Quản Lý Công Việc Bằng Excel Và Các Mẫu File Excel Quản Lý ... - 1BOSS

Quản lý công việc bằng Excel là gì?

Phần mềm Excel hỗ trợ quản lý công việc nhanh chóng, hiệu quả

Quản lý công việc bằng Excel có nghĩa là ghi chép quá trình thực hiện công việc của nhân sự dưới dạng bảng tính cùng các số liệu thống kê. Cách làm này giúp kiểm soát tiến độ làm việc của người lao động.

Vì sao nên sử dụng bảng theo dõi tiến độ công việc Excel?

Quản lý công việc bằng Excel giúp giám sát tiến độ dự án

Trong một bảng quản lý công việc của Excel, chúng ta cần có những thông tin như:

• Các công việc được thực hiện như thế nào trong thời điểm hiện tại?
• Mọi thứ đã đúng với kế hoạch hay chưa?
• Thời gian thực hiện cụ thể ra sao, đã đảm bảo đúng tiến độ hay còn chưa hoàn thành?

Tất cả các thông tin đều được ghi chép lại một cách chính xác, cụ thể và chi tiết đối với từng thành viên tham gia dự án. Nhờ đó cấp quản lý có thể giám sát từng nhân viên. Và công việc sẽ luôn được đảm bảo ở mức cao nhất.

Quản lý công việc bằng Excel giúp dễ dàng phân chia công việc

Quản lý công việc bằng Excel quản lý thời gian thực hiện của nhân sự một cách hiệu quả nhất. Qua đó, có thể bố trí và sắp xếp thời gian theo từng mốc làm việc cụ thể; nhằm đảm bảo mọi quy trình được thực hiện tốt. Đồng thời, đưa ra các phương án dự trù để giải quyết vấn đề.

Quản lý công việc bằng Excel giúp theo dõi tiến độ công việc hiệu quả

Theo dõi, giám sát dự án công việc bằng Excel

Dựa vào những dữ kiện được điền trong quá trình làm việc. Bộ phận quản lý có thể nắm rõ được các thông tin về công việc của từng nhân viên. Từ đó, đề ra các tiêu chí để đánh giá nhân sự một cách cụ thể và chính xác nhất.

Thông qua bảng thống kê Excel, nhà quản lý có thể nhận biết các vấn đề, vướng mắ trong quá trình làm việc. Từ đó góp ý, hỗ trợ, đưa ra phương án xử lý hay thực hiện sửa đổi. Đảm bảo dự án hoàn thành theo đúng tiến độ và đạt được hiệu quả cao nhất.

Ngoài Excel, để quản lý công việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số phương pháp và công cụ khác qua những bài viết sau:

• 7 Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả cho dân văn phòng
• Nguyên tắc 80 20 - Quy luật vàng trong quản trị năng suất cho doanh nghiệp

Các bước để nâng cao kỹ năng quản lý công việc bằng Excel

Bước 1: Phác thảo chi tiết mẫu quản lý công việc

Bước đầu tiền để quản lý công việc bằng Excel chính là phác thảo mẫu quản lý công việc. Bước làm này giúp chúng ta hạn những chế sai sót không đáng có và tránh bị thiếu ý. Nhờ vậy, khối lượng công việc cũng như các mốc thời gian cũng được mô tả rõ ràng, chính xác hơn. Một file Excel quản lý công việc hoàn chỉnh sẽ chứa những thông tin bao gồm: tên doanh nghiệp; tên chiến dịch/dự án; tên người chịu trách nhiệm thực hiện; tên các công việc cần thực hiện; ngày tháng giao việc; ngày giờ hoàn thành; số ngày thực hiện.

Bước 2: Tạo bảng tính Excel cho từng nhiệm vụ, công việc cụ thể

Sau khi đã thiết lập các dự án đang thực hiện, hãy tạo một trang tính mới trong bảng tính. Cụ thể là ghi chép lại khối lượng công việc mà nhóm dự án cần thực hiện. Chúng ta có thể tham khảo một số mẫu quản lí công việc bằng Excel để trang bị bảng tính cho từng công việc.

Lập danh sách những người thực hiện dự án khi quản lý công việc bằng Excel

Bước 3: Lập một danh sách để phân công nhiệm vụ

Ghi chép lại tất cả thông tin của những người thực hiện dự án. Danh sách này nên được sử dụng hằng ngày để thuận tiện cho việc theo dõi, giám sát nhân sự. Trong trường hợp có quá đông thành viên dự án, hãy tô màu lên tên họ để dễ dàng nhìn ra trong lúc tìm kiếm.

Hãy nhập tên của từng công việc cụ thể đang thực hiện hàng ngày dưới tên của từng người. Ta cũng có thể nhập nhiều công việc bên dưới tên của người được giao. Điều này giúp giám sát dễ dàng trong vấn đề phân công nhiệm vụ khi dùng Excel để quản lý công việc.

Bước 4: Thiết lập thời gian hoàn thành cho công việc

Chúng ta có thể chia nhỏ công việc thành những phần có thể quản lý. Có thể tham khảo cách thiết lập thời gian để hoàn thành từng khâu trong dự án khi quản lý công việc bằng Excel như sau:

• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc
• Kiểm tra ngân sách
• Đánh giá hiệu quả của nhân sự trong từng nhiệm vụ, công việc cụ thể
• Hạn chót của công việc, nhiệm vụ được giao
• Tổ chức kiểm tra hay thanh tra qua mỗi mốc thời gian đã đề ra

Tóm lại, việc này giúp nhóm dự án luôn được cập nhật thời hạn của công việc, nhiệm vụ. Hạn chế thấp nhất những rủi ro không đáng có để công việc luôn được diễn ra thuận lợi, hoàn thành đúng hạn.

Dễ dàng kiểm soát tiến độ thực hiện công việc/dự án với phần mềm 1BOSS OFFICE+

Bước 5: Tổ chức đánh giá tiến độ công việc định kì

Mặc dù việc quản lý công việc bằng Excel được cho là nhanh chóng và tiện lợi. Thế nhưng ta cũng nên thường xuyên đánh giá lại hiệu quả của việc làm này. Qua đó có thể tiến hành cải tiến những vấn đề còn hạn chế hay chưa hoàn chỉnh.

Chẳng những thế, thành viên trong dự án có thể thêm mức độ hoàn thành của mình vào các dự án khác. Qua đó, ta có thể theo dõi xem ai đã hoàn thành công việc, ai vẫn còn làm hoặc ai chưa bắt đầu. Nếu quan sát hằng ngày, ta có thể tìm ra ai là người sẵn sàng làm nhiều dự án hơn; ai đang thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; ai đang gặp trục trặc, khó khăn.

Tóm lại, chỉ cần thực hiện theo đúng những bước bên trên, chúng ra đã có thể quản lý tiến độ công việc bằng Excel một cách khoa học và thông tinh. Ngoài ra, ta có thể thêm màu sắc, nhận xét hay trường mô tả để cho file Excel trở nên trực quan, sinh động hơn.

Những mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc Excel HOT nhất năm 2021

Mẫu 1: Quản lý công việc bằng Excel - Timeline template

Bảng theo dõi tiến độ công việc Excel quản lý theo dòng thời gian giúp chúng ta có một cái nhìn trực quan, tổng quát. Cụ thể là về các mốc thời gian để thực hiện một chuỗi những công việc đã đề ra. Có rất nhiều ưu điểm và lợi ích nếu như nhà quản lý biết tận dụng Excel. Chẳng hạn như thông qua bảng tính, có thể theo dõi sát sao từng giai đoạn, hạng mục trong dự án. Bên cạnh đó, mẫu Excel này còn giúp lên lịch trình và kế hoạch để triển khai dự án. Mọi thứ sẽ được sắp xếp hợp lí, linh hoạt với các mốc thời gian quan trọng để nhóm thực hiện lưu ý.

Mẫu quản lý dòng thời gian – “Timeline template”

Điều này giúp các bên thực hiện dự án dễ dàng bám sát quá trình thực hiện nhiệm vụ xuyên suốt. Ngoài ra, các thành viên trong dự án dễ dàng nắm bắt được nhiệm vụ của bản thân; tập trung hoàn thành công tác chuyên môn. Nhờ vậy mà tiết kiệm nhiều thời gian trong việc trao đổi, báo cáo, hội họp.

→ Download bản theo dõi tiến độ công việc Timeline templateTại đây

Mẫu 2: Quản lý công việc bằng excel với biểu mẫu danh sách các công việc – To-do list template

Sử dụng bảng theo dõi tiến độ công việc Excel “To-do list” cũng là một cách quản lý công việc hằng ngày hiệu quả cho các nhóm thự hiện dự án. Đây là một mẫu danh sách cung cấp những nhiệm vụ; và công việc cần thực hiện cho từng thành viên trong dự án. Nhờ có mẫu quản lý công việc bằng Excel này mà nhóm thực hiện dự án có thể dễ dàng theo dõi; và làm việc theo đúng quy trình, mục tiêu được đề ra. Hạn chế tối đa vấn đề trễ hạn hay chậm tiến độ công việc trong dự án.

Bảng theo dõi tiến độ công việc Excel “To-do list“

Ban quản lý cần sử dụng một danh sách cụ thể từng công việc. Nhằm giúp nhóm thực hiện luôn trong tráng thái hoạt động nhanh chóng. Nhờ mẫu danh sách công việc, nhân sự có thể nắm bắt tiến độ công việc, nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, người trưởng nhóm cũng nên dựa vào năng lực của từng cá nhân. Mục đích để phân bổ công việc sao cho hợp lý dựa vào mẫu quản lý công việc To-do list.

→ Download bản theo dõi tiến độ công việc “To-do list” Tại đây

Mẫu 3: Biểu mẫu gắn thẻ thời gian mỗi tuần – Weekly timecard template

"Weekly time card template" là một bảng theo dõi tiến độ công việc Excel có thẻ thời gian hàng tuần rất hữu dụng; dành cho những bên thực hiện dự án. Bên cạnh việc theo dõi các vấn đề lớn bé có thể phát sinh trong quá trình dự án được triển khai. Ban quản lý cũng cần ghi chú lại cụ thể mốc thời gian nào để thực hiện những hạng mục nào trong dự án.

Điều này giúp người chỉ đạo đánh giá được đúng tiến độ thực hiện. Cũng như đánh giá đúng năng lực giải quyết vấn đề của phía nhân sự. Mẫu quản lý công việc này chính là trợ thủ đắc lực giúp dự án hoàn thành tốt nhất.

Mẫu thẻ thời gian hàng tuần “Weekly timecard template”

→ Download bản theo dõi tiến độ công việc “Weekly time card template” Tại đây

Mẫu 4: Mẫu theo dõi dự án – Project Tracking Template

Để quản lý các nhóm dự án công việc, có thể tham khảo và sử dụng mẫu bảng Excel “Project Tracking Template”. Đây là một công cụ đắc lực giúp ban quản lý theo dõi sát sao quy trình và tiến độ của dự án. Nhờ đó, đưa ra những đánh giá đúng đắn. Chẳng những vậy, mẫu quản lý công việc bằng Excel này còn sở hữu tính năng kiểm soát và đánh giá; qua đó nhận biết được dự án có đang được triển khai đúng theo dự tính về thời gian hay ngân sách hay không.

Bảng theo dõi tiến độ công việc Excel “Project Tracking Template”

→ Download bản theo dõi tiến độ công việc “Weekly time card template” Tại đây

Mẫu 5: Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel kết hợp Gantt – Gantt Chart template

Sử dụng kết hợp biểu đồ Gantt trong bảng theo dõi tiến độ công việc Excel có thể mang lại nhiều ưu điểm và lợi ích cho các nhóm thực hiện dự án. Mẫu bảng quản lý công việc bằng biểu đồ Gantt giúp đánh dấu thời gian bắt đầu/kết thúc dự án; và theo dõi chặt chẽ tiến độ bằng những mốc thời gian quan trọng. Bên cạnh đó, thành viên dự án có thể xem những mốc sự kiện/giai đoạn/tiến độ công việc. Cuối cùng, có thể đề ra kế hoạch thúc đẩy dự án nhanh hơn.

Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel "Gantt Chart template"

Ban quản lý dự án có thể lập những cột mốc quan trọng trong bảng tính. Nhằm đảm bảo dự án trược triển khai đúng theo tiến độ và chất lượng đã đề ra. Dùng mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel để tóm tắt những nhiệm vụ trọng yếu; hay các hạng mục quan trọng. Qua đó, các thành viên trong dự án có thể theo dõi và biết mình cần làm gì; chú trọng cho việc nào ở thời điểm nào. Trưởng dự án cũng nên lập một biểu đồ Gantt rồi chia sẻ với các thành viên nhằm đem lại hiệu quả tốt nhất.

→ Download bản theo dõi tiến độ công việc “Gantt Chart template” Tại đây

Mẫu 6: Biểu mẫu giám sát các vấn đề – Issue tracking template

Thông thường, các dự án nào cũng đều xảy ra những vấn đề lớn bé. Do vậy, để theo dõi và khắc phục những vấn đề trên. Thì bộ phận quản lý rất cần một bảng tính có thể ghi chép lại nhật ký giám sát tiến độ và quy trình thực hiện dự án.

"Issue tracking template" là một bảng theo dõi tiến độ công việc Excel đơn giản, dễ dùng dành cho những nhóm thực hiện dự án. Nó có thể ghi chép lại những thông tin như: Thời điểm, thời gian phát sinh vấn đề; lí do; hệ quả và nêu ra những người có khả năng xử lý được vấn đề. Nhằm giúp dự án tránh tình trạng mắc phải những lỗi tương tự; người chỉ đạo dự án có thể sử dụng mẫu quản lý công việc bằng Excel này để xác định vấn đề và ghi chép lại. Nhờ vậy mà có thể dễ dàng tìm hướng ra giải quyết, khắc phục.

Mẫu theo dõi vấn đề “Issue tracking template”

→ Download bản theo dõi tiến độ công việc “Issue tracking template” Tại đây

Mẫu 7: Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel theo dõi chỉ số sản phẩm

Doanh nghiệp có thể đo lường hiệu suất của các dự án dựa vào mẫu KPI theo dõi dự án. Để đảm bảo được thành công của dự án, bất kỳ vấn đề phát sinh trong việc theo dõi sản phẩm hay dòng tiền; đều được doanh nghiệp theo dõi sát sao bằng biểu mẫu theo dõi chỉ số sản phẩm này.

Biểu mẫu quan sát chỉ số sản phẩm

→ Download bản theo dõi tiến độ công việc “KPI Business Dashboard​” Tại đây

Tạm kết

Bài viết đã giới thiệu đến bạn đọc các kỹ năng để quản lý công việc bằng excel và 7 mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel phổ biến nhất. Bạn đọc có thể tham khảo và chọn lựa cho mình một mẫu bảng phù hợp nhất; tùy theo tính chất, mục đích của công việc hướng đến. Nếu áp dụng thành công, chắc chắn công việc, dự án của bạn sẽ đạt được hiểu quả rất cao.

Tuy nhiên, với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay; Excel cũng dần bộc lộ ra những điểm hạn chế trong khả năng đáp ứng nhu cầu thời đại. Đòi hỏi phải có một công cụ quản lý tối ưu và chuyên nghiệp hơn.

Một số phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp nổi trội trên thị trường đã được 1BOSS tập hợp và review qua bài viết sau:

• TOP 15 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất hiện nay

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm các phần mềm quản lý công việc dành cho cá nhân, 1BOSS sẽ giới thiệu với bạn một số công cụ sau:

• TOP 5 phần mềm quản lý công việc cá nhân tốt nhất hiện nay (Cập nhật năm 2022)

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang cần tìm kiếm một công cụ có khả năng tích hợp những công nghệ hiện đại nhất; nâng cao hiệu quả quản lý công việc. Thì 1BOSS OFFICE+ chính là phần mềm cần được đưa vào danh sách checklist đầu tiên. Kế thừa kinh nghiệm thực tiễn 18 năm hoạt động từ ASOFT và liên tục cải tiến không ngừng; các phần mềm quản trị doanh nghiệp của 1BOSS nói chung và phần mềm 1BOSS OFFICE+ nói riêng luôn tự tin đáp ứng ngay cả những yêu cầu khó tính nhất. Demo chi tiết phần mềm tại:

Ban Biên Tập 1BOSS.

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​
  • Văn phòng điện tử
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng
  • Quản lý kho
  • Quản trị nhân sự
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho

Một số bài viết liên quan:

• Biểu đồ gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt để lập kế hoạch dự án tối ưu
• Tổng hợp các mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty mới nhất 2022