Mẫu Email Tiếp Theo Cuộc Gọi (Chép&Dán) - LiveAgent

Email theo dõi sau cuộc gọi – tại sao lại quan trọng?

Trong trao đổi công việc, việc gửi email theo dõi ngắn gọn sau cuộc gọi điện thoại luôn rất quan trọng. Đây là cách để xác nhận những gì đã trao đổi, đồng thời giải đáp các câu hỏi tiếp theo hoặc đề cập bước tiếp theo có thể thực hiện. Hơn nữa, trong thời đại số ngày nay, đôi khi trả lời email lại dễ dàng hơn nói chuyện qua điện thoại.

Việc gửi email theo dõi còn giúp củng cố mối liên hệ bạn đã tạo với đối phương. Họ có thể liên hệ lại nếu cần thêm thông tin, được nhắc nhớ về cuộc trao đổi, và bạn luôn hiện diện trong tâm trí họ.

Tiêu đề mẫu email theo dõi sau cuộc gọi

Tiêu đề của email theo dõi chuyên nghiệp sẽ thay đổi tùy vào nội dung cuộc gọi. Tuy nhiên, các mẹo dưới đây sẽ giúp bạn nghĩ ra tiêu đề hiệu quả:

• Nếu bạn gọi chào hàng hoặc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, hãy dùng tên công ty hoặc sản phẩm trong tiêu đề email. Điều này sẽ giúp người nhận nhớ lại bạn là ai.
• Nếu phỏng vấn xin việc, hãy dùng tiêu đề “theo dõi sau phỏng vấn”.
• Nếu họp điện thoại với khách hàng, hãy dùng tiêu đề “theo dõi sau cuộc họp điện thoại”.
• Nếu trao đổi với đối tác tiềm năng, hãy dùng tiêu đề “theo dõi sau cuộc gặp”.

Dù trường hợp nào, tiêu đề phải nêu rõ ràng nội dung email đề cập.

Ví dụ tiêu đề:

• [Công ty của bạn] – theo dõi sau cuộc gọi
• [Sản phẩm của bạn] – theo dõi sau cuộc gọi
• Theo dõi sau phỏng vấn
• Theo dõi sau cuộc gọi
• Cảm ơn vì đã dành thời gian
• Cảm ơn cuộc gọi
• Cuộc gọi của chúng ta – những điểm đã bàn luận
• Họp ngày [ngày] – theo dõi
• [Công ty của bạn] – theo dõi sau cuộc họp
• Theo dõi sau cuộc gặp [ngày]

Tiêu đề rất quan trọng vì nó thiết lập tông cho email và cho người nhận biết trước nội dung sắp đọc.

Cách viết email theo dõi sau cuộc gọi

Vì bạn đang theo dõi sau một cuộc gọi cụ thể, hãy luôn nhắc rõ về cuộc gọi đó. Dù chỉ diễn ra trong phút chốc, hãy đề cập chủ đề đã trao đổi để người nhận biết email này nhằm phản hồi cuộc trò chuyện trước.

Phần mở đầu nên lịch sự, ngắn gọn, cảm ơn đối phương đã dành thời gian. Bạn cũng có thể bày tỏ sự vui mừng khi được trò chuyện và mong muốn tiếp tục trao đổi trong tương lai gần.

Nội dung email nên mở rộng các điểm đã thảo luận trong cuộc gọi. Nếu còn vấn đề chưa giải quyết, đây là lúc đề cập. Bạn cũng có thể đề nghị cung cấp thêm thông tin hoặc chủ động thực hiện bước tiếp theo để thúc đẩy mối quan hệ hợp tác. Nếu có tài liệu đính kèm, hãy gửi ở đây.

Email nên ngắn gọn, đi vào trọng tâm, cố gắng không quá ba đoạn, mỗi đoạn tập trung một ý.

Kết thúc email nên là lời nhắc lịch sự đề nghị phản hồi. Bạn cũng có thể nhắc lại thời gian sắp tới mình có thể liên hệ để đối phương chủ động sắp xếp. Đừng quên cung cấp nhiều cách liên hệ thuận tiện nhất cho người nhận.

Nên đưa gì vào email theo dõi sau cuộc gọi?

• Tiêu đề ấn tượng
• Đoạn mở đầu cảm ơn đối phương đã dành thời gian
• Nội dung mở rộng các điểm đã bàn luận trong cuộc gọi
• Đoạn kết đề nghị phản hồi
• Thông tin liên hệ để tiện trao đổi tiếp theo
• Tài liệu đính kèm nếu cần

Ví dụ mẫu email theo dõi sau cuộc gọi

Cảm ơn bạn đã dành thời gian

Chào [Tên],

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian trao đổi với tôi hôm qua về [chủ đề]. Tôi rất thích buổi trò chuyện và học hỏi được nhiều điều.

Tôi muốn theo dõi thêm về [các nội dung đã thảo luận], đồng thời xem liệu tôi có thể hỗ trợ gì thêm để giúp tiến trình thuận lợi hơn không.

Nếu bạn cần thêm thông tin, hãy cho tôi biết nhé. Một lần nữa cảm ơn bạn đã dành thời gian.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Copy to clipboard

Theo dõi sau cuộc họp điện thoại

Xin chào [Tên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian nói chuyện điện thoại với tôi hôm qua. Tôi muốn theo dõi lại một số nội dung chúng ta đã thảo luận.

Tôi đã đính kèm tài liệu với thông tin chi tiết về [chủ đề]. Nếu có câu hỏi gì, bạn vui lòng cho tôi biết nhé.

Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng, [Tên của bạn]

P.S. Tôi cũng đính kèm thời gian rảnh của mình trong vài tuần tới nếu bạn muốn liên hệ thêm.

Copy to clipboard

Theo dõi sau cuộc gọi [Ngày]

Chào buổi sáng [Tên],

Tôi muốn cảm ơn bạn về cuộc gọi hôm [thứ/ngày]. Tôi thấy buổi trao đổi rất hữu ích và học được nhiều điều mới.

Tôi muốn theo dõi lại một số điểm đã thảo luận và hỏi xem bạn có câu hỏi nào bổ sung không.

Tôi cũng gửi kèm lịch rảnh trong vài tuần tới để bạn tiện liên hệ. Nếu trong thời gian này tôi có thể hỗ trợ gì thêm, vui lòng cho tôi biết nhé.

Cảm ơn bạn, mong sớm nhận được phản hồi.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Copy to clipboard

Về cuộc gọi tuần trước

Chào [Tên],

Một lần nữa cảm ơn bạn đã dành thời gian trò chuyện với tôi tuần trước. Rất vui được trao đổi và tôi cảm thấy chúng ta đã đạt được tiến triển tốt.

Tôi muốn theo dõi lại một vài điểm đã nêu trong cuộc gọi. Nếu bạn có câu hỏi gì hoặc cần thêm thông tin, vui lòng cho tôi biết nhé.

Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Copy to clipboard

Theo dõi sau cuộc gọi – [Ngày]

Chào [Tên],

Hy vọng bạn đã có kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.

Tôi muốn theo dõi lại cuộc gọi tuần trước của chúng ta. Tôi thấy chúng ta có thể hợp tác và muốn chắc chắn rằng mình đã có đầy đủ thông tin liên hệ của bạn để tiện giữ liên lạc.

Nếu bạn có câu hỏi gì hoặc muốn trao đổi thêm, hãy cho tôi biết nhé.

Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Copy to clipboard

Chỉ muốn theo dõi

Chào [Tên],

Chỉ muốn chắc rằng tôi đã theo dõi với bạn sau cuộc gọi hôm [ngày].

Hy vọng bạn vẫn khỏe.

Nếu bạn muốn bàn thêm điều gì hoặc cần tôi cung cấp thêm thông tin, hãy cho tôi biết nhé.

Cảm ơn bạn, [Tên của bạn]

Copy to clipboard

Sau cuộc gọi của chúng ta

Chào [tên],

Rất vui được trò chuyện với bạn hôm nay. Sau đây là tóm tắt nhanh những gì chúng ta đã bàn để bạn tiện tham khảo:

[Tóm tắt nội dung trao đổi]

[Các công việc cần làm, nếu có]

Một lần nữa cảm ơn bạn đã dành thời gian nói chuyện. Tôi sẽ theo dõi với bạn vào tuần sau để xem tiến độ các điểm này ra sao.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Copy to clipboard

Theo dõi nhanh

Chào buổi sáng [Tên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian trao đổi với tôi hôm nay. Tôi rất trân trọng thông tin bạn chia sẻ và mong muốn sớm áp dụng vào công việc.

Nếu tôi có thể giúp gì thêm, đừng ngần ngại cho tôi biết nhé.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Copy to clipboard

Theo dõi ngắn sau cuộc gọi

Chào [Tên],

Rất vui được trò chuyện với bạn hôm nay về [Chủ đề]. Tôi chỉ muốn theo dõi và đảm bảo rằng bạn đã nhận được thông tin tôi vừa gửi. Nếu cần gì thêm, hãy cho tôi biết nhé.

Một lần nữa cảm ơn bạn đã dành thời gian hôm nay.

[Tên của bạn]

Copy to clipboard

Cập nhật về cuộc gọi của chúng ta

Chào bạn,

Cảm ơn bạn đã dành thời gian trao đổi qua điện thoại với tôi ngày hôm qua, tôi rất trân trọng điều đó. Như đã thảo luận, tôi nghĩ chúng ta có nhiều tiềm năng hợp tác và tôi tự tin mình có thể mang lại giá trị giúp bạn đạt mục tiêu.

Tóm lại những gì đã trao đổi, tôi nghĩ mình sẽ đảm nhận X, Y và Z. Nếu bạn đồng ý, tôi sẽ bắt đầu ngay. Nếu không, cũng không sao – bạn hãy cho tôi biết ý kiến nhé.

Dù thế nào, cảm ơn bạn đã dành thời gian nói chuyện. Mong sớm nhận được phản hồi,

[Tên của bạn]

Copy to clipboard

Cảm ơn cuộc gọi

Chào [Tên],

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian trao đổi với tôi hôm qua, tôi rất trân trọng. Tôi muốn gửi email này như một bản tóm tắt nhanh một số ghi chú từ cuộc trò chuyện của chúng ta.

Đầu tiên, tôi nghĩ sẽ rất hữu ích nếu chúng ta [hành động]. Ngoài ra, sẽ tuyệt vời nếu chúng ta có thể trao đổi thêm về [chủ đề]. Cuối cùng, tôi cũng muốn nghe ý kiến của bạn về [vấn đề].

Một lần nữa cảm ơn bạn đã trò chuyện hôm qua. Nếu tôi có thể hỗ trợ gì thêm, bạn cứ nói nhé.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Copy to clipboard

Làm rõ sau cuộc gọi

Chào [tên],

Rất vui được nói chuyện với bạn hôm nay. Tôi chỉ muốn chắc rằng mình đã lưu đúng thông tin liên hệ của bạn. Đây là thông tin:

[số điện thoại] [địa chỉ email]

Bạn có câu hỏi gì cho tôi trước khi kết thúc không?

Một lần nữa cảm ơn bạn, tôi sẽ liên hệ lại sớm.

Trân trọng, [tên của bạn]

Copy to clipboard

Đã lâu không liên lạc

Chào [tên],

Hy vọng bạn vẫn khỏe. Tôi muốn hỏi xem bạn có muốn gặp nhau ăn trưa không. Đã lâu rồi tôi chưa nghe tin từ bạn và muốn biết liệu chúng ta còn có thể bàn về hợp tác không.

Nếu bạn không quan tâm, cũng không vấn đề gì. Chỉ cần cho tôi biết nhé.

Mong sớm nhận được phản hồi,

[Tên của bạn]

P.S. Thông tin liên hệ của tôi vẫn như cũ: [số điện thoại] và [địa chỉ email]. Nếu cần gì, cứ liên hệ nhé.

Copy to clipboard

Kiểm tra tiến độ

Chào [Tên],

Rất vui được trao đổi với bạn hôm nay. Cảm ơn bạn đã dành thời gian trò chuyện. Sau đây là chi tiết cuộc trao đổi để bạn tham khảo.

[Tóm tắt những gì đã bàn]

Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.

Trân trọng, [Tên của bạn]

Copy to clipboard

Sau cuộc gọi điện thoại

Chào [tên],

Tôi chỉ muốn theo dõi về cuộc trò chuyện qua điện thoại vừa rồi với bạn. Dưới đây là một số ý kiến của tôi:

[Tóm tắt những gì đã thảo luận]

[Công việc cần làm, nếu có]

Cảm ơn bạn đã dành thời gian trao đổi hôm nay. Tôi sẽ liên hệ lại sớm,

[Tên của bạn]

Copy to clipboard

Email theo dõi sau cuộc gọi – các thực hành tốt

Việc viết email theo dõi sau cuộc gọi không hề khó nếu bạn tuân thủ các thực hành tốt sau:

• Cảm ơn đối phương đã dành thời gian và nhấn mạnh bạn rất vui khi được trò chuyện.
• Tóm tắt các ý chính của cuộc trao đổi và các công việc đã thống nhất. Dù hiện tại có thể rất rõ ràng nhưng sau này dễ bị quên.
• Kiểm tra các hạn chót và bước tiếp theo. Nếu dự án bị chậm trễ, đây là lúc nên đề cập.
• Kết thúc bằng lời đề nghị phản hồi lịch sự. Hãy cảm ơn người nhận một lần nữa và nói rằng bạn mong sớm nhận được phản hồi từ họ.
• Đừng quá thúc ép, hãy cho đối phương thời gian để trả lời. Đôi khi, nên theo dõi lại vào thời điểm khác.
• Đừng xem nhẹ sức mạnh của sự lịch sự. Dù bạn muốn chuyển sang việc khác, hãy luôn gửi email theo dõi lịch sự.
• Nếu đã chia sẻ tài liệu hoặc thông tin, hãy đính kèm lại để người nhận tiện tra cứu, dù trước đó đã gửi hay chưa.
• Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi. Lỗi chính tả rất dễ bị bỏ qua khi vội vàng và có thể khiến bạn kém chuyên nghiệp. Đừng quên kiểm tra ngữ pháp – không gì tệ hơn một email theo dõi có lỗi.
• Cho người nhận quyền lựa chọn cách liên hệ lại. Dù lần trước là gọi điện nhưng không có nghĩa mọi trao đổi sau đều phải qua điện thoại. Đôi khi người khác thích trao đổi qua email, điều đó hoàn toàn bình thường. Hãy cho họ biết bạn thoải mái với hình thức nào và hỏi ý kiến họ.
• Đặt mọi câu hỏi còn thắc mắc về cuộc trao đổi. Điều này cho phép người kia làm rõ các điểm còn bỏ sót và chứng tỏ bạn chú ý lắng nghe.
• Luôn cảm ơn đối phương vì đã dành thời gian, đồng thời bày tỏ mong muốn sớm nhận được phản hồi. Dù dễ bị lạm dụng, nhưng một chút biết ơn có thể tạo nên khác biệt.

Tóm tắt

Theo dõi sau cuộc gọi luôn là ý hay dù cuộc trao đổi diễn ra thế nào. Việc gửi một email theo dõi hiệu quả sẽ giúp mọi chi tiết được rõ ràng và mọi người đều hiểu ý nhau.

Sẵn sàng áp dụng các mẫu email theo dõi sau cuộc gọi của chúng tôi? LiveAgent là phần mềm quản lý ticket được đánh giá nhiều nhất và số 1 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hãy thử ngay hôm nay với 30 ngày dùng thử miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.