Nói ít Hiểu Nhiều - Overflowing Buckets

Có mấy lần Giận đi nện người khác rồi bị người ta nện lại: “Thất vọng có nói rõ cho tụi tui biết nó muốn gì đâu, làm sao mà chìu nó được”

Giận về hỏi Thất vọng thì nghe, trăm lần như một:

“Em nói ít các bạn phải hiểu nhiều chứ!” “Common sense thì phải hiểu, đâu cần phải nói ra!”

Common sense tạm dịch theo sự hiểu biết của mình là những điều mà người nói mặc định ai cũng phải hiểu dù không nói ra. Mình không chuyển ngữ sang tiếng Việt vì đây là hai từ thú vị mình được nghe đi nghe lại khi nói chuyện với các bạn khách hàng/ học viên. 😉

Cách đây ba năm mình đã có duyên được tham dự khoá đào tạo Ontological Coaching của The Works Partnership. Học phí hơn một nửa chi phí chương trình thạc sỹ ở ANU 10 năm về trước. Ngoài những học viên, như mình, tự đầu tư cho công việc tương lai, mình còn học chung với rất nhiều người được công ty cử đi học. Học phí nhiều như thế nên các anh chị ấy đều đang nắm giữ những vị trí nhất định như Hiệu trưởng của một trường trung học, Giám đốc điều hành, Phó chủ tịch tập đoàn…

Ở những vị trí ấy, mỗi ngày họ phải gửi hàng chục yêu cầu (request) đề nghị cấp dưới hỗ trợ mình và họ đã làm chuyện này mười mấy hai mươi năm. Vậy mà khi cả lớp được các Thầy mời đọc 7 yếu tố làm nên một yêu cầu hiệu quả từ cuốn Language and the Pursuit of Happiness và chiêm nghiệm lại cách mình đang yêu cầu người khác, mọi người đều oà ồ: “Giờ đã hiểu tại sao!”

Sau đây là 7 yếu tố làm nên một yêu cầu hiệu quả:

1. Committed speaker: khi đưa ra yêu cầu, bạn có dành đủ thời gian để trao đổi với người được yêu cầu? Bạn có thật sự muốn điều mình yêu cầu?

   Theo quan sát và trải nghiệm của mình, đôi khi vì phải hối hả yêu cầu cho các sếp và không hiểu rõ trên kia cần gì, rồi khi các sếp đổi ý, không cần điều đã yêu cầu trước đấy nữa, mình cũng bỏ lửng, không thèm theo dõi các yêu cầu đã được gửi ra. Làm nhiều lần như thế, bạn có thể bị mất lòng tin và sự tôn trọng của người được yêu cầu.

2. Committed listener: người được yêu cầu có thực sự lắng nghe bạn không? Hay là họ vừa nghe vừa làm việc khác?

   Ở văn phòng, đôi khi thật khó để làm được hai điều trên vì chúng ta chủ yếu bắn email tới tấp từ sáng đến đêm khuya do khối lượng công việc quá lớn, hoặc vì đồng nghiệp, đối tác mỗi người một nơi. Nhưng nếu có thể, đặc biệt là những việc quan trọng, hãy cố gắng gặp trực tiếp hoặc tận dụng các cuộc gọi mà hai bên có thể nhìn thấy nhau, để đảm bảo cả hai cùng thực sự lắng nghe.

   “Nếu bên kia không là commited speaker/ không chịu lắng nghe mình thì sao?” Bạn hỏi mình câu này trong ngữ cảnh là bạn đang yêu cầu đối tác có chức vụ lớn hơn bạn hoặc sếp bạn. Trong trường hợp này, mình nghĩ bạn phải tạo nên một yêu cầu: “được lắng nghe” trước khi yêu cầu bất cứ điều gì khác.

3. Future action & conditions of satisfaction: bạn cần họ làm gì (future action)? Và đạt đến tiêu chuẩn nào thì bạn hài lòng (conditions of satisfaction)?

   Bạn sẽ nói: Em ơi, phân tích xem tại sao doanh số nhãn hàng A giảm để mai chị đi họp.

   Hay bạn sẽ nói: Em ơi, phân tích xem tại sao doanh số nhãn hàng A giảm để mai chị đi họp. Khi làm bài, em nhớ xem xét tình hình chung của ngành hàng xem có gì thay đổi trong ba tháng vừa qua, các đối thủ có chiến dịch nào mới, có nhãn hàng, phân khúc nào mới xuất hiện, hành vi và lòng tin của người tiêu dùng hiện nay ra sao. Em trình bày bằng file powerpoint và ghi rõ phần Tóm tắt tổng quan ở trang đầu tiên và Đề xuất kế hoạch hành động của bộ phận mình ở trang cuối nhé.

   Yếu tố thứ 3 này phụ thuộc vào mức độ thân thiết/ hiểu biết giữa bạn và người được yêu cầu. Nếu nhân viên đã quá quen thuộc với mong đợi của bạn thì không cần phải tốn nhiều thời gian giải thích. Nhưng nếu là một bạn mới toanh mà chỉ nói ngắn gọn vài câu thì bạn biết kết quả mình sẽ nhận được là gì rồi nhé. 😉

4. Timeframe: chính xác khi nào thì yêu cầu của bạn phải được hoàn thành?

   “Càng sớm càng tốt” là cụm từ rất phổ biến. Người nói thì mong đợi sự việc xảy ra thật nhanh, còn người tiếp nhận lại không biết “sớm” là khi nào.

   Bạn cứ tưởng tượng mình có một danh sách làm việc dài ngoằn: Anh V cần báo cáo vào sáng thứ 2, chị M cần bài thuyết trình vào chiều thứ 3, bạn A cần kết quả vào thứ 5, … vậy thì cái “càng sớm càng tốt” này phải xếp ở đâu? Mấy cái kia đều có hạn định, trễ một cái là thất hứa. Còn cái “càng sớm” này thì không ai có thể bắt bẻ bao giờ là trễ, bao giờ là không trễ.

   Thế nhé, hãy thật cụ thể: 3 giờ chiều mai, 10 giờ sáng thứ sáu tuần này… nếu như bạn không muốn Thất vọng thăm bạn quá thường xuyên.

5. Mood of the request: Bạn gửi request với tâm trạng gì? Người nhận request của bạn đang ở trong tâm trạng gì? Buồn? Vui? Giận dữ? Bực Tức? Hào Hứng?

   ‘The right conversation in the wrong mood is the wrong conversation’ Mình dịch thoáng: Tâm trạng không phù hợp thì yêu cầu sẽ chẳng đi đến đâu.

   Câu này mình siêu tâm đắc khi chiêm nghiệm lại những lần mình bị thất bại. Lắm lúc mang nguyên cục Bực bội (dí năm lần bảy lượt mà chẳng chịu xong), Tức giận (đã giải thích “kỹ” mà còn làm sai)… quăng vào cuộc nói chuyện và thế là xôi hỏng bỏng không.

6. Context: bạn có cho người kia hiểu bức tranh lớn và tại sao họ được yêu cầu?

   Bạn sẽ nói: “Em chuẩn bị bài phân tích thị trường để tuần sau chị đi họp với ban giám đốc nhé”

   Hay bạn sẽ nói: “Đầu tuần sau giám đốc nhãn hàng khu vực Đông Nam Á sẽ sang thăm thị trường. Ban giám đốc cần một bài phân tích để giúp họ hiểu tình hình của mình. Bài phân tích của em sẽ được dùng để xây dựng chiến lược cho nhãn hàng và kế hoạch hành động trong năm tới”.

   Bạn có thể dễ dàng nhận ra đây là yếu tố “truyền lửa” cho người nhận yêu cầu. “Lửa” càng lớn thì họ càng nhanh nhanh ưu tiên yêu cầu của bạn. Mất chút thời gian nhưng yêu cầu của mình sẽ “chạy” nhanh hơn.

7. Declare satisfaction: sau khi nhận được điều mình muốn, bạn có thật lòng cảm ơn và nói rõ cho người kia biết bạn hài lòng như thế nào không?

   “Đó là trách nhiệm của bạn ấy”, “công ty trả lương thì phải làm tốt nhiệm vụ của mình chứ”, “nhân viên thì phải làm theo yêu cầu của sếp” – tất cả những lập luận này đều đúng cả, mình của ngày xưa cũng nói vậy chứ đâu giỏi gì. Nhưng bạn cứ thử cảm ơn, nói rõ mình thích những điều gì trong bài báo cáo của họ, công việc của họ đã đóng góp cho công ty ra sao, bạn sẽ thấy rất rõ sự khác biệt khi họ đến nhận yêu cầu của bạn lần tới.

   7 yếu tố này không chỉ hữu dụng để các sếp đưa ra yêu cầu hiệu quả mà còn được các bạn học viên sử dụng rất sáng tạo trong việc làm rõ mong đợi của sếp khi được giao việc, từ đó quản lý được kỳ vọng của sếp, tránh bạn Thất vọng ghé thăm rồi gào: Trời ơi, sao tui cứ bị “lật brief”. ^^

• • 1. Thất vọng có thường xuyên hiện diện ở nơi bạn làm việc?
    2. Bạn sẽ làm gì để bạn ấy ít đến chơi hơn?
    3. Trong 7 yếu tố trên, (những) yếu tố nào bạn sẽ bắt đầu làm từ ngày mai?

Thao Pham ICF Professional Certified Coach

#loveYOURemotions

Language and the Pursuit of Happiness by Chalmers Brothers Link để mua sách ở đây: https://www.amazon.com/Language-Pursuit-Happiness-Chalmers-Brothers-ebook/dp/B0041HXNDE/ref=tmm_kin_swatch_0?_encoding=UTF8&qid=&sr=