Macro Trong Word Là Gì? Cách Tạo, Sử Dụng Macro Trong Word

Việc tạo 1 trình tác vụ lặp đi lặp lại để sử dụng cho các mục đích giống nhau khi soạn thảo văn bản trong Word là 1 việc rất tiện lợi. Vì vậy, mình cũng sẽ hướng dẫn cho bạn cách để tạo các trình tác vụ lặp đi lặp lại đó thông qua bài viết Macro trong Word là gì? Cách tạo, sử dụng Macro trong Word. Hãy bắt đầu thôi nào!

Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Word 2013, ngoài ra cũng có thể thực hiện trên phiên bản Word 2003, 2007, 2010 và 2016 với thao tác tương tự.

I. Macro là gì? Ứng dụng của Macro trong Word

Macro là những chương trình nhỏ giúp cho bạn tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại ở 1 vùng dữ liệu, thay vì bạn sẽ là người thực hiện chúng mọi lúc thì Macro sẽ thay bạn làm điều đó. Ví dụ như nhập chữ hoặc số, chọn ô, chọn lệnh trong thanh Ribbon hay trong menu, định dạng ô, định dạng cột/hàng, import dữ liệu từ nguồn ngoài như Access.

Ngoài ra Macro cũng đem lại rất nhiều lợi ích cho bạn khi thực hiện soạn thảo văn bản trên Word:

• Luôn luôn định dạng mặc định cho một vùng dữ liệu.
• Phục vụ tự động cho công việc nhờ các tính năng đã thiết lập sẵn.
• Có thể chỉnh sửa cho phù hợp bất cứ lúc nào.

Mua phần mềm Microsoft Office tại Thế Giới Di Động: Microsoft Office Home & Student 2021 chính hãng

Hết hàng tạm thời

Microsoft 365 Family chính hãng 1.490.000₫ 1.990.000₫ -25% Microsoft 365 Personal chính hãng 990.000₫ 1.490.000₫ -33% Xem thêm sản phẩm Phần mềm

II. Cách cài đặt, sử dụng Macro trong Word

Lưu ý: Một điều quan trọng bạn cần biết đó là khi ghi một macro, trình ghi sẽ ghi lại hầu hết tất cả những thao tác bạn thực hiện, Nếu bạn ấn nhầm vào 1 nút nào đó thì giải pháp duy nhất để khắc phục là phải thực hiện lại từ đầu. Cho nên hãy thực hiện Macro với những thao tác quen thuộc nhất nhé!!

1. Cách tạo Macro trong Word

Mẹo:

• Khi bạn tạo một Macro để làm một số thao tác, Word sẽ chỉ chạy thao tác đó trong vùng được xác định sẵn. Điều này có nghĩa là nếu bạn thêm bất kỳ hàng hay cột mới nào vào trong vùng đã tạo, Macro sẽ không chạy thao tác cho vùng mới thêm vào.
• Nếu bạn muốn xử lý một thao tác dài, hãy chia những thao tác đó thành những thao tác nhỏ hơn để đưa vào từng lệnh Macro nhỏ, chứ đừng nên đưa tất cả vào 1 Macro.
• Macro không chỉ áp dụng trong phạm vi Word. Bạn có thể tạo một bản ghi liên kết tới các ứng dụng Office khác có hỗ trợ VBA. Chẳng hạn như ghi một macro để tạo bảng trong Word, sau đó đưa vào Outlook để gửi tới địa chỉ trong bảng.

Để tạo 1 Macro ta làm như sau: Mình có 1 dòng chữ Thế Giới Di Động như hình và mình sẽ tạo 1 Macro áp dụng lên dòng chữ này và sử dụng Macro đó cho các dòng chữ hoặc đoạn văn bản khác.

Ví dụ

Bước 1: Trong thẻ Developer, nhóm Code > Chọn Record Macros.

Trong thẻ Developer, nhóm Code > Chọn Record Macros

Bước 2: Ở hộp thoại hiện lên > Trong mục Macro name, điền tên theo ý muốn.

Lưu ý:

• Hãy đặt một cái tên liên quan tới tác vụ vận hành nhé.
• Tên của Macro không được có bất kỳ ký tự đặc biệt nào, kể cả dấu cách (Space).

Ví dụ: Ở đây mình sẽ đặt là TimesnewRomanBold, có nghĩa là thay đổi kiểu chữ thành Times New Roman và in đậm dòng chữ đó lên.

Trong mục Macro name, điền tên theo ý muốn

Bước 3: Tại Store macro in, chọn vị trí bạn muốn đặt bản ghi.

Mẹo: Ở đây mình khuyến nghị nên chọn All Documents (Normal.dotm) để có thể sử dụng cho mọi loại file Word nhé.

Tại Store macro in, chọn vị trí bạn muốn đặt bản ghi

Bước 4: Trong mục Description, ghi những ghi chú về bản ghi.

Trong mục Description, ghi những ghi chú về bản ghi

Bước 5: Sau khi đã xong các phần ở bước trên > Bạn tiếp tục chọn 1 trong 2 cách để kích hoạt Macro như sau:

Mở Macro bằng nút bấm trong Word: Chọn nút Button > Ở hộp thoại hiện lên > Chọn tên Macro bạn vừa tạo khi nãy > Nhấn Add > Click vào Macro vừa add > Chọn Modify > Chọn biểu tượng gợi nhớ > Nhấn OK để tạo lệnh sử dụng Macro vừa tạo.

Tạo nút bấm Macro trong Word

Dùng nút bấm để kích hoạt Macro.

Dùng nút bấm để kích hoạt Macro

Mở Macro bằng phím tắt trên bàn phím: Chọn Keyboard > Ở phần Commands > Chọn tên Macro bạn vừa tạo > Phần Press new shortcut key > Nhấn tổ hợp phím bạn muốn để có thể khởi động Macro > Nhấn Assign để lưu cài đặt > Nhấn Close để đóng hộp thoại cài đặt phím tắt.

Lưu ý: Để liên kết với một tổ hợp phím tắt, trong mục Shortcut key, dùng bất cứ phím nào theo ý muốn. Và khi phím tắt này trùng với các phím tắt mặc định, chẳng hạn như Ctrl + Z, bạn sẽ mất đi tính năng Ctrl + Z có sẵn trong Word (Undo).

• Nếu phím tắt đã có chức năng: Word sẽ báo Currently assigned to và sẽ hiện ra công dụng của phím tắt đó.
• Nếu như phím tắt không có chức năng thì Word sẽ báo Currently assigned to: unassigned.

Mở Macro bằng phím tắt trên bàn phím

Bước 6: Thực hiện các thao tác cho Macro của bạn (Tạo kiểu chữ Times New Roman và In đậm) > Sau khi làm xong > Chọn tab Developer > Nhấn Stop Recording để ngừng ghi và lưu bản Macro đã tạo.

Dừng trình ghi Macro

Bước 7: Để thực hiện phần Macro đã tạo > Bạn chỉ cần nhấn nút lệnh hoặc phím tắt đã tạo ở bước 5 để kich hoạt Macro cho dòng chữ vừa chọn.

Kết quả sau khi sử dụng Macro lên dòng chữ trên ví dụ

2. Cách lưu Macros trong Word

Để lưu Macros cho việc thực hiện thao tác tương tự sau này thì bạn có thể làm như sau:

Bước 1: Chọn thẻ Developer > Click vào Visual Basic.

Chọn thẻ Developer > Click vào Visual Basic

Bước 2: Ở cửa sổ hiện lên > Chọn Modules > Click chuột phải vào NewMacros > Chọn Export File.

Chọn Modules > Click chuột phải vào NewMacros > Chọn Export File

Bước 3: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn vị trí lưu file > Đặt tên cho file Macro > Nhấn Save để lưu file Macro.

Chọn vị trí lưu file > Đặt tên cho file Macro > Nhấn Save để lưu file Macro

Bước 4: File Macro sẽ được lưu dưới định dạng .bas

File Macro được lưu dưới định dạng .bas

Bước 5: Để sử dụng lại Macro đã lưu thì bạn chỉ cần mở 1 file Word > Developer > Macros > Chọn Macro đã được lưu > Nhấn Run để sử dụng.

Sử dụng Macro

III. Một số lỗi thường gặp khi sử dụng Macro trong Word

1. Lỗi Macro khi mở file Word phải click OK nhiều lần mới mở được

Lỗi là 1 lỗi khá phổ biến đối với ai đang sử dụng các phần mềm khác bên ngoài hoặc các mã lệnh Macro hay VBA để thực hiện các lệnh trên Word. Đối với 1 vài trường hợp thì Word sẽ nghĩ những tiện ích đó là 1 cái gì đó độc hại đối với Word và Word muốn bạn tắt chúng đi.

Lỗi Macro trong Word

Và đó là cách để ghi 1 bản Macro trong Word đơn giản, chi tiết và dễ dàng nhất, bạn hãy xem và thực hiện theo nhé. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về cách làm thì bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!