Nguyên Tắc 5s Trong Y Tế - 123doc

Mặc dù ban đầu được viết cho đối tượng độc giả là các nhà sản xuất, tuy nhiên sách của Hirano cũng hữu ích cho các nhân viên y tế và các đơn vị của họ vì sách có thể được tham khảo do có

Rona Consulting Group & Productivity Press

Thomas L Jackson, Editor

Thomas L Jackson

Nguyên tắc 5S trong y tế

MỤC LỤC

Lời tựa

1 Bắt đầu 1

2 Giới thiệu và tổng quan 11

3 Trụ cột đầu tiên: Sàng lọc (Seri - Sort) 31

4 Trụ cột thứ hai: Sắp xếp (Seiton – Set in Order) 50

5 Trụ cột thứ ba: Sạch sẽ (Seiso - Shine) 68

6 Trụ cột thứ tư: Săn sóc (Seiketsu - Standardize) 84

7 Trụ cột thứ năm: Sẵn sàng (Shitsuke - Sustain) 104

8 Phản hồi và kết luận 118

Lời tựa

Khi mua một sản phẩm, hầu hết các khách hàng mong đợi đó là một sản phẩm hoàn hảo Hầu hết các công ty đều cố gắng đưa ra thị trường các sản phẩm không khiếm khuyết - điều này được cho là tốt cho cả khách hàng lẫn nhà sản xuất Những công ty chú trọng đến việc cho đời ra các sản phẩm đạt chất lượng cao nhất với mức chi phí thấp nhất thường là những trường hợp thành công lớn Thật vậy, họ xem đây là hai mục tiêu quan trọng như hai mặt của một đồng xu Để đạt được mục đích trên, các công ty này có một triết lý quản trị làm nền tảng cùng với đó là các phương pháp và công cụ để đảm bảo mục tiêu đề

ra Họ nắm rõ và thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình và không ngừng cải tiến chúng

Trong y tế, phần lớn triết lý quản trị và phương pháp tiếp cận này mang tính chất may rủi và kết quả phụ thuộc nhiều vào sự may mắn Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cách tiếp cận này đang dần tạo được sức hút Sau nhiều thập kỷ cố gắng cải thiện kết quả chỉ bằng cách tập trung vào kết quả đạt được, ngày nay một số ít các tổ chức đang có một cách tiếp cận mang tính hệ thống nhằm đạt được sự vượt trội trong quản trị Các đơn vị này đang áp dụng triết lý quản trị, hệ thống quản lý và các công cụ cải tiến từ tập đoàn Toyota vào quy trình chăm sóc bệnh nhân Không có gì đáng ngạc nhiên khi việc này mang đến các kết quả phi thường cho bệnh nhân và nhân viên y tế

Việc ngành y tế theo đuổi một trào lưu cải tiến thời thượng nhất cũng

là một điều thường thấy Đối với nhiều người, Hệ Thống Quản Lý Toyota chỉ là một trào lưu mới mà họ phải bắt kịp Với cách nghĩ này

họ nhảy vào các phương pháp và lựa chọn các dòng giá trị và các cải tiến tập trung vào các vấn đề bề nổi thay vì hiểu rõ triết lý phía sau Vấn đề mà hầu hết các nhà lãnh đạo không hiểu được là sau khi hiểu biết về hệ thống quản trị sâu rộng như hệ thống quản trị của Toyota, bước đầu tiên phải làm là thực hiện 5S

Công cụ 5S là nền tảng trong hệ thống quản trị của Toyota Đó là một quá trình mà các tổ chức đẳng cấp trên thế giới đưa ra đầu tiên Lý do hết sức đơn giản: một tổ chức phải đi vào trật tự trước khi muốn cải tiến bất cứ cái gì Những gì công cụ 5S mang lại là đảm bảo nơi làm việc được tổ chức và sắp xếp hợp lý để nhân viên có thể làm tốt công việc Công cụ 5S bao hàm một yếu tố quan trọng đó là thiết lập công việc chuẩn (Standard Work) Đa phần công tác cải tiến trong y tế ngày nay thật sự được văn bản hoá và đưa vào trong quy định của công việc chuẩn (Standard Work) Công cụ 5S đảm bảo rằng tổ chức đó sẵn sàng cho việc cải tiến, không lãng phí thời gian thắc mắc là một việc phải làm như thế nào

Trong sách này, tiến sĩ Jackson đã xem xét các nguyên tắc, phương pháp và công cụ 5S trong y tế dựa trên kinh nghiệm về lĩnh vực y tế của Tập đoàn tư vấn Rona (Rona Consulting Group) trong hơn 9 năm qua Mặc dù các nhân viên y tế không phải lúc nào cũng hiểu về công

cụ 5S và đôi khi họ lo sợ rằng đó chỉ là một hình thức quản lý áp đặt khác dành cho họ, nhưng họ nhận thấy rằng kết quả là môi trường làm việc trở nên thú vị, dễ dàng, ít xáo động và trật tự hơn Và họ nhận ra rằng dễ dàng để thực hiện những cải tiến sau đó

Công cụ 5S, nếu được thực hiện đúng, sẽ giúp các nhân viên y tế giảm bớt các công việc dư thừa, tăng sự hài lòng của nhân viên, tăng sự hài lòng của khách hàng, giảm được 7 loại lãng phí trong y tế, đồng thời tăng lợi nhuận, giảm chi phí

Một doanh nghiệp thật sự cam kết không có sản phẩm khiếm khuyết

sẽ theo đuổi 5S với một niềm đam mê

J Michael Rona

Chủ tịch – Rona Consulting Group

1

Chương 1 Bắt đầu NỘI DUNG

1.1 Mục đích của quyển sách 2

1.2 Nền tảng để thực hiện quyển sách này 3

1.3 Hai cách để sử dụng quyển sách này 3

1.4 Cách để đọc hiểu quyển sách 3

1.4.1 Làm quen với quyển sách 3

1.4.2 Cách để đọc hiểu từng chương 4

1.4.3 Giải thích về chiến lược đọc sách 5

1.4.4 Sử dụng những công cụ hỗ trợ bên lề trang sách 5

1.5 Tổng quan về nội dung 6

1.5.1 Chương 1 Bắt đầu 6

1.5.2 Chương 2 Giới thiệu và tổng quan 6

1.5.3 Chương 3 Nguyên tắc đầu tiên: Sàng lọc 7

1.5.4 Chương 4 Nguyên tắc thứ hai: Sắp xếp 7

1.5.5 Chương 5 Nguyên tắc thứ 3: Sạch sẽ 7

1.5.6 Chương 6 Nguyên tắc thứ 4: Săn sóc 8

1.5.7 Chương 7 Nguyên tắc thứ năm: Sẵn sàng 8

1.5.8 Chương 8 Phản hồi và Kết luận 8

Chương 1 Bắt đầu

1.1 MỤC ĐÍCH CỦA CUỐN SÁCH NÀY

Quyển 5S trong Y tế ra đời nhằm cung cấp cho bạn những thông tin

cần thiết để áp dụng phương pháp 5S cho một cơ sở y tế Như bạn biết, bạn là một thành viên quan trọng của một đội trong đơn vị bạn Kiến thức, hỗ trợ và sự đóng góp của bạn rất cần thiết cho sự thành công của đơn vị

Hình 1.1 Cuốn sách 5 trụ cột của môi trường làm việc trực quan

Đoạn bạn vừa đọc giải thích mục đích của cuốn sách này Nhưng tại

sao bạn đọc nó? Câu hỏi này rất quan trọng Những gì bạn rút ra được

từ cuốn sách này chủ yếu phụ thuộc vào những gì bạn đang cố gắng

để học từ nó

Bạn có thể đọc cuốn sách này bởi vì người giám sát hoặc quản lý của bạn đã yêu cầu bạn làm như vậy Hoặc bạn có thể đọc nó bởi vì bạn nghĩ rằng nó sẽ cung cấp thông tin hữu ích trong công việc của bạn Ngay khi bạn đọc xong Chương 2, bạn sẽ nhận ra rằng thông tin trong cuốn sách này giúp bạn cảm thấy thỏa mãn hơn trong công việc đồng thời giúp bạn làm việc hiệu quả hơn Bạn cũng sẽ nhận thấy hoạt động 5S sẽ làm cho nơi làm việc của bạn an toàn hơn, ngăn nắp hơn và dễ chịu hơn như thế nào

Chương 1 Bắt đầu

3

1.2 CUỐN SÁCH ĐƯỢC VIẾT DỰA VÀO ĐÂU

Quyển sách này được viết dựa trên cuốn sách về cách tổ chức nơi làm

việc của chuyên gia năng suất người Nhật – Hiroyuki Hirano, 5 trụ cột

của môi trường làm việc trực quan (5 Pillars of the Visual Workplace)

(Hình 1.1) Quyển sách này trình bày các khái niệm chính và các công

cụ trong cuốn sách của Hirano ở một định dạng rút gọn và đơn giản, đòi hỏi ít thời gian và công sức để đọc hơn so với cuốn sách gốc Mặc

dù ban đầu được viết cho đối tượng độc giả là các nhà sản xuất, tuy nhiên sách của Hirano cũng hữu ích cho các nhân viên y tế và các đơn

vị của họ vì sách có thể được tham khảo do có nhiều thông tin chi tiết hơn trên nhiều lĩnh vực, bao gồm các chủ đề liên quan đến việc thiết

kế một chương trình thực hiện 5S trong y tế

1.3 HAI CÁCH SỬ DỤNG CUỐN SÁCH NÀY

Có ít nhất hai cách để sử dụng cuốn sách này: (1) tài liệu cho một nhóm học tập hoặc các nhóm nghiên cứu trong đơn vị của bạn và (2) cho việc học tập của riêng bạn Đơn vị của bạn có thể quyết định thiết kế

chương trình học nhóm dựa vào quyển 5S trong y tế Hoặc tự bạn có

thể sở hữu riêng quyển sách này cho công việc riêng của mình

1.4 CÁCH ĐỂ ĐỌC HIỂU QUYỂN SÁCH TỐT NHẤT

1.4.1 Làm quen với quyển sách

Có một vài bước bạn có thể làm theo để dễ dàng hấp thụ các thông tin trong cuốn sách này hơn (chúng tôi đã tính đến một lượng thời gian cần thiết cho mỗi bước):

1 Đọc "Chương Tổng quan" trên trang đầu tiên (1 phút)

2 Xem nhanh qua toàn bộ chương này, nhìn vào cách trình bày (1 phút)

3 Hãy tự hỏi mình: "Dựa trên những gì tôi đã nhìn thấy trong chương này cho đến nay, những câu hỏi tôi đặt ra về tài liệu này là gì?" (1 phút)

4 Đọc chương này Đọc trong bao lâu phụ thuộc vào những gì bạn đã biết về nội dung và những gì bạn đang cố để hiểu Cần lưu ý khi bạn đọc:

a Sử dụng các công cụ hỗ trợ bên lề trang sách để giúp bạn theo dõi các dòng thông tin

b Nếu cuốn sách là của riêng bạn, hãy tô đậm các thông tin quan trọng và những câu trả lời cho các câu hỏi của bạn Nếu nó không phải là của bạn, ghi chép cẩn thận vào một tờ giấy riêng biệt

c Trả lời các câu hỏi trong phần "5 phút suy ngẫm" Những việc này sẽ giúp bạn hấp thụ các thông tin dựa trên phản hồi về việc bạn có thể áp dụng nó như thế nào

5 Cuối cùng, hãy đọc "Tóm tắt" ở cuối mỗi chương để xác nhận

Chương 1 Bắt đầu

5

tin nào đó trong phần tóm tắt, lật lại phần đó và xem lại nó (3 phút)

1.4.3 Giải thích về chiến lược đọc sách

Các bước này được dựa trên hai nguyên tắc đơn giản về cách tiếp thu của não bộ Thứ nhất, có thể hiểu tương tự như thế này, thật khó khăn

để xây một ngôi nhà trừ khi đã có kết cấu Tương tự như vậy, bộ não của bạn khó có thể tiếp nhận thông tin mới nếu nó không có sẵn một nơi để chứa đựng thông tin mới

Bằng cách nắm bắt tổng quan về các nội dung và sau đó xem nhanh qua tài liệu, bạn có thể cung cấp cho bộ não của bạn cấu trúc của các thông tin mới trong của quyển sách Trong mỗi chương, bạn lặp lại quy trình này trên một quy mô nhỏ hơn, bằng cách đọc điểm chính, phần tóm tắt, và các đề mục đầu tiên

Thứ hai, bạn sẽ tiếp thu dễ dàng hơn nếu bạn thực hiện theo từng lớp, thay vì cố gắng để hấp thụ tất cả các thông tin cùng một lúc Tương tự như xây một ngôi nhà, ít khi bạn sơn bức tường mà chỉ sơn có một lớp

Vì thế tốt hơn là quét một lớp sơn lót trước, kế tiếp quét một lớp sơn hoàn thiện, rồi mới tới lớp sau cùng Khi đọc một cuốn sách, mọi người thường nghĩ rằng họ nên bắt đầu với từ đầu tiên và cứ thế đọc cho đến khi kết thúc Đây không phải là cách tốt nhất để học từ một quyển sách Các phương pháp chúng tôi đã mô tả ở đây dễ dàng hơn, thú vị hơn, và hiệu quả hơn

Chương 1 Bắt đầu

Tổng quan Đưa ra những thông tin mới mà không cần trình

bày chi tiết sau đó

Định nghĩa Giải thích cách thức tác giả sử dụng các thuật

ngữ chính Điểm chính Nhấn mạnh các ý kiến quan trọng cần nhớ

Công cụ

mới Giúp bạn áp dụng những gì bạn đã học được

Ví dụ Giúp bạn hiểu những điểm chính

Các bước

thực hiện Hướng dẫn bạn sử dụng các công cụ mới

Nguyên tắc Giải thích cách ứng dụng trong các tình huống

khác nhau

1.6 TỔNG QUAN VỀ NỘI DUNG

1.5.1 Chương 1 Bắt đầu (trang 1-10)

Đây là chương bạn đang đọc Nó giải thích mục đích của cuốn sách này

và nó được viết như thế nào Sau đó sẽ cung cấp cho bạn các mẹo để đọc hiểu nhanh nhất Cuối cùng là mang lại cho cho bạn một cái nhìn tổng quan về mỗi chương

1.5.2 Chương 2 Giới thiệu và tổng quan (trang 11-30)

Chương 1 Bắt đầu

7

Có năm trụ cột trong hệ thống của Hirano (5S) về cách tổ chức nơi làm

việc Chương 2 của cuốn sách 5S trong Y tế bắt đầu bằng cách xác định

từ "trụ cột" và giải thích lý do tại sao năm trụ cột cần thiết trong một

tổ chức Chương này giải thích ngắn gọn về ý nghĩa của mỗi trụ cột Sau đó, tiếp tục mô tả một số đặc điểm chung về những trở ngại trong việc thực hiện các hoạt động 5S Cuối cùng, đánh giá những lợi ích mà bạn và tổ chức của bạn sẽ trải nghiệm khi chương trình 5S được thực hiện

1.5.3 Chương 3 Trụ cột đầu tiên: Sàng lọc (trang 31-49)

Chương 3 giới thiệu và định nghĩa trụ cột đầu tiên, Sàng lọc Chương

này giải thích vì sao trụ cột đầu tiên quan trọng và mô tả các vấn đề có thể tránh được khi làm theo trụ cột này Sau đó giải thích các khái

niệm, công cụ, và các bước trong chiến lược dán nhãn đỏ Tagging) một kỹ thuật được sử dụng để thực hiện trụ cột Sàng lọc

(Red-1.5.4 Chương 4 Trụ cột thứ 2: Sắp xếp (trang 50-67)

Chương 4 giới thiệu và định nghĩa trụ cột thứ hai, Sắp xếp Chương này giải thích lý do vì sao trụ cột thứ hai quan trọng và mô tả các vấn đề

có thể tránh được khi làm theo trụ cột này Sau đó giới thiệu sơ bộ quá

trình thực hiện trụ cột Sắp xếp đối với một tổ chức, mô tả các nguyên

tắc và kỹ thuật áp dụng trong mỗi bước Một số nguyên tắc và kỹ thuật được dạy trong chương này bao gồm những điều sau đây: Bản đồ 5S, Chiến lược bảng biểu, và Chiến lược sơn đánh dấu

1.5.5 Chương 5 Trụ cột thứ 3: Sạch sẽ (trang 68-83)

Chương 5 giới thiệu và định nghĩa trụ cột thứ ba, Sạch sẽ Chương này

giải thích vì sao trụ cột thứ ba quan trọng và mô tả các vấn đề có thể tránh được khi thức hiện theo trụ cột này Chương này giải thích việc làm sạch và việc kiểm tra liên quan đến nhau như thế nào Sau đó điểm

qua các bước thực hiện trụ cột Sạch sẽ trong một tổ chức, từ đó mô

Chương 1 Bắt đầu

tả các công cụ và kỹ thuật được dạy trong mỗi bước Một số công cụ

và kỹ thuật được dạy trong chương này bao gồm những điều sau đây: Lịch trình 5S, Sạch sẽ trong 5 phút, và chuẩn hóa quy trình Sạch sẽ

1.5.6 Chương 6 Trụ cột thứ tư: Săn sóc (trang 84-103)

Chương 6 giới thiệu và định nghĩa trụ cột thứ tư, Săn sóc Chương này

giải thích vì sao trụ cột thứ tư quan trọng và mô tả vấn đề có thể tránh được khi làm theo trụ cột này Chương này cũng mô tả làm thế nào trụ cột thứ tư được xây dựng dựa trên ba trụ cột đầu tiên, từ đó tạo ra các tiêu chuẩn để thực hiện ba trụ cột đầu tiên Chương này điểm qua

các bước thực hiện trụ cột Săn sóc của 5S trong một tổ chức, và mô tả

các công cụ và kỹ thuật áp dụng trong mỗi bước Cuối cùng giải thích

như thế nào trụ cột Săn sóc có thể được diễn ra ở cấp độ phòng ngừa

cao hơn bằng cách áp dụng các kỹ thuật như phân theo nhóm và loại

bỏ

1.5.7 Chương 7 Trụ cột thứ năm: Sẵn sàng (trang 104-117)

Chương 7 giới thiệu và định nghĩa trụ cột thứ năm, Sẵn sàng Chương

này giải thích làm cách nào bốn trụ cột đầu tiên không thể được thực hiện thành công nếu không cam kết duy trì chúng và mô tả vấn đề có thể tránh được khi thực hiện theo trụ cột thứ năm Chương này trình

bày các điều kiện cần thiết để một tổ chức thực hiện trụ cột Sẵn sàng

và vai trò quản lý y tế và của các chuyên gia trong việc cam kết duy trì

5S Cuối cùng, chương này mô tả một số công cụ mà một tổ chức có

thể dùng để sẵn sàng việc thực hiện năm trụ cột , như Khẩu hiệu 5S,

Áp phích 5S, Triển lãm ảnh và Các mẫu chuyện về 5S, Bản tin 5S, Cẩm nang bỏ túi 5S, Các tour tham quan những nơi thực hiện 5S, và những tháng 5S

1.5.8 Chương 8 Suy ngẫm và kết luận (trang 118-126)

Chương 1 Bắt đầu

9

Chương 8 trình bày các suy ngẫm và kết luận về cuốn sách này Chương này bàn về khả năng áp dụng những gì bạn học, đề xuất cách thực hiện tại tổ chức của bạn, và gợi ý những cách để bạn có thể tạo ra một kế hoạch thực hiện năm trụ cột cho riêng mình Chương này cũng mô tả các cơ hội để học hỏi thêm về việc thực hiện 5S và hệ thống y tế tinh gọn (chẳng hạn như, các ứng dụng từ hệ thống sản xuất của hãng Toyota đến việc quản lý các quy trình chăm sóc sức khỏe)

Chương 8 trình bày các kết luận về cuốn sách này và gợi ý cách để bạn lập ra một kế hoạch hành động 5S cho riêng mình

TÓM TẮT

Mục đích của cuốn sách này nhằm cung cấp cho bạn những thông tin bạn cần khi tham gia vào việc thực hiện 5S trong tổ chức của bạn Để học được nhiều nhất từ quá trình đọc sách, việc vô cùng quan trọng đó là tự hỏi mình tại sao bạn đang đọc cuốn sách này.

Bạn có thể tự đọc cuốn sách này hoặc học theo nhóm trong tổ chức của bạn Để đọc hiểu nhanh nhất, việc bắt đầu bằng cách tự làm quen với những nội dung, cấu trúc và cách thiết kế của cuốn sách là điều quan trọng Sau đó, bạn có thể làm theo các bước cụ thể cho từng chương, điều này

sẽ giúp cho việc đọc sách hiệu quả hơn, thú vị hơn Chiến lược này dựa trên hai nguyên tắc về cách tiếp thu từ bộ não của bạn:

1 Não của bạn tiếp thu tốt nhất khi nó có một bộ khung để chứa thông tin mới.

2 Dễ dàng hơn để học theo từng lớp, thay vì cố gắng để hấp thụ tất

cả các thông tin cùng một lúc.

Chương 1, "Bắt đầu", là chương bạn vừa hoàn thành Chương 2 định nghĩa

từ "trụ cột ", đưa ra giải thích ngắn gọn cho mỗi trụ cột của 5S, và đánh giá các lợi ích của việc thực hiện 5S Chương 3 đến chương 7 giải thích các khái niệm và các công cụ thực hiện năm trụ cột: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn Sóc, và Sẵn sàng.

 Có bất kỳ trở ngại đặc biệt đối với việc thực hiện phương pháp 5S được mô tả trong chương này trong y tế hay không?

 Bạn cần thêm những thông tin nào để hiểu đầy đủ về các ý tưởng được trình bày?

 Làm thế nào bạn có thể nhận được các thông tin này?

 Bạn cần ai tham gia vào quá trình này?

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

11

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

NỘI DUNG

2.1 Giới thiệu về năm trụ cột của 5S 12

2.1.1 Bối cảnh việc thực hiện Năm Trụ Cột 12

2.1.2 Tổng quan về Năm Trụ Cột 12

2.1.3 Tại sao Năm Trụ Cột là nền tảng của các hoạt động cải tiến 5S 14

2.2 Sự mô tả về Năm Trụ Cột 16

2.2.1 Cột đầu tiên: Sàng lọc 16

2.2.2 Cột thứ hai: Sắp xếp 18

2.2.3 Cột thứ ba: Sạch sẽ 18

2.2.4 Cột thứ tư: Săn sóc 19

2.2.5 Các Cột thứ năm: Sẵng sàng 20

2.3 Các loại đối kháng thường gặp đối với việc thực hiện 5S 21

2.3.1 Lời giới thiệu 21

2.3.2 Đối kháng 1: Tại sao phải thực hiện việc loại bỏ hay làm sạch trong khi đó không phải là công việc của tôi? 22

2.3.3 Đối kháng 2: Những điều tuyệt vời về Sàng lọc và Sắp xếp là gì? 22

2.3.4 Đối kháng 3: 5S sẽ không cho chúng ta nhiều thời gian hơn với người bệnh 22

2.3.5 Đối kháng 4: Chúng tôi đã thực hiện Sàng lọc và Sắp xếp 22

2.3.6 Đối kháng 5: Chúng tôi thực hiện việc tổ chức nơi làm việc cách đây nhiều năm 22

2.3.7 Đối kháng 6: Chúng tôi quá bận rộn cho các hoạt động 5S 23 2.3.8 Đối kháng 7: Đây là cách chúng tôi đã luôn thực hiện 23

2.4 Lợi ích của việc thực hiện 5S 23

2.4.1 Lợi ích cho bệnh nhân 24

2.4.2 Lợi ích cho các nhân viên y tế 24

2.4.3 Lợi ích cho đơn vị của bạn 25

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

2.1 GIỚI THIỆU VỀ

NĂM TRỤ CỘT CỦA 5S

2.1.1 Bối cảnh về thực hiện của Năm Trụ Cột

Các cơ sở y tế như những sinh vật đang sống Những sinh vật khỏe nhất di chuyển và thay đổi trong mối quan hệ linh hoạt với môi trường của chúng

Trong thế giới của y tế, nhu cầu của người bệnh luôn luôn thay đổi liên tục, các công nghệ mới trong y tế vẫn tiếp tục được phát triển, và ngày càng xuất hiện nhiều thế hệ thuốc cũng như các kỹ thuật y tế mới hơn Trong khi đó, áp lực nâng cao chất lượng và giảm chi phí y tế ngày càng cao hơn qua mỗi năm Vì những thách thức này, các cơ sở y tế phải vượt qua các quan niệm và các thói quen lỗi thời về tổ chức đã không còn được sử dụng và thích nghi với các phương pháp mới phù hợp với thời gian

Việc áp dụng cẩn thận Năm Trụ Cột của 5S là điểm khởi đầu trong sự phát triển những hoạt động cải tiến để đảm bảo rằng dịch vụ y tế là

dễ tiếp cận hơn, thích hợp hơn, và giá cả phù hợp hơn cho tất cả người bệnh Nói cách khác, năm trụ cột là nền tảng cho tất cả các hoạt động nhằm nâng cao năng suất và hoạt động, nâng cao chất lượng và giảm bớt chi phí

2.1.2 Tổng quan về năm trụ cột

Từ "trụ cột" được sử dụng như là một phép ẩn dụ để có nghĩa là một trong một nhóm các thành phần kết cấu cùng nhau hỗ trợ một hệ thống kết cấu Trong trường hợp này, năm trụ cột đang hỗ trợ một hệ thống cải tiến trong cơ quan của bạn

Năm trụ cột được định nghĩa là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, và Sẵn sàng (Hình 2.1) Bởi vì những từ này bắt đầu với S, nên chúng cũng

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

y tế này luôn xem việc tìm kiếm vật tư y tế và trang thiết bị thường xuyên như là một phần bình thường trong công việc của họ

Những điều kiện này chỉ ra rằng một cơ sở y tế có quá nhiều khuyết điểm cho dịch vụ lâm sàng, nơi người bệnh thường chờ đợi một thời gian dài để được điều trị, và các nhân viên y tế và đội ngũ hỗ trợ làm

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan việc với tinh thần và năng suất thấp Rõ ràng một cơ sở như vậy đã thất bại trong việc thực hiện các trụ cột Sàng lọc và Sắp xếp

2.1.3 Tại sao Năm Trụ Cột là nền tảng của các hoạt động cải tiến 5S

Hình 2.2 Một môi trường bề bộn

Như chúng tôi đã đề cập ở trang trước, năm trụ cột là nền tảng của các hoạt động cải tiến Khi những người lần đầu tiên tìm hiểu về năm trụ cột, họ có thể khó khăn để hiểu tại sao

Dưới đây là một lời giải thích thường được sử dụng

Mọi người thực hiện năm trụ cột trong cuộc sống cá nhân của họ mà không hề nhận ra điều đó Chúng ta thực hiện Sàng lọc và Sắp xếp khi chúng ta để mọi thứ như là các sọt rác, khăn tắm, và khăn giấy ở những

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

15

nơi thuận tiện và quen thuộc Khi môi trường gia đình của chúng ta trở nên đông đúc và thiếu trật tự, chúng ta có chiều hướng hoạt động kém hiệu quả (xem Hình 2.2)

Hình 2.3 Một kho chứa dụng cụ ở khoa phẫu thuật cần quy trình 5S

Rất ít cơ sở y tế được chuẩn hóa thường qui với năm trụ cột (5S) như

là cuộc sống hàng ngày của một cá nhân có ngăn nắp Thật là không may vì trong công việc hàng ngày của một cơ sở y tế, cũng như trong cuộc sống hàng ngày của một cá nhân, thói quen duy trì tổ chức và ngăn nắp là rất cần thiết để các hoạt động trôi chảy, an toàn và hiệu quả Sàng lọc và Sắp xếp thực ra là nền tảng để đạt được việc giảm bớt chi phí, cải thiện an toàn, không có khuyết điểm, và không có tai nạn Hệ thống 5S nghe quá đơn giản đến nỗi mọi người thường bỏ qua tầm quan trọng của nó (Hình 2.3) Tuy nhiên, thực tế yêu cầu một cơ sở y

tế gọn gàng và sạch sẽ

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

 Có năng suất cao hơn

 Tạo ra ít sai sót lâm sàng

 Có nghĩa là người bệnh không phải chờ đợi được điều trị quá lâu

 Là một nơi làm việc an toàn hơn nhiều

5 PHÚT SUY NGẪM

Dành 5 phút suy nghĩ về những câu hỏi này và ghi lại câu trả lời của bạn:

 Một số vấn đề chất lượng, an toàn và năng suất mà đơn vị bạn đang phải đối mặt là gì?

 - Một số thói quen về Sàng lọc, Sắp xếp, và Sạch sẽ đã là một phần trong thời gian làm việc hàng ngày của bạn? Trong cuộc sống cá nhân hàng ngày của bạn?

2.2 MÔ TẢ VỀ NĂM TRỤ CỘT

2.2.1 Trụ cột đầu tiên: Sàng Lọc

Sàng lọc có nghĩa là bạn loại bỏ tất cả những thứ từ nơi làm việc mà không cần thiết cho các quá trình và các hoạt động hành chính và lâm sàng

Đáng ngạc nhiên, khái niệm đơn giản này thì dễ dàng bi ̣ hiểu lầm Đầu tiên, nó có thể khó khăn để phân biệt giữa những gì cần và những gì là không cần

Từ lúc khởi đầu, việc loại bỏ những thứ tại nơi làm việc có thể làm nãn lòng Mọi người có xu hướng bám vào những thứ linh tinh, họ nghi ̃ rằng chúng có thể cần thiết cho bệnh nhân hoặc qui trình tiếp theo Bằng cách này, thiết bị, thuốc men, vật tư có xu hướng tích lũy và len vào phạm vi của công việc hàng ngày Điều này dẫn đến một sự tích tụ

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

17

1 khối lượng lớn các vật không sử dụng trên toàn đơn vị (hình 2.4 và 2.5) Trong chương 3, bạn sẽ học cách sử dụng một "khu vực chứa vật được dán nhãn đỏ" để đánh giá sự cần thiết của một thứ thay vì chỉ đơn giản là loại bỏ nó Điều này làm giảm đáng kể nguy cơ bỏ đi một vật mà có thể cần thiết về sau

Hình 2.4 Khay đựng mẫu xét nghiệm bề bộn đang chờ 5S

Hình 2.5 Những chiếc hộp không rõ nguồn gốc để bừa bãi

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

 Một số lượng lớn các mặt hàng dự trữ trở nên lỗi thời, lạc hậu,

do hạn chế thời gian sử dụng

 Khuyết điểm trong hành chính và lâm sàng là kết quả từ sự hỗn loạn bởi sự cung cấp vật dụng không cần thiết và từ sự hư hỏng các thiết bị

 Thiết bị không cần thiết tạo ra một trở ngại hàng ngày đến hoạt động của các dịch vụ y tế

 Sự hiện diện của các thứ không cần thiết làm cho việc bố trí của các cơ sở y tế và các qui trình thực hiện khó khăn hơn Bạn sẽ tìm hiểu thêm về trụ cột đầu tiên, Sàng lọc, trong Chương 3

2.2.2 Trụ cột thứ hai: Sắp xếp

Sắp xếp có thể được định nghĩa như việc sắp xếp các vật dụng cần thiết

để chúng có dễ dàng sử dụng và dán nhãn chúng để dễ dàng tìm thấy

và loại bỏ Sắp xếp nên luôn luôn được thực hiện với cùng với Sàng lọc Một khi mọi thứ được phân loại tốt, sẽ chỉ còn lại những gì bạn cần để chăm sóc cho người bệnh Tiếp theo, phải xác định rõ ràng những vật này ở đâu để bạn có thể biết ngay vị trí để tìm và nơi để trả chúng trở lại (hình 2.6 là một ví dụ về Sắp xếp)

2.2.3 Trụ cột thứ ba: Sạch sẽ

Trụ cột thứ ba là Sạch sẽ Sạch sẽ có nghĩa là sàn sạch rác, các dụng cụ

và bề mặt được lau chùi, và nói chung là đảm bảo rằng mọi thứ trong

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

19

cơ sở y tế được giữ sạch suốt thời gian, 24/7 Trong một cơ sở y tế, Sạch sẽ có thể giúp ngăn ngừa sự lây lan tình trạng nhiễm trùng bệnh viện, chẳng hạn như tụ cầu vàng đề kháng methicillin (MRSA)

Hình 2.6 Ví dụ cho Sắp xếp

Sạch sẽ nên được tích hợp trong các công việc dọn dẹp hàng ngày để duy trì tình trạng môi trường an toàn cũng như các điều kiện làm việc thích hợp của trang thiết bi ̣ cho hoạt động hành chính và lâm sàng

2.2.4 Trụ cột thứ tư: Săn sóc

Săn sóc khác với Sàng lọc, Sắp xếp, và Sạch sẽ Ba trụ cột đầu tiên này

có thể được nghi ̃ như các hoạt động, như việc gì đó chúng ta làm Ngược lại, Săn sóc là phương pháp bạn dùng để duy trì ba trụ cột đầu tiên – Sàng lọc, Sắp xếp, và Sạch sẽ Nó cũng có thể là một phương pháp quan trọng để giữ cơ sở của bạn sẵn sàng cho tiêu chuẩn quốc

tế JCI, DNV, hoặc sự khảo sát để công nhận của Bộ Y tế

Săn sóc (Standardize) có liên quan đến từng cái trong ba trụ cột đầu tiên, nhưng nó liên quan mạnh mẽ nhất tới Sạch sẽ (Shine) Nó là kết

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan quả của việc giữ cho các bề mặt nơi làm việc và trang thiết bị không bi ̣ nhiễm bẩn Đó là tình trạng có được qua nhiều lần chúng ta thực hiện Sạch sẽ (Shine)

2.2.5 Cột thứ năm: Sẵn sàng

Trong bối cảnh của năm trụ cột, Sẵn sàng (Sustain) có nghi ̃a là tạo một thói quen duy trì các qui trình đúng và điều kiện môi trường phù hợp Bốn trụ cột đầu tiên có thể được thực hiện mà không gặp khó khăn nếu nơi làm việc là nơi mà những nhân viên cam kết duy trì tình trạng 5S Một nơi làm việc như thế có thể có được năng suất cao và chất lượng cao Một môi trường làm việc như vậy có khả năng mang lại an toàn cho cả bệnh nhân và nhân viên y tế

Trong nhiều cơ sở y tế, khối lượng thời gian và sự nỗ lực đáng kể được sử dụng vô i ́ch cho việc Sàng lọc và sắp xếp bởi vì cơ quan thiếu kỷ luật

để duy trì tình trạng 5S và tiếp tục việc thực hiện 5S trên một nền tảng hàng ngày Ngay cả khi cơ quan thỉnh thoảng tổ chức những chiến dịch

và các cuộc thi 5S, nếu không có trụ cột Sẵn sàng, những trụ cột khác

sẽ không tồn tại lâu dài được

 Nghĩ về 1 vật hoặc khu vực sẽ có lợi từ việc làm sạch.

 Nghĩ về 1 thói quen thường xuyên bạn có thể tạo ra để loại bỏ, thay đổi vị trí hoặc làm sạch các vật trong khu vực làm việc của bạn.

 - Nghĩ về một số điều kiện bạn có thể tạo ra để giúp bạn thực hiện thói quen này

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

21

Đối kháng 1: Tại sao phải thực hiện việc loại bỏ hay làm sạch trong khi đó không phải là công việc của tôi?

Đối kháng 2: Những điều tuyệt vời về Sàng lọc và Sắp xếp là gì?

Đối kháng 3: 5S sẽ không cho chúng ta nhiều thời gian hơn với người bệnh

Đối kháng 4: Chúng tôi đã thực hiện Sàng lọc và Sắp xếp

Đối kháng 5: Chúng tôi thực hiện việc tổ chức nơi làm việc cách đây nhiều năm

Đối kháng 6: Chúng tôi quá bận rộn cho các hoạt động 5S

Đối kháng 7: Đây là cách chúng tôi đã luôn thực hiện

Hình 2.7 Những đối kháng thường gặp đối với việc thực hiện 5S

2.3 CÁC LOẠI ĐỐI KHÁNG THƯỜNG GẶP

ĐỐI VỚI VIỆC THỰC HIỆN 5S

2.3.1 Lời giới thiệu

Bất kỳ cơ quan nào giới thiệu về năm cột của 5S thì có khả năng sẽ chạm trán với sự đối kháng (xem Hình 2.7) Một số loại đối kháng phổ biến được thảo luận dưới đây

2.3.2 Đối kháng 1: Tại sao phải thực hiện việc loại bỏ hay làm sạch trong khi đó không phải là công việc của tôi?

Nhiều nhân viên y tế quá bận rộn, thường là kết quả của việc tìm kiếm cho những thứ bị thất lạc ở nơi làm việc thiếu tổ chức, đến nỗi họ đã phải dựa vào các đội dịch vụ dọn dẹp vệ sinh và mội trường vào cuối ngày Khi các phương pháp 5S được giới thiệu, người ta thường nói,

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

"Việc loại bỏ hoặc làm sạch không phải là công việc của tôi." Trong thực tế, thái độ tiêu cực này góp phần gây nên sự bừa bãi và hỗn loạn thường xảy ra trong các hoạt động y tế

2.3.3 Đối kháng 2: Những điều tuyệt vời về Sàng lọc và Sắp xếp là gì? Sàng lọc và Sắp xếp nghe có vẻ quá đơn giản đến nỗi khó có thể tin chúng quan trọng và mạnh mẽ như thế nào! Thực tế thì 5S là cần thiết khi các cơ sở y tế thường xuyên không gọn gàng, thiếu tổ chức, và không sạch sẽ

2.3.4 Đối kháng 3: 5S sẽ không cho chúng ta nhiều thời gian hơn với người bệnh

Các nhân viên y tế đôi khi nghi ̃ rằng công việc của họ đơn giản là điều trị người bệnh, chứ không phải là việc tổ chức hoặc làm sạch mọi thứ Lối suy nghĩ này là dễ hiểu nếu công việc của họ trước đây chưa bao giờ bao gồm các chức năng này Tuy nhiên, đó là một thái độ cần thay đổi vì các nhân viên y tế dần hiểu rõ các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp

và Sạch sẽ là quan trọng như thế nào trong việc bảo đảm an toàn người bệnh, đạt được các dịch vụ không khiếm khuyết, và giảm chi phí y tế

2.3.5 Đối kháng 4: Chúng tôi đã thực hiện Sàng lọc và Sắp xếp

Một số người chỉ xem năm trụ cột ở các khía cạnh nhìn thấy trực tiếp

và hời hợt Họ nghĩ rằng việc sắp xếp lại mọi thứ một chút và đưa chúng vào hàng gọn gàng là xong Tuy nhiên, "sự ngăn nắp" như thế chỉ mới chạm vào nội dung bên ngoài của năm trụ cột

2.3.6 Đối kháng 5: Chúng tôi thực hiện việc tổ chức nơi làm việc cách đây nhiều năm

Đây là kiểu nhận xét được nghe thường xuyên nhất từ những người

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

23

cố gắng tổ chức nơi làm việc một lần cách đây 10 năm, họ không nhìn thấy lý do tại sao họ nên làm điều đó một lần nữa Năm trụ cột không phải là một mốt thoáng qua Chúng là nền tảng cho việc thực hiện tất

cả các loại cải tiến

2.3.7 Đối kháng 6: Chúng tôi quá bận rộn cho các hoạt động 5S

Ở một số nơi làm việc, Sàng lọc, Sắp xếp, và Sạch sẽ là những điều đầu tiên thiếu quan tâm khi công việc trở nên bận rộn Và trong y tế, công việc có thể trở nên rất, rất bận rộn Vì vậy, lời giải thích thường là

"chúng tôi quá bận rộn cho nó." Thực sự rằng sự ưu tiên công việc đôi khi qua cấp bách đến nỗi các hoạt động khác cần phải chờ đợi Tuy nhiên, hoạt động 5S như nền tảng trong y tế cũng như rửa mặt và đánh răng trong cuộc sống cá nhân Chúng ta có thể hoãn lạicác hoạt động trong một thời gian ngắn, trong những hoàn cảnh nhất định Tuy nhiên, việc hoãn lại chúng quá lâu sẽ có những hậu quả tiêu cực

2.3.8 Đối kháng 7: Đây là cách chúng tôi đã luôn thực hiện

Nếu bạn nói với mọi người rằng công việc sẽ hiệu quả hơn nếu tất cả dụng cụ cho mỗi công việc được để cùng 1 nơi thuận tiện, họ có thể phản ứng bằng cách nói, "Vâng, nhưng chúng tôi đang làm đúng, và đây là cách chúng tôi đã luôn luôn thực hiện"

Những kiểu đối kháng này phổ biến trong giai đoạn đầu của việc thực hiện 5S Nếu chúng ta bỏ qua đối kháng như thế và và vẫn tiến hành 5S, bạn sẽ không thu được kết quả gì ngoài những thay đổi bề mặt Thay vào đó, chúng ta cần phải giải quyết những trở ngại này một cách trực tiếp Để cho năm trụ cột hoạt động, mọi người cần phải thực sự hiểu an toàn bệnh nhân cần thiết như thế nào

2.4 LỢI ÍCH CỦA VIỆC THỰC HIỆN 5S

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan 2.4.1 Lợi ích cho bệnh nhân

Vậy những gì việc thực hiện năm trụ cột của 5S có thể mang đến cho người bệnh? Có nhiều lợi ích cho người bệnh:

 Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ tạo nên ít khiếm khuyết trong lâm sàng

 Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ có nghĩa là người bệnh không phải chờ đợi điều trị quá lâu

 Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ thì hoạt động i ́t tốn kém hơn và giúp giảm chi phí y tế

 Một cơ sở y tế gọn gàng và sạch sẽ đem đến một cảm giác khỏe mạnh, giúp i ́ch cho tinh thần của người bệnh và nhân viên y tế

2.4.2 Lợi ích cho nhân viên y tế

Vì vậy sự thực hiện trụ năm cột của 5S giúp cho bạn trong vai trò là nhân viên y tế hoặc nhân viên hỗ trợ những gì? Có nhiều lợi ích cho bạn

Hình 2.8 Cung cấp sự sáng tạo nơi làm việc

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

25

 Mang lại cho bạn một cơ hội đưa ra những sáng tạo về nơi làm việc của bạn nên được tổ chức như thế nào và cách làm việc của bạn nên được thực hiện như thế nào (hình 2.8)

 Tạo cho nơi làm việc của bạn dễ chịu để làm việc hơn

 Tạo cho công việc của bạn thỏa mãn hơn

 Giúp bạn biết những gì bạn đang muốn thực hiện, khi nào và nơi nào bạn mong đợi để làm điều đó

 Giúp bạn giao tiếp và làm việc với mọi người dễ dàng hơn

2.4.3 Lợi ích cho cơ quan của bạn

Cơ quan của bạn cũng sẽ nhận nhiều lợi ích từ việc thực hiện năm trụ cột, như nâng cao chất lượng, giảm chi phí, giảm thời gian người bệnh chờ đợi điều trị, đẩy mạnh an toàn, xây dựng lòng trung thành của người bệnh, và thúc đẩy tăng trưởng tài chính cho cơ quan (Hình 2.9)

Hình 2.9 Lợi ích cho đơn vị

2.4.3.1 Lợi ích 1 Không nhược điểm giúp chất lượng cao hơn

Các nhược điểm lâm sàng do nhiều nguyên nhân, bao gồm cả việc sử dụng nhầm thuốc và điều trị nhầm bệnh nhân Sàng lọc và Sắp xếp ngăn chặn các loại lỗi này Hơn nữa, việc bảo quản thiết bị và môi

Lợi ích 1 Không nhược điểm giúp chất lượng cao hơn

Lợi ích 2 Không lãng phi ́ giúp chi phí thấp hơn

Lợi ích 3 Không Chậm trễ có nghi ̃a là người bệnh không chờ đợi

Lợi ích 4 Không rối loạn thúc đẩy an toàn

Lợi ích 5 Không có những tình trạng bất thường giúp cho

giá tri ̣ của quy trình tốt hơn

Lợi ích 6 Không khiếu nại mang đến sự tự tin và tin tưởng

tốt hơn

Lợi ích 7 Không ba hoa sẽ hạn chế nhân viên bỏ việc

Lợi ích 8 Không có vật đánh dấu mực đỏ giúp sự ổn định tài chính

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan trường làm việc sạch sẽ giảm “thời gian đi" cho việc tìm kiếm dụng cụ thất lạc Những lợi ích này và các kết quả khác trong việc thực hiện 5S giúp gia tăng thời giant ham khám tại giường bệnh và góp phần làm giảm những sai sót trong lâm sàng

2.4.3.2 Lợi ích 2: Không lãng phi ́ giúp chi phí thấp hơn

Cơ sở y tế và văn phòng là các kho rác thải Thực hiện 5S có thể giúp loại bỏ các loại rác thải sau đây:

 Cung cấp và lưu trữ quá nhiều vật tư tại các nhà kho trung tâm

 Sử dụng quá nhiều không gian cho việc lưu trữ

 Mất thời gian cho việc tìm kiếm hoặc chờ đợi các thuốc hoặc thiết bị khó tìm

 Lãng phí do di chuyển nhiều, các vật tự và trang thiết bị đặt ở các vị trí khó tiếp cận

Hình 2.10 Không chậm trễ tạo nên dịch vụ vận chuyển đáng tin cậy

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

27

2.4.3.3 Lợi ích 3: Không chậm trể nghi ̃a là người bệnh không chờ đợi

Tại các cơ sở y tế không thực hiện 5S triệt để, thời hạn làm việc thì qua nhanh và người bệnh thì chờ đợi trong khi mọi người thì lại đang bận rộn cố gắng để nhớ những gì họ đã làm cho người bệnh cuối cùng, tìm kiếm trang thiết bị và vật tư, chờ đợi các bác sĩ thực hiện thăm khám, chờ đợi kết quả xét nghiệm danh sách còn rất nhiều Thật là khó khăn khi bắt người bệnh phải chờ đợi do các vấn đề như sự di chuyển lãng phi ́ và quá nhiều sai sót và các khiếm khuyết về hành chính và lâm sàng Khi các vấn đề này được loại trừ, các quy trình trở nên đáng tin cậy hơn và người bệnh được đối xử như họ mong muốn (Hình 2.10)

2.4.3.4 Lợi ích 4: Không rối loạn thúc đẩy an toàn

Tổn thương cho người bệnh hoặc đội ngũ nhân viên có thể xảy ra khi trang thiết bị, thuốc men, vật tư để trong các hành lang và khi các vật dụng được chất đống cao trong khu vực lưu trữ, hoặc khi các bề mặt nơi làm việc và thiết bị bi ̣ bao phủ bởi bụi và các chất bẩn khác

2.4.3.5 Lợi ích 5: Không có những tình trạng bất thường giúp cho giá tri ̣ của quy trình tốt hơn

Khi công việc bảo dưỡng hàng ngày được tích hợp với nhiệm vụ làm sạch hàng ngày, nhân viên y tế sẽ phát hiện các sự cố trước khi chúng gây ra sai sót và trì hoãn trên lâm sàng Bằng cách này, khu vực làm việc và trang thiết bị được chuẩn bị tốt hơn để sử dụng Khu vực làm việc và trang thiết bị được bão dưỡng tốt và sạch sẽ có nghĩa là quá trình sai sót xảy ra ít hơn và việc chẩn đoán và sửa chữa khi sự cố xảy

ra cũng dễ dàng hơn

2.4.3.6 Lợi ích 6: Không khiếu nại mang đến sự tự tin và tin tưởng hơn

Những cơ sở y tế thực hiện năm trụ cột là hầu như thoát được các sai sót và trì hoãn trên lâm sàng Điều này có nghĩa là họ cũng được thoát khỏi sự phàn nàn của người bệnh về chất lượng điều trị

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

 Điều trị tại một nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ sẽ không có các sai sót về hành chính và lâm sàng

 Điều trị tại một nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ sẽ giảm chi phi ́

 Điều trị tại một nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ cho thấy không làm cho bệnh nhân chờ đợi

 Điều trị tại một nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ là an toàn

 Vài lợi i ́ch cho đơn vị của bạn từ việc thực hiện 5S?

2.4.3.7 Lợi ích 7: Tinh thần được nâng cao giúp làm giảm nhân viên bỏ việc

Năm trụ cột của 5S có thể cải thiện đáng kể tinh thần nhân viên Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các nhân viên y tế hài lòng hơn với môi trường làm việc của họ sẽ ít có khả năng tìm kiếm việc làm ở nơi khác Xét về chi phí, trung bình, mất hơn $80.000 để thay thế một y tá, điều này mang lại sự lợi ích về tài chính rất đáng kể cho đơn vị của bạn

2.4.3.8 Lợi ích 8: Không có vật đánh dấu mực đỏ giúp sự ổn định tài chính

Những cơ sở y tế không thể kiếm tiền mà không cần cung cấp dịch vụ chăm sóc có chất lượng hoặc có được sự tin tưởng của người bệnh Năm trụ cột cung cấp một nền tảng vững mạnh cho việc xây dựng chất lượng và niềm tin của người bệnh và, kế đến, là lòng trung thành của

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

Năm trụ cột là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, và Sẵng sàng Sự thực hiện triệt để năm trụ cột là điểm khởi đầu cho các hoạt động cải tiến sẽ đảm bảo chất lượng, năng suất, an toàn và sự ổn định tài chính Bởi vì trong công việc hàng ngày của một cơ sở y tế, cũng như trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, chúng ta thực hiện thói quen mà Sàng lọc, Sắp xếp, và Sạch sẽ; đây là những điều cần thiết để một dòng các hoạt động trôi chảy, an toàn và hiệu quả

Sàng lọc có nghĩa là loại bỏ khỏi nơi làm việc tất cả những thứ không cần thiết cho các hoạt động hiện tại Sắp xếp có nghĩa là sắp xếp những thứ cần thiết để chúng được dễ dàng sử dụng và dán nhãn cho chúng để chúng được dễ dàng tìm thấy và loại bỏ Sạch sẽ nghĩa là dọn rác nền nhà, lau chùi các bề mặt ở nơi làm việc và trang thiết bi ̣, và nói chung là đảm bảo rằng tất cả mọi thứ trong các cơ sở y tế luôn được sạch sẽ, chứ không chỉ khi đội làm vệ sinh thực hiện công việc dọn dẹp theo lịch Săn sóc là phương pháp để duy trì ba trụ cột đầu tiên Sẵn sàng có nghĩa là tạo ra một thói quen duy trì những qui trình đúng và tình trạng môi trường phù hợp

Khi năm trụ cột được thực hiện lần đầu tiên, tất nhiên nó không thể tránh khỏi một số loại đối kháng sẽ phát sinh Một số trong những sự đối kháng này bao gồm sự thiếu hiểu biết tại sao năm trụ cột quá quan trọng, miễn cưỡng làm sạch bởi vì những vật dụng sẽ bi ̣ nhiễm bẩn lần nữa, và tin rằng "đó không phải việc của tôi" bởi vì họ quá bận rộn để dành thời gian để tổ chức, sắp xếp, và làm sạch nơi làm việc Sự đối

Chương 2 Giới thiệu và tổng quan

kháng này có thể làm hỏng những nỗ lực của đơn vị bạn trong việc thực hiện 5S nếu nó không được chỉ ra một cách cẩn thận và trực tiếp

Có nhiều lợi ích trong việc thực hiện năm trụ cột của 5S Những lợi ích cho người bệnh bao gồm giảm nguy cơ tổn thương và có thể gặp được các nhân viên y tế khi họ muốn, mà không cần chờ đợi Những lợi ích cho các nhân viên y tế bao gồm một môi trường làm việc dễ chịu hơn, sự hài lòng công việc nhiều hơn, và một cơ hội để đưa ra các sáng kiến trong công việc Những lợi ích cho đơn vị của bạn bao gồm các sản phẩm chất lượng cao hơn, chi phí thấp hơn, tăng sự hài lòng của người bệnh, sự bỏ việc thấp hơn, và sự ổn định về tài chính.

 Có bất kỳ trở ngại đặc biệt đối với việc thực hiện phương pháp 5S được mô tả trong chương này trong y tế hay không?

 Bạn cần thêm những thông tin nào để hiểu đầy đủ về các ý tưởng được trình bày?

 Làm thế nào bạn có thể nhận được các thông tin này?

 Bạn cần ai tham gia vào quá trình này?

Chương 3 Sàng lọc

31

Chương 3 Trụ cột đầu tiên - Sàng lọc

NỘI DUNG 3.1 Giải thích về trụ cột đầu tiên – Sàng lọc 32 3.1.1 Giới thiệu 32 3.1.2 Định nghĩa 32 3.1.3 Điểm mấu chốt của trụ cột đầu tiên 32 3.1.4 Tại sao Sàng lọc quan trọng 33 3.1.5 Các vấn đề tránh được khi thực hiện Sàng lọc 33 3.2 Cách thực hiện Sàng lọc 33 3.2.1 Giới thiệu 34 3.2.2 Tổng quan về “Dán Nhãn đỏ” 34 3.2.3 Khu vực chứa vật dán nhãn đỏ 35 3.2.4 Khu vực giữ đồ dán nhãn đỏ trung tâm và khu vực 35 3.3 Các bước Dán nhản đỏ 36 3.3.1 Tổng quan 36 3.3.2 Bước 1: Triển khai kế hoach dán nhãn đỏ 36 3.3.3 Bước 2: Xác định đối tượng dán nhãn đỏ 37 3.3.4 Bước 3: Lập tiêu chuẩn dán nhãn đỏ 38 3.3.5 Bước 4: Làm nhãn đỏ 39 3.3.6 Bước 5: Dán nhãn đỏ 40 3.3.7 Bước 6: Đánh giá các vật dụng dán nhãn đỏ 41 3.3.8 Bước 7: Lưu trữ tài liệu về việc dán nhãn đỏ 43 3.3.9 Khi dán nhãn đỏ được hoàn tất 43 3.4 Sự tích tụ những vật dụng không cần thiết 44 3.4.1 Giới thiệu 44 3.4.2 Những loại vật dụng không cần thiết 44 3.4.3 Vị trí các vật dụng không cần thiết thường tích tụ 45 3.5 Những đề nghị và nhắc nhở về việc dán nhãn đỏ 45 3.5.1 Chỉ dán một nhãn đỏ cho mỗi vật dụng 46 3.5.2 Dán nhãn đỏ các vật cần thiết nhưng dư thừa 47

3.1.2 Định nghĩa về “TRỤ CỘT ĐẦU TIÊN”

Sàng lọc, Trụ cột ĐẦU TIÊN của môi trường làm việc trực quan, tương ứng với nguyên lý vừa đúng lúc tức là “Chỉ những vật dụng cần thiết, với lượng vừa đủ, tại thời điểm cần dùng.” Nói một cách khác là, Sàng lọc có nghĩa là loại bỏ ra khỏi môi trường làm việc những vật dụng không cần thiết cho công việc hiện tại hay các quy trình và hoạt động hành chính

3.1.3 Điểm mấu chốt của Trụ cột đầu tiên

Sàng lọc không có nghĩa là chỉ bỏ đi những vật dụng mà bạn chắc là bạn sẽ không bao giờ dùng, cũng không phải đơn giản là sắp xếp mọi thứ trật tự ngăn nắp Nếu bạn thật sự làm công việc Sàng lọc, bạn chỉ

để lại những thứ thật sự cần thiết: Nếu thấy đắn đo, hãy vứt chúng đi Đây là nguyên lý quan trọng trong việc Sàng lọc của Năm trụ cột

5 PHÚT SUY NGẪM

Dành ra 5 phút để tìm câu trả lời cho những câu hỏi bên dưới:

Chương 3 Sàng lọc

33

 Vấn đề gì xảy ra tại nơi làm việc của bạn bởi sự tích trữ những vật dụng, thuốc men và vật tư không cần thiết?

3.1.4 Vì sao việc Sàng lọc lại quan trọng

Thực hiện Trụ cột đầu tiên này sẽ tạo ra một môi trường làm việc mà

ở đó không gian, thời gian, tiền bạc, năng lượng và các nguồn lực khác được quản lý và sử dụng một cách hiệu quả Khi thực hiện tốt Trụ cột đầu tiên sẽ giúp giảm thiểu những vấn đề nảy sinh làm gián đoạn luồng công việc, việc giao tiếp giữa các nhân viên y tế được cải thiện, tăng chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất, tăng cường đảm bảo an toàn cho bệnh nhân và nhà cung cấp dịch vụ y tế

3.1.5 Những vấn đề có thể tránh được bởi thực hiện Sàng lọc

Khi không thực hiện tốt Trụ cột đầu tiên sẽ nảy sinh ra các vấn đề sau:

1 Trang thiết bị y tế bừa bộn và gây trở ngại khi làm việc

2 Khu vực làm việc, kho dược, các ngăn kệ và các tủ chứa chứa những vật dụng không cần thiết sẽ gây cản trở cho những giao tiếp quan trọng giữa bệnh nhân và nhân viên y tế

3 Tốn thời gian trong việc tìm kiếm các thiết bị, thuốc men và vật tư

4 Nhầm lẫn về vật dụng và đường đi để lấy vật dụng đó dẫn đến sai sót trong thực hành lâm sàng và hành chính

5 Cần chi một khoản ngân sách để duy trì các vật dụng, thuốc men và vật tư không cần thiết

6 Vật tư dư thừa sẽ che dấu nhiều vấn đề khác trong hoạt động

7 Vật dụng, thuốc men và vật tư không cần thiết gây khó khăn trong việc cải tiến qui trình

3.2 CÁCH THỰC HÀNH SÀNG LỌC

Chương 3 Sàng lọc 3.2.1 Giới thiệu

Việc nhận diện vật dụng, thuốc men và vật tư không cần thiết trong một cơ sở y tế bận rộn không phải lúc nào cũng dễ dàng Nhân viên hiếm khi biết cách tách biệt những thứ cần thiết từ những vật dụng không cần thiết để phục vụ cho qui trình và thủ tục chăm sóc sức khỏe Nhà Quản lý y tế và nhân viên thường không nhận ra sự dư thừa dù chúng ở ngay tầm mắt của họ

Chiến lược dán nhãn đỏ (red-tagging) là một phương pháp đơn giản

để nhận diện những vật dụng không cần thiết tiềm năng trong cơ sở y

tế, lượng giá tính hữu dụng và xử lý chúng một cách hợp lý

3.2.2 Tổng quan về Dán nhãn đỏ

Dán nhãn đỏ (Red-tagging) nghĩa là dán những nhãn, thẻ màu đỏ lên những vật dụng trong cơ sở y tế cần được đánh giá là cần thiết hay không cần thiết (hình 3.1) Nhãn màu đỏ thường thu hút sự chú ý của mọi người do màu đỏ là màu nổi bật so với các màu còn lại Ba câu hỏi đặt ra cho một sản phẩm được dán nhãn đỏ là:

Hình 3.1 Các ví dụ về vật dán nhãn đỏ

Chương 3 Sàng lọc

35

 Liệu vật dụng này có cần thiết?

 Nếu vật này cần thiết thì cần dùng với lượng bao nhiêu?

 Nếu vật này cần thiết thì có cần thiết phải đặt ở đây?

Khi những vật dụng đã được nhận dạng bằng các câu hỏi trên, chúng

Để thực hành “Dán nhãn đỏ” có hiệu quả thì phải tạo ra một khu vực

để giữ những vật được dán nhãn đỏ Khu vực giữ vật dán nhãn đỏ là một khu vực được thiết lập ra nhằm mục đích lưu trữ những vật dụng

đã được dán nhãn đỏ chờ được lượng giá Điều này thiết lập một mạng lưới an toàn cho câu hỏi ban đầu liệu một vật dụng có cần thiết bị loại

bỏ Bước đệm này rất hữu dụng khi nhu cầu hay mức nhu cầu sử dụng của vật dụng đó chưa được biết hay chưa được ghi nhận, điều mà rất thường xảy ra

Trong các trường hợp khác, khu vực trữ vật dán nhãn đỏ có thể được dùng như một bước đệm về mặt cảm xúc khi có sự phân vân liệu có nên loại bỏ một món đồ Đôi khi chúng ta phân vân về việc tự bỏ một thứ nào đó mà chúng ta nghĩ sẽ cần thiết về sau Khi vật dụng bị xếp qua một bên và được trông coi trong một khoảng thời gian xác định trước, người ta có xu hướng sẵn lòng từ bỏ nó hơn khi khoảng thời gian ấy kết thúc

3.2.4 Khu vực giữ đồ dán nhãn đỏ trung tâm và khu vực

Thông thường, một tổ chức khi thực sự muốn triển khai thực hiện công

tác dán nhãn đỏ thì cần phải thành lập được một khu vực trung tâm

lưu giữ những vật dụng đã dán nhãn đỏ Khu vực này được sử dụng để