PMS Là Gì? Chọn Phần Mềm Khách Sạn Cần Lưu ý Gì?

Nói cách khác, hệ thống PMS như một “trung tâm thần kinh” kết nối thông tin, quản lý vận hành khách sạn từ tổng thể đến chi tiết như điều phối yêu cầu đặt phòng, nhận và trả phòng, quản lý thông tin khách lưu trú, quản lý hóa đơn, thanh toán và nhiều hoạt động khác nữa. Hơn nữa, hệ thống PMS có thể tuỳ chỉnh để tương thích với quy mô hoạt động, nhu cầu quản lý của từng khách sạn.

Sơ đồ chức năng của một phần mềm quản lý khách sạn đơn giản.

Phân loại hệ thống quản lý khách sạn PMS

PMS hiện nay có 2 loại hệ thống phổ biến: On-premise PMS và Cloud-based PMS.

• On-premise PMS hay PMS cục bộ: Giải pháp quản lý on-premise hay server-based PMS lưu trữ dữ liệu giới hạn trong cục bộ khách sạn. Để sử dụng được hệ thống này, bạn cần một đội ngũ IT để vận hành, bảo trì và nâng cấp chức năng. Ngoài ra, hệ thống còn cần một không gian nhất định để thiết lập máy trạm, trung tâm dữ liệu và thiết bị lưu trữ dự phòng.
• Cloud-based PMS hay PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ điện toán đám mây được cài đặt tự động, linh hoạt và có thể truy cập vào hệ thống bằng bất cứ thiết bị nào có kết nối internet. Các tính năng ưu việt của giải pháp Cloud-based PMS sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đội ngũ IT vận hành và có thể giúp bạn quản lý khách sạn từ xa một cách linh hoạt. Hơn nữa, với ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, bạn có thể dễ dàng mở rộng quy mô khách sạn ớ mức chi phí thấp so với hệ thống cục bộ.

Các chức năng cơ bản của một PMS

Một hệ thống phần mềm quản lý khách sạn PMS cần đáp ứng được những chức năng sau đây:

• Quản lý đặt phòng.
• Quản lý lễ tân, checkin - checkout.
• Quản lý buồng phòng.
• Quản lý kênh đặt phòng.
• Quản lý doanh thu.
• Quản lý hồ sơ khách hàng.
• Báo cáo và phân tích hoạt động kinh doanh.
• Quản lý công việc.
• Quản lý bảo trì, dịch vụ đưa đón.
• Điểm dịch vụ bán hàng, nhà hàng.
• Quản lý hàng tồn kho (kho hàng).
• Quản lý mua hàng (purchasing).

Lợi ích của hệ thống quản lý khách sạn PMS?

Chính sự mở rộng không ngừng về quy mô khách sạn cùng các hình thức lưu trú khác nhau, sự phát triển về số lượng lẫn chất lượng dịch vụ đòi hỏi các khách sạn cần giải pháp quản lý hiệu quả để tăng tính cạnh tranh và nâng tầm trải nghiệm cho khách ở. Sử dụng hệ thống quản lý khách sạn PMS thay cho các phương pháp quản lý thủ công là bước đi đầu tiên trong việc cải tiến này.

• Thông tin được bảo mật và cập nhật theo thời gian thực đến cho tất cả các bộ phận liên quan.
• Giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận hành. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn dành cho khách hàng Giảm thiểu rủi ro sai sót thất thoát do yếu tố con người.
• Quản lý và điều phối công việc cho các bộ phận như buồng phòng, giặt ủi, bảo trì diễn ra nhanh chóng chỉ thông qua vài thao tác đơn giản.
• Theo dõi giá, quỹ phòng từ các kênh đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng hơn.
• Cập nhật, lưu trữ thông tin khách hàng giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Báo cáo trực quan kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn.

Những lưu ý khi chọn phần mềm quản lý cho khách sạn

Việc lựa chọn một hệ thống PMS tuỳ thuộc vào quy mô và nhu cầu thực tế của khách sạn vì các hệ thống khác nhau có các bộ tính năng cốt lõi riêng. Sau đây là một số câu hỏi bạn cần cân nhắc khi lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn:

• Tính năng của hệ thống có phù hợp và giải quyết được các vấn đề đang có của khách sạn không?
• Giá cả và chi phí vận hành có hợp lý chưa?
• Giao diện có thân thiện và dễ thao tác không?
• Khả năng tích hợp với các bên khác và tính bảo mật của hệ thống như thế nào?
• Nhà cung cấp có đủ tin cậy và có cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau bán hàng không?

PMS sẽ là nền tảng hệ thống được bạn sử dụng hàng ngày trong việc vận hành khách sạn. Và tuỳ thuộc vào quy mô, nhu cầu và ngân sách của bạn, việc lựa chọn sử dụng hệ thống nào là rất quan trọng và ảnh hưởng đến việc kinh doanh của khách sạn. Nếu bạn đang cân nhắc tìm kiếm một giải pháp PMS cho doanh nghiệp của mình, hãy để chuyên gia của chúng tôi giúp bạn. Liên hệ trực tiếp ngay hôm nay với Newway PMS để được tư vấn và demo miễn phí!