Nguyên Tắc Soạn Thảo Văn Bản

Khi sọan thảo văn bản có tính cách pháp lý, chúng ta cần phải sử dụng hình thức cho phù hợp. Hình thức của văn bản được đảm bảo thì giá trị pháp lý của nội dung cũng được đảm bảo. Ngòai ra, chúng ta cần lưu ý đến tính chất của văn bản, và dĩ nhiên phải chú trọng đến nội dung của văn bản.

1. Hình thức của văn bản

Thể thức trình bày một văn bản được tuân theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Người sọan thảo phải đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức của nó. Thể thức đầy đủ của một văn bản bao gồm: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên lọai và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu của cơ quan ban hành; nơi nhận văn bản…

1.1.Tiêu ngữ (hay quốc hiệu)

Tiêu ngữ là tên nước và chế độ chính trị của nhà nước. Phần này được qui định trình bày bằng chữ in, trang đầu tiên, bên tay phải, phía dưới có gạch ngang.

Thí dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Đôc lâp – Tư do – Hanh phúc

1.2. Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan cho biết văn bản do cơ quan nào trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước ban hành, và mối quan hệ giữa cơ quan nhận và cơ quan gửi văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên bên trái của văn bản. Đối với văn bản của một đơn vị trực thuộc một cơ quan, thì phải đề tên cơ quan chủ quản ở trên và cơ quan trực thuộc ở dưới.

Thí dụ:

TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM

BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH THUẬN

Đối với các Bộ, ủy ban nhân dân các cấp hoặc cơ quan nhà nước không theo chế độ chủ quản thì chỉ cần ghi trực tiếp tên cơ quan ban hành văn bản.

Thí dụ:

ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHÓ HỒ CHÍ MINH

1.3.Sổ và ký hiệu của văn bản

-Số và ký hiệu của văn bản được ghi ở phía dưới tên cơ quan ra văn bản.

-Số văn bản được viết bằng chữ số Arập và được bắt đầu từ ngày đầu năm cho đến ngày cuối cùng của năm đó, các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước.

-Ký hiệu văn bản được viết sau nhóm số và ngăn cách bởi một dấu gạch chéo (/).

-Ký hiệu là chữ viết tắt của lọai văn bản và tên đơn vị chủ quản của văn bản đó.

-Giữa hai nhóm ký hiệu này được phân cách bằng dấu gạch ngang (-).

-Mục đích của nhóm số và ký hiệu là để vào sổ theo dõi quản lý và tìm kiếm dễ dàng khi

cần.

Thí dụ: -Số 62/2005/NĐ-CP (Nghị định của Chính phủ)

-Số 18/QĐ-HVCS (Quyết định của Học viện cơ sở)

-Số 900/VPCP-HC (công văn hành chính của Văn phòng Chính phủ)

1.4.Trích yếu

Trích yếu nội dung là phần ghi tóm tắt tổng quát, chính xác nội dung văn bản, giúp cho việc xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu của văn bản, thuận tiện vào sổ và theo dõi giải quyết công việc, tra tìm khi cần thiết.

Trích yếu văn bản phải gọn và rõ, thể hiện được một cách tổng quát nội dung của văn bản.

Trích yếu của một văn thư hành chánh được ghi ở dưới số và ký hiệu (theo điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành theo Nghị định số 142 – CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ). Người ta cũng có thể ghi ở giữa công văn ngay dưới tên lọai văn bản.

Trích yếu thường bắt đầu bằng cụm từ “Về việc”, cuối trích yếu không đặt dấu chấm.

Thí dụ: -V/v phát động phong trào thi đua phụ nữ hai giỏi trong tòan Học viện -Về việc nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên

1.5.Địa điếm và ngày tháng năm ban hành văn bản

Địa điểm và ngày tháng ban hành văn bản giúp cho cơ quan nhận văn bản biết, nhằm liên hệ giao dịch công tác thuận lợi.

-Địa điểm là nơi đặt trụ sở của cơ quan, tổ chức ban hành.

-Ngày tháng là ngày được thông qua (đối với văn bản của tập thể); hoặc thời điểm ký ban hành, do người ký điền vào.

Lưu ý: Nếu ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 thì phải có số “0” phía trước.

-Sau địa danh phải có dấu phẩy rồi mới đến ngày tháng năm.

-Địa danh và ngày tháng năm được trình bày bằng chữ in nghiêng, được ghi ở đầu công văn ngay dưới tiêu ngữ.

Thí dụ:

Thành phổ Hồ chí Minh, ngày 10 tháng 3 năm 2006.

1.6.Nơi nhận văn bản

Nơi nhận văn bản là      nơi        văn bản được     gửi             tới.               Với những văn          bản thường,                        nơi     gửi được

ghi ngay dưới dòng địa điểm và ngày tháng, bắt đầu bằng chữ “Kính gửi”. Nếu văn bản đồng thời liên hệ đến nhiều cơ quan khác thì ghi chữ “Đồng kính gửi” dưới chữ “Kính gửi” và lần lượt ghi tên các cơ quan từ trên xuống dưới, mỗi cơ quan một hàng có gạch đầu dòng.

Đối với lọai văn bản có tên gọi như: quyết định, chỉ thị thì nơi nhận được ghi ở góc trái phía dưới trang cuối cùng (ngang hàng phần chữ ký) và lần lượt ghi tên cơ quan nhận và trách nhiệm liên hệ với văn thư. Một số công văn thường cũng áp dụng lối này.

Thí dụ:

Nơi nhận:

• Cơ quan X (để thay báo cáo)
• Cơ quan Y (để biết)
• Cơ quan Z (để thi hành)
• Cơ quan T (để phối hợp)
• Lưu…

1.7. Tên gọi pháp lý của văn bản

Tên gọi pháp lý của văn bản được trình bày ở giữa, bên dưới địa danh và ngày tháng, thường được ghi chữ in hoa đậm như: quyết định, chỉ thị, biên bản, thông tư…

Tên gọi pháp lý rất quan trọng, vì nó nói lên tính chất pháp lý của văn bản, quyết định cách bố cục, cơ cấu và cách viết văn bản.

1.8. Nôi dung của văn bản

Nội dung của văn bản là phần quan trọng nhất ghi những vấn đề mà văn bản đề cập đến. Nội dung cần viết rõ ràng, dễ hiểu, chính xác và tùy theo lọai văn bản mà trình bày cho thích hợp.

1.9. Chữ ký

Chữ ký bao gồm hình thức đề ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền. Chữ ký bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản. Văn bản phải do người có thẩm quyền ký thì mới có giá trị. Chỉ ký sau khi văn bản hòan chỉnh, không nên ký khống tức là ký trước khi văn bản hòan chỉnh.

Thí dụ như ký mẫu in sẳn giấy đi đường mà chưa điền đủ chi tiết vào.

-T/M (thay mặt): Áp dụng cho các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể.

Thí dụ:

T/M ỦY BAN NHÂN DÂN QUẢN THỦ ĐỨC

CHỦ TỊCH

-K/T (ký thay): Áp dụng cho các cấp phó khi được cấp trưởng ủy quyền giải quyết một hoặc một số công việc của cơ quan, đơn vị.

Thí dụ:

K/T GIÁM ĐÓC

PHÓ GIÁM ĐÓC

T/M ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN K/T CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

-Q (quyền): Áp dụng cho trường     hợp một       cấp  phó            được cơ       quan có thẩm                                                                  quyền   giao cho thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của thủ trưởng cơ quan khi thủ trưởng phải vắng mặt trong thời gian dài hoặc cấp phó đó chưa được bổ nhiệm chính thức khi khuyết thủ trưởng.

Thí dụ:

Q.GIÁM ĐÓC

T/M ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Q.CHỦ TỊCH

-TUQ (thừa ủy quyền): Áp dụng trong trường hợp đặc biệt, thủ trưởng cơ quan ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới một cấp ký những vấn đề theo pháp luật, lẻ ra thủ trưởng cơ quan phải ký.

Thí dụ:

TUQ.GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH

-T/L (thừa lệnh): Áp dụng trường hợp ngòai những văn bản theo pháp luật thủ trưởng phải ký, thì cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được ủy nhiệm ký thừa lệnh.

Thí dụ:

T/L GIÁM ĐÓC

TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

Về mặt giá  trị  pháp lý, khi một văn bản được ban hành thì dù ký        dưới chức        danh thủ trưởng cơ quan hay cấp dưới ký hoặc ký thừa lệnh đều có giá trị như nhau.

Phải ký đúng thẩm quyền, ký một lần ở bản duy nhất. Không ký trên giấy nến để in thành nhiều bản. Không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký.

Khỏang cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30mm. Thẩm quyền ký luôn luôn là một khối thống nhất, không được trình bày tách rời ở hai trang khác nhau.

Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, hợp đồng, biên bản… thẩm quyền ký được dàn đều sang hai bên. Thẩm quyền ký của cơ quan, tổ chức chủ trì sọan thảo, hoặc của thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng bên phải. Đồng thời cần phải nhắc lại cơ quan, tổ chức ban hành.

1.10. Con dấu

Đóng dấu để đảm bảo tính chân thật và hợp pháp lý của văn bản.

Con dấu hợp pháp là dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký, lệch về bên trái.

Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ.

Dấu phải đúng tên cơ quan ban hành văn bản.

Dấu chỉ đóng khi đã có chữ ký. Tuyệt đối không đóng dấu trước khi có chữ ký.

1.11.Dấu chỉ mức độ mật và mức độ khấn

Trong trường  hợp cần thiết, văn bản có thể có       dấu  hiệu           chỉ        độ mật      (“Mật”, “Tối                                      mật”,

“Tuyệt mật”) và mức độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”). Việc đóng dấu này do người ký văn bản qui định. Văn thư đóng dấu này bằng mực đỏ vào khỏang trống dưới số và ký hiệu theo đúng qui định của pháp luật.

1.12.Các yếu tố khác

Ngòai các yếu tố như đã nêu trên còn có các phần khác như:

• Tên viết tắt của người đánh máy và số lượng văn bản phát hành: Yếu tố này được trình bày tại lề góc phải trang nhất giữa khỏang tiêu ngữ và địa danh, ngày tháng.
• Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến như: Dự thảo và tài liệu hội nghị như: “thu hồi”, “xem tại chỗ”, “xem xong xin trả lại”, “không phổ biến”, “lưu hành nội bộ”… Các yếu tố này được đặt tại lề trên trang nhất.

2. Tính chất của văn bản

Ngòai hình thức nêu trên, chúng ta còn phải lưu ý những điểm về tính chất của văn bản như sau:

1. Mức độ khẩn: Bảo đảm tính chất thời gian mà công việc cần phải giải quyết, có ba mức độ: khẩn, thượng khẳn, hỏa tốc.
2. Mức độ mật: Bảo đảm tính chất bí mật của văn bản, có ba mức độ: mật, tối mật, tuyệt mật.

Mức độ khẩn và mật do người ký công văn quyết định.

3. Bản thảo: Có những bản    thảo      cần      phải    lưu giữ,  nhất là    những       bản                   thảo              liên quan  đến những vấn đề cần bàn bạc, góp ý hoặc có bút phê, tức là có sửa chữa nội dung của văn bản. Đôi khi cần phải giữ bản thảo vì giá trị lịch sử, khoa học. Ngòai ra, các bản thảo khác không cần phải giữ khi đã có bản chính.

4. Bản chính: Bản chính còn gọi là nguyên bản (viết tay hay đánh máy), bản đầu tiên chính thức có chữ ký và con dấu.
5. Bản sao: Bản sao là bản sao chép lại bản chính (bằng cách viết tay, đánh máy, hay photocopy lại đúng nội dung và hình thức của bản chính). Bản sao chỉ có giá trị khi có chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Bản sao có ba lọai sau đây:

-Sao y bản chính: Sao y bản chính là bản sao y tòan bộ bản chính mà người có thẩm quyền đã ký vào một bản, do người dưới một cấp ký vào nhiều bản. Bản sao y bản chính do chính cơ quan đã ban hành văn bản sao ra.

-Sao lục: Sao lục là bản sao một văn bản có thể bản chính hay bản sao y bản chính của một cơ quan khác làm ra.

-Trích sao: Trích sao là bản sao lại một phần nội dung cần thiết của một văn bản.

-Phụ lục hoặc phụ bản: Phụ lục là văn bản kèm theo để thuyết minh văn bản chính. Neu có phụ lục hay phụ bản thì phải          ghi rõ số lượng bản                kèm theo,      cũng như phải        đánh   số                                                    thứ tự trên

từng lọai phụ bản.

3. Nội dung của văn bản

3.1.Tính chất chung

Văn bản là một thể thống nhất bảo đảm tính trọn vẹn về nội dung. Văn bản dù dài hay ngắn cũng phải thể hiện đầy đủ, trọn vẹn về một sự vật, sự việc.

Mỗi câu trong văn bản phải mang một ý rõ ràng, song ý nghĩa của các câu phải liên kết với nhau để thể hiện nên nội dung của văn bản. Vì vậy, khi sọan thảo bất cứ lọai văn bản nào, người sọan thảo cần phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hóa. Nội dung văn bản được chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng được yêu cầu và phù hợp với pháp luật hiện hành. Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được kiểm tra xử lý để đảm bảo độ chính xác cao.

Đối với các văn bản quản lý, tránh tình trạng lặp lại những thông tin từ các văn bản hiện hành đã ban hành trước đó hoặc viết chung chung, thông tin không chính xác.

Đối với các văn bản giao dịch kinh doanh, các đơn kiện và một số văn bản khác liên quan trực tiếp đến quyền lợi cần cụ thể, chặt chẽ nhưng vẫn đảm bảo tính mềm dẻo, ngọai giao.

Thông thường, nội dung một văn bản gồm những phần như sau:

1. Phần đặt vấn đề: Phần đặt vấn đề là phần mở đầu, nêu lý do phát sinh văn bản, xác định phạm vi vấn đề.
2. Phần trình bày sự việc: Phần trình bày sự việc là nêu lên những sự kiện, phân tích, đánh giá, tìm nguyên nhân sự việc…
3. Phần giải quyết vấn đề: Phần giải quyết vấn đề là kết hợp chặt chẽ với phần trên, đã đặt vấn đề ra thì phải giải quyết hoặc đề ra phương hướng giải quyết.
4. Phần kết thúc: Phần kết thúc nhắc lại điểm quan trọng của nội dung, động viên, khuyến khích hoặc phân công thực hiện…

3.2.Tính chất riêng

Nếu sọan thảo một công văn hành chánh thông thường, thì không cần thiết có đầy đủ các phần nêu trên. Nếu là văn bản lọai pháp quy, thường có cơ cấu trình bày như sau:

1. Phần mở đầu: Phần mở đầu là phần đặt vấn đề, nêu lý do cần phải ban hành văn bản, nêu căn cứ pháp lý hoặc                  ban hành theo ý     kiến               đề nghị  của ai?           Cơ quan nào?                 Phần                         mở  đầu       cũng xác định mục đích, phạm vi của văn bản.

2. Phần qui định: Phần     qui    định                      là nội        dung của văn bản,   nêu những                  qui                 định cụ thể   nhằm giải quyết vấn đề nêu ra ở phần mở đầu. Phần này có thể dài hay ngắn tùy theo tính chất và nội dung của từng lọai văn bản và phải thể hiện chính xác, rõ ràng theo lối hành văn của nhà nước.

3. Phần biện pháp thi hành: Phần biện pháp thi hành là nhằm đề ra những biện pháp tổ chức thực hiện hay phân công, xác định trách nhiệm cho các bộ phận cá nhân có nhiệm vụ thực hiện văn bản.
4. Phần kết thúc: Phần kết thúc tốt nhất là kết thúc theo công thức kết thúc thông thường.

3.3.Diễn đạt nôi dung

Văn trong văn bản          là văn      viết.                 Hiệu             quả truyền đạt  thông tin chủ yếu                                             phụ thuộc vào việc lựa chọn các thuật ngữ và phương pháp hành văn của người sọan thảo. Trong thực tế cho thấy, việc lựa chọn thuật ngữ và văn phong không thích hợp cho từng lọai văn bản đã làm hạn chế việc truyền đạt thông tin, tiếp nhận thông tin qua văn bản một cách thiếu chính xác dẫn đến không đạt được mục đích của việc ban hành văn bản.

Tùy theo thể lọai, phạm vi và đối tượng tác động của văn bản mà người sọan thảo sử dụng ngôn ngữ và cách hành văn cho phù hợp để đạt được mục đích của mình.

1. Về từ ngữ:

• Dùng những từ thông dụng phổ biến, tránh dùng thổ ngữ, tiếng địa phương, tiếng lóng.
• Dùng những từ có sẵn trong ngôn ngữ dân tộc, chỉ mượn tiếng nước ngòai khi không có tiếng tương đương.
• Chỉ dùng từ chuyên môn trong văn bản dành cho người chuyên môn.
• Không tùy tiện đặt ra từ mới, nếu có, phải xác định nghĩa của nó cho rõ ràng.
• Các từ có nội dung pháp lý phải dùng nhất quán từ đầu đến cuối.
• Nếu dùng từ phổ thông nhưng       định          cho nó   một  nghĩa    qui ước thì                phải             xác                      định rõ ràng nghĩa qui ước đó.

• Không dùng chữ thừa, vô ích, tránh dùng chữ vân vân,     dấu                chấm           lửng                                             vì           cần phải  dứt khóat.

• Viết chính xác tên các cơ quan, địa phương không tùy tiện thay đổi hoặc viết tắt.
• Viết đúng chính tả.
• Chú ý cách xưng hô: Công ty chúng tôi… (cho ngôi thứ nhất). Quý cơ quan, quý công ty… (cho ngôi thứ hai).

2. Về thể văn:

+Viết đơn giản, nghiêm túc, dứt khóat.

+Câu văn ngắn gọn, ít mệnh đề.

+Viết chân phương, không tả cảnh, biện luận sáo rỗng.

+Tránh câu văn đảo ngược không cần thiết.

+Hành văn theo kiểu dân tộc, đại chúng, tránh cách diễn đạt kiểu của người nước ngòai, cầu kỳ, khó hiểu…

3.4. Một so điểm lưu ý khi sọan thảo và ban hành văn bản

Cơ quan sọan thảo và ban hành văn bản phải bảo đảm nội dung và hình thức văn bản theo đúng pháp luật và đúng thẩm quyền.

Không dùng hình thức văn bản nói trên ở mục 5.1.2.5 để thay thế các văn bản pháp quy. Trường hợp cần bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn        bộ văn       bản     pháp quy thì phải sử dụng văn bản pháp quy tương ứng (Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Thông tư, Chỉ thị).

Nội dung các qui định trong văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các cơ quan thuộc hệ thống hành chính không được trái với Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các qui định trong văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên. Các quy định trong văn bản của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,          cơ quan thuộc          Chính                 phủ      không được          trái  với  các qui       định trong                   văn                 bản    của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Các qui định trong văn bản của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ngòai việc tuân thủ các qui định của Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, văn bản của Chính phủ còn phải tuân thủ các qui định trong văn bản của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng quản lý ngành, lĩnh vực trong cả nước.

Để văn bản có hiệu lực, khắc phục được tình trạng sơ hở, chậm trễ (nội dung văn bản trái pháp luật, có mâu thuẫn chồng chéo, qui định không rõ ràng, thiếu đồng bộ v.v… khiến cho cấp dưới khó thực hiện hoặc hiểu và làm khác nhau), cơ quan sọan thảo văn bản đệ trình cấp trên ban hành hoặc tự mình ban hành cần phải:

a) Thực hiện đúng quy chế của Chính phủ về việc soạn thảo văn bản, thủ trưởng cơ quan chủ trì việc soạn thảo văn bản cần đích thân tổ chức hoặc chỉ đạo việc lấy ý kiến, bàn bạc với thủ trưởng cơ quan có liên quan để thống   nhất ý       kiến chỉ  đạo và     phối        hợp hoạt    động                   cho                       đồng      bộ, không nên giao cho cán bộ cấp dưới làm việc này. Khi soạn thảo văn bản mà nội dung vấn đề cần được hướng dẫn thì cũng phải soạn thảo ngay văn bản hướng dẫn thi hành để nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc thực hiện quyết định.

b. Khi soạn thảo văn bản phải chú ý đến những văn bản hiện hành để bảo đảm tính chất của chủ trương luật pháp. Nếu sửa đổi hoặc bãi bỏ những qui định của các văn bản trước, thì ghi rõ điều khỏan và văn bản cần sửa đổi hoặc bãi bỏ, tránh ghi chung chung gây khó khăn khi thi hành.

c. Những điều qui định trong văn bản cần thể hiện rõ ràng, cụ thể để các cơ quan, tổ chức và mọi người hiểu thống nhất. Hết sức tránh đưa vào văn bản những qui định hoặc những từ ngữ khiến cho người thi hành có thể hiểu khác nhau.

d. Khi qui định thời hạn có hiệu lực của văn bản, cơ quan ban hành văn bản phải tính tóan kỹ để vừa thực hiện đúng qui định của Chính phủ, vừa bảo đảm cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành có thời gian chuẩn bị điều kiện thực hiện.

e. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các ủy ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc  trung ương      cần          bố trí cán  bộ         có kiến                    thức cơ           bản     và hiểu biết về      quản          lý hành chánh, pháp luật   để    sọan             thảo văn bản.       Quá trình sọan thảo        văn bản cần có     sự                             tham gia                 của                         cán                  bộ chuyên môn, pháp luật. Trước khi trình ký, các cán bộ này phải thẩm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, pháp lý và về hình thức văn bản. Chánh văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc trung ương phải ký tắt và chịu trách nhiệm về văn bản trình lãnh đạo cơ quan ký.