OKR Là Gì? Các Bước Xây Dựng Và Triển Khai Chiến Lược OKR Hiệu Quả

Được áp dụng lần đầu tiên vào năm 1970 và mang lại nhiều lợi ích, OKR ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Trong bài viết này, chúng mình sẽ cùng tìm hiểu rõ về định nghĩa OKR là gì và các bước để xây dựng chiến lược OKR đạt hiệu quả nhất. Cùng bắt đầu ngay nhé!

I. OKR là gì?

1. Khái niệm

OKR là từ viết tắt của Objective Key Results - một phương pháp quản lý theo mục tiêu giúp liên kết nội bộ tổ chức và các cá nhân trong công ty để đảm bảo được rằng tất cả thành viên đang đi đúng hướng mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, OKR đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân được diễn ra một cách xuyên suốt.

Có thể bạn quan tâm: KPI là gì

2. Cấu trúc OKR

OKR được hình thành dựa trên 2 yếu tố chính: Objective (Mục Tiêu) và Key Result (Kết quả then chốt).

- Objective (Mục tiêu): “Tôi muốn đi đâu?” - Mục tiêu được thiết lập để thúc đẩy việc vận hành và phát triển công việc. Mục tiêu thường được xác định trong một khoảng thời gian nhất định nhằm khích lệ tinh thần làm việc của các cá nhân.

- Key Result (Kết quả then chốt): “Tôi đến đó bằng cách nào?” - Kết quả then chốt đo lường mức độ thành công của mục tiêu đã đặt ra hay nói cách khác, kết quả then chốt cho biết được chuẩn mực đạt được mục tiêu. Và quy trình này được áp dụng xuyên suốt trong quá trình làm việc.

3. Nguyên lý hoạt động

OKR luôn được đặt ra một cách minh bạch, ở mức cao hơn so với năng lực của nhân viên nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc của họ. Tuy nhiên, phương pháp này không dùng để đánh giá năng suất làm việc của nhân viên. Kết quả then chốt của OKR là cầu nối giữa tham vọng và thực tế, nhưng lại không dễ để có được tính chính xác. Do đó vẫn cần được gắn với cột mốc cụ thể để có thể định lượng và đo lường được.

Tìm việc làm, tuyển dụng Thu ngân có thể bạn quan tâm:

- Nhân viên Tư Vấn Bán Hàng Điện Máy Xanh

- Nhân viên Tư Vấn Bán Hàng Thế Giới Di Động

II. Lợi ích của phương pháp OKR

Dựa vào định nghĩa, OKR mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thực tiễn như:

- Liên kết chặt chẽ nội bộ doanh nghiệp: Mục tiêu chung được đặt ra cho toàn thể nhân viên trong công ty, mọi người cùng chung một định hướng. Điều này đã giúp liên kết nội bộ một cách chặt chẽ, đồng nhất về hướng làm việc để đạt được mục tiêu cuối cùng.

- Tập trung vào những vấn đề thiết yếu: Khi biết chính xác mục tiêu của mình, nhân viên trong các phòng ban sẽ tập trung và chủ động ưu tiên giải quyết những vấn đề cần thiết. Từ đó, họ có thể tạo dựng nên chiến lược làm việc cho riêng mình và đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp.

- Nhân viên được trao quyền: Khi đã nắm rõ được mục tiêu và những việc cần làm, ban lãnh đạo có thể tạo cơ hội cho nhân viên tự theo dõi và đánh giá công việc. Điều này giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc.

- Tăng tính minh bạch trong nội bộ: Nhằm giúp mọi người theo dõi được quá trình cũng như kết quả làm việc, OKR được xây dựng một cách minh bạch cho tập thể nhân viên, các phòng ban trong nội bộ công ty. Để những cá nhân có thể kết hợp với các bộ phận khác, xử lý công việc hiệu quả hơn.

- Đo lường được tiến độ hoàn thành: Nhờ có tính minh bạch trong nội bộ, ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi được tiến độ công việc, đánh giá được mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ đó, thúc đẩy tiến độ công việc nhằm hoàn thành mục tiêu tốt nhất.

- Nâng cao hiệu suất lao động, đạt nhiều kết quả vượt bậc: OKR luôn đặt ra ở mức cao hơn năng lực, do đó OKR cho phép mọi người phát huy tối đa khả năng, dẫn đến năng suất làm việc tăng và đạt được kết quả ngoài mong đợi.

III. Lưu ý trước khi xây dựng chiến lược OKR

1. Đối với Mục tiêu (Objective)

Khi mới bắt đầu áp dụng chiến lược OKR, doanh nghiệp không nên đặt mục tiêu quá cao. Điều này gây sức ép trong công việc và khó khăn trong quá trình làm việc. Để đảm bảo sự thành công, người xây dựng chiến lược phải hiểu rõ được thế mạnh và năng lực của doanh nghiệp. Từ đó mới có thể linh hoạt trong việc tự đặt mục tiêu và không sao chép bất kỳ mục tiêu từ doanh nghiệp khác, tránh tình huống mục tiêu không phù hợp với công ty.

2. Đối với Kết quả then chốt (Key Result)

Khi đã xác định được mục tiêu, cần triển khai và truyền tải thông tin đến nhân viên một cách chi tiết để hạn chế việc nhân viên chưa nắm rõ, hoặc không biết cách thực hiện dẫn đến hiệu suất không đạt như mong muốn. Mặc dù công việc đã được phân công và minh bạch, doanh nghiệp cần phải có những buổi họp nội bộ hàng tuần hoặc hàng tháng để nắm được tiến độ công việc, điều chỉnh, đóng góp ý kiến và nhanh chóng đưa ra giải pháp để đạt được năng suất mong muốn.

IV. Các bước xây dựng và triển khai OKR

1. Xác định Objective và Key Result

Cần đề ra từ 3 - 5 mục tiêu nhưng phải rõ ràng và cụ thể, tránh trường hợp mục tiêu chung chung dẫn đến việc không thể xây dựng chiến lược. Ngoài ra, doanh nghiệp phải tạo áp lực trong mục tiêu đặt ra nhằm phát huy tối đa khả năng của nhân viên. Khi đặt ra Key Result cần chú ý phải đo lường được và phản ánh đúng tình hình thực tế. Xây dựng Key Result qua các bước thực hiện để đạt được giá trị cốt lõi sau phương pháp OKR.

2. Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Sử dụng những phần mềm sẵn có để dễ dàng quản lý và theo dõi, điều chỉnh trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc vào những phần mềm. Thay vào đó, hãy nắm vững những quy trình và mục tiêu công việc để tránh việc thực hiện lan man, không đúng trọng tâm dẫn đến đi chệch với định hướng ban đầu.

3. Họp với ban lãnh đạo cấp trung để phác thảo mục tiêu

Việc triển khai OKR cho các bộ phận và cả công ty cần được thông qua trong cuộc họp với ban lãnh đạo các cấp nhằm thu thập ý kiến, từ đó hoàn thiện chiến lược. Đồng thời phổ biến cách áp dụng phương pháp OKR vào công việc một cách hiệu quả, cũng như cho thấy được mặt hạn chế và cơ hội mà OKR mang lại.

4. Phổ biến chiến lược OKR đến toàn doanh nghiệp

Sau khi đã đưa ra được kế hoạch cuối cùng, OKR sẽ được phổ biến với toàn bộ công ty và phải phân tích một cách rõ ràng cụ thể về mục đích và kết quả sẽ đạt được sau khi thực hiện. Để từ đó, nhân viên công ty nắm rõ cũng như hiểu được những gì mình đang và sẽ làm.

5. Từng bộ phận họp bàn để phác thảo mục tiêu cá nhân

Trưởng bộ phận sẽ triển khai công việc về cho nhân viên và cùng nhau phân tích công việc, chia sẻ quan điểm mong muốn của mỗi người để đi đến thống nhất nhiệm vụ phù hợp cho từng cá nhân. Những cuộc họp này thể hiện được tính dân chủ, sự tôn trọng của cấp lãnh đạo đối với ý kiến của nhân viên. Từ đó, giúp các bên hiểu nhau hơn và đạt được kết quả như mong muốn.

6. Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi đã triển khai cho nhân viên, trưởng các phòng sẽ tổng hợp lại ý kiến về OKR gửi về cho ban lãnh đạo. Khi các cấp quản lý đã thống nhất về thời gian thực hiện, OKR sẽ được trình bày trong cuộc họp toàn công ty và triển khai hướng đi cụ thể để giúp đạt kết quả mong đợi.

7. Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Thường xuyên theo dõi và đánh giá OKR của từng cá nhân nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm sẵn có. Khoảng thời gian đầu, chắc chắn mọi thứ sẽ còn rất mới mẻ và cần các cấp quản lý phải thường xuyên giám sát, điều chỉnh trong quá trình nhân viên thực hiện. Việc này giúp cho mỗi cá nhân làm việc hiệu quả, chủ động và tự giác trong công việc. Khi nhân viên đã thật sự hiểu rõ về quy trình và thành thạo sẽ giúp tăng năng suất công việc hơn.

8. Cách đánh giá chiến lược OKR

Kết quả sẽ được chấm dựa vào Key Result, điểm trung bình sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Tuy nhiên, hệ thống chấm điểm OKR không dùng cho quá trình đánh giá hiệu quả công việc vì đây không phải là công cụ tối ưu để phân tích công việc.

Dựa vào thang điểm từ 0 - 1.0, OKR sẽ được phân chia như sau: 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, sau đó tăng dần dần đến 0.6 - 0.7 là mức độ an toàn để nhận định rằng kế hoạch đang đi đúng hướng và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu.

V. Các lỗi thường gặp khi sử dụng OKR

- Dùng OKR để lập danh sách công việc: OKR được lập ra để đo lường giá trị của doanh nghiệp chứ không được dùng cho những công việc hàng ngày. OKR mang lại những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp - là thước đo tiến độ hoàn thành mục tiêu. Do đó cần xác định rõ về công việc thường nhật và giá trị của công ty.

- Đặt ra quá nhiều OKR: Khi doanh nghiệp đặt quá nhiều mục tiêu trong một thời gian nhất định sẽ không có sự ưu tiên cho công việc, lan man và gây mất tập trung vào những giá trị công ty. Từ đó dẫn đến không đạt được những kết quả vượt bậc.

- Không có sự điều chỉnh OKR: OKR đã được công bố minh bạch trong nội bộ và họp đánh giá định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Nhằm giúp mọi người dễ dàng theo dõi và cân chỉnh phù hợp hơn cho quá trình làm việc. Ngoài ra, OKR được xem như một công cụ quản lý mục tiêu cho cả doanh nghiệp, do đó việc xem xét và điều chỉnh giữa các phòng ban là điều cần thiết để hoàn thành mục tiêu đề ra.

- Tạo ra nhưng không tập trung vào OKR: OKR cần được nhìn nhận và thực hiện như một nét văn hóa của doanh nghiệp thì mới tạo được nền tảng vững chắc. Do đó, mỗi cá nhân cần phải thường xuyên cập nhật các nội dung để tránh trường hợp xem OKR như một bản kế hoạch.

Xem thêm:

- Mã SKU là gì? Tầm quan trọng của mã SKU trong quản trị kho hàng

- Cộng tác viên (CTV) là gì? Các công việc và kỹ năng cần có của CTV

- Tổng hợp công việc của kế toán cần phải làm tại doanh nghiệp chi tiết

Bài viết trên đây đã cung cấp một cái nhìn tổng quan về phương pháp OKR trong quản lý doanh nghiệp. Nếu thấy bài viết hay và bổ ích, đừng quên chia sẻ đến mọi người bạn nhé!

Nguồn tham khảo: https://en.wikipedia.org/wiki/OKR