Những điều Cần Biết Về Nghiệp Vụ Kế Toán Kho Và Chứng Từ Sổ Sách

1. Kế toán kho là gì?

Kế toán kho (hay còn gọi là kế toán theo dõi hàng tồn kho) là một trong những vị trí kế toán viên từng phần hành (cùng với Kế toán doanh thu, Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán,…) làm việc tại kho chứa hàng hóa, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp; chịu trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình hàng nhập - xuất - tồn; đối chiếu các hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do Thủ kho trình lên, giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp.

2. Công việc của kế toán kho

Công việc của nhân viên kế toán kho:

• Kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ liên quan trước khi thực hiện Nhập/ xuất kho
• Hạch toán việc nhập xuất kho, vật tư, đảm bảo sự chính xác và phù hợp của các khoản mục chi phí và vụ việc công trình.
• Phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu số liệu phát sinh hàng ngày.
• Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định.
• Lập chứng từ nhập xuất, hóa đơn bán hàng.
• Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn.
• Kiểm soát nhập xuất tồn kho.

Kiểm soát tồn kho cũng là một công việc của kế toán kho.

• Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hóa vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các quy định của công ty. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
• Trực tiếp tham gia kiểm kê đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận.
• Tham gia công tác kiểm kê định kỳ ( hoặc đột xuất).
• Chịu trách nhiệm biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất

3. Những sai sót thường gặp khi làm kế toán hàng tồn kho cần phải lưu ý

• Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho. Mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định.
• Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho (Chưa phân bổ phần chi phí liên quan đến mua hàng vào giá vốn hàng nhập kho)
• Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán. Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
• Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: Không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán, lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho trước khi nhập.
• Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
• Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
• Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
• Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất, chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa,…
• Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
• Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý, bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
• Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
• Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK 152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002 (QĐ 48).
• Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
• Hạch toán sai: Hàng tồn kho nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153…
• Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
• Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán trong năm tài chính.
• Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
• Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không có bảng phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ.
• Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường. Lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
• Không kiểm kê HTK tại thời điểm ngày cuối cùng của năm tài chính.
• Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
• Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
• Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí. Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
• Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường. Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
• Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.
• Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay, tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.
• Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
• Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).

4. Cách săp xếp chứng từ sổ kế toán

- Các chứng từ kế toán gồm: 

+ Các chứng từ kế toán đó bao gồm các loại tờ khai thuế như tờ khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ( 01/GTGT), Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào (01-2/GTGT), tờ khai thuế TNCN tháng hoặc quý. + Hợp đồng mua bán và các biên bản kiểm kê TSCĐ, CCDC, kiểm kê tiền mặt.

Có nhiều cách sắp xếp chứng từ kế toán khác nhau.

- Cách săp xếp chứng từ sổ kế toán: + Đầu vào Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kèm phiếu chi tiền mặt Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ vào phía sau háo đơn. Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN + Đầu ra  Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt khách hàng thì kèm phiếu thu  Hóa đơn bán hàng khách hàng chuyển khoản thì kèm theo giấy báo  + Kho Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn báng hàng. + Chứng từ về thuế

• Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế trực tiếp
• Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế qua mạng
• Giấy nộp tiền thuế môn bài đính kèm với tờ khai thuế môn bài đã nộp
• Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý
• Số phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc đóng theo năm.

5. Kết luận

Bộ phận kế toán và đặc biệt kế toán kho có vai trò quan trọng trong việc quản lí doanh nghiệp. Hiện nay, với những phần mềm hiện đại tiện ích đã giúp các doanh nghiệp, cửa hàng điều hành và quản lí công việc một cách dễ dàng hơn. Mong rằng, bài viết trên đã giúp bạn đọc có những thông tin hữu ích về nghiệp vụ kế toán kho và chứng từ sổ sách. Bên cạnh đó, công ty tư vấn Quang Minh chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ liên quan đến thành lập công ty như dịch vụ tư vấn thành lập công ty giá rẻ, dịch vụ kế toán uy tín, dịch vụ khai báo thuế,... Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ trên.