Những Sai Sót Khi Kế Toán Hàng Tồn Kho Thường Gặp - Luật LawKey

Chúng ta hay gặp những sai sót khi kế toán hàng tồn kho. Vì hàng tồn kho nhiều. Vì vậy, chúng ta cần có những hiểu biết nhất định để tránh gặp những sai sót. Sau đây, Lawkey sẽ giới thiệu tới quý khách hàng bài viết “Những sai sót khi kế toán hàng tồn kho thường gặp”

1. Những sai sót về độ sai lệch, làm sai số liệu

Ở đây, chúng ta thường sai sót ở những vấn đề sau:

• Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.
• Chênh lệch do kiểm kê thực tế so với sổ kế toán hay thẻ kho. Chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái với bảng cân đối kế toán.
• Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác so với giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
• Số liệu xuất kho không đúng so với số liệu thực xuất.

>>>Xem thêm: Quy định trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

2. Những sai sót về thiếu quy trình, bỏ bước, không làm hay do công tác quản lý, kế toán.

Chúng ta thường thấy những sai sót sau:

• Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi một lần nhập hàng hoá. Mà phiếu nhập khi gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
• Kế toán không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.
• Do công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. 
• Kế toán không thực hiện kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm 31/12 năm tài chính.
• Kế toán chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hoá, định mức tiêu hao vật tư hay định mức không phù hợp.
• Kế toán không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho cụ thể, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất hàng.
• Kế toán chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
• Kế toán thực hiện quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.

Hay những sai sót khác không nên đáng có:

• Kế toán không tách biệt thủ kho với kế toán hàng tồn kho hay bộ phận mua hàng và nhận hàng.
• Kế toán thực hiện lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời.
• Kế toán chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
• Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán, tiêu thức kĩ thuật hay chưa xử lý phế phẩm.
• Kế toán chưa lập bảng tổng hợp Báo cáo xuất nhập tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý, bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để thực hiện đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
• Không thực hiện lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.
• Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho hay mua hàng sai quy cách, số lượng, chất lượng, chủng loại… Nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
• Kế toán xuất nhập kho nhưng thực tế thì không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.

Bên cạnh đó, chúng ta còn thấy những sai sót:

• Kế toán chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
• Phương pháp tính giá xuất kho hay xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
• Không theo dõi hàng gửi bán trên tài khoản hàng tồn kho hay giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng. Mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường. Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán. Nhưng kế toán vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
• Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn mà chưa có biện pháp xử lý.
• Không thực hiện quản lý chặt chẽ khâu mua hàng hay bộ phận mua hàng khai khống giá mua. Giá mua cao hơn so với giá thị trường).
• Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng kế toán vẫn chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.

>>>Xem thêm: Quy định trích lập dự phòng các khoản đầu tư chứng khoán

3. Những sai sót về các loại giấy tờ, hoá đơn, chứng từ

• Kế toán ghi nhận hàng tồn kho không đầy đủ chứng từ, hoá đơn hợp lệ. Hay không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng hoá. Hay không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.
• Kế toán ghi nhận nhập kho hàng hoá không có hoá đơn hợp lệ như mua hàng hoá với số lượng lớn. Nhưng không có hợp đồng hay hoá đơn mua hàng không đúng quy định. Thu mua hàng nông sản chỉ tập lập bảng kê.
• Do phiếu xuất nhập kho chưa đúng quy định. Như viết trùng số, không đánh số thứ tự. Hay thiếu chữ ký, các chỉ tiêu không nhất quán, đồng nhất…
• Đơn giá hay số lượng hàng tồn kho âm. Do luân chuyển chứng từ chậm hay viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
• Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kỹ thuật sử dụng để thực hiện tiêu hủy.
• Kế toán trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.

>>>Xem thêm: Quyết toán thuế năm đối với thuế thu nhập doanh nghiệp trong CTCP

4. Những sai sót về nghiệp vụ

Kế toán viên không nên có những sai sót nghiệp vụ này:

• Kế toán không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.
• Kế toán hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
• Kế toán không theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
• Kế toán hạch toán nhập xuất hàng tồn kho không đúng kỳ.
• Kế toán xuất kho nội bộ theo giá ấn định chứ không theo giá thành sản xuất
• Kế toán thực hiện xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
• Kế toán xuất vật tư cho doanh  nghiệp sản xuất mà chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị vật tư.

Những sai sót về hạch toán kế toán:

• Kế toán hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư, phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết. Mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.
• Kế toán hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK 152. Mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
• Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp. Đã không được xuất ra khỏi sổ sách.
• Khi lập báo cáo tài chính, hợp nhất hàng tồn kho ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh. Không được điều chỉnh về TK 152.
• Kế toán không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa nhưng không hạch toán nhập lại kho.
• Kế toán hạch toán sai. Hàng tồn kho nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.
• Không hạch toán hàng gửi bán. Hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán. Nhưng không ký hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.

Chúng ta cũng có thể thấy những sai sót khác trong nghiệp vụ, hạch toán:

• Phân loại sai tài sản cố định là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ). Hay không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
• Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán. Hoặc không có bảng tính phân bổ công cụ dụng trong kì.
• Kế toán không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường. Lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị.
• Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính. Khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay. Tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.

>>>Xem thêm: Quy định trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo pháp luật

Trên đây là những thông tin cơ bản về Những sai sót khi kế toán hàng tồn kho thường gặp. Để tránh các rủi ro pháp lý vui lòng liên hệ với Lawkey – đơn vị tư vấn doanh nghiệp, kế toán chuyên nghiệp nhất. 

Điện thoại: (024) 665.65.366     Hotline: 0967.59.1128

Email: contact@lawkey.vn        Facebook: LawKey