Microsoft 365 Vận Hành Bởi 21Vianet: Nhập Danh Bạ Vào Outlook For ...

Nếu bạn có nhiều thông tin liên hệ công việc hoặc cá nhân mà bạn giữ trong một bảng tính, bạn có thể nhập thẳng vào các Outlook 2013 hoặc Outlook 2016 cho Windows chỉ với chuẩn bị một chút. Có ba bước chính:

1. Lưu sổ làm việc Excel của bạn dưới dạng tệp. CSV.

2. Nhập liên hệ của bạn.

3. Ánh xạ các cột bảng tính Excel với các trường Outlook thích hợp.

Bước 1: lưu sổ làm việc Excel của bạn dưới dạng tệp. CSV

Outlook có thể nhập các tệp giá trị phân cách bằng dấu phẩy (.csv) nhưng không nhập các sổ làm việc có nhiều trang tính, vì thế bước 1 sẽ lưu các sổ làm việc Excel của bạn thành tệp .csv. Cách thực hiện như sau:

1. Trong sổ làm việc của bạn, bấm vào trang tính có thông tin liên hệ mà bạn muốn nhập.

2. Bấm Tệp > Lưu Như.

3. Chọn nơi lưu tệp của bạn.

4. Trong hộp Lưu dưới dạng, chọn CSV (Phân cách bằng dấu phẩy) (*.csv) và bấm Lưu.

   Excel sẽ nói rằng "Loại tệp được chọn không chứa các sổ làm việc có nhiều trang tính". Điều này nói đến một giới hạn của tệp CSV; không có gì sẽ xảy ra với sổ làm việc gốc của bạn (tệp .xlsx).

5. Bấm OK.

   Excel sẽ nói rằng "Một số tính năng trong sổ làm việc của bạn có thể bị mất nếu bạn lưu nó thành CSV (Phân cách bằng dấu phẩy)". Điều này chỉ đề cập đến các giới hạn của tệp CSV và có thể được bỏ qua.

6. Bấm Có để Excel lưu trang tính hiện tại dưới dạng tệp CSV. Sổ làm việc gốc (tệp .xlsx) đóng lại.

7. Đóng tệp CSV.

Bạn đã làm xong với Excel. Bây giờ, bạn có thể bắt đầu quá trình nhập trong Outlook.

Lưu ý: Một số bản địa dùng dấu phân tách danh sách khác theo mặc định. Vì vậy có thể bạn cần phải thay thế bất kỳ dấu chấm phẩy nào trong tệp CSV bằng dấu phẩy trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: nhập các liên hệ của bạn

1. Trong Outlook, bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

   Điều này khởi động Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

2. Chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác và bấm Tiếp.

   

   Mẹo: Nếu bạn được nhắc nhập mật khẩu và bạn chưa đặt mật khẩu, hãy bấm hủy bỏ để di chuyển đến cửa sổ tiếp theo.

3. Chọn Các Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy và bấm Tiếp.

4. Duyệt đến tệp .csv mà bạn muốn nhập.

5. Dưới Tùy chọn, chọn có thay thế bản trùng lặp (các liên hệ hiện tại), tạo ra các liên hệ trùng lặp hoặc không nhập các mục trùng lặp hay không.

6. Bấm Tiếp và chọn thư mục đích cho các liên hệ của bạn. Liên hệ nên được chọn theo mặc định nhưng nếu không, hãy cuộn lên hoặc cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy nó. Bạn cũng có thể chọn một thư mục khác hoặc tạo một thư mục mới.

7. Bấm Tiếp.

8. Đảm bảo hộp kiểm bên cạnh nhập "MyContacts. csv" (giả định đó là tên tệp của bạn) được chọn.

9. Đừng bấm Hoàn tất vì bạn sẽ cần "ánh xạ" một số cột trong tệp CSV của bạn đến các trường liên hệ trong Outlook. Ánh xạ có thể giúp các liên hệ được nhập thay đổi theo cách bạn muốn.

Bước 2: ánh xạ các cột tệp CSV của bạn vào các trường liên hệ Outlook

1. Bấm nút Ánh xạ Trường Tùy chỉnh. Hộp thoại Ánh xạ Trường Tùy chỉnh xuất hiện.

   • Bên dưới Từ, bạn sẽ thấy một hộp với các tên cột từ tệp CSV mà bạn đang nhập.

   • Bên dưới Đến, bạn sẽ thấy các trường chuẩn mà Outlook sử dụng cho các liên hệ. Nếu một trường khớp một cột trong tệp CSV, bạn sẽ thấy cột của bạn bên dưới Được ánh xạ từ.

   • Các trường Họ Tên, Họ và Tên là những trường liên hệ Outlook chuẩn, vì vậy nếu thông tin liên hệ trong tệp của bạn có những tên liên hệ này, bạn sẽ thấy mọi thứ suôn sẻ.

     

2. Có lẽ bạn sẽ cần thực hiện thủ công một số ánh xạ. Ví dụ, trong tệp được nhập này, điện thoại di động của liên hệ ở một cột có tên là "Điện thoại Dđ". Nó sẽ không có kết quả khớp chính xác trong Outlook. Nhưng bạn có thể tìm một kết quả khớp phù hợp trong Outlook bằng cách làm điều này:

   1. Cuộn xuống trong ngăn ở bên phải và bạn sẽ thấy Địa chỉ Khác, có dấu cộng (+) cạnh nó.

   2. Bấm vào dấu cộng để mở rộng những gì nằm dưới nó và bạn sẽ thấy một kết quả khớp tốt Điện thoại Di động.

3. Trong ngăn ở bên trái, kéo Điện thoại Dđ và thả nó vào Điện thoại Di động ở ngăn bên phải.

   Bạn sẽ chú ý thấy rằng Điện thoại Dđ bây giờ xuất hiện cạnh Điện thoại Di động trong cột Được ánh xạ từ.

   

4. Kéo từng giá trị một còn lại từ ngăn trái sang các trường Outlook phù hợp trong ngăn phải. Ví dụ, bạn có thể kéo Địa chỉ đến Đường Nhà hoặc Đường Cơ quan, tùy theo loại địa chỉ cho các liên hệ của bạn.

5. Bấm Kết thúc.

   Các liên hệ của bạn được nhập thành công vào Outlook.

   

Bài viết này có hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở cuối trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước của chúng tôi và Cập Nhật bài viết để cung cấp thông tin bạn cần.