Phương Pháp Công Não Kỹ Năng Làm Việc Nhóm - Tài Liệu Text - 123doc

Tải bản đầy đủ (.doc) (13 trang)

1. Trang chủ
>>
2. Kỹ Năng Mềm
>>
3. Kỹ năng tổ chức

Phương pháp công não kỹ năng làm việc nhóm

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (138.79 KB, 13 trang )

Bảng thông tin liên lạc của nhómSử dụng bản này để ghi chép lại những thông tin liên lạc của các thành viên,bao gồm phương thức và thời gian liên lạc thuận tiện nhất đối với mỗi ngườiThành viên nhóm: Hoàng Ngọc HuyềnVị trí: Trưởng nhómĐịa chỉ:Email:ĐT cơ quanĐT nhà riêngSố FaxThời gian nhận cuộc gọi thuậntiện nhấtThành viên nhóm:Vị trí: Người phát kiếnĐịa chỉ:Email:ĐT cơ quanĐT nhà riêng Số FaxThời gian nhận cuộc gọi thuậntiện nhấtThành viên nhóm:Vị trí: Người giám sátĐịa chỉ:Email:ĐT cơ quanĐT nhà riêng Số FaxThời gian nhận cuộc gọi thuậntiện nhấtThành viên nhóm:Vị trí: Người phản biệnĐịa chỉ:Email:ĐT cơ quanĐT nhà riêng Số FaxThời gian nhận cuộc gọi thuậntiện nhấtThành viên nhóm:Vị trí: Người ngoại giaoĐịa chỉ:Email:ĐT cơ quanĐT nhà riêng Số FaxThời gian nhận cuộc gọi thuậntiện nhấtThành viên nhóm:Vị trí: Điều phối viênĐịa chỉ:Email:ĐT cơ quanĐT nhà riêng Số FaxThời gian nhận cuộc gọi thuậntiện nhấtThành viên nhóm:Vị trí: Người ghi chép và lưuhồ sơĐịa chỉ:Email:ĐT cơ quanĐT nhà riêng Số FaxThời gian nhận cuộc gọi thuậnĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC VAI TRÒ CHỦ CHỐT TRONG NHÓMVai trò Bảng phân công nhiệm vụĐặc điểmYêu1.cầumọi nhóm/người điềntin vào bảng.tin xétphảnhồi vờicó thểTrưởngLãnhthôngđạo nhóm- Có Thôngóc phántuyệtvề đượctài năng vàtínhcáchcủavềnhómviên.so -sánhđưa vàodungcủa cácthảoluậnvai tròcủa từng ngườiTìmvàthànhviênnộimớivà xâydựngbuổitinh thần làm việc nhóm- Biết tìm khắc phục những yếu kém.1. Danh sách vai trò/ trách nhiệm của mỗi thành viên:- Nắm rõ về toàn bộ dự án- Có khả năng thông tin hai chiều xuất sắc.Tên- Giámthành sátviêntiến trình công việcVaitrò/ tạotráchnhiệm- Biếtcảmhứng và duy trì lòng nhiệt- Hướng dẫn nhưng không chi phốitình.- Hỗ trợ nhóm và các thành viên2. Vai trò và phạm vi trách nhiệm cụ thể chưa rõ ràng: Phần vai trò chưa- Giúp nhóm có được các mối quanrõ ràngcủaviệctôi: hiệu quả.hệ côngPhầnvai tròphảnchưabiệnrõ ràng của các thành-viên2. NgườiLuônkhác:tìm kiếm giải pháp tốt nhất.3. Nhữngchéo:Bảo vệ vaivà tròphântích hiệu quả dài - Chuyên gia phân tích giải pháp để tìm ranhững điểm yếu trong các giải pháp đó.hạn của nhóm.4. Những vai trò cần được thực hiện chung trong nhóm:- Cương quyết thuyết phục sửa chữa các saisót.có thể kiêm nhiệm:5. Những vai trò hay nhiệm vụ mà nhóm- Xây dựng cách thức sửa chữa tốt nhất.3. Người thực hiện- Lập bảng tiến độ theo phương pháp khoaBảo đảm động lực và vận hành hiệu học.- Đánh giá và khắc phục các nguy cơ gâyquả các hoạt động của nhóm.chậm trễ so với tiến độ.- Có tinh thần dám nghĩ dám làm, thíchkhẳng định mọi việc.- Có khả năng tập hợp sự ủng hộ và khắcphục tư tưởng chủ bại.4. Người ngoại giao- Có khiếu ngoại giao và khả năng đánh giáTheo dõi các mối quan hệ bên về các nhu cầu của người khác.- Có tính cách tự tin và quyết đoán.ngoài của nhóm.- Nắm bắt tốt bức tranh tổng thể công việccủa nhóm.- Thận trọng khi xử lý thông tin bí mật.5. Điều phối viên- Hiểu mối liên hệ giữa các công việc.- Tập hợp các công việc của nhóm - Có ý thức tốt về sự ưu tiên.lại thành một tổng thể trong một kế - Có khả năng nắm vững ngay một số cônghoạch thống nhất.việc.- Xếp lịch và bố trí các cuộc họp, - Có khả năng duy trì tốt các mối quan hệcác hoạt động khác.nội bộ.- Là một nhân viên thông thường.- Có khả năng ngăn chặn những rắc rối tiềm- Đảm bảo các thành viên khác ẩn.1.1. Giới thiệu tóm tắt phương pháp công não (lịch sử, nội dung).1.1.1. Lịch sử ra đời phương pháp BrainstormingChữ động não (brainstorming) được đề cập đầu tiên bởi Alex FaickneyOsborn năm 1939. Ông đã miêu tả động não như là Một kỹ thuật hội ý bao gồm mộtnhóm người nhằm tìm ra lời giải cho vấn đề đặc trưng bằng cách góp nhặt tất cả ýkiến của nhóm người đó nảy sinh trong cùng một thời gian theo một nguyên tắc nhấtđịnh. Kỹ thuật này tiếp tục được Charles Hutchison Clark phát triển. Và HilbertMeyer áp dụng kỹ thuật này trong lý luận về phương pháp giảng dạyTừ “BRAINSTORM” được phát minh bới ông trùm ngành quảng cáo AlexFaickney Osborn,xuất hiện đầu tiên trong quyển sách của ông này từ những năm1948. Osborn, sau khi gặp phải vấn đề về ý tưởng quảng cáo từ sự bế tắc của lớpnhân viên, đã quyết định gom tất cả bọn họ vào một phòng và vắt kiệt bất cứ ý tưởngnào được nêu ra. Từ này đạt đến đỉnh cao của sử dụng vào thời điểm gần năm 2010với định nghĩa như sau:“Là quá trình sáng tạo nhằm tìm ra giải pháp hoặc ý tưởng mới thông quahoạt động trao đổi của nhóm một cách “kịch liệt” và “tự do”. Mỗi thành viên đềuđược khuyến khích nghĩ đến đâu, nó đến đó và tìm ra càng nhiều ý tưởng càng tốt,cho dù ý nghĩ đó điên rồ hay kém khả thi thế nào đi chăng nữa. Việc phân tích,bàn luận hoặc chỉ trích/bình luận chỉ được phép thực hiện khi buổi họp này kếtthúc và chuyển sang giai đoạn đánh giá kết quả”.1.1.2. Nội dung của phương phápTheo Osborn, quá trình brainstorming phải tuân thủ những luật sau:- Số lượng tối ưu cho một nhóm chỉ nên ở mức 5-7 người- Tất cả mọi người đều có quyền lợi và nghĩa vụ đóng góp ý tưởng- Không được phép chỉ trích hoặc bác bỏ bất cứ ý tưởng nào trong quá trình này- Những ý tưởng có phần phá cách, mới lạ được khuyến khích- Việc phát triển ý tưởng của mình dựa trên ý tưởng của người khác cũng đượckhuyến khích- Càng nhiều ý tưởng được thốt ra, càng đa dạng về nội dung, cách tiếp cận càngtốt- Các ý tưởng này đều phải được ghi lại (tôi có sở thích viết lên cửa sổ)- Sau khi cả nhóm cạn kiệt ý tưởng mới, mỗi một ý tưởng sẽ được đánh giá côngbằng trên ưu/nhược điểm, tính khả thi, lợi ích, tính áp dụng thực tế v.v… củachúngBrainstorming không đơn giản là ngồi vào bàn và úm ba la, bạn có thể tuôn trào mộtloạt các sáng kiến. Nó đòi hỏi sự tập trung và dẻo dai về đầu óc rất lớn. Tôi gọi đây là“trạng thái brainstorm-ready” tạm gói gọn như sau:Các thành viên phải tỉnh táo về đầu óc. Nghĩa là họ không được làm hoạt độnggì gây kiệt quệ đầu óc trước đóCác thành viên phải tập trung 100%. Tôi không cho phép mọi người sử dụngđiện thoại, mở laptop trong những buổi này.Các thành viên phải sảng khoái về tinh thần. Tôi tránh trách mắng, phê bìnhnhân viên trước khi bước vào thực hiện.Đầu óc và thể lực của thành phần tham gia phải tươi mới. Nên tránh các ngàybận rộn, mọi hoạt động trước đó phải được hoàn thành hoặc loại bỏ ra khỏi đâùThời gian brainstorming không nên quá 1 tiếng đồng hồ. Thực ra hoạt độngnày rất đòi hỏi trí lực, và thường sức người chỉ chịu được 30′ (với nhân viên mới) chođến 90′ (nhân viên gạo cội).1.1.2.1. Các phương thức BrainstormKhông chỉ dựng ở những luật trên, phương pháp và trình tự brainstorm cũng phảiđược quyết định dựa trên nhu cầu về giải pháp:Danh nghĩa nhóm: Các thành viên viết ý tưởng của mình mà không đề tên.Người chủ trì thu thập các tư liệu này và cả nhóm dùng phương pháp bỏ phiếu để raquyết định (gọi là giai đoạn thanh lọc). Sau khi thanh lọc, cả nhóm hoặc các nhómnhỏ sẽ mang những sáng kiến được đánh giá cao nhất tập hợp lại để xây dựng tiếp. Vídụ trong thiết kế thương hiệu chúng tôi có thể chia thành nhóm làm về màu sắc, mộtnhóm là về nội dung, và một nhóm ra quyết định về chất liệu, cách sản xuất v.v…Cánhân tôi thường sử dụng phương pháp này khi tổ chức brainstorming cho một tổ chứccủa khách hàng với thành phần tham dự là từ cấp quản lý bộ phận trở lên. Việc này sẽcổ vũ những cá nhân ít khi phát biểu được bày tỏ quan điểm tự nhiên nhất (vì khônglộ danh tính) mà lại tận dụng được kiến thức chuyên môn của các bộ phận (kỹ thuật,marketing, tài chính, sản xuất v.v…)Truyền đuốc: Tôi tạm đặt tên cho phương thức này như vậy vì vòng quay của 1ý tưởng xuất phát từ một cá nhân, truyền cho người bên cạnh để xây dựng thêm và cứthế cho đến khi mọi thành viên đều có đóng góp ý kiến. Nhóm của tôi thường ápdụng mô hình này khi phải lên các bản kế hoạch (Business plan, business case hoặcchiến lược hành động) vì một bản kế hoạch trọn vẹn thường phải bao hàm các lĩnhvựng thông tin khác nhau mà không phải một cá nhân nào cũng nắm hết được. Việcnày giúp xây dựng kế hoạch kiểu cuốn chiếu thay vì phải chờ bên marketing làmnghiên cứu, rồi bên R&D mới lên ý tưởng, sale định giá và tài chính làm cash flowv.v.. thì các thành viên chủ chốt có thể cùng một lúc đắp nội dung cho sườn.Bản đồ ý tưởng: Đây là mô hình tôi sử dụng nhiều nhất, với ý tưởng cốt lõi làsử dụng các “mối liên quan”. Quy trình sáng tạo bắt đầu từ điều kiện tiên quyết làChủ đề trung tâm (central topic) rồi mỗi thành viên đưa ra một nhánh liên quan đếnchủ đề đó. Ví dụ nếu Central topic của tôi là một chú chó – thì các thành viên chắcchắn sẽ đưa ra những nhánh như giống, tuổi, cân nặng, màu lông, huyến thống, tìnhtrạng sức khỏe hoặc kể cả… thịt ngon hay không. Tôi hay sử dụng việc này vào côngtác nghiên cứu đối thủ/khách hàng, lên các persona giả định, xác định phong cáchthiết kế và thực ra thì có thể áp dụng rộng rãi vào bất cứ quy trình suy nghĩ nào.Brainstorming một mình: Thực ra công tác brainstorming không cứ là phải làmcùng một nhóm, một khi bạn đã thành thục về phương pháp và luật lệ cũng như biếtcách đặt mình vào “trạng thái brainstorm-ready” nói ở trên thì việc làm một mình làhoàn toàn có thể. Thường thì người ta sẽ viết tự do, hoặc vẽ tự do sử dụng bản đồ tưduy.1.1.2.2. Nguyên tắc của brainstormChuẩn bị sẵn sàng (Trước khi lên lịch hẹn cho buổi brainstorm)Đây là một số nguyên tắc cần biết cho giai đoạn trước buổi brainstorm. Trướckhi bạn bắt đầu một buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng bạn có một mục tiêu rõ ràngvà một vấn đề cần được giải quyết—các ý tưởng có được qua việc brainstorm sẽ cóích cho việc giải quyết vấn đề này. Bạn cũng cần một người điều khiển (facilitator)tuyệt vời, một team thích hợp, và một môi trường lí tưởng để có một buổi làm việchiệu quả nhất.- Có một câu hỏi hay mục đích cụ thể, khả thi.Điểm mấu chốt là, nếu như bạn không chắc chắn về lí do bạn lên kế hoạch chomột buổi brainstorm, thì tốt nhất bạn không nên tổ chức một buổi brainstorm nào cả.Đây là một nguyên tắc brainstorm quan trọng mà bạn cần phải làm theo. Mục tiêucủa bạn cần phải đủ đơn giản để có thể biểu hiện trong một câu văn, và phải đủ rõràng để tất cả mọi người tham gia đều có thể hiểu được.Mục tiêu cũng cần phải có khả năng thực thi. Khi bạn hoàn tất buổi brainstorm, bạncần có một set những ý tưởng mới để cải thiện hay thay đổi điều gì đó. Đương nhiên,một câu hỏi theo dạng có/không ("Chúng ta có nên dừng việc mặc đồng phục haykhông?") không hề thích hợp chút nào cho việc brainstorm!Mục tiêu brainstorm tồi:Thảo luận về những vấn đề chúng ta phải đối mặt trong khi đang cố gắng cungcấp dịch vị khách hàng cao cấp cho người mua hàng. Tìm hiểu những vấn đề kháchhàng đang gặp phải, và phát triển ý tưởng cho việc cải thiện các sản phẩm và dịch vụchúng ta đang cung cấp.Hãy tưởng tượng việc gánh vác một mục tiêu có tính chất bao quát như thế màkhông hề biết rõ bạn đang đi hướng nào và không có một mục tiêu cuối cùng, thực thinào cả! Việc brainstorm này có thể dẫn đến một list dài loạn xạ những vấn đề khácnhau liên quan đến nhiều sản phẩm, dịch vụ,dịch vụ khách hàng—mà không có một ýtưởng nào rõ ràng về việc phải xử lý những thứ hỗn độn đó như thế nào.Một mục tiêu brainstorm tốt:Chúng ta có thể tạo nên những thay đổi nào trong các khâu thủ tục dịch vụkhách hàng để rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng và cải thiện độ hài lòng củahọ?Đây là một mục tiêu mà các thành viên có thể tham gia brainstorm một cách hiệuquả. Nó nhắm đến một mục đích rõ ràng. Vào cuối buổi brainstorm, nhóm giải quyếtvấn đề này sẽ có được một list những ý tưởng thực tế và có khả năng thực thi để tạonên thay đổi tích cực.-Hãy chắc chắn rằng câu hỏi và mục tiêu của bạn thích hợp để brainstormKhông phải câu hỏi nào cũng có thể tìm được câu trả lời qua việc brainstorm.Vâng, nó có thể khuyến khích sự sáng tạo và đồng thuận, nhưng chỉ khi ý tưởng củanhững người tham gia thực sự cần thiết và thực sự sẽ được thực hiện.Nếu bạn hay team của bạn đã ra quyết định rồi hay đã tiến lên với một hướng đi sángtạo mới rồi, thì việc brainstorm có thể là một hoạt động vô ích. Tệ hơn, nó có thểkhiến các thành viên trong team cảm thấy mình đang bị lôi kéo hay điều khiển hơn làđược tham gia đóng góp ý kiến.Kiểm tra lại để chắc chắn rằng việc brainstorm sẽ có ích cho vấn đề hay câuhỏi của bạn trước khi bắt đầu tổ chức nó.-Thuê (hoặc trở thành) một "người điều khiển" (facilitator) đáng gờmTrừ phi bạn được tập huấn để có thể làm cho buổi brainstorm được diễn ra dễdàng hơn, đừng tự biến mình thành một "người điều khiển". Việc brainstorm cần mộtngười có thể quản lý những người với những tính cách khác nhau, diễn giải lại các ýtưởng một cách ngắn gọn, gây cảm hứng cho teamwork, giữ cho cuộc trao đổi đượctiếp tục, rút ra những kết luận và có thể biến chúng thành list những công việc cầnlàm.- Nếu không có một "người điều khiển" như ý, buổi brainstorm có thể kết thúcvới mối bất hòa giữa các thành viên trong team, và trở thành một sự lãng phíthời gian vô ích. Hãy chắc chắn rằng bạn có một người tuyệt vời để điều khiểnbuổi brainstorm trước khi bạn bắt đầu thực hiện nó.- Chọn những người tham gia thích hợpBrainstorm chỉ hiệu quả khi những người tham gia hiểu rõ về vấn đề và có thểphát biểu một cách thông minh về những giải pháp tiềm năng cho vấn đề đó hay đưara các câu trả lời cho những câu hỏi. Nếu như câu trả lời hay vấn đề không thể đượctiếp cận một cách hiệu quả bởi nhóm brainstorm, thì rất có thể bạn sẽ có một kết cụckhông mấy tốt đẹp cùng với một team đang vô cùng nản chí.Ví dụ, nếu vấn đề phân phối sản phẩm có liên quan đến các vấn đề thống nhất là hoàntoàn ngoài sự kiểm soát của bạn, sẽ là không hợp lý khi tập hợp một nhóm để hỏi"làm thế nào chúng tôi có thể cải thiện tình hình phân phối sản phẩm."-Chọn thời điểm và địa điểm thích hợp nhấtBạn biết về team của mình cũng như hiểu rõ các thứ tự ưu tiên (organizationalpriorities), vậy nên bạn cũng biết lúc này có phải là thời điểm thích hợp để có thêmmột sự kiện mới, thứ sẽ lấy đi khối thời gian và năng lượng mà bạn cần cho nhữngdeadline quan trọng, hay không.Bạn cũng biết những gì cần để sắp xếp, chi trả, và di chuyển đến một địa điểm(venue) ngoài trời. Sử dụng sự hiểu biết của bạn để chọn thời điểm mà cả team đangtương đối thoải mái. Thêm nữa, nên chọn một địa điểm dễ tiếp cận và có thể mangđến sự tương tác thoải mái và tích cực hơn.Thiết lập các phiên làm việc động não của bạn để thành côngBạn đã quyết định rằng động não là một sự lựa chọn thích hợp. Bạn đối diệnvới một câu hỏi lớn hoặc mục tiêu cho các phiên làm việc động não. Bạn đã tìm đượcmột cơ sở vật chất phù hợp, một địa điểm tuyệt vời và một nhóm những người thamgia lý tưởng. Tuyệt vời! Bây giờ là lúc chuẩn bị để đi tới thành công.Bằng cách xác định rõ ràng một quy trình, các quy tắc cơ bản, kế hoạch và cáckết quả có thể xảy ra, bạn sẽ chuẩn bị cho những người tham gia có một trải nghiệmtích cực. Tạo cho phiên động não của bạn có một không khí và định hướng phù hợpbằng cách tuân theo các quy tắc động não này.-Cung cấp thông tin về địa điểm, kế hoạch và lịch trình của bạnNó nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng hầu hết mọi người hạnh phúc nhất khi họ biết phòngtắm ở đâu, mấy giờ giải lao, bữa trưa có gì và khi nào họ có thể về nhà.Nếu bạn không cung cấp thông tin cơ bản này, người tham gia sẽ dành phần lớn thờigian brainstorm để hỏi người bên cạnh "khi nào ăn trưa?" hoặc "Tôi có thể về lúc4:00?" Những ứng viên của bạn cũng cần biết bao nhiêu thời gian dành để bắt chuyệnlàm quen, brainstorm, chia sẻ, và kế hoạch hành động trong tương lai.- Viết những nguyên tắc quan trọng xuốngBạn hoặc người điều khiển của bạn nên rõ ràng về thiết lập các quy tắc, đặc biệt làtrong những nhóm gồm những người có trình độ quản lý khác nhau (hoặc mối quanhệ cá nhân khác nhau).Bao gồm tất cả mọi người - Brainstorm nên luôn luôn bao gồm các thành viêntrong nhóm — nghĩa là tất cả mọi người nên dự liệu và lập kế hoạch tham gia.Tạm dừng tranh luận - Brainstorm gợi ý càng rộng càng tốt, và đừng đặt câuhỏi hay phán xét cho đến khi hoàn tất quá trình sáng tạo. Hãy rõ ràng rằng ngay cảkhi "kiểm tra thực tế" ("chúng ta không có ngân sách cho điều đó!") nên tránh chođến sau khi tất cả những ý tưởng ở trên bàn. Đảo mắt và thay đổi các biểu hiện tiêucực trên khuôn mặt như là một sự tranh luận.Loại bỏ yếu tố gây nhiễu- Bạn cũng có thể muốn bổ sung những quy tắc cụ thểliên quan đến việc sử dụng máy tính xách tay và điện thoại di động, vì chúng có thểlàm đứt quãng và trong một số trường hợp, có thể được sử dụng để giao tiếp âmthầm.- Làm rõ mục tiêu và quy trình động não của bạnBrainstorm có thể được vận dụng theo nhiều cách khác nhau. Người điều khiểncủa bạn có thể đưa ra nhiều ý tưởng, hoặc từ một cá nhân khác. Cô ta có thể đề nghịnhững ứng viên viết xuống những ý tưởng hoặc mở rộng dựa trên những suy nghĩ củangười khác và góp ý. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu được những gì sẽ xảyra, mục tiêu là gì và bao lâu sẽ kết thúc.- Phá vỡ không khí im lặng bằng sự lạc quan và tích cựcBrainstorm không nên là một quá trình nghiệt ngã hoặc chán nãn. Hãy để những ứngviên của bạn biết rằng họ có thể và nên có niềm vui, và nhận được trong quá trình bắtđầu với hoạt động làm quen khuyến khích sự sáng tạo và làm việc theo nhóm. Việcbắt chuyện làm quen cũng có thể là một công cụ tuyệt vời cho thiết lập thực tế, trongquá trình brainstorm, ý tưởng của tất cả mọi người luôn có giá trị như nhau.Khuyến khích sự sáng tạo trong phiên làm việc động nãoNếu nội dung câu hỏi của bạn và bản tính của những ứng viên là rất sáng tạo, chẳngcó vấn đề gì nhiều về đổi mới các ý tưởng sáng tạo. Tuy nhiên, nếu không rơi vàotrường hợp đó, nhóm của bạn có thể sẽ sớm "cạn kiệt" ý tưởng nhanh chóng. Bạn(hoặc người điều khiển của bạn) nên có những công cụ trong tay để bổ sung quá trìnhsáng tạo.-Sử dụng văn bản như là một công cụ cho cảm hứng tham gia và ràng buộcKhông có vấn đề gì nếu bạn thiết lập các quy tắc, một số người sẽ bị đe dọa bởinhững người khác, hoặc cảm thấy họ nên tuân theo. Brainwriting là một công cụtuyệt vời cho những ứng viên tham gia tạo ý tưởng ẩn danh. Nó cũng là một cách tốtđể hỗ trợ quá trình xây dựng những ý tưởng. Hãy giữ giấy và bút chì, bạn có thể sẽcần chúng. Hãy tìm hiểu cách bắt đầu với brainwriting:- Hãy sẵn sàng với các hoạt động gia tăng sự sáng tạoCó một điều cần nói là "Đừng phán xét một ý tưởng;" tránh ý nghĩ "ý tưởng đó sẽkhông bao giờ thực hiện", hoặc chia sẻ thực tế chẳng hạn như "IT nói rằng điều đókhông thể được thực hiện." Để giữ cho nhóm của bạn tập trung vào các điều tích cựcvà tư duy sáng tạo, có khả năng thực hiện:1.1.2.3. Đảo ngược quá trình BrainstormHỏi nhóm của bạn "cách bạn sẽ đạt được kết quả ngược lại từ những điều chúng tađang hướng tới?" Ví dụ, bạn có thể hỏi, "cách nào để đảm bảo rằng mỗi khách hàngphàn nàn về dịch vụ khách hàng của chúng ta và từ chối để mua sản phẩm của chúngta thêm một lần nữa?"Hầu hết những ứng viên tham gia sẽ thích thú với những ý tưởng tiêu cực được bậtlên nhằm tìm ra một đề nghị tích cực. Ví dụ: "thực hiện tất cả các cuộc gọi tới nhữngtùy chọn menu không bao giờ kết thúc " thành "thực hiện tất cả cuộc gọi với mộtngười thực sự."Xem xét các ý tưởng có tiềm năng thực sựSử dụng những quy tắc brainstorm này như hướng dẫn trên về cách để nắm bắt, xửlý, và hành động dựa trên những ý tưởng của nhóm.Đảm bảo rằng bạn ghi lại những ý tưởng mới mà nhóm của bạn đã tạo ra, và bạnđang có những ý tưởng từ tất cả ứng viên tham gia, đặc biệt là những người tham giatrong "chiến dịch" thực hiện gần nhất các vấn đề mà bạn đang cố gắng để giải quyết.Sau khi đưa vào làm mới những ý tưởng, sau đó họ xem xét để thực hiện chúng.Chọn số lượng ý tưởng phù hợp để phát triển hơn-những ý tưởng có tiềm năng lớnnhất và phù hợp nhất. Sau đó gán vào nhóm công việc để chúng thành hiện thực.- Tạo ghi chú chất lượng cao như là một ưu tiênNgười điều khiển của bạn hoặc một người nào khác trong nhóm của bạn nên viếtxuống mọi ý tưởng như được đề cập. Điều này đòi hỏi một số kiến thức chuyên môn,như một số ý tưởng được diễn đạt lòng vòng, và có thể khó tóm tắt.- Cho ứng viên thời gian để xem lại những ý tưởngỨng viên nên có ít nhất mười lăm phút để xem lại những ý tưởng đã được ghi nhận,để họ có thể trả lời đúng khi bạn yêu cầu họ chọn những ý tưởng tốt nhất trong danhsách. Giả sử không có cơ hội để xem lại những gì đã nói, ứng viên có khả năng chọný tưởng cuối cùng được đề cập hoặc ý tưởng của bản thân họ.- Yêu cầu ý kiến từ những ứng viên tham gia "trong các chiến dịch"Có rất nhiều ý tưởng nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết - và có thể tạo cảm giáchoàn hảo cho người quản lý. Tuy nhiên, một vài ý tưởng này có thể không thể thựchiện được vì những lý do được biết từ những người trong "chiến dịch", cần phải biếný tưởng thành hành động. Có thể có lý do xuất sắc tại sao những điều được thực hiện(hoặc không thực hiện) theo những cách nhất định; Hãy chắc chắn tạo một cơ hội chotất cả mọi người để chia sẻ những hiểu biết của họ.- Xác định cả cơ hội và thách thứcTrong khi sự tích cực là điều cần thiết để brainstorm, hiện thực là điều cần thiết đểthực hiện. Nếu tất cả mọi người đồng ý rằng thay đổi là một ý tưởng tốt, điều quantrọng để xác định các rào cản để thay đổi. Rào cản có thể là chính trị, công nghệ, tàichính hoặc hậu cần. Đôi khi những rào cản có thể được vượt qua hoặc đã làm việcxung quanh; thỉnh thoảng không thực hiện được.- Chọn số lượng ý tưởng hợp lý để phát triểnSau khi brainstorm, bạn có thể có hàng tá ý tưởng khả thi — nhưng không ai có thờigian để thực hiện nhiều ý tưởng và phát triển chúng. Chỉ chọn ba trong số những ýtưởng tốt nhất cho các bước tiếp theo.- Giao nhiệm vụ cho từng nhóm thích hợpMột khi bạn đã chọn ý tưởng để theo, bạn có thể tạo ra những nhóm làm việc cho mỗiý tưởng. Trong một số trường hợp, có thể bạn chỉ yêu cầu cho các tình nguyện viênnhưng thường bạn sẽ cần phải chọn các thành viên trong nhóm để mỗi nhóm bao gồmcác cá nhân hiểu biết trình độ quản lý trong sắp xếp công việc.- Thiết lập các mục tiêu và thời hạn rõ ràngNhững công việc liên quan đến Brainstorm sẽ chắc chắn rơi vào danh sách dưới cùngnếu không được ưu tiên. Trước khi rời khỏi buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng mỗinhóm làm việc đã thiết lập ngày họp, có một mục tiêu cụ thể hoặc các sản phẩm đểlàm việc hướng tới, và có một hạn định cho mục tiêu đối với lộ trình của nhóm vạchra.1.2. Ưu và nhược điểm của phương pháp công não.1.2.1. Ưu điểm- Dễ thực hiện, khuyến khích tư duy sáng tạo, tính dân chủ, thời gian rất ngắn, ýtưởng và giải pháp có thể được sử dụng ở nơi khác.- Thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối hợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa cácthành viên, từ đó tạo ra những giải pháp mới giải quyết các vấn đề khó khăn.- Những kỹ năng và sự hiểu biết của cả nhóm có lợi ích lớn đối với từng cánhân. Đồng thời giúp cá nhân hoàn thiện bản thân khi tham gia.- Lợi ích lớn nhất là tận dụng được mọi nguồn lực chúng của nhóm.- Giúp nhóm nhận diện được các vấn đề liên quan, đề xuất các ý tưởng giảiquyết vấn đề cần xử lý. Giai đoạn này là tiền đề tạo sự thuận lợi cho cả nhómkhi tiến hành chọn lựa giải pháp và vạch kế hoạch hành động trong các giaiđoạn tiếp theo của quá trình giải quyết vấn đề.- Đó là sự tương tác, kế thừa tri thức và ý tưởng của thành viên trong nhóm đểhình thành các ý tưởng mới. Sự kết hợp giữa hai ý tưởng.- Tận dụng được nguồn lực tri thức của cả nhóm.- Đây là một nhóm người cùng suy nghĩ thì luôn hiệu quả hơn một cá nhân, vềcả thể lực lẫn trí tuệ. Sự đa dạng về lối suy nghĩ, trí tuệ, kinh nghiệm, cáchnhìn và văn hóa của các cá nhân trong nhóm tạo điều kiện cho một loạt ý tưởngđa chiều được sản sinh ra. Đây là một trong những trường hợp mà số lượngquan trọng hơn chất lượng. Chính nhờ một khối dữ liệu lớn về giải pháp mànhóm có thể gọt rũa hoặc lựa chọn ra giải pháp/ý tưởng vẹn toàn nhất.1.2.2.-Nhược điểmRất dễ gây tình trạng lạc đề nếu chọn chủ đề không rõ ràng.Việc lựa chọn các ý tốt nhất có thể mất nhiều thời gian.Nếu nhóm trưởng không đủ bản lĩnh có thể gây ra tình trạng một số thành viênthì quá năng động còn một số thành viên thụ động, không muốn tham gia.- Nhiều khi hiệu quả thì chẳng thấy đâu mà nhóm nhân viên ấy lại trở thành mộtmớ bù nhùi cãi cọ nhặng xị tối suốt ngày.- Nhóm quá đông, khó khăn với những người hướng nội, quá dân chủ, số lượngđược quan tâm hơn chất lượng.1.3. Cách thức tiến hành phương pháp khi họp nhóm1.3.1. Chuẩn bị- Thành lập nhóm.+ Tìm người phù hợp với chủ đề mà nhóm đang hướng đến giải quyết (số lượng,trình độ, độ tuổi, giới tính…)+ Bầu trưởng nhóm+ Trưởng nhóm phân công công việc, nhiệm vụ từng thành viên.- Xác định mục tiêu của nhóm, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu.- Chuẩn bị về thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung họp nhóm.1.3.2. Tiến hành thảo luận (Phương pháp sử dụng trong buổi họp là phươngpháp công não).- Tổng thời gian cho 1 buổi công não sẽ tùy theo tầm cỡ và độ sâu của vấn đề,tùy trình độ và sự phân tán về chuyên môn, và tùy số lượng người tham gia thườngkéo dài từ 30 phút đến vài tiếng. Số lượng người tham gia tối đa thường là 10 - 15.- Trong nhóm lựa ra 1 người trưởng nhóm (để điều khiển) và một người thư kíđể ghi lại tất cả ý kiến (cả hai công việc có thể do cùng một người thực hiện nếutiện).- Xác định vấn đề hay ý kiến sẽ được tập kích. Phải làm cho mọi thành viênhiểu thấu đáo về đề tài sẽ được tìm hiểu.- Thiết lập các "luật chơi" cho buổi tập kích não:+ Người trưởng nhóm có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc.+ Số lượng ý tưởng càng nhiều càng tốt.+ Không một thành viên nào có quyền đòi hỏi hay cản trở, đánh giá, phê bìnhhay thêm bớt vào ý kiến, từ vựng nêu ra, hay giải đáp của thành viên khác.+ Kết hợp và phát huy ý tưởng của người khác.+ Không có câu trả lời nào là sai!+ Tất cả câu trả lời, các ý, các cụm từ, ngoại trừ nó đã được lập lại đều sẽ đượcthu thập ghi lại (cách ghi có thể tóm gọn trong một chữ hay một câu cho mỗi ý riêngrẽ).+ Vạch định thời gian cho buổi làm việc và ngưng khi hết giờ.- Bắt đầu tập kích não: Người lãnh đạo chỉ định hay lựa chọn thành viện chiasẻ ý kiến trả lời (hay những ý niệm rời rạc). Người thư kí phải viết xuống tất cả cáccâu trả lời, nếu có thể công khai hóa cho mọi người thấy (viết lên bảng chẳng hạn).Không cho phép bất kì một ý kiến đánh giá hay bình luận nào về bất kì câu trả lời nàocho đến khi chấm dứt buổi tập kích.- Sau khi kết thúc tập kích, hãy lược lại tất cả và bắt đầu đánh giá các câu trảlời. Một số lưu ý về chất lượng câu trả lời bao gồm:+ Tìm những câu ý trùng lặp hay tương tự để thu gọn lại.+ Góp các câu trả lời có sư tương tự hay tương đồng về nguyên tắc hay nguyênlí+ Xóa bỏ những ý kiến hoàn toàn không thích hợp.+ Sau khi đã cô lập được danh sách các ý kiến, hãy bàn cãi thêm về câu trả lờichung.Lưu ý:Đối với một đề tài lớn hay có vai trò thiết yếu: Thường người ta sẽ có vài buổicông não. Trong đó, vấn đề sẽ được chia làm nhiều mối nhỏ hơn và mỗi buổi tập kíchnão sẽ tập trung theo từng mối. Buổi đầu thường sẽ tập trung vào các đề tài tổng quátnhất và cách chia vấn đề thành nhiều mối. Buổi cuối có thể dành cho tổng kết và đưara cái nhìn và biện pháp thực tế cho việc giải quyết đề tài.Trong các buổi làm việc tập trung cao dài hơn 1 giờ thường cần xen vào 5 - 15phút giải lao cho mỗi giờ nhằm mụch đích xả bớt sự căng thẳng và giúp thành viên cóthể có thêm các ý tưởng thoáng mới thông qua giờ giải lao.Trên đây là những thông tin cơ bản của kỹ thuật brainstorming. Ý tưởng sánglà thứ đóng vai trò rất quan trọng trong bất cứ lĩnh vực nào và giới hạn của bộ nãobạn là vô cùng. Hãy kết hợp và sử dụng brainstorming đúng lúc để khai thác nó mộtcách hiệu quả nhất. Tập thành thói quen thúc đẩy não làm việc hết sức khi cần ýtưởng. Hãy nhớ rằng một ý tưởng tốt là bước đầu tiên để có một tác phẩm hoàn hảo.1.4. Ví dụ áp dụngVí dụ 1:Trong cuộc họp kinh doanh tại một công ty du lịch, lãnh đạo yêu cầu các sale đưa raý tưởng quảng cáo cho mùa đông và mùa xuân sắp tới. Các sale lần lượt đưa ra ýtưởng và ghi trực tiếp vào giấy.- Người A: Chọn Phú Quốc, vì thời điểm mùa đông là thời điểm được coi là đẹpnhất tại Phú Quốc.- Người B: Chọn Sapa, vì Sapa lạnh, dễ có tuyết, mùa đông thu hút nhiều giớitrẻ.- Người C: Chọn không tập trung vào một nơi và tập trung vào các Voucherkhuyến mại của tất cả các địa điểm.Giám đốc tổng hợp các ý kiến, đưa ra để mọi người cùng thảo luận, loại bỏ ýtưởng của người 3: “tập trung vào các Voucher” vì nhận thấy tập trung vào nhiều nơidễ bị loãng, hiệu quả k cao.Cuối cùng, mọi người thống nhất chọn ý tưởng của người B, chọn Sapa là địađiểm cho sản phẩm quảng cáo mới của công ty. Đầu tư thời gian quảng cáo trongvòng 20 ngày, với số tiền bỏ ra là 500.000đ/ngày.Kết quả nhận được rất nhiều sự tương tác của mọi người, quảng cáo thu về45.000.000đ doanh thu cho công ty, chưa kể cấn trừ.Ví dụ 2:Trong chương trình Toán ở phổ thông, bất đẳng thức được coi là một chuyênđề khó, nếu không muốn nói là khó nhất.Với nội dung kiến thức này, thầy Trần ĐứcNội – Giáo viên Trường THPT Đông Sơn 1 (Thanh Hóa) cho rằng: Cần vận dụng cácphương pháp, kỹ thuật dạy học tích cực, trong đó có kỹ thuật động não.Để sử dụng kỹ thuật động não trong dạy học, thầy Trần Đức Nội cho rằng, giáoviên có thể đưa ra một bài toán hoặc một vấn đề và yêu cầu học sinh khai thác bàitoán này theo các hướng khác nhau, hoặc để giải bài toán bằng những cách khácnhau.Các ý tưởng được đưa ra có thể dựa trên các nguyên tắc sau: Bỏ bớt hoặc làmyếu giả thiết của bài toán; tổng quát hóa bài toán; đặc biệt hóa bài toán; đặt bài toántheo hướng ngược lại; xét bài toán đã cho với một đối tượng khác; tìm các ứng dụngcủa bài toán đã cho.Trong số các ý kiến đưa ra, có thể có những ý kiến không đúng hay không thểthực hiện được, nhưng cũng có thể có những ý kiến tìm ra được cách giải độc đáohoặc mở ra một bài toán mới hay hơn, có ý nghĩa hơn.Áp dụng vào phần bất đẳng thức, Thầy đã nêu một bài toán bất đẳng thức trongcác sách tham khảo (trong các giờ tự chọn, bồi dưỡng, ...). Sau đó tùy thuộc vào đặcđiểm của bài toán, thầy yêu cầu học sinh của mình thực hiện một số yêu cầu sau.Yêu cầu 1: Chứng minh bất đẳng thức bằng nhiều cách khác nhau.Yêu cầu 2: Mở rộng bất đẳng thức đã cho.Yêu cầu 3: Chứng minh hoặc bác bỏ các bất đẳng thức mở rộng.Yêu cầu 4: Tìm các ứng dụng của bất đẳng thức đã cho. (Giao cho học sinh về nhàlàm và trình bày vào vở để tiết sau mang đến lớp kiểm tra.) Với yêu cầu này, mới đầuhọc sinh có thể chưa tìm ra hoặc chưa nghĩ ra được nhiều nên thầy đã bổ sung thêmmột số ứng dụng khác và yêu cầu học sinh tiếp tục chứng minh...)Cuối cùng, để học sinh có thể nắm vững được kiến thức và trên cơ sở đó pháthuy được tính tích cực, sáng tạo thầy nhận thấy yêu cầu của mình là tương đối phùhợp. Ngoài ra, thầy vẫn áp dụng phương pháp kết hợp dạy học cộng với cho nhiềubài tập về nhà để mang lại hiệu quả cao hơn.

Tài liệu liên quan

• Phương pháp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
  • 10
  • 1
  • 5
• 4 phương pháp nâng cao kỹ năng làm việc nhóm ppsx
  • 5
  • 654
  • 2
• BIỆN PHÁP HÌNH THÀNH KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CHO TRẺ 4 – 5 TUỔI TRONG GÓC THIÊN NHIÊN
  • 136
  • 3
  • 16
• Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Biện pháp hình thành kỹ năng làm việc nhóm cho trẻ 4 5 tuổi trong góc thiên nhiên
  • 24
  • 1
  • 7
• KỸ NĂNG làm VIỆC NHÓM cơ bản mà học SINH SINH VIÊN nào CŨNG cần
  • 3
  • 242
  • 1
• Những kỹ năng làm việc nhóm khi tham gia công tác cùng đồng đội
  • 3
  • 280
  • 1
• skkn một số BIỆN PHÁP HÌNH THÀNH kỹ NĂNG làm VIỆC NHÓM CHO TRẺ 5 – 6 TUỔI
  • 21
  • 4
  • 7
• Phương pháp công não kỹ năng làm việc nhóm
  • 13
  • 2
  • 10
• Đề xuất biện pháp hình thành kỹ năng làm việc nhóm cho trẻ 5 6 tuổi thông qua hoạt động góc
  • 79
  • 556
  • 2
• Đề xuất biện pháp hình thành kỹ năng làm việc nhóm cho trẻ 5 6 tuổi thông qua hoạt động góc
  • 79
  • 449
  • 6

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

(184.5 KB - 13 trang) - Phương pháp công não kỹ năng làm việc nhóm Tải bản đầy đủ ngay ×