“NÚT THẮT CỔ CHAI” TRONG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA ...

1. Nguồn gốc của thuật ngữ “nút thắt cổ chai”

   Nút thắt cổ chai (bottleneck) xuất phát từ câu chuyện dốc các viên bi ra khỏi một cái chai có cổ hẹp. Một quá trình lý tưởng được vẽ ra: vì đường kính của mỗi viên bi nhỏ hơn chiều rộng của cổ chai nên luôn dễ dàng lọt ra ngoài, miễn là phần cổ chai được hướng xuống dưới. Tuy nhiên thực tế lại không đơn giản như vậy. Một số viên bi sẽ cùng xuất hiện tại cổ chai đó mà không tuân theo nguyên tắc lần lượt. Ta gọi nó là sự tắc nghẽn.

→ Nút cổ chai xảy ra khi quá nhiều thứ cố gắng đi qua một con đường tài nguyên hạn chế.

2. “Nút thắt cổ chai’’ trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp

Trong quản lý sản xuất và dự án, nút thắt cổ chai nói đến điểm tắc nghẽn trong quá trình/hệ thống. Xảy ra khi khối lượng công việc được yêu cầu quá nhanh và vượt quá khả năng xử lý để có thể cho ra kết qủa như mong đợi. Hậu quả là khiến cho hệ thống trì trệ và gây thêm tổn thất do lãng phí. Dễ thấy nhất là lãng phí do chờ đợi, dư thừa quy trình sản xuất và không đem lại được lợi ích cho khách hàng. Thật không may, một nút cổ chai thường chỉ được nhận biết và thừa nhận sau khi nó đã gây ra sự tắc nghẽn đáng kể. Do đó, việc xác định, phân tích và tháo gỡ nút thắt cổ chai là rất quan trọng đối với doanh nghiệp.

3. Hình ảnh “nút thắt cổ chai” trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp

Sự thật là mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp đều có nguy cơ tồn tại nút thắt cổ chai. Có hai loại tắc nghẽn chính:

• Tắc nghẽn ngắn hạn:

Đây là những vấn đề tạm thời. Một ví dụ điển hình là khi các thành viên chủ chốt nghỉ ốm hoặc đi nghỉ mát. Không ai khác đủ năng lực để tiếp quản các nhiệm vụ của họ, điều này làm cho công việc bị tồn đọng cho đến khi họ trở lại.

• Tắc nghẽn dài hạn:

Là những tắc nghẽn xảy ra thường xuyên, lặp lại trong thời gian dài mà chưa được giải quyết. Ví dụ như doanh nghiệp lớn có phòng nhân sự gồm 7 người làm việc, nhưng lại chỉ có một người duy nhất chịu trách nhiệm tính công lương, vào kỳ công lương nhân viên này luôn áp lực và doanh nghiệp thường xuyên trả lương chậm trễ so với kế hoạch.

Một ví dụ khác điển hình trong doanh nghiệp sản xuất. Ví dụ mặt hàng bánh kẹo, mỗi ngày có 1.000 chiếc bánh được tạo ra nhưng bộ phận đóng gói vỏ giấy chỉ xử lý được 600 chiếc – tương đương với 60% sản lượng chuẩn – và vì thế nên bộ phận đóng hộp liền sau đó không được nhận đủ số lượng đầu vào theo kế hoạch.

        Vậy nút thắt cổ chai có thể là gì?

• Một quy trình lưu trữ và xử lý công văn thủ công, rườm rà
• Một chính sách lỗi thời không phù hợp với quy định mới của Pháp luật
• Một chiếc xe tải thường xuyên phải bảo hành, sửa chữa
• Một nhân viên mới còn bỡ ngỡ với công việc
• Một nhân viên bàn giao thông tin sai lệch, cần thời gian để sửa chữa lại
• Một nhà quản lý bận bịu chưa xét duyệt báo cáo
• Một bộ nhóm làm việc kém hiệu quả, không phân chia công việc rõ ràng…

4. Hậu quả gây ra bởi “nút thắt cổ chai”

• Tiêu tốn thêm nhiều chi phí sản xuất – vận hành – sửa chữa, giảm doanh thu và lợi nhuận
• Gây chậm trễ trong tiến độ làm việc, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ mất các cơ hội quý giá
• Giảm năng suất lao động, làm vỡ kế hoạch số lượng sản phẩm cuối cùng (hàng hoá, dịch vụ) mà doanh nghiệp lập ra
• Gây tồn kho sản phẩm, không thể tận dụng lợi thế cạnh tranh, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
• Đưa cả nhà quản lý và nhân viên vào thế bị động trong công việc: khi thì nhàn rỗi không có việc làm, khi nút cổ chai được “mở” thì bị quá tải công việc
• Gây khó khăn trong việc ước tính các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, vật lực,…) để lập kế hoạch hợp lý
• Phát sinh mâu thuẫn, tình trạng đổ lỗi cho nhau giữa các đồng nghiệp, nội bộ phòng ban
• Khiến nhân viên phải chờ đợi nhiều dẫn chán nản, áp lực, không còn động lực làm việc…

Chúng ta biết rằng các tiêu chí để đánh giá sự thành công của dự án/hệ thống gồm 3 tiêu chí chính, đó là: chi phí; chất lượng; thời gian

Nếu mục tiêu quan trọng nhất của tổ chức là chất lượng (ví dụ: phải đảm bảo bảng công lương có độ chính xác tuyệt đố), thì có thể nút cổ chai chưa phải là điểm nóng cần ưu tiên. Ngược lại, nếu tổ chức cần tối ưu chi phí (ví dụ: quy trình quản lý hồ sơ) thì cần nhanh chóng xem xét về nút cổ chai, ví dụ việc thu thập, lưu trữ, tra cứu dữ liệu quá thủ công và rườm rà. Còn đối với các quy trình gắn chặt với thời gian đặc biệt là trong quản lý dự án (ví dụ: quy trình hoàn tất hợp đồng mua bán với khách hàng) thì sự tồn tại của nút cổ chai rõ ràng là không được phép.

Ngoài mục đích loại bỏ các ảnh hưởng tiêu cực, việc xác định càng sớm càng tốt các nút cổ chai giúp bạn nhanh chóng xử lý chúng và tối ưu được quy trình nghiệp vụ. Không chỉ là sự tăng trưởng doanh thu – cắt giảm chi phí mà đây còn là mấu chốt cho bài toán mở rộng quy mô của doanh nghiệp.

5. Đề xuất để xác định nhanh chóng và chính xác các “nút thắt cổ chai”

Với tư cách là một nhà quản lý – không khó để bạn nhận ra một nút cổ chai đâu đó đang tồn tại trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Có một điểm đặc trưng ở các nút cổ chai là chúng luôn để lại dấu hiệu nhận biết khá rõ ràng, đặc biệt là với các nút cổ chai dài hạn hoặc khi tình trạng tắc nghẽn đã tới mức độ cảnh báo nghiêm trọng. Hãy để ý tới các dấu hiệu dễ dàng nhận biết sau:

• Quy trình làm việc của nhân viên không thể đoán trước và hoạt động “chập chờn” theo từng đợt thay vì một luồng trôi chảy.
• Doanh nghiệp thường bị đối tác kinh doanh phàn nàn về hợp đồng gửi tới trễ vì mất rất nhiều thời gian chuẩn bị
• Khách hàng phản hồi là họ chủ động liên hệ tới tìm hiểu thông tin nhưng không có ai tiếp nhận tư vấn
• Mặc dù đã bổ sung nhân lực, nhưng mỗi ngày phía doanh nghiệp chỉ hoàn thiện được 2-3 sản phẩm trên tổng số 10 khách hàng tới bảo hành
• Nhân sự khối kinh doanh liên tục phải làm việc tăng ca và tỏ ra bận rộn, trong khi team triển khai dịch vụ lại rất rảnh rang và có nhiều thời gian chết
• Khối lượng đề xuất phải xét duyệt trong ngày nào đó bỗng nhiên tăng cao đột biến khiến bạn “không kịp trở tay”
• Bảng lương hằng tháng thường xuyên phải làm lại vì mắc phải những sai sót khác nhau
• Phải đợi tận 5 ngày CEO mới nhận được báo cáo tổng kết quý của tất cả bộ phận
• Nhân viên doanh nghiệp thường xuyên phàn nàn về sự chậm chạp hoặc các lỗi phát sinh trong hệ thống phần mềm làm việc khiến công việc bị dở dang…

Nếu bạn đã và đang thấy những dấu hiệu trên, chắc hẳn bạn cũng nghi ngờ về một (hoặc một vài) nút cổ chai ở đâu đó trong các quy trình làm việc hiện tại. Đón xem bài viết kỳ sau với chủ đề: Giải pháp gỡ bỏ “nút thắt cổ chai” trong quy trình nghiệp vụ của Doanh nghiệp.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn các giải pháp về Nhân sự, Chấm công, Tiền lương: 0904931566 hoặc 02466666836