Những Kiến Thức Căn Bản Nhất Trong Nghiệp Vụ Kế Toán (Bài 3)

Sự khác biệt giữa kế toán (accounting) và ghi sổ (bookkeeping)

Ghi sổ chẳng phải công việc gì thú vị nhưng lại là một phần không thể thiếu của kế toán. Đó là công việc ghi lại tất cả các hoạt động có tính chất kinh tế của một tổ chức (như hàng đã bán, hóa đơn đã thanh toán, vốn đã nhận) dưới dạng các giao dịch riêng lẻ và sẽ được tổng kết định kỳ (hàng năm, hàng quý, thậm chí hàng ngày). Ngoại trừ các doanh nghiệp quá nhỏ, hiện nay các giao dịch này được nhập vào máy tính, nhưng trước đó chúng được ghi lại trong sổ sách, nên được gọi là ghi sổ.

Kế toán viên sẽ thiết kế các hệ thống hạch toán kế toán mà nhân viên ghi sổ sử dụng. Họ thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ để bảo vệ các nguồn lực, áp dụng các nguyên tắc của một tổ chức đã được chuẩn hóa cho việc ghi chép kế toán và lập các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và kế toán thuế dựa trên số liệu đó. Những người kiểm tra độ chính xác của các ghi chép sổ sách kế toán và đưa ra ý kiến ​​về báo cáo tài chính có thể kế toán viên, hay chuyên viên quản lý, chuyên viên thuế và pháp lý.

Bút toán kép

Các hoạt động kinh tế của một doanh nghiệp được ghi chép dưới dạng các giao dịch và được chuyển vào các tài khoản. Ví dụ, tài khoản tiền mặt theo dõi lượng tiền mặt trong tay, tài khoản doanh thu bán hàng ghi lại hoạt động bán hàng. Thậm chí các công ty nhỏ thì cũng có hàng trăm tài khoản, còn những doanh nghiệp lớn có đến hàng ngàn tài khoản khác nhau. Các giao dịch được ghi lại trong sổ nhật ký. Tuy nhiên, ngày nay phần mềm kế toán cung cấp chức năng tương tụ như sổ nhật ký. Mỗi giao dịch bao gồm ngày, giá trị và mô tả.

Ví dụ, giả sử bạn có một cửa hàng văn phòng phẩm. Vào ngày 19 tháng 4, có người bán đồ cũ tới gặp bạn, và bạn mua một chiếc đèn cho văn phòng của mình với giá 250 USD. Vậy trong sổ nhật ký, đẻ ghi chép lại giao dịch này, bạn sẽ ghi Nợ (debit) vào tài khoản Nội thất Văn phòng và ghi Có (Credit) 250 USD vào tài khoản Nợ phải trả. Cụ thể như sau:

(Mua đèn cũ, chứng từ #0016)

Mỗi giao dịch kế toán ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản, và phải có ít nhất một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có.

Làm sao để ghi chép sổ sách kế toán tốt

Ngay cả một giao dịch tưởng như đơn giản như trên cũng đặt ra một loạt các vấn đề kế toán.

Mục ngày: Giả sử bạn đã thỏa thuận qua điện thoại để mua đèn vào 15 tháng 4, nhưng đến 19 tháng 4 thủ tục giấy tờ mới xong. Và đến ngày 23 đèn mới được gửi tới. Hoặc sau khi đã mua, bạn không còn thích và muốn trả lại chiếc đèn vào ngày 30, ngày cuối cùng của vụ mua bán này. Khi đó, bạn nên ghi chép giao dịch này vào ngày nào 15, 19, 23, hay 30?

Mục giá trị: Giá bán là 250 USD nhưng bạn sẽ được giảm giá 10% (tức là chỉ còn 225 USD) nếu trả tiền trong vòng 30 ngày. Tuy nhiên, tình hình kinh doanh đang gặp khó khăn, vì vậy phải mất 90 ngày bạn mới trả được tiền. Tuy nhiên, bạn biết công việc kinh doanh đồ cũ cũng gặp khó khăn. Ngay cả khi bạn đã đồng ý trả 250 USD, bạn vẫn có thể giảm được 50 USD nếu đe dọa sẽ trả lại hàng. Mặt khác, bạn biết có một khách hàng của mình tìm mua một chiếc đèn như thế đã lâu và ông này sẵn sang trả 300 USD cho chiếc đèn đó vào tháng Hai.

Vậy, bạn nên ghi giá trị bao nhiêu vào ngày 19 tháng 4 (nếu thực sự bạn ghi lại một giao dịch vào ngày đó)? 250 USD, 225 USD, 200 USD hay 300USD?

Tài khoản: Bạn đã ghi nợ vào tài khoản Nội thất Văn phòng. Tuy nhiên, trong thực tế bạn mua bán đồ cũ thường xuyên, và bạn luôn sẵn sàng bán nếu nhận được một lời đề nghị có lời. Thay vì coi chiếc đèn là tài sản cố định và ghi vào tài khoản Nội thất Văn phòng, bạn có nên coi nó là Hàng tồn kho (Inventory) và ghi vào tài khoản Mua sắm (Purchases) hay không? Và nếu ở một công ty lớn, có thể sẽ có hàng tá các tài khoản nhỏ nằm trong đồ nội thất văn phòng.

Kế toán viên dựa vào nhiều nguồn khác nhau để trả lời những câu hỏi như vậy. Đó có thể là những tiêu chuẩn đặt ra bởi nhiều cơ quan làm luật khác nhau, những nghiệp vụ lâu đời trong mỗi ngành và quan trọng nhất, đánh giá của chính kế toán viên đúc kết được sau nhiều năm làm việc.

Nhưng điểm quan trọng là ngay cả những câu hỏi kế toán cơ bản nhất, như thời điểm diễn ra sự kiện kinh tế, giá trị của giao dịch, tài khoản liên quan, cũng có thể trở nên rất phức tạp và không dễ để có câu trả lời đúng. Không gì có thể biện hộ cho những sai sót trong báo cáo tài chính hay sự cẩu thả trong quá trình kiểm toán. Tuy nhiên, dù cho được lập một cách cẩn thận hết mức, các báo cáo tài chính tưởng như chính xác nhưng trong thực tế sẽ không như vậy bởi sự không chắc chắn và mơ hồ của các hoạt động kinh doanh.

Ghi nợ và ghi có

Chúng ta quen với từ "Có" (credit) là một cái gì đó "tốt đẹp", như khi tài khoản ngân hàng được ghi Có, chúng ta sẽ nhận được một khoản tiền. Trong khi đó, "Nợ" là một cái gì đó tiêu cực; ghi nợ làm giảm số dư tài khoản ngân hàng của chúng ta.

Thế nhưng trong kế toán, ghi Nợ chỉ mang ý nghĩa là Bên trái và ghi Có chỉ mang ý nghĩa là Bên phải thôi. Khi bạn nhận được tiền mặt – một điều "tốt" – bạn tăng tài khoản tiền mặt bằng cách ghi Nợ vào tài khoản này. Khi bạn sử dụng tiền mặt – được cho là một điều "xấu" – bạn giảm tiền mặt bằng cách ghi Có. Mặt khác, khi bán được hàng, là một chuyện tốt, bạn ghi Có vào tài khoản doanh thu bán hàng còn khi có ai đó trả về những gì bạn bán, đó là không tốt đẹp, bạn sẽ ghi Nợ vào tài khoản doanh thu bán hàng.

Vì vậy chẳng có chút liên quan nào giữa "tốt"/"xấu" với ghi nợ/ghi có.

Ghi Nợ = cột bên trái; ghi Có = cột bên phải. Tất cả chỉ có vậy thôi.

Kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt

Như chúng ta đã thấy, kế toán viên phải nhận định về thời điểm của sự kiện kinh tế cũng như giao dịch kế toán. Kế toán dồn tích quan tâm đến thực trạng kinh tế của doanh nghiệp, chứ không phải dòng tiền mặt thực tế ra vào công ty.

Mặc dù báo cáo trên cơ sở tiền mặt đơn giản hơn và có ý nghĩa đối với người nộp thuế cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, nhưng nó thường dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính. Hãy xem xét một hãng sản xuất trang phục Halloween: nó nhập nguyên liệu, sản xuất và bán trang phục trong suốt cả năm, nhưng được nhận tiền cho những trang phục này chủ yếu là trong tháng Mười. Nếu doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi nhận được tiền mặt thì tháng Mười sẽ ghi nhận khoản lợi nhuận khổng lồ trong khi các tháng còn lại sẽ báo lỗ. Kế toán dồn tích tìm cách khớp doanh thu kiếm được trong một kỳ với chi phí phát sinh để tạo ra doanh thu đó, bất kể dòng tiền ra hay vào.