Mẫu Bảng Báo Giá Là Gì? Ý Nghĩa, đặc điểm Và Top ... - Lafactoria Web

Các mẫu bảng báo giá là loại giấy tờ có thể nói là thiết yếu cho những ai làm việc liên quan đến hoạt động mua bán giao dịch, ngay cả với chúng ta là khách hàng khi muốn mua một lượng hàng khá lớn với nhiều mẫu thì bảng báo giá là điều chúng ta muốn.

Bạn là một doanh nghiệp mới bạn muốn xây dựng uy tín, niềm tin của mình trên mọi phương diện có thể thì chúng tôi sẽ nói với bạn rằng, một mẫu báo giá chuẩn, chỉnh chu thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, niềm tin khách hàng có hay không cũng chính từ một bảng báo giá tưởng chừng đơn giản ấy. Vậy thế nào là một mẫu bảng báo giá chuẩn, chuyên nghiệp? Nội dung của bảng báo giá cần những gì? Ý nghĩa của nó? Hãy cùng La Factoria Web chúng tôi tìm hiểu ở thông tin dưới đây.

Định nghĩa mẫu bảng báo giá là gì?

Mẫu báo giá là một loại biểu mẫu văn bản sử dụng để báo giá sản phẩm cho khách hàng sử dụng các dịch vụ của công ty, doanh nghiệp và các mẫu báo giá đều được tạo bằng Excel hoặc là Word. 

Bảng báo giá được thiết kế theo mẫu và được sử dụng phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp, công ty, cơ sở kinh doanh nhằm để gửi cho khách hàng nắm được những thông tin cơ bản và báo giá cả của sản phẩm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn không cần phải di chuyển để đưa bảng báo giá cho khách hàng tận tay.

Những sản phẩm thường sử dụng bảng báo giá: vật liệu xây dựng, văn phòng phẩm, phụ tùng xe, sản phẩm nội thất, thiết bị điện tử,…

Các mẫu báo giá được sử dụng nhiều lần chỉ cần thay đổi đơn giá sản phẩm, dịch vụ, họ tên của khách hàng, một số thông tin cần thiết khác và rồi sau đó gửi trực tiếp đến khách hàng mà không cần qua bất kỳ khâu trung gian nào. Việc sử dụng các bảng mẫu bảng báo giá có tác dụng rất lớn khi không cần phải dành thời gian để làm các bảng báo giá từng sản phẩm khác nhau. Bảng báo giá thường được đi kèm với logo công ty để thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc, mục đích là để việc thanh toán tiền hàng hóa được thuận lợi hơn.

Với khách hàng không có bảng báo giá họ sẽ khó theo dõi và hình dung được giá tiền của từng loại và tổng giá trị của nó, họ dựa vào bảng báo giá để hình dung được giá trị các mặt hàng, còn về phía người bán có thể có một số chính sách chiết khấu cho khách hàng. 

Bảng báo giá không cố định vì giá sản phẩm có thể lên xuống thất thường phụ thuộc vào từng thời điểm mà doanh nghiệp hay các nhà cung cấp cần phải thường xuyên cập nhật để có những báo giá chính xác nhất.

Những ai thì nên dùng báo giá mẫu?

Giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, giám đốc sản xuất hay là chuyên viên, nhân viên kinh doanh, nhân viên thị trường, kế toán,… tất cả những vị trí liên quan đến khách hàng đến giao dịch mua bán sản phẩm, dịch vụ.

Một bảng báo giá chuyên nghiệp là như thế nào?

Một bảng mẫu báo giá chuyên nghiệp nó thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty, doanh nghiệp đó vì vậy cần có đầy đủ những thông tin:

+ Thông tin, địa chỉ công ty, email, số điện thoại của người liên lạc, và đặc biệt là có logo của công ty, doanh nghiệp

+ Tiêu đề báo giá

+ Thông tin về sản phẩm dịch vụ: Tên sản phẩm dịch vụ, số lượng, thành tiền, đơn giá, ghi chú,…

+ Thông tin thanh toán, giao hàng, điều khoản giao hàng, có thuế hay không?…

+ Một lời cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ chân thành

+ Ký tên, đóng dấu, chữ ký của giám đốc, tránh việc nhân viên nâng giá để thu lợi bất chính…

Đặc điểm của các mẫu báo giá

Những công ty, doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, thì việc sử dụng các mẫu báo giá có in logo của công ty và doanh nghiệp là điều thực sự cần thiết để thể hiện và tạo nên thương hiệu cùng sự chất lượng tạo lòng tin với các đối tác làm ăn và khách hàng đang sử dụng sản phẩm dịch vụ của bên mình.

Các mẫu bảng báo giá thường được tạo bằng excel hoặc word  được các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng để có thể cung cấp cho các cửa hàng và khách hàng một mẫu biểu mẫu văn bản báo giá sản phẩm dựa trên một số lượng cụ thể nhất. 

Nội dung trong các mẫu báo giá sản phẩm cung cấp khá đơn giản, chủ yếu là liệt kê giá cụ thể của từng sản phẩm, mặt hàng, dịch vụ, vật tư,… nhưng luôn được đảm bảo bởi tính chính xác và rõ ràng nhất.

Đa số các công ty và doanh nghiệp đều sử dụng các mẫu báo giá như một biểu mẫu văn bản để xác nhận giá trị của một sản phẩm, dịch vụ nào đó cùng các hoạt động giao dịch, trao đổi với đối tác hay khách hàng trong lĩnh vực mua bán hàng hóa. 

Nó như là một biểu mẫu văn bản bắt buộc để chứng minh cho quá trình hoạt động mua bán hàng hóa giữa các doanh nghiệp hay công ty có hợp tác với nhau và hoạt động mua bán với các khách hàng tại các cửa hàng bán sản phẩm.

Vai trò của mẫu báo giá đối với các công ty, doanh nghiệp

Bất cứ một công ty hay doanh nghiệp nào cũng muốn nâng tầm thương hiệu và chất lượng của mình lên cao, càng cao càng tốt, nhất là trong tình hình thị trường kinh tế có sự cạnh tranh gay gắt, nhiều đối thủ như hiện nay. 

Việc nâng tầm thương hiệu cũng như chất lượng của doanh nghiệp được thực hiện trong mọi hành động, hoạt động chỉ cần có cơ hội là được nên việc sử dụng một bảng mẫu báo giá thật ấn tượng để sử dụng trong các hoạt động kinh doanh và mua bán hàng hóa đối với các đối tác và khách hàng cũng là cần thiết để thực hiện mục đích đó. 

Nhưng để có được những biểu mẫu chất lượng, mang tầm thương hiệu của mình buộc phải dành nhiều thời gian và tâm huyết để thiết kế và tạo nên một form mẫu báo giá sao cho độc đáo và ấn tượng thì mới có cơ hội tạo dựng được lòng tin đối với khách hàng và nâng cao được chất lượng của doanh nghiệp.

Một mẫu bảng báo giá đúng chuẩn người đọc chỉ cần nhìn vào bảng sẽ nhìn thấy được những thông tin chủ yếu nhất đó là: số lượng sản phẩm, đơn giá sản phẩm, tổng tiền sản phẩm bán ra cũng như mua vào đối với từng công ty hay doanh nghiệp. 

Đặc biệt nếu sử dụng bảng báo giá để thống kê và tính toán theo từng tháng thì có thể tính toán và ước lượng ra được doanh thu của từng doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp có các hoạt động thiên về mua bán hàng hóa.

Một bảng báo giá đầy đủ và đúng chuẩn nhất có thể góp phần thuyết phục khách hàng tin dùng và lựa chọn sản phẩm của doanh nghiệp. Bạn có thể hình dung nếu bạn là người mua hàng là đối tác bạn cần một bảng báo giá về vật tư cho mình tham khảo, nhưng phía công ty lại chưa chuẩn bị mẫu báo giá một cách đầy đủ, thông tin một cách sơ sài không hề có logo của công ty thì bạn sẽ cảm thấy thế nào? Có phải là một sự khó chịu và không muốn hợp tác. Như vậy nếu không chuẩn bị một bảng báo giá chuẩn thì khách hàng sẽ đánh giá doanh nghiệp với sự thiếu chuyên nghiệp và tất nhiên là sẽ có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là chắc chắn.

Mục đích sử dụng của bảng báo giá

– Cung cấp giá thành các sản phẩm, dịch vụ của công ty hay doanh nghiệp đến với khách hàng một cách nhanh thuận tiện và dễ hiểu nhất. 

– Mẫu báo giá cũng giúp cho hoạt động thanh toán và trao đổi hàng hóa diễn ra đơn giản và nhanh gọn vì giá cả đã được liệt kê và tính chi tiết rõ ràng trong biểu mẫu đó từ đó là căn cứ để bên mua và bên bán thực hiện các giao dịch thuận lợi hơn vì khi đã nhận được báo giá thì việc thanh toán cũng sẽ dựa vào đó mà ít có sự mặc cả hay kì kèo.

– Mẫu báo giá còn khiến khách hàng có cái nhìn cụ thể hơn về giá trị của các sản phẩm, dịch vụ mà bên doanh nghiệp cung cấp đồng thời bên bán cũng có thể đưa ra một số chính sách ưu đãi hoặc chiết khấu cho bên mua.

– Thu hút sự chú ý của khách hàng, khi nhận được một mẫu Báo giá đẹp và chuyên nghiệp tất yêu khách hàng sẽ chú ý đến nhà cung cấp hơn vì họ thấy được sự chuyên nghiệp, có lòng tin với tổ chức, từ đó tạo thuận lợi cho việc ký kết giao dịch mua bán.

Nội dung cơ bản có trong mẫu báo giá

Nội dung cơ bản của mẫu báo giá thông dụng gồm:

– Phần đầu bảng báo giá

+ Tên Công ty/tổ chức

+ Địa điểm

+ Số điện thoại

+ Mã số thuế

+ Website

+ Logo/ biểu tượng Công ty/ tổ chức

– Phần nội dung bảng báo giá

+ Tên văn bản: Bảng báo giá

+ Ngày

+ Kính gửi: Tên khách hàng- thông tin liên hệ

+ Lời mở đầu bảng báo giá

+ Bảng báo giá: Số thứ tự, Tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, Ghi chú

– Phần cuối bảng báo giá

+ Những ghi chú và thông tin khác của bảng báo giá, vấn đề đặt hàng, giao hàng (nếu có).

Lý do trong bảng báo giá cần phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết là để các đối tác và khách hàng có thể hiểu rõ hơn về sản phẩm đó. Cụ thể nội dung như sau:

– Phần thông tin chung về công ty

Thông tin về công ty thường nằm trong mục đầu tiên của các biểu mẫu văn bản báo giá. Và những  thông tin cần ghi đầy đủ: tên công ty, logo, địa chỉ email và số điện thoại liên lạc của công ty hay doanh nghiệp. Các thông tin trên phải được ghi một cách đầy đủ và chính xác nhất để thể hiện được sự chuyên nghiệp trong công việc cũng tạo tính thẩm mỹ của mẫu báo giá.

– Phần tiêu đề của bảng báo giá

Tên của bảng báo giá là điều quan trọng nhất, tùy mỗi lĩnh vực và ngành nghề khác nhau thì các mẫu bảng báo giá sẽ có những cái tên khác nhau. 

Chúng ta cần dựa vào công việc cụ thể để soạn thảo ra tên tiêu đề của bảng báo giá một cách phù hợp như: bảng báo giá hàng hóa, bảng báo giá vật tư, bảng báo giá văn phòng phẩm …

Nội dung của phần tiêu đề thường  viết to hơn so với những phần còn lại, cần in đậm và rõ ràng ở ngay trên đầu mẫu bảng báo giá.

Dưới tên tiêu đề thường là lời chào của doanh nghiệp gửi tới người nhìn để thể hiện sự thân thiện.

– Thông tin cụ thể về sản phẩm và hàng hóa

Những thông tin cụ thể về sản phẩm, hàng hóa, vật tư, dịch vụ mà khách hàng muốn sử dụng là một phần thông tin cần thiết càng rõ ràng càng tốt. Thông tin bao gồm cần phải ghi rõ tên của sản phẩm, loại sản phẩm, số lượng sản phẩm, đơn giá của sản phẩm, đơn vị tính, thành tiền và ghi chú nếu có,.…

– Các thông tin về vấn đề thanh toán và giao hàng

Vấn đề thanh toán tiền cũng như giao hàng khi muốn nhận báo giá của công ty hay doanh nghiệp hầu hết mọi đối tượng khách hàng đều có sự quan tâm đến vì vậy mà việc chuẩn bị thật đầy đủ và cung cấp những thông tin mà khách hàng muốn được tìm hiểu là cần.

Những thông tin bạn cần cung cấp:

+ Thông tin về vấn đề thanh toán, khách hàng có thể thanh toán bằng thẻ hoặc tiền mặt, trả trước hay trả sau, thời gian thanh toán, thanh toán toàn bộ hay thanh toán một phần.

+ Thông tin về vấn đề giao hàng.

+ Chiết khấu với khách hàng, Có mất phí vận chuyển hay không? Các đơn vị vận chuyển nào?

– Xác nhận của công ty và doanh nghiệp

Đây là phần kết của mẫu báo giá, trong tất cả các mẫu báo giá của các công ty hay doanh nghiệp hiện nay đều có thông tin cung cấp cho khách hàng về việc mẫu báo giá sẽ có hiệu lực trong khoảng thời gian là bao lâu. Và một phần quan trọng khác đó là dấu đỏ xác nhận của công ty và doanh nghiệp kèm với chữ ký của giám đốc hay người đại diện để tạo được lòng tin và sự tín nhiệm đối với khách hàng.

Yêu cầu chung về mẫu Báo giá

Mẫu Báo giá là một mẫu chung của công ty hay doanh nghiệp nhằm gửi cho khách hàng biết về giá cả hàng hóa, số lượng, các yêu cầu kỹ thuật, đơn vị tính, tiền thi công,… để khách hàng có thể nắm được một cách chi tiết nhất dịch vụ và sản phẩm của công ty.

Việc không có báo giá, khách hàng sẽ không thể xem xét chi tiết, cụ thể về sản phẩm, không thể so sánh dịch vụ, sản phẩm của các bên để đưa ra sự lựa chọn tối ưu nhất.

Mỗi báo giá thông thường phải đầy đủ 03 phần:

– Phần đầu giới thiệu những nội dung cơ bản của đơn vị báo giá: Tên công ty, logo công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, website, tiêu đề bảng báo giá.

– Phần 02 là phần quan trọng nhất của báo giá gồm hàng hóa, giá cả, thành tiền, yêu cầu kỹ thuật…; thông tin khách hàng nhận báo giá.

– Phần cuối các nội dung liên quan như giá đã gồm VAT hay chưa, báo giá có hiệu lực trong thời gian bao lâu và các quy ước chung của đơn vị báo giá; Ngày ban hành báo giá; Ký tên người làm báo giá,…

Mỗi công ty hay tổ chức sẽ có một báo giá khác nhau về hình thức, cách sắp xếp trình bày sao cho hợp lý nhất.

Những lưu ý khi gửi bảng báo giá cho khách hàng

Khi sử dụng các mẫu báo giá hầu hết các doanh nghiệp, công ty hiện nay đều trao đổi và tương tác với khách hàng là thông qua email, sử dụng file thực tế mà chúng ta sử dụng để báo giá sản phẩm cho các khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty và đối tác làm ăn.

Thường thì những mẫu báo giá sẽ thường được lưu trữ cùng với giá của sản phẩm đầu vào hoặc là lưu trữ cùng với thông tin báo giá sản phẩm của những khách hàng khác vì vậy mà không nên gửi file excel cho các khách hàng mà chỉ nên sử dụng file PDF để gửi đi. Với cách làm này sẽ giúp chúng ta báo giá sản phẩm đến khách hàng một cách chính xác và nhanh chóng nhất mà lại không có một nhầm lẫn nào có thể xảy ra.

Một số định dạng mẫu báo giá

– Báo giá có thể được thiết kế trên file word.

– Báo giá bằng file Excel.

– Báo giá bằng hình ảnh.

– Báo giá bằng file html được thiết kế sẵn.

Công dụng của file báo giá mẫu

– Giúp việc vận hành, làm báo giá gửi đến người dùng một cách nhanh chóng.

– Giúp tiết kiệm thời gian bạn không phải mất thời gian cho việc lặp lại nhiều lần cùng một hành động. Với mẫu báo giá có sẵn bạn có thể dùng chung cho các khách hàng khác.

– File báo giá còn được xem như cách tiếp cận, PR Marketing đến khách hàng.

Mẫu Báo giá đẹp và chuyên nghiệp, thông dụng năm 2020

Mẫu báo giá văn phòng phẩm

Mẫu báo giá sản phẩm phí dịch vụ tiếng anh

Mẫu báo giá vận tải

Mẫu báo giá dịch vụ xây dựng

Mẫu báo giá thiết kế nhà ở

Mẫu báo giá dịch vụ thiết kế website

Mẫu báo giá vật liệu xây dựng

Mẫu báo giá dịch vụ SEO

Mẫu báo giá cơ bản nhưng đầy đủ thông tin bạn tham khảo

LOGO CÔNG TY ………………………………………

Số: ……………………… Địa chỉ: …………………………………………..

BẢNG BÁO GIÁ SẢN PHẨM DỊCH VỤ

Kính gửi: Quý khách hàng, công ty…………………………………… ………………………

Công ty: ………………………………….. xin trân trọng báo giá ……………………. như sau:

TỔNG CỘNG:

(Bằng chữ: ………………………………………. đồng)

Lưu ý :

– Đơn giá chưa bao gồm thuế VAT

Mọi chi tiết vui lòng xin liên hệ:

Mr …………………….. Di động …………………………. Email …………………………………….

Trân trọng kính chào!

…………, ngày……tháng……năm…

CÔNG TY ……………

Qua tất cả những mẫu báo giá chúng tôi chia sẻ ở trên hy vọng bạn sẽ chọn được cách thể hiện mẫu báo giá riêng cho công ty, doanh nghiệp bạn một cách chuyên nghiệp và tốt nhất. Mẫu bảng báo giá rất cần thiết và quan trọng cả cho bên bản cũng như bên mua hàng. Một mẫu báo giá có thể đánh giá sự chuyên nghiệp của cả một tổ chức vì vậy bạn là người chịu trách nhiệm lập bản báo giá thì nên lưu ý những điều chúng tôi vừa chia sẻ.