Microsoft Dynamics 365 Là Gì? Tất Tần Tật Về Microsoft Dynamics 365

MỤC LỤC

1. 1. Microsoft Dynamics là gì?
2. 2. Lịch sử ra đời và hình thành
3. 3. Tính năng của Microsoft Dynamics 365 
   1. ・Tối ưu hoá hệ thống bán hàng 
   2. ・Hỗ trợ marketing trong tiếp cận Khách hàng tiềm năng
   3. ・Nâng cao độ hài lòng của Khách hàng với hiệu suất làm việc cao nhất 
4. 4. Ưu điểm vượt trội của Microsoft Dynamics 365 
   1. ・Số lượng người tin tưởng và sử dụng 
   2. ・Hệ thống CRM linh hoạt tuỳ chỉnh 
   3. ・Giao diện quen thuộc của Microsoft Office 
   4. ・Liên kết tổng thể và toàn diện với Microsoft Office 
   5. ・Tùy chọn cài đặt đám mây hay server nội bộ 
5. 5. Các lưu ý khi áp dụng Microsoft Dynamics 365
   1. ・Không thiết lập thể chế thích hợp
      1. Thứ nhất: Không có người phụ trách điều tiết hệ thống. 
      2. Thứ hai: Không điều chỉnh chức năng của CRM 
      3. Thứ ba: Không có sự tương tác với cấp trên 
      4. Thứ tư: Không thể duy trì thể chế vận hành CRM 
   2. ・Mục tiêu áp dụng hệ thống CRM không rõ ràng 
      1. Thứ nhất: Mục tiêu của hệ thống CRM không rõ ràng 
      2. Thứ hai: Không lý giải được mục tiêu sử dụng CRM cho nhân viên 
      3. Thứ ba: Áp dụng quá nguyên tắc những nguyên tắc đã cũ 
   3. ・Không phân tích tường tận hiện trạng của Công ty trước khi áp dụng CRM 
      1. Thứ nhất: Không điều tra hiện trạng rõ ràng 
      2. Thứ hai: Không xác nhận lại vấn đề 
   4. ・Không tối ưu hoá hệ thống CRM sau khi áp dụng 
      1. Thứ nhất: Không duy trì được bộ phận hỗ trợ sử dụng 
      2. Thứ hai: Không có người phụ trách rõ ràng
      3. Thứ ba: Không đồng nhất cách sử dụng
      4. Thứ tư: Cách sử dụng lệch lạc giữa các bộ phận 
      5. Thứ năm: Cấp trên không lắng nghe ý kiến nhân viên
      6. Thứ sáu: Không biết cách phân tích dữ liệu 
6. 6. Lời kết 

1. Microsoft Dynamics là gì?

Microsoft Dynamics là gì? Microsoft Dynamics là một hệ thống ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn nhân lực (ERP: Enterprise Resource Planning) và quản lý quan hệ Khách hàng (CRM: Customer Relationship Management). Được Microsoft phát triển vào đầu những năm 2001, qua gần 20 năm nghiên cứu và đổi mới không ngừng, Microsoft Dynamics đã trở thành một phần mềm tích hợp đa chức năng, đa bộ phận không thể thiếu trong hầu hết mọi Doanh nghiệp.

Xem thêm: Hệ thống CRM là gì?

2. Lịch sử ra đời và hình thành

Khi mới ra đời, hệ thống phần mềm Microsoft Dynamics có tên gọi là “Microsoft Dynamics CRM”, tập trung vào quản lý và chăm sóc Khách hàng. Phần mềm CRM này đã trải qua nhiều tên gọi với nhiều tính năng được cải tiến như:

・Microsoft CRM 1.0: Được phát hành vào tháng 1 năm 2003 với tên gọi nguyên gốc là “Microsoft Business Solutions Customer Relationship Management 1.0”, nhưng ngay sau đó đã được đổi thành “Microsoft CRM 1.0”.

・Microsoft CRM 1.2: Được phát hành vào tháng 12 năm 2003, nhưng phiên bản này không được chào đón nồng nhiệt bởi người dùng ở nhiều lĩnh vực.

・Microsoft Dynamics CRM 3.0: Được hình thành từ nguyên bản gốc Microsoft Dynamics CRM 2.0 sau khi bị ngưng sử dụng một cách chính thức, CRM phiên bản 3.0 được công bố vào tháng 12 năm 2005.

Những thay đổi của phiên bản mới bao gồm Microsoft SQL Reporting Services, khả năng chạy trên Windows Vista và Outlook 2007. Sau đó không lâu, phiên bản 3.0 cũng cho phép người dùng được sử dụng trên nhiều thiết bị điện tử khác nhau và có đồng nhất với hệ thống Siebel.

・Microsoft Dynamics CRM 4.0: Được giới thiệu vào tháng 12 năm 2007, bao gồm các ứng dụng tương tác với nhiều cổng dữ liệu của các đại lý bán hàng, cải thiện bảo mật báo cáo, nhập dữ liệu, kết hợp hệ thống email bán hàng trực tiếp, cùng với các công nghệ mới như Windows Server 2008 và SQL Server 2008. Đây cũng là phiên bản cán mốc 1 triệu người dùng vào tháng 7 năm 2009.

・Microsoft Dynamics CRM 2011: Phát hành bản dùng thử vào tháng 2 năm 2020 và bản chính thức vào tháng 2 năm 2011 (số phiên bản 5.0)

・Microsoft Dynamics CRM 2013: Phát hành bản dùng thử vào tháng 7 năm 2013, và bản chính thức vào tháng 11 năm 2013 (số phiên bản 6.0)

・Microsoft Dynamics CRM 2015: Được thông báo vào tháng 9 năm 2014, phiên bản 7.0

・Microsoft Dynamics CRM 2016: Được chính thức phát hành vào tháng 11 năm 2015, với ba phiên bản 8.0, 8.1 and 8.2. Vơi phiên bản 8.2 cuối cùng, Microsoft Dynamics CRM 2016 đổi tên thành Dynamics 365.

・Microsoft Dynamics 365: Đây là phiên bản cập nhật cuối cùng vào tháng 10 năm 2018, với phiên bản số 9.1. Và cho tới hiện nay thì Microsoft Dynamics 365 vẫn rất nổi tiếng với trọng tâm là về quản lý dữ liệu bản hàng, quản lý thông tin Khách hàng, sản xuất, tài chính Doanh nghiệp… Microsoft Dynamics cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn.

3. Tính năng của Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 là một gói CRM tích hợp gồm nhiều chức năng, hỗ trợ mọi Doanh nghiệp trên toàn bộ lĩnh vực: bán hàng, marketing, chăm sóc Khách hàng.. cho phép thông tin được chia sẻ đồng nhất với nhau trong nội bộ Doanh nghiệp.

Với Microsoft Dynamics 365, các thông tin quản lý riêng rẽ theo từng phòng ban trước đây được quản lý tổng hợp, thống nhất trong một hệ thống, phòng sale, marketing, chăm sóc Khách hàng, sản xuất, lên kế hoạch sản phẩm,… Tất cả đều có thể sử dụng Microsoft Dynamics 365 để đồng hoá và chia sẻ thông tin.

Theo đó, nhân viên kinh doanh và cấp quản lý có thể biết được tình hình một cách nhanh chóng, tổng quát và đưa ra những quyết định kịp thời. Dưới đây là các tính năng chính của Microsoft Dynamics 365.

・Tối ưu hoá hệ thống bán hàng

Một trong những điểm mạnh không thể không kể tới của Microsoft Dynamics 365 đó chính là khả năng liên kết với mọi phần mềm Microsoft Office. Chức năng tối ưu hoá hệ thống bán hàng của Microsoft Dynamics 365 thực hiện như một hệ thống SFA/CRM hoàn chỉnh, giúp quản lý chu trình trước và sau bán hàng. Với điểm mạnh này, Microsoft Dynamics 365 giúp Doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nan giải như:

・Chia sẻ thông tin với các bộ phận khác trong nội bộ công ty・Giao diện giống Microsoft Office, tạo cảm giác thân thuộc với nhân viên bán hàng khi sử dụng một hệ thống mới・Dễ dàng tạo báo cáo và phân tích dữ liệu

Không những thế, Microsoft Dynamics 365 còn có khả năng liên kết với Microsoft Outlook giúp nhân viên sale có thể đồng hóa được dữ liệu cá nhân như email, lịch trình, thông tin liên lạc, nhiệm vụ phải làm… giúp tránh nhập dữ liệu nhiều lần tại nhiều hệ thống. Và đương nhiên, cũng giống như các hệ thống CRM khác, Microsoft Dynamics 365 có khả năng tích trữ thông tin Khách hàng để tạo các báo cáo, phân tích dữ liệu. Và khi được liên kết với Excel thì Doanh nghiệp có thể phân tích thông tin một cách nhanh chóng, ở thời gian thực.

・Hỗ trợ marketing trong tiếp cận Khách hàng tiềm năng

Một khi dữ liệu được tập trung trong Microsoft Dynamics 365 thì Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng với các mục đích marketing như liệt kê các Khách hàng có thể là tiềm năng để tìm cách tiếp cận, cùng sale tiếp cận với các Khách hàng tiềm năng hoặc kiểm chứng chất lượng của Khách hàng tiềm năng….

Ngoài ra, dữ liệu Khách hàng tiềm năng sau khi được chắt lọc còn có thể sử dụng để nhân viên bán hàng tiếp cận riêng hoặc gửi mail quảng bá sản phẩm đồng loạt. Và đương nhiên, cũng giống như các hệ thống CRM khác, Microsoft Dynamics 365 cũng cho phép Doanh nghiệp phân tích độ hiệu quả của dự án đang được tiến hành thông qua liên kết với Microsoft Excel.

・Nâng cao độ hài lòng của Khách hàng với hiệu suất làm việc cao nhất

Microsoft Dynamics 365 có chức năng giúp Doanh nghiệp nhập thông tin Khách hàng một cách nhanh nhất, thu thập và quản lý các thông tin tương tác với Khách hàng từ mọi kênh liên lạc, giúp đồng nhất thông tin trong mọi ban ngành của Doanh nghiệp.

・Nâng cao chất lượng xử lý các vấn đề của Khách hàng một cách nhanh chóng, tạo độ tin cậy ・Quản lý thông tin của Khách hàng từ nhiều nguồn: email , điện thoại, website.. ・Chia sẻ thông tin với bộ phận sale một cách không giới hạn.

4. Ưu điểm vượt trội của Microsoft Dynamics 365

Với tất cả các tính năng trên thì có thể nói không quá rằng, chỉ với một màn hình máy tính, Microsoft Dynamics 365 giúp Doanh nghiệp nắm vững và tường tận mọi hoạt động kinh doanh của mình, trong khi vẫn tối đa hoá được hiệu suất của nhân viên. Ngoài các hệ thống cơ bản, Microsoft Dynamics 365 còn khác xa với các hệ thống CRM trên thị trường nhờ các ưu điểm sau:

・Số lượng người tin tưởng và sử dụng

Microsoft Dynamics CRM được ra đời vào đầu những năm 2000, sau một thời gian dài trưởng thành và phát triển, đến nay Microsoft Dynamics 365 đã được sử dụng trên 40 quốc gia và 41 thứ ngôn ngữ, với 40,000 công ty và hơn ba triệu người dùng (thời điểm năm 2014). Và hệ thống CRM này vẫn nổi tiếng với sự dễ dùng, tiện nghi, hiện đại, phugf hợp với các công ty vừa và nhỏ, được nhiều Doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực tin tưởng và sử dụng.

・Hệ thống CRM linh hoạt tuỳ chỉnh

Microsoft Dynamics 365 (CRM) là giải pháp CRM tích hợp toàn diện, đạt tiêu chuẩn với nhiều tính năng dành cho marketing bán hàng và dịch vụ khách hàng…. Hệ thống CRM này có thể được sử dụng bởi một bộ phận riêng lẻ hoặc toàn công ty. Chức năng tùy chỉnh của CRM hỗ trợ Doanh nghiệp thay đổi kết cấu của Microsoft Dynamics 365 mà không phải có kiến thức về lập trình. Microsoft Dynamics 365 cũng dựa trên .NET giúp đáp ứng linh hoạt và nhanh chóng các yêu cầu của doanh nghiệp.

・Giao diện quen thuộc của Microsoft Office

Microsoft Dynamics 365 được phát triển bởi tập đoàn Microsoft cho nên thiết kế với thao tác sử dụng đều giống Microsoft Office giúp nhân viên toàn Công ty có thể thao tác nhanh hơn, tránh cảm giác mới mẻ. Có thể nói rằng, giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng giúp ngay cả người lần đầu thao tác cũng dễ dàng sử dụng, giúp Doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đào tạo.

・Liên kết tổng thể và toàn diện với Microsoft Office

Microsoft Dynamics 365 có thể liên kết với các phần mềm của Microsoft Office như Outlook giúp quản lý dữ liệu, danh sách làm việc, lịch hẹn, email, thông tin liên lạc, Sharepoint, Microsoft Words.

・Tùy chọn cài đặt đám mây hay server nội bộ

Microsoft Dynamics 365 cho phép Doanh nghiệp được lựa chọn cài đặt, hoặc là đám mây hoặc là cài đặt trực tiếp vào server nội bộ. Đặc biệt, Doanh nghiệp có thể sử dụng đám mây và chuyển sang cài đặt nội bộ trong tương lai. Đầu tư hạ tầng CNTT, chi phí vận hành, chiến lược thực thi và chính sách bảo mật … tuỳ chọn loại nào đều phù hợp với mong muốn của Doanh nghiệp.

5. Các lưu ý khi áp dụng Microsoft Dynamics 365

Nếu Doanh nghiệp đã áp dụng Microsoft Dynamics 365 nhưng không thấy hiệu quả, hãy thử kiểm tra các lỗi thường gặp dưới đây nhé:

・Không thiết lập thể chế thích hợp để áp dụng hệ thống CRM ・Mục tiêu áp dụng hệ thống CRM vào Doanh nghiệp không rõ ràng ・Không phân tích tường tận hiện trạng của Công ty trước khi áp dụng CRM ・Không tối ưu hoá hệ thống CRM sau khi áp dụng

・Không thiết lập thể chế thích hợp

Đối với vấn đề không thiết lập thể chế thích hợp khi áp dụng CRM vào Doanh nghiệp, có các vấn đề chính như dưới đây mà Doanh nghiệp cần phải quan tâm.

Thứ nhất: Không có người phụ trách điều tiết hệ thống.

Để có thể áp dụng thành công hệ thống CRM trong doanh nghiệp thì nhất thiết phải có sự nhất quán trong suy nghĩ của tất cả bộ phận của Công ty. Thậm chí nếu hệ thống CRM được giới thiệu để áp dụng từ cấp bậc cao xuống thấp thì cũng nhất thiết phải có một nhóm điều tiết, giúp hệ thống CRM chạy mượt mà trong suốt Doanh nghiệp.

Thứ hai: Không điều chỉnh chức năng của CRM

Việc Không điều chỉnh chức năng của hệ thống CRM cho phù hợp với từng ban ngành của Doanh nghiệp là nguyên nhân tiếp theo.. Bởi lẽ, CRM thường là một hệ thống tổng thể với sự liên quan của tất cả các bộ phận. Vậy nên, có những bộ phận mà CRM thật sự mang lại lợi ích nhưng có những bộ phận lại không. Vậy nên, để có thể điều chỉnh chức năng của hệ thống CRM cho phù hợp với từng bộ phận là điều cần cân nhắc.

Thứ ba: Không có sự tương tác với cấp trên

Không có sự tương tác với cấp trên cũng là lỗi thường gặp của nhiều nhóm phụ trách điều hành hệ thống CRM. Nếu trước khi áp dụng CRM mà không có sự thỏa thuận trước với cấp trên về mục tiêu và phương thức quản lý thì cũng khó có thể nhận được sự ủng hộ trong quá trình áp dụng CRM vào Công ty.

Thứ tư: Không thể duy trì thể chế vận hành CRM

Nhiều Doanh nghiệp cho rằng việc lựa chọn và áp dụng được hệ thống CRM là một quá trình với nhiều thử thách gian lao khi phải lựa chọn và so sánh nhiều hệ thống CRM, tạo lập thể chế trong Công ty, nhưng thực tế ra thì những quy tắc vận hành và phân tích kết quả sau khi áp dụng hệ thống CRM mới là điểm mấu chốt tạo nên sự thành công cho Doanh nghiệp.

・Mục tiêu áp dụng hệ thống CRM không rõ ràng

Đối với vấn đề về mục tiêu của áp dụng hệ thống CRM thì có những điểm cần lưu ý như dưới đây:

Thứ nhất: Mục tiêu của hệ thống CRM không rõ ràng

Việc áp dụng hệ thống CRM vào Doanh nghiệp thực sự có mục đích gì? Để tăng Doanh thu, tăng độ hài lòng của Khách hàng, tăng hiệu suất hoạt động của đội ngũ kinh doanh.

Nếu không thể trả lời được câu hỏi về mục tiêu hoạt động của hệ thống CRM trong Doanh nghiệp thì kể cả áp dụng hệ thống CRM với nhiều tính năng ưu việt đi chăng nữa, cũng không thể có được kết quả như mong đợi.

Thứ hai: Không lý giải được mục tiêu sử dụng CRM cho nhân viên

Khi đã chọn được hệ thống CRM phù hợp rồi thì việc chia sẻ và đồng nhất suy nghĩ của cả Công ty về CRM là rất quan trọng. Nếu nhân viên sử dụng mà không hiểu được tầm quan trọng của CRM, không nhận được sự giải thích phù hợp thì rất dễ gây ra hiểu nhầm, rằng hệ thống CRM chỉ là một mớ phiền phức, tạo thêm việc làm rắc rối.

Thứ ba: Áp dụng quá nguyên tắc những nguyên tắc đã cũ

Việc ứng dụng một hệ thống mới vào Doanh nghiệp sẽ có phát sinh ra những quy tắc mới, đó là lẽ đương nhiên. Nhưng việc suy nghĩ nguyên tắc mới và kết hợp hài hòa với nguyên tắc cũ nhiều khi gây ra những khó khăn và phiền phức, thậm chí bất đồng cho nội bộ của Doanh nghiệp. Vậy nên, nhiều Doanh nghiệp chấp nhận áp dụng nguyên tắc cũ vào hệ thống CRM mới. Việc này dẫn tới hệ thống CRM mới không thể phát huy được tính năng vốn có của mình, thậm chí hoạt động không hiệu quả như những gì nhà sản xuất đã quảng cáo. Chính vì thế, khi áp dụng một hệ thống CRM mới, Doanh nghiệp hãy coi đó là cơ hội để sửa chữa và cập nhật những quy luật mới trong Công ty.

・Không phân tích tường tận hiện trạng của Công ty trước khi áp dụng CRM

Không phân tích tường tận hiện trạng của Công ty trước khi áp dụng CRM thường bao gồm các vấn đề như dưới đây:

Thứ nhất: Không điều tra hiện trạng rõ ràng

Có nhiều trường hợp, hiện trạng quản lý thông tin trong nội bộ công ty không được rõ ràng dẫn tới, cho dù đã làm rõ vấn đề của tất cả các bộ phận nhưng khi liên kết giữa các bộ phận lại nảy sinh vấn đề khác. Chính vì vậy, một cái nhìn tổng quan và thấu hiểu về nội bộ Công ty luôn cần được điều tra tường tận trong quá trình lựa chọn hệ thống CRM.

Thứ hai: Không xác nhận lại vấn đề

Có rất nhiều trường hợp, vấn đề xảy ra trong quá trình chọn lọc và chuẩn bị áp dụng. Đây là kết quả của việc chuẩn bị không kỹ càng. Và đến một giai đoạn nào đó thì vấn đề lần lượt phát sinh, không thể kiểm soát được. Vậy nên, sau khi đã tìm ra được vấn đề thì nên xác minh lại nhiều lần trong nội bộ Công ty để tránh kết quả đáng tiếc.

・Không tối ưu hoá hệ thống CRM sau khi áp dụng

Vấn đề cuối cùng và cũng có lẽ là quan trọng nhất: Doanh nghiệp không thể tối ưu hóa được hệ thống CRM sau khi áp dụng.

Thứ nhất: Không duy trì được bộ phận hỗ trợ sử dụng

Nhiều Doanh nghiệp sau khi ứng dụng hệ thống CRM là lập tức hủy bỏ bộ phận hỗ trợ sử dụng, và giao phó lại việc sử dụng cho nhân viên từng bộ phận. Những cách này rất nguy hiểm khi nhân viên cảm thấy khó hiểu và từ chối sử dụng phần mềm.

Thứ hai: Không có người phụ trách rõ ràng

Tuy là điều hiển nhiên nhưng vẫn phải nhắc lại ở đây đó là sau khi ứng dụng phần mềm CRM, nếu không có người phụ trách thì rất dễ xảy ra tình trạng “khó khăn nhưng không biết hỏi ai của người sử dụng.

Thứ ba: Không đồng nhất cách sử dụng

Trước khi áp dụng hệ thống CRM, Doanh nghiệp đã có một bộ luật sử dụng nhưng sau khi áp dụng thì mỗi bộ phận lại nghĩ ra quy tắc riêng, không tuân theo quy tắc chung. Vậy nên không chỉ hiệu quả của hệ thống CRM bị ảnh hưởng mà rốt cục, Doanh nghiệp lại quay trở về vị trí xuất phát: Mỗi bộ phận sử dụng riêng rẽ.

Thứ tư: Cách sử dụng lệch lạc giữa các bộ phận

Tuy thời điểm sử dụng giữa các bộ phận là giống nhau nhưng sau một thời gian sử dụng thì tần suất sử dụng, số lượng dữ liệu được nhập giữa các bộ phận có sự lệch lạc, khiến cho CRM hoạt động không được ăn khớp với nhau.

Thứ năm: Cấp trên không lắng nghe ý kiến nhân viên

Không chỉ nhân viên không để ý, mà ngay cả cấp trên cũng không đôn thúc để tạo được hiệu quả cho hệ thống CRM cũng không phải điều hiếm gặp.

Thứ sáu: Không biết cách phân tích dữ liệu

Đây có lẽ là nguyên nhân lớn nhất dẫn tới hoạt động không hiệu quả của hệ thống CRM. Cho dù nhiều chức năng được tích hợp, dữ liệu thông tin Khách hàng được cập nhật liên tục nhưng nếu không biết cách và hướng đi để phân tích dữ liệu thì sẽ là một tổn thất to lớn. Vì vậy, Doanh nghiệp hãy luôn bám vào chiến lược và mục tiêu của mình để tìm ra những lát cắt giúp trích xuất dữ liệu một cách hiệu quả nhất.

Xem thêm các bài viết về hệ thống CRM tại link.

6. Lời kết

Trên đây là bài viết giới thiệu tổng quan về phần mềm Microsoft Dynamics 365, lịch sử hình thành cũng như các tính năng của hệ thống. Bài viết cũng đưa ra những lưu ý trong quá trình ứng dụng Microsoft Dynamics 365 vào Doanh nghiệp để có những hiệu quả sớm nhất.

Nguồn tham khảo: