Quản Lý Công Việc Bằng Excel Đơn Giản Và Hiệu Quả 7/2022

Quản lý công việc trên Excel là gì?

Đây là cách giúp bạn ghi lại những quá trình thực hiện công việc dưới dạng bảng tính và số liệu. Đồn thời kiểm soát được quá trình công việc của mình hoàn thành được bao nhiêu. Từ đó đánh giá và triển khai đốc thúc tránh công việc chậm trễ.

Lý do nên quản lý công việc bằng Excel

• Giám sát tiến độ mang lại hiệu quả công việc.
• Phân công hợp lý công việc của bạn.
• Đáng giá được công việc qua những tiến độ.

Video hướng dẫn

Tạo giao diện cơ bản

Đầu tiên, các bạn nhập các thông tin về công việc như “STT”, “Tên Công Việc”, “Tiến Độ”, “Ghi Chú”. Sau khi đã nhập xong, các bạn bôi đen các tiêu đề vừa nhập, nháy chuột phải và chọn Format Cells.

Bây giờ thì hộp thoại mới sẽ hiện lên, các bạn chọn Fill Fill Effects, khi đó hộp thoại Fill Effects sẽ xuất hiện. Tại đây ở phần Color 1 mình sẽ chọn một màu nhạt và Color 2 mình sẽ chọn màu đậm hơn. Ở dưới phần Variants bạn chọn một ô màu phù hợp và chọn OK.

Các bạn tiếp tục bôi đen các tiêu đề để tô đậm, căn giữa và chỉnh màu chữ sao cho phù hợp.

Tiếp theo, các bạn bôi đen vùng dữ liệu để nhập thông tin công việc. Ở đây thì mình sẽ bôi đen từ ô B5 đến E20, sau đó nháy chuột phải và chọn Format Cells.

Hộp thoại Format Cells hiện lên, các bạn chọn Border. Ở phần Color các bạn có thể chọn màu tương tự như màu của thanh tiêu đề đã làm phía trên. Tại phần Style sẽ lựa chọn đường biên, các bạn nên chọn 3 loại khác nhau và dùng 1 loại để căn viền ngoài, 1 loại để căn dọc và loại còn lại để căn ngang. Sau khi lựa chọn xong các bạn chọn OK.

Tiếp theo, các bạn vào thẻ View, bỏ chọn Gridlines. Khi đó thì các ô bên ngoài vùng dữ liệu công việc sẽ biến mất.

Tại phần “Tiến Độ”, để làm danh sách trỏ xuống các bạn bôi đen toàn bộ phần này, sau đó vào thẻ Data, chọn Data Validation.

Hộp thoại mới hiện lên, tại phần Allow các bạn chọn List, trong phần Source sẽ nhập 3 trạng thái của công việc là “Hoàn Thành”, “Đang Thực Hiện” và “Quá Hạn”. Sau khi hoàn tất chọn OK.

Tiếp theo, các bạn bôi đen vùng dữ liệu, vào thẻ Home, chọn Conditional Formatting New Rule để tiến hành tô màu cho vùng dữ liệu.

Hộp thoại New Formatting Rule hiện lên, các bạn chọn Use a formula to determine which cells to format. Tại ô input bên dưới các bạn nhập “=MOD(ROW(),2)=0”. Dòng này có nghĩa là cứ cách 1 dòng là sẽ áp dụng định dạng do mình chuẩn bị thực hiện. Sau khi xong nhấn Format.

Tại hộp thoại mới hiện lên, các bạn chọn Fill, sau đó ở phần Background Color các bạn chọn màu tùy thích, ở đây mình sẽ chọn màu xám. Sau khi thực hiện xong ấn OK.

Lúc này thì giao diện của chúng ta đã cơ bản được hoàn thành, các bạn có thể nhập một số công việc vào bảng. Tuy nhiên, để dễ phân biệt giữa những công việc có tiến độ khác nhau thì ta sẽ tiến hành chọn màu cho từng tiến độ công việc tương ứng. Thông thường thì với những công việc đã hoàn thành sẽ có màu xanh, đang thực hiện sẽ có màu vàng và quá hạn sẽ có màu đỏ. Đầu tiên các bạn bôi đen vùng dữ liệu, ở thẻ Home, các bạn chọn Conditional Formatting New Rule.

Hộp thoại New Formatting Rule hiện lên, các bạn chọn Use a formula to determine which cells to format. Tại ô input bên dưới các bạn nhập dấu “=”, sau đó chọn ô D6, tức là ô đầu tiên của cột “Tiến Độ”. Sau đó ấn nút F4 2 lần, khi đó dấu “$” nằm trước chữ D thì các cột khác như B6, C6, E6 cũng sẽ được định dạng như cột D. Tiếp theo các bạn nhập “=“Hoàn Thành”” rồi ấn Format.

Tại hộp thoại mới hiện lên, các bạn chọn Font, sau đó ở phần Color các bạn chọn màu tùy thích, ở đây vì công việc đã được hoàn thành mình sẽ chọn màu xanh. Sau khi thực hiện xong ấn OK.

Lúc này thì với những công việc đã được hoàn thành thì cả dòng đó sẽ có màu xanh. Các bạn áp dụng tương tự làm với trường hợp công việc đang thực hiện và đã quá hạn. Lưu ý ở hộp thoại New Formatting Rule các bạn cũng chọn ô D6 và ở ô input ghi tiến độ công việc cho phù hợp. Sau khi hoàn thành ta sẽ được kết quả như bên dưới.

Thêm chức năng thống kê

Các bạn vào thẻ Insert, chọn Shape rồi chọn một hình bất kỳ. Sau đó giữ chuột trái và kéo để điều chỉnh kích cỡ ưng ý.

Tiếp theo các bạn nhấn chuột phải vào hình vừa tạo, chọn Edit Text. Sau đó có thể ghi thông tin vào đó, ở đây mình sẽ ghi là “Quản Lý Công Việc – Dịch Vụ Đánh Văn Bản”.

Sau khi ghi xong, các bạn bôi đen nội dung vừa nhập vào, vào thẻ Home, căn giữa và chỉnh sửa cỡ chữ cho phù hợp sau đó kéo lên trên vùng dữ liệu.

Để khối này không bị thay đổi chiều dài khi chúng ta kéo dài các cột ra, chúng ta sẽ làm theo cách sau. Đầu tiên, các bạn nhấn chuột phải vào khối, chọn Format Shape.

Khi đó ở phần Format Shape hiện ra từ bên phải, các bạn chọn Size & Properties Properties Don’t move or size with cells.

Tiếp đến chúng ta sẽ tính phần trăm lượng công việc đã hoàn thành. Tại ô E2 mình sẽ nhập “% Hoàn Thành”. Tại ô E3 mình nhập “=COUNTIFS(D:D, “Hoàn Thành”)/(COUNTA(D:D)-1)”. Ở đây COUNTIFS(D:D,“Hoàn Thành”) sẽ trả về số công việc đã được hoàn thành theo cột D (Tiến Độ), COUNTA(D:D)-1 sẽ trả về tổng số lượng công việc đã được nhập. Các bạn lưu ý -1 là bởi vì tính từ đầu cột D đến công việc 1 ta có một ô ghi “Tiến Độ” nên phải trừ đi một.

Lúc này tại ô D3 đang có giá trị là “0.333”. Để biểu diễn về dạng phần trăm các bạn bôi đen ô D3, chọn thẻ Home, sau đó chọn Percent Style.

Tiếp theo chúng ta sẽ tạo một đồ thị từ phần trăm công việc đã hoàn thành vừa tính toán ở trên. Các bạn bôi đen ô D3, chọn thẻ Insert Insert Column or Bar Chart Clustered Bar.

Để thêm trường cho đồ thị, các bạn nhấp chuột phải vào đồ thị vừa tạo rồi chọn Select Data.

Hộp thoại Select Data Source hiện lên, các bạn ấn vào nút Add.

Sau đó hộp thoại Edit Series sẽ hiện lên, ở phần Series values các bạn nhập vào số 1, nghĩa là 100%. Sau đó nhấn OK.

Khi đó giá trị màu cam bên trên sẽ có giá trị 100%, còn giá trị màu xanh bên dưới chính là phần trăm công việc đã hoàn thành của chúng ta. Tuy nhiên thì ta vẫn cần chỉnh sửa thêm đồ thị này. Các bạn nhấp chuột phải vào thanh tỉ lệ phần trăm bên dưới đồ thị, sau đó chọn Format Axis.

Khi đó ở phần Format Axis hiện ra từ bên phải, ở phần Minimum các bạn nhập 0 còn Maximum các bạn nhập 1.

Lúc này thì đồ thị của chúng ta đã có giá trị tối đa là 100%. Tiếp theo các bạn ấn chọn thanh tỉ lệ phần trăm bên dưới đồ thị, sau đó ấn nút Delete trên bàn phím. Làm tương tự với số 1 bên góc trái đồ thị và tên đồ thị ở phía bên trên. Sau đó, các bạn ấn chuột phải vào một trong hai cột của đồ thị, chọn Format Data Series.

Khi đó ở phần Format Data Series hiện ra từ bên phải, ở phần Series Overlap các bạn kéo lên 100% còn Gap Width kéo về 0%.

Hiện tại thì 2 cột của đồ thị sẽ chồng lên nhau. Để thay đổi thì các bạn nhấp chuột phải vào biểu đồ, sau đó chọn Select Data.

Hộp thoại Select Data Source hiện lên, các bạn chọn Series2, ấn Move Up và sau đó ấn OK. Mục đích của việc này là để phần trăm công việc đã hoàn thành nằm đè lên trên tổng số lượng công việc.

Sau bước này thì các bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của đồ thị nhỏ lại sao cho phù hợp. Kế tiếp ở thẻ Insert, các bạn chọn Text Text Box để ghi số phần trăm cho đồ thị.

Sau đó, để nhập giá trị của Text Box vừa tạo các bạn ấn vào thanh Formula Bar phía trên, nhập dấu “=” rồi ấn vào ô E3 (hiện đang chứa tỉ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành) và Enter. Các bạn có thể chỉnh sửa kích cỡ của ô này sao cho phù hợp với đồ thị của các bạn.

Tiếp theo, các bạn nháy chuột phải vào đồ thị, chọn Format Chart Area.

Khi đó ở phần Format Chart Area hiện ra từ bên phải, ở phần Fill chọn No Fill, ở phần Border chọn No Line.

Tiếp đến, các bạn kéo ô Text Box đã tạo ở trên nằm đè lên đồ thị, sau đó nhấp chuột phải vào và chọn Format Shape.

Khi đó ở phần Format Shape hiện ra từ bên phải, ở phần Fill chọn No Fill, ở phần Line chọn No Line.

Sau đó bạn kéo để điều chỉnh sao cho phù hợp. Đến đây thì bạn đã có thể quản lý công việc bằng excel một cách hiệu quả và đơn giản được rồi. Bên dưới đây là kết quả cuối cùng. Chúc các bạn thực hành tốt!