Nhóm Kiểm Soát Chất Lượng QCC Là Gì? - Diễn Đàn ISO

Nhóm kiểm soát chất lượng (Quality Control Circle – QCC) hay còn được gọi là Nhóm chất lượng được khởi xướng tại Nhật Bản từ đầu những năm 60 của thế kỷ trước. Đây là phương pháp cải tiến liên tục thông qua sự tham gia của tất cả các nhân viên trong tổ chức. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ về QCC là gì? Quy trình các bước thực hiện QCC hiệu quả nhất.

Nội dung

• 1 NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG QCC LÀ GÌ ?
• 2 ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
• 3 YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG NHÓM CHẤT LƯỢNG
• 4 MỤC TIÊU CỦA NHÓM QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG QCC
  • 4.1 Xây dựng môi trường làm việc tích cực và gắn kết
  • 4.2 Phát triển năng lực chuyên môn cho đội ngũ nhân sự
  • 4.3 Khai thác và phát huy tối đa tiềm năng con người
  • 4.4 Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động toàn công ty
• 5 NHỮNG NGUYÊN TẮC CỦA HOẠT ĐỘNG NHÓM CHẤT LƯỢNG
• 6 CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
• 7 NHỮNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ NHÓM CHẤT LƯỢNG QCC
• 8 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI QCC TRONG DOANH NGHIỆP
• 9 LỢI ÍCH CỦA NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG QCC
  • 9.1 Một số lợi ích cụ thể như:

NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG QCC LÀ GÌ ?

QCC là viết tắt của “Quality Control Circle” (Vòng tròn kiểm soát chất lượng) hay Nhóm kiểm soát chất lượng QCC. Đây là một nhóm nhỏ nhân viên làm các công việc tương tự hoặc liên quan đến nhau. Nhóm này thường tự nguyện gặp gỡ nhau để thảo luận, trao đổi, phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc.

Đây là một nhóm nhỏ nhân viên làm các công việc tương tự hoặc liên quan đến nhau. Nhóm này thường tự nguyện gặp gỡ nhau để thảo luận, trao đổi, phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc.

Được ra đời và xuất phát từ Nhật Bản từ những năm 60 của thế kỉ trước. Hiện tại mô hình nhóm chất lượng QCC đã được triển khai tại nhiều quốc gia trên thế giới nhờ những lợi ích tích cực của chúng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Theo kinh nghiệm của Nhật Bản, 95% các vấn đề trong xưởng có thể được giải quyết bằng các phương pháp kiểm soát chất lượng đơn giản như 7 công cụ kiểm soát chất lượng. Các công cụ này sẽ giúp QCC thực hiện động não một cách có hệ thống và phân tích các vấn đề một cách phê phán. Sau đó, thông qua tư duy logic và kinh nghiệm, hầu hết các vấn đề có thể được giải quyết.

TƯ VẤN NGAY

ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG

Nhóm kiểm soát chất lượng QCC thường có những đặc điểm chung bên dưới sau:

• Nhóm nhỏ từ 6-10 người là chủ yếu. Những nhóm lớn hơn thường sẽ gặp khó khăn trong việc tổ chức các cuộc hợp vì khó tập hợp đủ các thành viên hoặc khó kiểm soát nội dung của cuộc họp.
• Những người này thường làm các công việc tương tự có liên quan đến nhau. Những nhóm này tự nguyện gặp gỡ, trao đổi, phân tích và cùng nhau đưa ra những giải quyết các công việc hoặc nơi làm việc của họ nhằm kiểm soát và cải tiến chất lượng thường xuyên trong công việc.
• Là một phần của quản lý chất lượng toàn diện TQM hoặc kiểm soát chất lượng toàn công ty.

YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG NHÓM CHẤT LƯỢNG

• Tự nâng cao trình độ
• Hoạt động tự nguyện
• Hoạt động nhóm
• Động viên mọi người tham gia
• Áp dụng các kỹ thuật kiểm tra chất lượng
• Nhóm chất lượng bắt nguồn từ nơi làm việc
• Làm cho các hoạt động nhóm chất lượng tồn tại lâu bền
• Cùng nhau phát triển
• Sự sáng tạo
• Ý thức về chất lượng, ý thức về những vấn đề tồn tại, và ý thức về sự cải tiến.

MỤC TIÊU CỦA NHÓM QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG QCC

Một trong những mục tiêu chính của nhóm kiểm soát chất lượng QCC chính là khuyến khích được tinh thần tập thể của các thành viên. Với những thành viên ở cùng một bộ phần có cùng ý tưởng vì họ cùng có một mối quan tâm chung về vấn đề đó. Điều này giúp thuận lợi cho sự lựa chọn chủ đề cải tiến của nhóm. Hơn thế nữa, các thành viên có thể đóng góp hết sức mình vào những vấn đề liên quan đến công việc của họ.

Bên cạnh đó còn có những mục tiêu khác phải kể đến như: 

Xây dựng môi trường làm việc tích cực và gắn kết

• Khơi dậy tinh thần làm việc hứng khởi và nhiệt huyết nơi nhân viên từ đó giúp thắt chặt các mối quan hệ giữa các cá nhân để mọi người thấu hiểu nhau hơn.
• Thúc đẩy làm việc theo nhóm hiệu quả, đề cao sự phối hợp và trách nhiệm tập thể.
• Từ đó giúp gia tăng được sự liên kết giữa các phòng ban với nhau để tạo nên một tổ chức thống nhất và linh hoạt hơn.

Phát triển năng lực chuyên môn cho đội ngũ nhân sự

• Tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Khuyến khích mọi người làm việc nhóm và thảo luận để cùng nhau tìm ra hướng đi hiệu quả nhất.

Khai thác và phát huy tối đa tiềm năng con người

• QCC giúp tạo điều kiện để cho mỗi cá nhân có một cơ hội thể hiện cũng như phát triển năng lực cua bản thân.
• Ghi nhận và trân trọng những nỗ lực, thành quả đạt được của từng nhân viên.

Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động toàn công ty

• QCC giúp gia tăng năng suất lao động, nâng cao lợi nhuận và cải thiện thu nhập cho người lao động.
• Giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.

NHỮNG NGUYÊN TẮC CỦA HOẠT ĐỘNG NHÓM CHẤT LƯỢNG

Nhóm kiểm soát chất lượng QCC dựa trên những nguyên tắc hoạt động như sau:

• Triết lý xây dựng con người:
• Tính tự nguyện
• Mọi người đều được tham gia
• Các thành viên giúp nhau cùng tiến bộ
• Các kế hoạch phải là nỗ lực của tập thể chứ không phải của cá nhân
• Thường xuyên huấn luyện công nhân lẫn Ban lãnh đạo
• Kích thích sáng tạo
• Phát triển ý thức về chất lượng và cải tiến

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG

Do đối tượng của nhóm kiểm soát chất lượng QCC có thẻ áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp nên tùy thuộc vào đặc thù của từng tổ chức, việc triển khai QCC có thể khác nhau tuy nhiêm các bước được thực hiện triển khai QCC thường có:

• Bước 1: QCC cần được ban lãnh đạo hiểu thấu đáo để giúp hỗ trợ cho các hoạt động của nhóm QCC được hiệu quả hơn. Ban lãnh đạo cần phải ý thức được việc áp dụng QCC để từ đó khuyến khích được công việc triển khai tại các bộ phận và phòng ban thông qua các cán bộ quản lý trung gian.
• Bước 2:  Việc thành lập ban chỉ đạo QCC có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao. Chức năng của ban chỉ đạo chính là hoạch định chính sách và đưa ra các tiêu chí để triển khai áp dụng và hỗ trợ cho các hoạt động của QCC.
• Bước 3: Đào tạo các cán bộ hỗ trợ cho hoạt động QCC về khái niệm QCC công cụ kiểm soát chất lượng cùng phương pháp giải quyết vấn đề

• Bước 4: Thông báo, phổ biến QCC cho toàn bộ tổ chức để tất cả mọi người hiểu được QCC
• Bước 5: Lựa chọn trưởng nhóm cho các nhóm thí điểm. Những người được lựa chọn khi nhóm mới được thành lập nên là giám sát viên hoặc quản đốc vì họ có khả năng lãnh đạo tốt hơn và có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Họ có thể hiểu rõ cấp dưới của mình hơn những người khác. Trưởng nhóm này có thể được luân phiên khi các thành viên trong nhóm trưởng thành hơn. Những nhóm thí điểm này phải thành công để có thể làm mẫu cho những nhóm tiếp theo.
• Bước 6: Đào tạo cho trưởng nhóm và các thành viên của nhóm thí điểm. Các nội dung như quản lý nhóm, cách lựa chọn vấn đề, xử lý vấn đề, sử dụng các công cụ…
• Bước 7: Giám sát sự tiến triển của những nhóm thí điểm. Đây cũng là giai đoạn kiểm tra những hướng dẫn và qui định mà Ban chỉ đạo thiết lập nên. Sửa đổi chúng nếu thấy cần thiết và cho phép những nhóm này tối đa 6 tháng để làm việc với dự án đầu tiên của họ.
• Bước 8: Tổ chức cuộc họp trình bày tình huống để các nhóm có cơ hội nêu lên thành tích của họ. Bên cạnh một phần nhỏ như hiệu quả tin đại chúng, nó còn huấn luyện các thành viên cách trình bày trước công chúng và là phương pháp tốt để quảng bá cho người khác. Với cách tổ chức này, Ban chỉ đạo sẽ có cơ hội nhận biết được những nỗ lực của các thành viên.

• Bước 9: Cần đào tạo thêm các trưởng nhóm cùng các thành viên để thành lập thêm nhóm.
• Bước 10: Tiếp tục giám sát và đánh giá sự tiến bộ của các nhóm. Hỗ trợ các nhóm và khuyến khích họ thành lập nên những nhóm mới.
• Bước 11: Có các cuộc thi nhóm hàng năm nhằm ghi nhận lại các thành quả của các nhóm.

NHỮNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ NHÓM CHẤT LƯỢNG QCC

Có thể thấy được là trong quá trình triển khai QCC (Quality Control Circle), một số công cụ và phương pháp sau thường được sử dụng để nâng cao hiệu quả:

• Biểu đồ Pareto: Giúp xác định những vấn đề ưu tiên cần giải quyết trước bằng cách phân tích tần suất và mức độ ảnh hưởng.
• Biểu đồ xương cá (Ishikawa): Phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề theo từng nhóm yếu tố cụ thể.
• Kỹ thuật 5 Whys: Đào sâu vào bản chất vấn đề bằng cách đặt câu hỏi “Tại sao?” nhiều lần liên tiếp.
• Kaizen: Thúc đẩy cải tiến liên tục thông qua những hành động nhỏ, đều đặn nhưng mang lại hiệu quả lâu dài.

Việc triển khai QCC đòi hỏi sự tham gia chủ động và nhất quán từ lãnh đạo cho đến từng nhân viên. Đây là quá trình đòi hỏi tính kiên trì, cam kết và tinh thần cải tiến không ngừng.

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI QCC TRONG DOANH NGHIỆP

Việc doanh nghiệp của bạn có chọn lựa quy trình triển khai QCC có hiệu quả hay không đòi hỏi cả một quy trình bài bản. Thông thường một quy trình triển khai QCC đó có thể được áp dụng thông qua 5 bước như sau:

1. Xác định vấn đề: Nhóm QCC cùng nhau thảo luận để chọn ra vấn đề cụ thể cần giải quyết.
2. Phân tích nguyên nhân: Sử dụng các công cụ như biểu đồ Ishikawa, 5 Whys để xác định nguyên nhân gốc rễ.
3. Đề xuất giải pháp: Đưa ra các hướng giải quyết khả thi dựa trên kết quả phân tích.
4. Thực hiện giải pháp: Triển khai thực tế các giải pháp và theo dõi hiệu quả.
5. Đánh giá và cải tiến: Xem xét kết quả, điều chỉnh và tiếp tục cải tiến khi cần thiết.

LỢI ÍCH CỦA NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG QCC

Nhóm kiểm soát chất lượng QCC dựa trên triết lý: “Mọi người sẽ quan tâm và tự hào hơn về công việc nếu họ có quyền tham gia vào việc quyết định đến công việc hay cách thức tiến hành công việc của mình”. Do vậy, QCC có thể đem lại những lợi ích chung như:

• Đóng góp vào sự phát triển của tổ chức;
• Tạo ra một môi trường làm việc ở đó con người và ý nghĩa công việc được tôn trọng;
• Khai thác được tiềm năng của mọi người trong tổ chức.

NHẬN BỘ TÀI LIỆU

Một số lợi ích cụ thể như:

• Các thành viên nhóm được nâng cao kiến thức và khả năng của mình thông qua việc đào tạo và tham gia vào việc giải quyết vấn đề; Nhân viên tham gia QCC cảm thấy mình làm chủ các dự án.
• Trao đổi thông tin trong tổ chức được cải thiện tốt hơn, ví dụ giữa các thành viên với nhau và giữa thành viên với người phụ trách; Cải thiện trao đổi thông tin hai chiều giữa lãnh đạo & nhân viên.
• Người lao động hiểu biết hơn về chất lượng và thành thạo hơn trong cách giải quyết các vấn đề. Do vậy cải thiện được chất lượng sản phẩm và dịch vụ; nâng cao giá trị thương hiệu.
• Giảm bớt lãng phí, cải thiện ý thức về chất lượng trong tổ chức, tăng năng suất lao động và nâng cao thu nhập của người lao động…