những Việc Quan Trọng Nhất

Con người có thói quen ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp hơn so với những công việc dài hạn. Khi bạn dành quá nhiều thời gian cho chúng, bạn có thể bỏ quên những việc quan trọng trong danh sách việc cần làm của mình. Bằng cách phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, ma trận Eisenhower giúp bạn cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình, dành sự tập trung & năng lượng cho những việc quan trọng nhất.

Mục lục nội dung:

• Ma trận Eisenhower là gì?
• Nguyên tắc cốt lõi của ma trận Eisenhower
• Ứng dụng các góc phần tư của ma trận eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả
• Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ của bạn

Ma trận Eisenhower là gì?

“Tôi có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao giờ khẩn cấp ” – Dwight D. Eisenhower, cha đẻ của Ma trận Eisenhower cho biết.

Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành bốn hộp ưu tiên, với chi tiết những nhiệm vụ bạn nên tập trung vào trước & những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc xóa.

Trong cuốn sách “7 thói quen của những người có tầm ảnh hưởng lớn”, Stephen Covey đề cập Ma trận Eisenhower gắn liền với cái tên Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, nổi tiếng với khả năng tổ chức toàn diện. Ông được cho là đã sắp xếp toàn bộ các nhiệm vụ để chỉ những việc quan trọng và khẩn cấp mới đến bàn của ông.

Ma trận Eisenhower sử dụng nguyên tắc tương tự này để sắp xếp các nhiệm vụ ít khẩn cấp và quan trọng hơn trong danh sách của bạn, sau đó bạn có thể ủy quyền hoặc không thực hiện.

Đưa danh sách các nhiệm vụ quan trọng cần ưu tiên vào phần mềm quản lý: Danh sách 7+ phần mềm nhắc việc giúp bạn hoàn thành công việc đúng tiến độ, đúng hạn.

Nguyên tắc cốt lõi của ma trận Eisenhower

Nguyên tắc cốt lõi đằng sau Ma trận Eisenhower là sự phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp.

Các nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý của bạn về thời gian, là những nhiệm vụ bạn cảm thấy có nghĩa vụ phải giải quyết. Giải quyết những nhiệm vụ khẩn cấp khiến bạn rơi vào một tư duy phản ứng, vội vàng và hạn chế sự tập trung.

Các nhiệm vụ quan trọng góp phần hiện thực hóa giá trị và mục tiêu dài hạn của bạn. Chúng có thể không mang lại kết quả ngay lập tức (lý do khiến chúng dễ bị sao nhãng). Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng giúp bạn có một tư duy nhạy bén, sáng tạo và luôn cởi mở với những ý tưởng mới.

Lưu ý: Nếu bạn tạm hoãn các nhiệm vụ quan trọng đủ lâu, chúng có thể trở nên khẩn cấp.

Mọi người có xu hướng tin rằng tất cả các nhiệm vụ khẩn cấp cũng quan trọng – trong khi thực tế không hẳn vậy. Đôi khi con người thích tập trung vào các vấn đề và giải pháp ngắn hạn nhưng trái ngọt lại đến khi chúng ta tập trung vào những mục tiêu dài hạn.

Ứng dụng các góc phần tư của ma trận eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Ma trận Eisenhower được chia thành bốn phần:

• Góc phần tư 1: Quan trọng và khẩn cấp / Làm
• Góc phần tư 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp / Lịch trình
• Góc phần tư 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng / Ủy quyền
• Góc phần tư 4: Không quan trọng, không khẩn cấp / Xóa

Bạn có thể ứng dụng cách phân chia 4 góc theo ma trận eisenhower như trên vào phân chia công việc để quản lý thời gian hiệu quả. Thông tin dưới đây hướng dẫn bạn xác định các công việc theo từng góc phần tư.

1. Nhiệm vụ cấp bách và quan trọng

Góc phần tư 1 – Các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng là các phát sinh cần xử lý gấp tránh ảnh hưởng tiến độ & chất lượng công việc chung – chẳng hạn như một bản sửa lỗi quan trọng cho công cụ SaaS doanh nghiệp bạn đang sử dụng.

Những công việc này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, và đương nhiên bạn cần ưu tiên hoàn thành chúng sớm nhất có thể.

2. Nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng

Góc phần tư 2 – Những nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu lâu dài, bạn cần lên lịch/ kế hoạch thực hiện chúng tránh tình trạng bỏ sót/ lãng quên bởi quá tập trung vào những nhiệm vụ khẩn cấp.

Những người năng suất & thành công dành phần lớn thời gian của họ cho những công việc này. Góc phần tư này được Stephen Covey (tác giả cuốn sách “7 thói quen của những người có tầm ảnh hưởng lớn” gọi là Góc phần tư của Chất lượng.

3. Nhiệm vụ khẩn cấp và không quan trọng

Góc phần tư 3 – Các nhiệm vụ rơi vào góc phần tư này gần như luôn bị gián đoạn bởi nó được khuyến khích ủy quyền cho người khác thay vì mất thời gian xử lý.

4. Nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng

Góc phần tư 4 – Những nhiệm vụ này nên được xóa khỏi lịch trình của bạn để dành thời gian cho những công việc quan trọng mang lại lợi ích dài hạn cho cá nhân nói riêng & cho doanh nghiệp nói chung.

Có thể bạn quan tâm: 12 Yếu Tố Quản Lý Thời Gian Giúp CEO Gặt Hái Thành Công

Tham khảo thêm: [Template] Mẫu quản lý công việc bằng excel chuẩn

Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ của bạn

Đầu tiên, hãy tổng hợp những công việc bạn cần thực hiện & theo dõi thời gian bạn xử lý chúng trong một tuần.

Sau một tuần, hãy sắp xếp các nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn vào góc phần tư thích hợp bằng cách sử dụng các câu hỏi sau làm tiêu chí của bạn:

• Điều này có khẩn cấp đối với tôi không?
• Điều này có quan trọng với tôi không?

“Tôi” là từ không thể thiếu ở đây – bạn đang tổ chức những công việc này dựa trên mục tiêu của chính mình chứ không phải của ai khác.

Khi các nhiệm vụ của bạn đã được sắp xếp, hãy lưu ý đến góc phần tư có nhiều tác vụ nhất. Nếu hầu hết các nhiệm vụ của bạn nằm trong góc phần tư thứ 2, bạn đã nắm bắt được tất cả những công việc quan trọng nhất & đang thực hiện chúng một cách hiệu quả.

Nếu số lượng công việc xuất hiện nhiều ở các góc phần tư 1, 3 & 4, bạn có thể xem xét cân bằng lại ma trận của mình.

Góc phần tư 1

Để giảm số lượng nhiệm vụ của Góc phần tư 1, hãy đầu tư thời gian vào việc lập kế hoạch để lường trước và ngăn chặn các vấn đề.

Bạn có thể thực hiện những thay đổi nào để tránh những vấn đề không mong muốn phát sinh? Điều này có thể bao gồm việc cộng tác với đồng nghiệp, khách hàng hoặc người giám sát để cơ cấu lại quy trình làm việc của bạn.

Góc phần tư 3

Để giảm bớt nhiệm vụ của Góc phần tư 3, hãy tạo một chiến lược để ủy quyền, loại bỏ hoặc giới hạn lượng thời gian bạn dành cho những tác vụ này.

Góc phần tư 4

Nếu phần lớn thời gian của bạn dành cho Góc phần tư 4, bạn cần lời khuyên từ đồng nghiệp hoặc người giám sát để xây dựng một kế hoạch phù hợp, xác định chính xác những nhiệm vụ nào bạn có thể ủy quyền hoặc xóa.

Có thể bạn quan tâm: Top 20 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất

Đầu tư thời gian vào việc tạo ra thời gian

Lặp lại quá trình trên mỗi tuần trong một tháng. So sánh kết quả của mỗi tuần để xem liệu nỗ lực của bạn có giúp bạn giảm tải bớt thời gian cho Góc phần tư 1,3,4 mà tập trung vào Góc phần tư chất lượng hay không?

Ngay cả khi các ưu tiên của bạn chuyển sang Góc phần tư 2, hãy tiếp tục sử dụng Ma trận Eisenhower để lên kế hoạch & tổ chức công việc của bạn. Góc phần tư 2 thường sẽ bao gồm các nhiệm vụ trừu tượng như phát triển chiến lược hay thiết lập các mối quan hệ. Những nhiệm vụ này không có thời hạn, khiến chúng dễ dàng bị gạt sang một bên nhưng lại có tác động trực tiếp đến việc hoàn thành mục tiêu dài hạn của bạn.

“Điều quan trọng không phải là ưu tiên những gì trong lịch trình của bạn, mà là sắp xếp các ưu tiên của bạn.” – Stephen Covey.

Hầu hết mọi người đều cố gắng tìm kiếm thời gian trong lịch trình bận rộn để giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp đó. Tích hợp ma trận quản lý thời gian eisenhower vào quy trình làm việc hàng ngày sẽ giúp bạn xác định được những ưu tiên dựa trên việc xác định những gì quan trọng nhất đối với bạn.

Phần mềm quản lý công việc FastWork Workplace số hóa quy trình giao việc – lập kế hoạch & theo dõi tiến độ xử lý công việc của từng cá nhân. Cảnh báo tức thời nếu công việc có nguy cơ chậm trễ deadline.

Sử dụng phần mềm FastWork Workplace kết hợp với ma trận Eisenhower giải quyết triệt để tình trạng nhân viên tập trung vào những công việc khẩn cấp mà xao nhãng các công việc quan trọng về lâu dài. Đồng thời đánh giá chính xác thời gian nhân sự cần để xử lý từng nhiệm vụ, từ đó có kế hoạch điều chỉnh phù hợp tránh mất thời gian cho những công việc ở góc phần tư thứ 4.

Xem chi tiết tính năng & sử dụng phần mềm TẠI ĐÂY

Để nhận tư vấn miễn phí hoặc demo 1-1 từ đội ngũ chuyên viên, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Tags:

quản lý công việc