Những Chiến Lược Quản Lý Rủi Ro Hiệu Quả - Business - Envato Tuts+

Trong loạt bài về quản lý rủi ro, chúng ta đã xem xét các loại rủi ro chính mà một doanh nghiệp có thể gặp phải và cách đo lường rủi ro trong doanh nghiệp của bạn.

Tất nhiên, bước hợp lý tiếp theo là tập hợp một kế hoạch để giải quyết với từng rủi ro mà bạn đã xác định, để bạn có thể quản lý rủi ro của mình trên cơ sở liên tục. Bạn sẽ tìm hiểu chính xác cách thực hiện điều đó trong hướng dẫn này.

Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách xem kế hoạch quản lý rủi ro có thể sẽ như thế nào và cách bạn có thể cùng nhau lập kế hoạch cho doanh nghiệp của mình. Sau đó, chúng ta sẽ xem xét các tùy chọn mà bạn có trong việc giải quyết cho từng rủi ro riêng lẻ và cách bạn có thể quyết định nên sử dụng chiến lược nào. Và cuối cùng, chúng ta sẽ xem cách bạn có thể theo dõi rủi ro trong doanh nghiệp của mình một cách thường xuyên và cập nhật kế hoạch của bạn nếu cần.

Đưa ra một kế hoạch quản lý rủi ro vững chắc là một trong những điều quan trọng nhất mà bạn có thể thực hiện cho doanh nghiệp của mình. Các công ty thất bại mọi lúc, đôi khi đổ lỗi cho sự may mắn, "nền kinh tế", hoặc các tình huống bất khả kháng khác. Quản lý rủi ro là chuẩn bị sẵn sàng cho càng nhiều sự kiện bất lợi càng tốt, để bạn có thể vượt qua cơn bão khiến đối thủ cạnh tranh của bạn tụt lại phía sau.

Thảm họa vẫn có thể phá hỏng các kế hoạch tốt nhất, tất nhiên là như vậy, nhưng việc quản lý rủi ro một cách nghiêm túc chắc chắn sẽ làm tăng cơ hội thành công lâu dài của bạn. Chúng ta hãy bắt đầu.

1. Lập kế hoạch

Mỗi doanh nghiệp nên có một kế hoạch quản lý rủi ro vững chắc. Đây là một hướng dẫn để kết hợp được một kế hoạch như vậy.

Định dạng có thể khác nhau tùy theo nhu cầu của công ty bạn. Một kế hoạch quản lý rủi ro cho một doanh nghiệp lớn, phức tạp có thể dễ dàng có đến hàng trăm trang, trong khi một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ có một bảng tính nhỏ tập trung vào các hạng mục chính.

Tuy nhiên, có một vài thứ cần thiết để đưa vào một kế hoạch quản lý rủi ro. Chúng bao gồm:

• một danh sách các rủi ro cá thể
• đánh giá từng rủi ro dựa trên khả năng và tác động
• đánh giá các sự kiểm soát hiện tại
• kế hoạch hành động

Hãy xem lần lượt từng mục. Nếu bạn đã theo dõi chuỗi bài viết này, bạn sẽ nhận thấy rằng chúng ta đã đề cập đến hai mục đầu tiên trong hướng dẫn sau cùng. Vì vậy, chúng ta đã có một khởi đầu tốt về kế hoạch của chúng ta rồi. Dưới đây là bảng mẫu mà chúng ta đã kết hợp cùng nhau lần cuối:

Rủi ro	Khả năng	Tác động	Điểm rủi ro
Khách hàng chủ chốt của XYZ Corp chậm thanh toán hóa đơn của mình.	5	2	10
Mất điện trong hơn 24 giờ.	1	3	3
COO Janet rời khỏi công ty.	4	4	16
Một đối thủ cạnh tranh mới sẽ cắt giảm giá của sản phẩm chính của chúng ta.	2	5	10
Đánh giá sản phẩm gây tổn thất từ một tạp chí / trang web có ảnh hưởng.	3	2	6

Toàn bộ kế hoạch của bạn sẽ có nhiều mục hơn, nhưng ví dụ này ít nhất là minh họa định dạng. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn khác để biết thêm chi tiết về ý nghĩa của từng điểm.

Vì vậy, để hoàn thành kế hoạch quản lý rủi ro của chúng ta, chúng ta chỉ cần thêm hai cột nữa vào bảng của chúng ta.

Cột mới đầu tiên là đánh giá các sự kiểm soát hiện tại. Đối với mỗi rủi ro bạn đã xác định, bạn hiện đang làm gì để kiểm soát rủi ro đó và hiệu quả của nó như thế nào?

Ví dụ, hãy xem mục đầu tiên trên bảng của chúng ta: “Khách hàng chủ chốt công ty XYZ Corp đang trễ thanh toán hóa đơn.” Có thể bạn đã kiểm soát rủi ro đó bằng cách gửi lời nhắc tự động khi hóa đơn gần đến hạn thanh toán và có một nhân viên của bạn sẽ chịu trách nhiệm theo dõi cá nhân bằng các cuộc gọi điện thoại và email. Bạn sẽ liệt kê những điều đó làm kiểm soát hiện có trong kế hoạch quản lý rủi ro của mình.

Bước tiếp theo là xem xét tính hiệu quả của những hành động đó. Mọi thứ đang hoạt động tốt ra sao? Ví dụ: nếu khách hàng của bạn hầu như luôn trả tiền đúng hạn, thì các sự kiểm soát của bạn có hiệu quả. Nhưng nếu XYZ Corp đã trễ hẹn với các khoản thanh toán của họ hai hoặc ba lần trong năm nay, thì các sự kiểm soát đó chưa đủ. Một lần nữa, bạn có thể sử dụng thang điểm năm đơn giản tại đây:

1. rất không đủ hoặc không tồn tại
2. không đủ
3. đạt yêu cầu
4. mạnh
5. rất mạnh

Yếu tố cuối cùng của các chi tiết kế hoạch hành động mà bạn lên kế hoạch là để quản lý rủi ro đó hiệu quả hơn. Bạn có thể làm gì, hoặc để giảm khả năng xảy ra sự kiện đó, hoặc để giảm thiểu tác động của nó khi nó xảy ra?

Mục cuối cùng này phức tạp hơn một chút, vì vậy chúng ta sẽ xem xét chi tiết hơn trong phần tiếp theo của hướng dẫn này.

2. Quyết định cách xử lý từng rủi ro

Vậy là, trong loạt bài viết này, chúng ta đã xác định tất cả các rủi ro chính trong kinh doanh của mình, ưu tiên chúng dựa trên khả năng và tác động và đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát hiện tại của chúng ta.

Bước tiếp theo là quyết định xem chúng ta sẽ phải làm gì với mỗi rủi ro, để chúng ta có thể quản lý chúng tốt nhất. Trong thế giới quản lý rủi ro, có bốn chiến lược chính:

1. Tránh nó.
2. Giảm thiểu nó.
3. Chuyển giao nó.
4. Chấp nhận nó.

Mỗi chiến lược đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, và có thể bạn sẽ sử dụng tất cả bốn chiến lược này. Đôi khi có thể cần phải tránh rủi ro và những lần khác bạn sẽ muốn giảm thiểu rủi ro, chuyển giao hoặc đơn giản là chấp nhận nó. Hãy xem ý nghĩa của những cụm từ đó và cách chọn loại phù hợp để sử dụng cho từng rủi ro kinh doanh của riêng bạn.

Tránh rủi ro

Đôi khi, rủi ro sẽ rất nghiêm trọng, đến mức bạn chỉ muốn loại bỏ nó đi, ví dụ như tránh hoạt động đó hoàn toàn, hoặc sử dụng một cách tiếp cận hoàn toàn khác. Nếu một loại giao dịch cụ thể là rất rủi ro, bạn có thể quyết định rằng nó không đáng giá cho lợi ích tiềm năng và từ bỏ nó.

Ưu điểm của chiến lược này đó là cách hiệu quả nhất để đối phó với rủi ro. Bằng cách dừng hoạt động gây ra các vấn đề tiềm năng, bạn sẽ loại bỏ cơ hội phát sinh lỗ. Nhưng bất lợi là bạn cũng mất đi tất cả lợi ích. Các hoạt động mạo hiểm có thể mang lại lợi nhuận rất cao, hoặc có thể có những lợi ích khác cho công ty của bạn. Vì vậy, chiến lược này sẽ sử dụng tốt nhất khi là phương sách cuối cùng, khi bạn đã thử các chiến lược khác và nhận thấy rằng mức độ rủi ro vẫn còn quá cao.

Giảm thiểu rủi ro

Nếu bạn không muốn từ bỏ hoạt động đó hoàn toàn, một cách tiếp cận phổ biến khác là giảm thiểu rủi ro liên quan đến nó. Thực hiện các bước để làm cho kết quả không tốt ít có khả năng xảy ra, hoặc để giảm thiểu tác động của nó khi nó xảy ra.

Với trường hợp trước đó của chúng ta, ví dụ, “Khách hàng chủ chốt công ty XYZ Corp đang trễ thanh toán hóa đơn”, chúng ta có thể giảm khả năng bằng cách cung cấp sự khuyến khích để khách hàng thanh toán hóa đơn đúng hạn. Có thể giảm giá 10% cho việc thanh toán sớm và hình phạt cho khoản thanh toán trễ. Đối phó với khách hàng trả tiền trễ có thể phức tạp và chúng ta đã đề cập đến nó trong hướng dẫn về quản lý dòng tiền hiệu quả hơn, nhưng đây là một trong vài tùy chọn.

Trong cùng một ví dụ, chúng ta có thể giảm tác động bằng cách bố trí sự tiếp cận với một thể thúc tín dụng ngắn hạn. Bằng cách đó, ngay cả khi khách hàng trả tiền trễ, chúng ta cũng không hết tiền. Để biết thêm về các lựa chọn vay ngắn hạn như bao thanh toán và hạn mức tín dụng, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về việc vay tiền để tài trợ cho một doanh nghiệp.

Đây có lẽ là chiến lược phổ biến nhất và phù hợp với nhiều rủi ro khác nhau. Nó cho phép bạn tiếp tục với hoạt động đó, nhưng với các biện pháp tại chỗ để làm cho nó ít nguy hiểm hơn. Nếu thực hiện tốt, bạn sẽ vẹn cả đôi đường. Nhưng nguy hiểm là nếu các sự kiểm soát của bạn không có hiệu quả, thì bạn cuối cùng vẫn phải chịu đựng sự mất mát mà bạn lo lắng.

Chuyển giao rủi ro

Chúng ta đều quen thuộc với khái niệm về bảo hiểm trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, và điều tương tự này cũng áp dụng trong kinh doanh. Một hợp đồng bảo hiểm về cơ bản là chuyển giao rủi ro từ bên này sang bên khác, với khoản thanh toán bù lại.

Ví dụ: khi bạn sở hữu một ngôi nhà, rất có thể sẽ có tổn thất do hỏa hoạn, trộm cắp và các thiệt hại khác. Vì vậy, bạn có thể mua một hợp đồng bảo hiểm nhà và chuyển rủi ro đó cho công ty bảo hiểm. Nếu có bất cứ điều gì xảy ra, thì công ty bảo hiểm đó sẽ chịu thua lỗ và để đổi lấy sự yên tâm đó, bạn phải trả một khoản phí bảo hiểm.

Khi bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn cũng có tùy chọn chuyển nhiều rủi ro của mình cho một công ty bảo hiểm. Bạn có thể bảo đảm tài sản và phương tiện của bạn, và cũng có thể sử dụng các loại bảo hiểm trách nhiệm để bảo vệ bản thân khỏi các vụ kiện. Chúng ta sẽ xem xét bảo hiểm chi tiết hơn trong hướng dẫn tiếp theo trong loạt bài này, nhưng đó là một lựa chọn tốt để đối phó với những rủi ro có tác động tiềm năng lớn, miễn là bạn có thể tìm được một chính sách với giá hợp lý.

Chấp nhận rủi ro

Như chúng ta đã thấy, quản lý rủi ro có giá của nó. Tránh rủi ro có nghĩa là hạn chế các hoạt động của công ty bạn và bỏ lỡ các lợi ích tiềm năng. Giảm rủi ro có thể liên quan đến các hệ thống mới tốn kém hoặc các quy trình và kiểm soát cồng kềnh. Và chuyển giao một rủi ro cũng có chi phí, ví dụ như phí bảo hiểm.

Vì vậy, trong trường hợp rủi ro nhỏ, có thể tốt nhất là chấp nhận chúng. Không quan trọng là đầu tư vào một bộ phần mềm đắt tiền hoàn toàn mới chỉ để giảm thiểu rủi ro không có tác động cực lớn. Đối với những rủi ro có tác động và khả năng thấp, hãy tìm một giải pháp đơn giản, chi phí thấp và nếu bạn không tìm được giải pháp phù hợp, thì có thể chấp nhận rủi ro đó và tiếp tục công việc như bình thường.

Lợi thế của việc chấp nhận rủi ro là khá rõ ràng: không mất chi phí, và nó giải phóng các nguồn lực để tập trung vào những rủi ro nghiêm trọng hơn. Nhược điểm cũng khá rõ ràng: bạn không có sự kiểm soát tại chỗ. Nếu tác động và khả năng là nhỏ, điều đó có thể ổn. Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đã đánh giá chính xác những điều đó, để bạn không phải gánh những hậu quả bất ngờ khó chịu.

3. Giám sát

Có sẵn các biện pháp là chưa đủ; bạn cũng cần phải kiểm tra xem chúng có mang lại hiệu quả hay không và giám sát doanh nghiệp của bạn một cách thường xuyên để xác định và đối phó với những rủi ro mới.

Điểm xuất phát là kế hoạch mà bạn đã kết hợp lại cùng nhau. Bây giờ bạn đã có danh sách tất cả các rủi ro trong doanh nghiệp của bạn, đánh giá khả năng và tác động của chúng, đánh giá các sự kiểm soát hiện tại của bạn và một kế hoạch hành động để xử lý chúng. Dưới đây là ví dụ về cách kế hoạch có thể xem xét khi bạn kết hợp tất cả lại với nhau (nhấp chuột vào nút đăng ký và kế hoạch Quản lý rủi ro ở cuối trang).

Sự nguy hiểm của một tài liệu như thế này đó là bạn dành nhiều thời gian chuẩn bị nó ban đầu, nhưng sau đó lại không bao giờ quay trở lại và cập nhật nó sau đó. Một kế hoạch quản lý rủi ro tốt phải là tài liệu sống, liên tục được tham khảo và cập nhật để phản ánh các tình huống mới, rủi ro mới và hiệu quả của các hành động của bạn.

Trước hết, mỗi hành động bạn xác định phải có ngày đích để hoàn thành và một người chịu trách nhiệm chính về nó. Ví dụ, với khách hàng trả tiền trễ của chúng ta, chúng ta có thể quyết định nhân viên bán hàng của chúng ta - Tina, sẽ chịu trách nhiệm thương lượng lại các điều khoản thanh toán với XYZ Corp. Để tạo ra các ưu đãi để thanh toán kịp thời và việc này sẽ được hoàn thành trước ngày 1 tháng 3.

Khi Tina hoàn thành việc này, bạn sẽ di chuyển nó từ cột "hành động" sang cột "kiểm soát hiện tại". Sau đó, trong những tháng tiếp theo, bạn sẽ đánh giá mức độ hiệu quả của các điều khoản thanh toán mới nhằm giảm thiểu rủi ro. Nếu chúng vẫn không hiệu quả, bạn có thể xem xét tùy chọn tài chính ngắn hạn để giảm tác động của các khoản thanh toán trễ.

Nếu cả hai tùy chọn này không hiệu quả, thì bạn có thể tìm kiếm các lựa chọn thay thế khác. Nếu bạn đã thử mọi thứ và khách hàng vẫn trả tiền trễ, thì bạn có thể quyết định chấp nhận rủi ro nếu doanh nghiệp của khách hàng đó thực sự quan trọng với bạn, hoặc bạn có thể chọn tùy chọn loại bỏ rủi ro hoàn toàn bằng cách tránh làm ăn với khách hàng này.

Tình hình sẽ phát triển liên tục theo thời gian, vì rủi ro thay đổi và phản ứng của bạn đối với họ có ảnh hưởng riêng của họ. Một số sự kiểm soát bạn đưa ra có thể làm giảm khả năng khách hàng thanh toán trễ, khiến việc xử lý ít quan trọng hơn. Hoặc bạn có thể đảm nhận rất nhiều khách hàng khác mà XYZ Corp chiếm một phần nhỏ hơn doanh thu của bạn, do đó tác động của việc thanh toán trễ sẽ nhỏ hơn. Tất cả điều này cần phải được tính toán.

Không có quy tắc cứng nhắc và nhanh chóng về tần suất cập nhật gói quản lý rủi ro của bạn. Các công ty lớn có toàn bộ các phòng ban chuyên trách quản lý rủi ro toàn thời gian, trong khi ở một công ty nhỏ, các nguồn lực mà bạn có thể dành cho nó có thể sẽ bị giới hạn hơn. Điều quan trọng là cam kết cập nhật thường xuyên kế hoạch của bạn, cho dù đó là hàng tháng, hàng quý hoặc thậm chí hàng năm.

Một trong những cách tiếp cận tốt nhất là thực hiện các thay đổi nhỏ đối với các mục riêng lẻ liên tục, khi các thay đổi xảy ra, và sau đó tiến hành xem xét toàn diện hơn tài liệu theo lịch ít thường xuyên hơn, nhưng vẫn thường xuyên. Việc xem xét toàn diện sẽ bao gồm việc quay trở lại các bước chúng ta đã trình bày trong phần trước của loạt bài này, suy nghĩ về mọi rủi ro mà doanh nghiệp của bạn phải chịu, thêm các mục mới vào danh sách và xếp hạng chúng theo tầm quan trọng. Sau đó, làm tương tự với những rủi ro hiện có của bạn, ghi chú lại bất kỳ thay đổi nào.

Các bước tiếp theo

Nếu bạn thực hiện tất cả các bước được nêu trong hướng dẫn này và các phần trước của loạt bài này, bạn sẽ có một vị trí tốt để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi nhiều cạm bẫy sẽ xuất hiện trong doanh nghiệp của bạn.

Bây giờ bạn đã có một bản kế hoạch quản lý rủi ro toàn diện vạch ra tất cả các rủi ro mà doanh nghiệp của bạn phải đối mặt và xếp hạng chúng theo khả năng xảy ra của chúng và mức độ ảnh hưởng nghiêm trọng của chúng.

Bạn đã đánh giá hiệu quả các kiểm soát mà bạn hiện có sẵn và đưa ra một kế hoạch hành động để tránh, giảm, chuyển giao hoặc chấp nhận rủi ro.

Kế hoạch hành động của bạn có một dòng thời gian rõ ràng và một người chịu trách nhiệm thực hiện nó và bạn đã cam kết giám sát sự thành công của các hành động của mình và cập nhật kế hoạch khi cần thiết.

Xin chúc mừng! Bạn đang ở một vị thế tốt hơn nhiều chủ doanh nghiệp khác. Các sự kiện thật sự không lường trước được vẫn có thể tạo ra những thách thức, nhưng bạn đã cố hết sức để lên kế hoạch cho những rủi ro có thể xảy ra và tự bảo vệ mình càng nhiều càng tốt.

Hướng dẫn cuối cùng trong loạt bài này sẽ xem xét chi tiết hơn ở tùy chọn chuyển giao rủi ro. Có khá nhiều loại bảo hiểm kinh doanh khác nhau và các danh mục khác với những loại mà bạn có thể đã quen thuộc trong cuộc sống cá nhân của bạn. Vì vậy, hãy chú ý theo dõi các loại bảo hiểm chính mà doanh nghiệp của bạn cần.