Nút Thắt Cổ Chai (Bottleneck) Là Gì? - Diễn Đàn ISO

Nút thắt cổ chai (tiếng Anh: Bottleneck) là điểm tắc nghẽn trong hệ thống sản xuất mà tại đây ảnh hưởng đến hiệu suất của cả dây chuyền sản xuất. Việc tìm ra điểm nghẽn này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả bền vững hơn. Bài viết này, diendaniso.com xin cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về nút thắt cổ chai, từ định nghĩa, phân loại, tác động đến các phương pháp xác định và giải quyết.

Nội dung

• 1 ĐẶT VẤN ĐỀ
• 2 NÚT THẮT CỔ CHAI (BOTTLENECK) LÀ GÌ ?
• 3 NÚT THẮT CỔ CHAI CÓ THỂ LÀ GÌ?
  • 3.1 Con người:
  • 3.2 Quy trình:
  • 3.3 Công nghệ:
  • 3.4 Vật lý:
  • 3.5 Tài chính:
• 4 HAI LOẠI NÚT THẮT CỔ CHAI BOTTLENECK
• 5 NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN NÚT THẮT CỔ CHAI
  • 5.1 Xử lý dữ liệu thủ công 
  • 5.2 Quy trình làm việc lạc hậu
  • 5.3 Tốn kém thời gian cho các công việc lặp lại
  • 5.4 Tình trạng quá tải ở cá nhân hoặc nhóm làm việc
• 6 TÁC ĐỘNG CỦA CÁC NÚT THẮT CỔ CHAI
  • 6.1 Suy giảm hiệu quả và năng suất
  • 6.2 Gia tăng chi phí vận hành
  • 6.3 Tác động tiêu cực đến chất lượng
  • 6.4 Suy giảm trải nghiệm khách hàng
  • 6.5 Ảnh hưởng đến văn hóa và tinh thần nội bộ
• 7 VÌ SAO CẦN PHÁT HIỆN CÁC NÚT THẮT CỔ CHAI
• 8 CÁCH NHẬN DIỆN VÀ XỬ LÝ NÚT THẮT CỔ CHAI 
  • 8.1 Bước 1: Nhận diện các dấu hiệu bất thường
  • 8.2 Bước 2: Đo lường và phân tích dữ liệu
  • 8.3 Bước 3: Khai thác ý kiến người trong cuộc
• 9 GIẢI PHÁP THÁO GỠ ĐIỂM NGHẼN TRONG DOANH NGHIỆP
  • 9.1 1. Khuyến khích tư duy đổi mới và hợp tác đa chiều
  • 9.2 2. Luôn sẵn sàng với các phương án thay thế
  • 9.3 3. Duy trì cải tiến liên tục như một quy chuẩn vận hành
• 10 KẾT LUẬN

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong hệ thống sản xuất của doanh nghiệp hiện nay có bao gồm rất nhiều quy trình. Việc vận hành trong thực tế sẽ có sự sai lệch và tắc nghẽn khiến hệ thống làm việc không theo mong muốn và khiến ảnh hưởng đến chất lượng và sản lượng sản phẩm sau cùng.

Việc quan trọng chính là phát hiện được nhanh chóng và chính xác được điểm xảy ra vấn đề đó để giải quyết triệt để ? Những điểm gây tắc nghẽn kể trên được đặt tên là những nút thắt cổ chai (Bottleneck) cần được tìm ra và giải quyết triệt để.

NÚT THẮT CỔ CHAI (BOTTLENECK) LÀ GÌ ?

Nút cổ chai (Bottleneck) là một khái niệm được lấy ý tưởng từ cấu trúc điển hình của một chiếc chai, nơi điểm hẹp nhất và dễ xảy ra tắc nghẽn nhất. Theo đó thì Nút thắt cổ chai (Bottleneck) chính là điểm tắc nghẽn trong hệ thống sản xuất, chẳng hạn như dây chuyền lắp ráp hoặc đường truyền máy tính. Nút thắt cổ chai là điểm tắc nghẽn trong hệ thống sản xuất, chẳng hạn như dây chuyền lắp ráp hoặc đường truyền máy tính.

Ví dụ: Nhà sản xuất sẽ chuyển các nguyên vật liệu vào nhà máy để sản xuất ra sản phẩm. Sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ được bán cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu quá trình sản xuất bị tắc nghẽn ngay từ đầu thì sẽ làm doanh nghiệp tăng chi phí và vấn đề giao hàng sẽ bị chậm trễ.

Nút thắt cổ chai xảy ra khi một hay có nhiều thứ cố gắng đi qua một con đường tài nguyên bị hạn chế. Thực tế cho thấy với mỗi một quy trình nghiệp vụ có thể bao gồm từ một cho đến nhiều hơn một nút thắt cổ chai. Nút thắt cổ chai của quy trình này cũng có thể là nút thắt của những quy trình khác. Điều này sẽ gây ra sự trì trệ và tốn nhiều chi phí hơn trong quá trình sản xuất. Nó giống như phần hẹp nhất của cổ chai, nơi chất lỏng khó chảy qua.

Thuật ngữ “nút thắt cổ chai” lấy ý tưởng từ hình dạng điển hình của chai. Cổ chai là điểm hẹp nhất, là nơi dễ xảy ra tắc nghẽn nhất, làm chậm dòng chảy của chất lỏng trong chai.

NÚT THẮT CỔ CHAI CÓ THỂ LÀ GÌ?

Trong quy trình sản xuất thì có thể tồn tại nhiều nút thắt cổ chai ở nhiều dạng vô hình hoặc hữu hình. Một số vấn đề có thể trở thành nút thắt cổ chai. Nút thắt cổ chai có thể là bất kỳ điểm nào trong một hệ thống hoặc quy trình mà tại đó công việc hoặc luồng thông tin bị chậm lại hoặc dừng lại, gây ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể. Cụ thể hơn chính là:

Con người:

• Tình trạng thiếu nhân lực trong một khoảng thời gian khiến quy trình bị chậm trễ.
• Các nhân viên của bạn không có đủ động lực hoặc không được đào tạo đầy đủ
• Nhân viên không biết phối hợp với nhau giữa các thành viên trong một nhóm.

Quy trình:

• Quy trình làm việc rắc rối và không rõ ràng khiến mọi người không bắt nhịp được.
• Thiếu sự chuẩn hóa hoặc tự động hóa trong quy trình
• Sự phụ thuộc quá mức vào một số bước hoặc cá nhân cụ thể trong quy trình

Công nghệ:

• Công nghệ máy móc bị lạc hậu lỗi thời, không tương thích hoặc không đủ khả năng đáp ứng nhu cầu
• Sự cố kỹ thuật hoặc hệ thống bị quá tải

Vật lý:

• Không gian bố trí làm việc không hợp lý, chật hẹp gây khó khăn khi làm việc
• Thiếu nguyên vật liệu hoặc thiết bị cần thiết
• Vấn đề về hậu cần hoặc vận chuyển

Tài chính:

• Tình hình thiếu vốn để triển khai duy trì hoạt động.
• Quản lý tài chính kém hoặc dòng tiền không ổn định

TƯ VẤN NGAY

HAI LOẠI NÚT THẮT CỔ CHAI BOTTLENECK

Có hai loại nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp:

• Nút cổ chai ngắn hạn: Loại nút thắt này thường mang tính chất bất ngờ và mang tính tạm thời. Có thể lấy ví dụ như nhân viên quản lý bị ốm xin nghỉ phép 3 ngày khiến công việc bị tồn đọng.
• Nút cổ chai dài hạn: Là những tắc nghẽn xảy ra thường xuyên, lặp lại trong thời gian dài mà chưa được giải quyết. Công ty có nhiều nhân viên làm việc trong bộ phận trong khi chỉ có một người duy nhất chịu trách nhiệm xét duyệt nội dung. Nên sản phẩm cuối cùng luôn được công bố chậm trễ so với deadline kế hoạch.

NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN NÚT THẮT CỔ CHAI

Các nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng nghẽn tắc trong hoạt động doanh nghiệp

• Xử lý dữ liệu thủ công 

Việc thu thập, nhập liệu và cập nhật thông tin theo cách thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót, dữ liệu trùng lặp hoặc thiếu chính xác. Những lỗi này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng như gian lận, thanh toán sai lệch và ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng thông tin khách hàng.

• Quy trình làm việc lạc hậu

Hiện nay máy móc công nghệ hiện đại hóa khiến các doanh nghiệp cần thay đổi để bắt kịp. Dần dần loại bỏ những quy trình làm việc lạc hậu không còn phù hợp với thực tế vận hành gây ảnh hưởng. Điều này làm giảm hiệu suất làm việc, gây khó khăn trong phối hợp nội bộ và giữa các phòng ban, từ đó kéo theo sự giảm sút trong hiệu quả tổng thể.

• Tốn kém thời gian cho các công việc lặp lại

Với những việc mang tính chất lặp đi lặp lại thì nếu vận hành theo cách cũ có thể tốn đến hàng giờ đồng hồ để thực hiện. Việc này là một sự lãng phí nguồn lực. Những công việc này hoàn toàn có thể được chuẩn hóa và tự động hóa để tối ưu hóa thời gian làm việc.

• Tình trạng quá tải ở cá nhân hoặc nhóm làm việc

Nếu một quy trình đòi hỏi sự phê duyệt hoặc đánh giá từ những người không có đủ thời gian hoặc năng lực để xử lý kịp thời, thì nguy cơ tạo ra điểm nghẽn trong toàn bộ hệ thống là điều khó tránh khỏi.

TÁC ĐỘNG CỦA CÁC NÚT THẮT CỔ CHAI

Các điểm nghẽn (nút thắt cổ chai) trong quy trình nghiệp vụ có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, chi phí và sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là những tác động điển hình:

• Suy giảm hiệu quả và năng suất

Có một câu nói khá hay: “Năng suất của một quy trình sản xuất chính là năng suất của khâu chậm nhất“. Khi một phần của quy trình bị chậm lại, toàn bộ hệ thống phải chờ đợi, khiến luồng công việc bị gián đoạn. Điều này không chỉ làm giảm năng suất mà còn khiến nhân viên cảm thấy mất động lực vì công việc không tiến triển đúng kế hoạch.

• Gia tăng chi phí vận hành

Vời việc trì hoãn trong sản xuất hoặc xử lý công việc trong một khoảng thời gian không xác định có thể kéo theo chi phí tăng cao cho cả quy trình sản xuất. Từ việc trả lương làm thêm, thuê nhân sự bổ sung, đến chi phí lưu kho hoặc quản lý hàng tồn do không thể xuất hàng đúng hạn.

• Tác động tiêu cực đến chất lượng

Áp lực xử lý nhanh nhằm bù đắp cho sự chậm trễ sẽ thường dẫn đến sai sót trong quá trình sản xuất hoặc dịch vụ. Việc thiếu thời gian cũng như đảm bảo chất lượng có thể làm suy giảm uy tín thương hiệu của bạn.

• Suy giảm trải nghiệm khách hàng

Khách hàng không nhận được sản phẩm đúng thời gian hoặc nhận dịch vụ kém chất lượng có thể nhanh chóng mất niềm tin và tìm đến đối thủ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và khả năng giữ chân khách hàng.

• Ảnh hưởng đến văn hóa và tinh thần nội bộ

Khi điểm nghẽn xảy ra thì các khâu trong mỗi bộ phận ở sau sẽ phải chờ đợi gây căng thẳng áp lực. Điều này làm giảm sự hợp tác giữa các bộ phận và làm suy yếu văn hóa doanh nghiệp tích cực.

VÌ SAO CẦN PHÁT HIỆN CÁC NÚT THẮT CỔ CHAI

Việc nút thắt cổ chai có thể tồn tại trong hầu hết các quy trình của doanh nghiệp. Tùy mức độ ảnh hưởng của nút thắt cổ chai có thể gây ra khả năng ảnh hưởng diện rộng. Việc phát hiện nhanh chóng và chính xác giống như việc phát hiện ra bệnh trong cơ thể để kịp thời chữa trị giúp cơ thể đó khỏe mạnh hơn.

Điển hình nhất, nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ có nguy cơ:

• Nút thắt khiến doanh nghiệp tiêu tốn nguyên liệu và chi phí sản xuất, vận hành, sửa chữa khiến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp giảm dần theo thời gian.
• Gây chậm trễ trong tiến độ làm việc, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ mất các cơ hội quý giá
• Giảm năng suất lao động, “vỡ kế hoạch” số lượng sản phẩm cuối cùng (hàng hoá, dịch vụ) mà doanh nghiệp lập ra
• Gây tồn kho sản phẩm, không thể tận dụng lợi thế cạnh tranh, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

Ngoài mục đích loại bỏ các ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp thì việc xác định càng sớm càng tốt các nút cổ chai giúp doanh nghiệp của bạn nhanh chóng xử lý chúng được quy trình nghiệp vụ. Không chỉ là sự tăng trưởng doanh thu – cắt giảm chi phí mà đây còn là mấu chốt cho bài toán mở rộng quy mô của doanh nghiệp.

>>> Năng suất chất lượng – ‘đòn bẩy’ tăng trưởng cho tổ chức, doanh nghiệp

CÁCH NHẬN DIỆN VÀ XỬ LÝ NÚT THẮT CỔ CHAI 

Nút thắt cổ chai là những điểm gây cản trở dòng chảy công việc trong quy trình, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành chung. Việc xác định đúng và kịp thời các điểm nghẽn này là bước đầu tiên để cải thiện hiệu suất tổ chức. Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn về những cách nhận diện nút thắt cổ chai như sau:

Bước 1: Nhận diện các dấu hiệu bất thường

Bạn cần tiến hành quan sát một cách trực quan và đánh giá hoạt động thực tế có thể giúp phát hiện những biểu hiện phổ biến của nút cổ chai, bao gồm:

• Tồn đọng và chậm trễ: Bạn cần list ra những công việc bị dồn lại ở một giai đoạn hoặc phòng ban nhất định.

• Sử dụng tài nguyên không đồng đều: Xác định những nhân sự hoặc thiết bị ở một số khu vực bị quá tải trong khi nơi khác không hoạt động hết công suất.

• Áp lực và xung đột nội bộ: Hiểu rõ các mối quan hệ nội bộ trong công ty, những nhân viên thường xuyên phản ánh về căng thẳng hoặc xích mích giữa các nhóm.

• Chất lượng giảm sút: Sản phẩm/dịch vụ thiếu ổn định, thường xuyên xảy ra lỗi.

• Phản hồi tiêu cực từ khách hàng: Than phiền về tốc độ xử lý, chất lượng hoặc trải nghiệm dịch vụ.

Bước 2: Đo lường và phân tích dữ liệu

Dựa trên dữ liệu định lượng để xác định điểm nghẽn một cách chính xác:

• Thời gian chu kỳ: Giai đoạn nào trong cả quy trình mất nhiều thời gian nhất để hoàn thành có thể chính là nút cổ chai.

• Năng suất từng khâu: Đo hiệu quả đầu ra và xác định bộ phận có hiệu suất thấp nhất trong cả quy trình từ đó sẽ tìm ra được nút thắt cổ chai của khâu đó.

• Mức độ sử dụng tài nguyên: Phân tích việc phân bổ và sử dụng máy móc, nhân lực…

• Tỷ lệ lỗi và khiếu nại: Đo lường các lỗi kỹ thuật hoặc phản hồi không hài lòng từ khách hàng.

• Dữ liệu thực tế từ hệ thống: Kết hợp với công cụ quản lý để theo dõi dòng công việc và phát hiện tắc nghẽn.

Bước 3: Khai thác ý kiến người trong cuộc

Những người trực tiếp tham gia vận hành quy trình có cái nhìn thực tế và chính xác nhất:

• Phỏng vấn nhân viên: Bạn tiến hành thu thập ý kiến về những bước đang gây trở ngại.

• Khảo sát nội bộ: Nhà quản lý sẽ giúp bạn triển khai khảo sát để tổng hợp tốt những quan điểm từ nhiều bộ phận lại với nhau.

• Quan sát tại chỗ: Theo dõi thực tế quá trình làm việc để nhận biết điểm nghẽn.

• Tổng hợp và phân tích phản hồi: Đối chiếu với dữ liệu để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

GIẢI PHÁP THÁO GỠ ĐIỂM NGHẼN TRONG DOANH NGHIỆP

Nút thắt cổ chai là vấn đề đau đầu trong mọi tổ chức. Một khi nhận diện được chính xác điểm nghẽn này thì các nhà quản lý cần có những giải pháp hiệu quả để khơi thông điểm nghẽn giúp quy trình vận hành hiệu quả hơn. Dưới đây là ba chiến lược thiết thực giúp doanh nghiệp vượt qua những điểm nghẽn và tái thiết quy trình hiệu quả hơn:

1. Khuyến khích tư duy đổi mới và hợp tác đa chiều

Khi đã xác định được vị trí và nguyên nhân của điểm nghẽn, điều quan trọng tiếp theo là khơi mở tư duy đổi mới để tìm ra hướng giải quyết. Thay vì xử lý theo lối mòn, hãy tạo không gian cho sự cộng tác – nơi mọi nhân viên đều được khuyến khích đưa ra ý kiến và đề xuất.

Với nhiều góc nhìn khác nhau của nhân viên sẽ tạo ra sự thay đổi vượt bậc so với các giải pháp đơn lẻ. Quá trình trao đổi không chỉ mang lại các phương án sáng tạo mà còn thúc đẩy tinh thần gắn kết, chủ động và cam kết của tập thể trong việc triển khai cải tiến.

2. Luôn sẵn sàng với các phương án thay thế

Với những điểm nghẽn lớn thì cần thời gian dài không phải một sớm một chiều. Do đó, việc xây dựng các kế hoạch dự phòng là yếu tố không thể thiếu trong quá trình cải tiến. Đừng vội loại bỏ bất kỳ ý tưởng nào – mỗi đề xuất đều có thể là mắt xích quan trọng trong tình huống phát sinh.

Đồng thời, doanh nghiệp cần duy trì việc rà soát và cập nhật quy trình một cách thường xuyên để đảm bảo sự linh hoạt và khả năng thích nghi cao trước những thay đổi của môi trường nội bộ và thị trường bên ngoài.

3. Duy trì cải tiến liên tục như một quy chuẩn vận hành

Cải tiến quy trình không phải là hành động đơn lẻ mà nên được xem như một chu trình lặp lại – bao gồm lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh mô hình (PDCA). Doanh nghiệp cần nắm rõ toàn bộ hành trình cải tiến, từ việc thiết lập bản đồ quy trình, xác định điểm nghẽn, xây dựng phương án xử lý đến việc triển khai hành động cụ thể.

Việc các doanh nghiệp cần vận hành và triển khai cải tiến quy trình lâu dài sẽ giúp đánh giá kết quả thực tế và thu thập phản hồi mới là cơ sở để doanh nghiệp hoàn thiện dần các bước xử lý và đưa quy trình về trạng thái vận hành mượt mà, hiệu quả hơn.

NHẬN BỘ TÀI LIỆU

KẾT LUẬN

Việc nhận biét và phân tích ra nguyên nhân dẫn đến những nút thắt cổ chai là điều quan trọng đối với doanh nghiệp và đặc biệt là với những doanh nghiệp sản xuất. Điều này giúp loại bỏ được những lãng phí và tắc nghẽn trong quy trình không cần thiết hoặc không hiệu quả.

Có thể sử dụng những phương pháp giúp xác định những nút thắt cổ chai như Phương pháp 5 Tại sao (5 Whys), phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis) và phân tích ngược (Backward analysis). Đọc thêm các bài viết của diendaniso.com để đọc thêm các phương pháp này.