PDCA Là Gì? Cách Thức Hoạt động Của Chu Trình PDCA - MPHR

Hiện nay, những người chủ doanh nghiệp có năng lực thực sự thường vận dụng phương pháp quay vòng PDCA, sử dụng chúng với tốc độ nhanh nhất để tạo ra kết quả ngay tức thì. Vậy PDCA là gì? Là một công cụ tuyệt vời dễ sử dụng, PDCA là một trong những phương pháp nổi tiếng và được áp dụng nhiều nhất trong việc phát triển kế hoạch chiến lược sao cho hiệu quả của các doanh nghiệp. Vậy cách thức hoạt động của quy trình PDCA là gì? Được coi là “bí quyết phát triển thần kỳ của các doanh nghiệp Nhật Bản”, đâu là những lợi ích mà PDCA Cycle mang lại cho doanh nghiệp?

Đôi khi doanh nghiệp bạn đang thực hiện các giai đoạn của chu trình PDCA mà chính bạn cũng không biết. Đừng bỏ qua những thông tin hữu ích về phương thức làm việc này trong bài viết dưới đây của MPHR nhé!

Thư mục

• 1 Chu trình PDCA là gì?
• 2 Ví dụ về chu trình PDCA
• 3 Khi nào chúng ta cần sử dụng chu trình PDCA?
• 4 Lợi ích của chu trình PDCA là gì?
• 5 Cách thức hoạt động chuẩn của chu trình PDCA
• 6 Quy trình PDCA trong quản lý chất lượng

Chu trình PDCA là gì?

Trong tiếng Anh, chu trình PDCA còn được gọi là PDCA Cycle, vòng tròn chất lượng hoặc vòng tròn DEMING. Chu trình PDCA được đánh giá như một phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả, cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng gồm bốn bước:  Plan – Do – Check – Act (lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kiểm tra kết quả, điều chỉnh phù hợp). Sơ đồ chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lí chất lượng là sự cải tiến liên tục không bao giờ ngừng nghỉ.

Định nghĩa chu trình PDCA là gì? Chu trình PDCA viết tắt của từ gì? Vòng tròn PDCA tiếng Anh là gì? Ví dụ chu trình pdca trong làm việc nhóm

Follow up là gì

Ví dụ về chu trình PDCA

Để hiểu sâu hơn về khái niệm chu trình PDCA, cách áp dụng của chu trình này như thế nào trong công việc, chúng ta có thể tham khảo qua những ví dụ của MPHR dưới đây:

• Plan: Về việc tổ chức chương trình chăm sóc và đánh giá dựa trên sự hài lòng của khách hàng. Chúng ta cần đảm bảo một số vấn đề cơ bản như sau vấn đề chính cần giải quyết, cần những nguồn lực nào, những nguồn lực đang sẵn có, giải pháp để khắc phục sự cố với tài nguyên của doanh nghiệp, điều kiện để đánh giá một kế hoạch thành công,…
• Do: Việc triển khai chương trình theo kế hoạch (plan) đã thiết lập và xem xét rút kinh nghiệm ở những giai đoạn trước
• Check: Đánh giá số lượng khách hàng đã chăm sóc, bao nhiêu khiếu nại được ghi nhận, bao nhiêu khiếu nại đã được xử lý, phản hồi của khách hàng như thế nào sau khi dự án kết thúc
• Act: Đánh giá các kết quả đạt được của chương trình triển khai và tiến hành cải thiện các điểm còn thiếu sót ở những chương trình tiếp theo.

Khi nào chúng ta cần sử dụng chu trình PDCA?

Những công ty luôn mong muốn cải thiện quy trình vận hành thường triển khai PDCA để tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Khi triển khai, các công ty bên cạnh việc hiểu phương pháp PDCA là gì có thể lặp lại chu trình PDCA để biến nó trở thành quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong tổ chức. Chu trình PDCA có thể được áp dụng vào thời điểm khi doanh nghiệp bạn:

• Bắt đầu một dự án mới
• Cải tiến quy trình, dự án đã có sẵn
• Xác định vòng lặp của một quy trình
• Lập kế hoạch và phân tích dữ liệu để xác định sự ưu tiên trong kinh doanh
• Xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra sai sót trong quá trình vận hành

Tuy nhiên, việc triển khai chu trình PDCA đòi hỏi nhiều thời gian và sự tập trung nguồn lực. Vì vậy, phương thức này sẽ không phải là cách tiếp cận thích hợp để giải quyết vấn đề khẩn cấp hoặc các công việc đòi hỏi sự sáng tạo và nhanh nhạy.

>> Có thể bạn quan tâm: C&B là gì

Lợi ích của chu trình PDCA là gì?

Vận dụng mô hình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm có những lợi ích gì? Sau khi đã nắm được khái niệm PDCA, chúng ta cùng tìm hiểu lợi ích mà chu trình này mang lại cho doanh nghiệp đối với thực tiễn ở mọi cấp độ hoặc mức độ cải tiến quy trình. 

• Chu trình PDCA giúp hệ thống cải tiến liên tục chính xác vì chu trình hoạt động theo chu kỳ. Mỗi phần trong dự án sẽ trải qua một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo các lỗi được sửa chữa sau mỗi lần, và thích ứng theo tình hình thực tế của công ty. 
• Vòng tròn PDCA còn giúp quản lý, kích thích các thay đổi đột phá, đồng thời còn cải thiện chất lượng và hiệu suất tối đa. 
• Một trong những lợi ích nữa của chu trình PDCA chính là quản lý chất lượng, cho phép phân tích, đo lường các yêu cầu và chỉ số khách hàng để có những động thái phù hợp. 
• Quản lý hiệu suất tích hợp cải thiện năng suất một cách hiệu quả
• Giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt, nhanh nhẹn, thúc đẩy chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh. 

Ngoài ra còn có thêm lợi ích của chu trình PDCA trong làm việc nhóm.

WFH là gì

Cách thức hoạt động chuẩn của chu trình PDCA

Để đạt hiệu quả tối đa khi sử dụng chu trình PDCA, chúng ta phải nắm được chi tiết cách thức hoạt động của chúng nếu muốn vận hành trong doanh nghiệp. Bên cạnh những giải đáp thắc mắc cho câu hỏi PDCA là gì thì mời bạn hãy cùng xem những cách thức hoạt động chuẩn của sơ đồ chu trình PDCA dưới đây.

Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)

Bước lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất. Khi chúng ta biết cách hoạch định chính xác, đầy đủ các việc cần làm, chu trình PDCA sẽ định hướng rõ ràng các hoạt động tiếp theo. 

Bên cạnh đó, sự lên kế hoạch đầy đủ chính xác sẽ góp phần giúp doanh nghiệp ít điều chỉnh, ít xảy ra sự cố ngoài ý muốn và mọi việc đều nằm trong tầm kiểm soát. Bước lập kế hoạch gồm có mục tiêu, phương tiện, nguồn lực, biện pháp rồi mới đến phương thức và chi tiết sản xuất. Nếu như biết cách tạo điều kiện khai thác hiệu quả các nguồn lực sẽ mang lại tác dụng giảm chi phí quản lý chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

Bước 2: Thực hiện kế hoạch (Do)

Giai đoạn Do sẽ thực hiện những kế hoạch được đưa ra từ giai đoạn đầu. Chúng ta sẽ thự hiện kế hoạch, xây dựng chính sách thông qua các hoạt động, phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng theo đúng kế hoạch đã đề ra. 

Bước 3: Kiểm tra, đánh giá kế hoạch (Check)

Check là giai đoạn kiểm tra, đánh giá nhằm đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch được thực hiện theo đúng tiến độ và kế hoạch đã đề ra. Mỗi khi thực hiện dự án mới, chúng ta cần tiến hành những công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng, theo dõi, thu thập và phát hiện những sai sót để kịp thời ngăn chặn. 

Bước 4: Hành động để cải tiến (Act)

Khi bước vào gia đoạn cuối cùng, giai đoạn Act, doanh nghiệp cần phải khắc phục thiếu sót còn tồn tại và động bộ những tiêu chuẩn chất lượng được đề ra. Trong giai đoạn này, các hoạt động nhắm tới nhiều hơn về sản phẩm và nhu cầu khách hàng, đáp ứng đẩy đủ mong muốn khách hàng. 

Quy trình PDCA trong quản lý chất lượng

Như đã nói ở trên, một trong những lợi ích của PDCA nằm ở việc quản lý chất lượng. Vậy thì quy trình PDCA trong quản lý chất lượng diễn ra như thế nào? Các P-D-C-A có điểm gì cần lưu ý không?

Quy trình PDCA là gì trong quản lý chất lượng? Chu trình PDCA trong sản xuất? Chu trình PDCA trong học tập? Chu trình PDCA trong làm việc nhóm

“P” (Plan) – Lập kế hoạch

• Xây dựng các mục tiêu, mục đích muốn đạt được, muốn cải thiện hoặc phát triển
• Mô tả các nhiệm vụ mới, khái quát bằng những thông tin rõ ràng, cụ thể
• Phân chia cho các nhóm thực hiện, đặt thời gian hoàn thành chính xác, cân đối
• Lưu lại những dự liệu dữ kiện khác, có phương án A, phương B trong quá trình thực hiện
• Lập kế hoạch rồi phân tích công việc theo từng người thực hiện để làm nền tảng cho bước tiếp theo. 

“D” (Do) – Thực hiện kế hoạch

• Cập nhật tiến độ công việc theo kế hoạch một cách thường xuyên và đầy đủ
• Bám sát thực hiện chính xác kế hoạch đã đề ra
• Tuân theo đầy đủ lịch trình các công việc, note lại những vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc. 

“C” (Check) – Kiểm tra, đánh giá

• Kiểm tra kết quả của phương án đề ra từ ban đầu có khớp với kết quả thực tế hay không
• Tổng kết các vấn đề, thay đổi, sai sót, khó khăn,…tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình thực hiện
• Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ để tránh mắc phải lần thứ hai.

“A” (Act) – Hành động để thay đổi

• Sửa lỗi dựa trên tổng kết các sai sót
• Xác định các giải pháp, tình huống giả định để phòng tránh những vấn đề phát sinh
• Lặp lại chu trình PDCA với các kế hoạch tiếp theo cho đến khi đạt được mục tiêu

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower và 4 cấp độ tiêu chuẩn

Qua đây chắc các bạn cũng đã hiểu rõ chu trình PDCA là gì rồi phải không nào? Nói tóm lại, chu trình PDCA có thể coi là mô hình cải thiện hiệu suất làm việc cực kỳ hiệu quả, mang tính ổn định và có tổ chức với các giai đoạn Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động. Hy vọng bạn đọc đã nắm được những thông tin cơ bản về PDCA là gì, từ đó có thể tự xây dựng mô hình PDCA, áp dụng mô hình này vào doanh nghiệp để kiểm soát và cải thiện quá trình làm việc, chinh phục các mục tiêu đã đề ra từ trước. Nếu bạn muốn tìm hiểu về vòng tròn PDCA hoặc đang cần giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự doanh nghiệp, hãy để lại thông tin trên website hoặc liên hệ trực tiếp vào hotline của MPHR. 

>> Từ khoá liên quan: pdca cycle là gì, ví dụ về chu trình pdca trong học tập, ví dụ về chu trình pdca trong cuộc sống, trường doanh nhân pdca, lập kế hoạch công việc theo chu trình pdca