Quản Lý Dự án Công Nghệ Thông Tin Là Gì? Và Giải Pháp Tối ưu

Sự phát triển của công nghệ ngày nay mang đến rất nhiều giá trị cho cuộc sống con người. Nhưng để phát triển một dự án công nghệ thông tin đòi hỏi rất nhiều yếu tố, cần sự phối hợp nhịp nhàng. Vì thế mà việc quản lý dự án công nghệ thông tin hiện nay được quan tâm. Đặc điểm của các dự án này ra sao, giải pháp nào giúp việc quản lý trở nên tối ưu hơn? Cùng theo dõi chia sẻ dưới đây để có thêm thông tin hữu ích bạn nhé!

Quản lý dự án công nghệ thông tin là gì?

Công việc quản lý dự án công nghệ thông tin là gì? Đó là tổng hợp công việc thực hiện suốt quá trình của một dự án, bao gồm lập kế hoạch, lên mục tiêu, tổ chức, phân bổ nguồn lực, giám sát, đánh giá, thúc đẩy tiến độ nhằm đạt mục tiêu được thiết lập từ đầu. Nhiều đầu việc, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm các hạng mục quản lý con người, quản lý nguồn lực, quản lý tính hiệu quả. 

Các dự án công nghệ thông tin hiện nay rất đa dạng, đáp ứng nhu cầu sử dụng sản phẩm công nghệ của người tiêu dùng hiện nay. Lĩnh vực công nghệ thông tin thường được chia làm hai loại là dự án phát triển phần mềm và dự án phát triển phần cứng. 

Có nhất thiết phải quản lý dự án công nghệ thông tin?

Một dự án công nghệ thông tin muốn thành công cần sự kết hợp của rất nhiều yếu tố. Để nó có tính hiệu quả sử dụng thực tiễn thì lại cần tương thích với thị trường tiêu dùng hiện tại. Việc quản trị dự án công nghệ thông tin cần thiết để kiểm soát tổng thể những vấn đề này, có tác động điều chỉnh phù hợp. 

Khi có sự quản lý khoa học, dự án sẽ đạt được các lợi ích:

• Đảm bảo tiến độ của dự án
• Phân bổ nguồn lực hợp lý, tiết kiệm chi phí
• Quản trị tốt rủi ro từ môi trường bên ngoài
• Kiểm soát chất lượng, hoàn thành mục tiêu dự án tốt hơn

Đặc điểm của dự án công nghệ thông tin

Theo các giáo trình quản lý dự án đầu tư về công nghệ thông tin, quy trình triển khai của lĩnh vực này sẽ có đặc điểm riêng, khác với các dự án về xây dựng, kiến trúc, sản xuất… Bởi lĩnh vực công nghệ có những thay đổi liên tục, sức sáng tạo trong công nghệ là vô bờ nên quá trình triển khai một dự án cũng phải đối mặt với nhiều biến động.

Chỉ một thay đổi nhỏ về công nghệ trên thế giới cũng có sự tác động tới hiệu quả của dự án bạn đang triển khai. Việc quản lý vì thế mà đặt ra nhiều yêu cầu hơn, chú trọng nhiều tới việc quản trị rủi ro, tăng tính tương tác và việc truyền tải thông tin cần được tối ưu hơn bất kỳ lĩnh vực nào.

Agile – Giải pháp quản lý hiện đại cho dự án công nghệ thông tin

Agile là một phương pháp làm việc dựa trên sự thích ứng linh hoạt, có mức độ phù hợp cao đặc biệt với hình thức triển khai dự án. Xuất phát của Agile là đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp về công nghệ, dần được phát triển ra trên nhiều lĩnh vực.

Agile là giải pháp quản lý dự án hiện đại, hiệu quả

Mô hình Agile yêu cầu đội ngũ phải thay đổi tư duy làm việc, nâng cao tính sáng tạo và chú trọng vào giá trị tạo ra thay vì những hình thức bên ngoài khác. Với Agile, bạn sẽ quản trị dự án công nghệ thông tin hiệu quả hơn gấp bội lần bởi: luồng thông tin được minh bạch và truyền tải nhanh chóng, tinh thần sẵn sàng thích ứng với yêu cầu thay đổi, quản trị rủi ro tốt, làm việc theo từng giai đoạn của dự án, tính tương tác được chú trọng,…

Quy trình quản lý dự án công nghệ thông tin hiệu quả

Giai đoạn 1: Khởi động dự án

Bước đầu trong công tác quản trị dự án công nghệ thông tin là nắm bắt yêu cầu dự án, hiểu rõ những đặc thù của dự án, tìm hiểu về các thủ tục liên quan, ước lượng khối lượng công việc cần phải làm. 

Giai đoạn 2: Xây dựng kế hoạch dự án

• Thiết lập mục tiêu dự án, phân bổ ra từng giai đoạn.
• Xác định nguồn lực, đầu việc cần phải làm, phạm vi công việc.
• Phân bổ công việc cho nhân sự, phân bổ nguồn lực.
• Lập kế hoạch triển khai đầy đủ các yếu tố bên trên, có mục tiêu, thời gian thực hiện, yêu cầu riêng.
• Thông qua kế hoạch dự án. 

Giai đoạn 3: Triển khai, theo dõi và kiểm soát

• Triển khai theo kế hoạch dự án, theo dõi kết quả từng giai đoạn, có sự điều chỉnh thích hợp.
• Thúc đẩy tiến độ là việc đúng với kế hoạch.
• Quản lý về hiệu quả công việc, năng suất làm việc của đội ngũ, kiểm soát rủi ro.
• Sẵn sàng thích ứng với những tác động từ môi trường bên ngoài và yêu cầu từ khách hàng.
• Theo dõi, báo cáo trạng thái dự án đến các bên liên quan. 

Giai đoạn 4: Hoàn thành dự án

• Thử nghiệm dự án.
• Đánh giá kết quả tổng thể.
• Xuất tài liệu hướng dẫn, tài liệu liên quan. 
• Nghiệm thu, bàn giao cho đơn vị vận hành/khách hàng. 

Mặc dù sở hữu những đặc thù riêng, công việc quản lý dự án công nghệ thông tin cùng trở nên đơn giản hơn khi bạn hiểu rõ và có phương pháp làm việc tối ưu. 

Quy trình quản lý dự án công nghệ thông tin cơ bản

Quản lý dự án Agile – Làm chủ phương pháp quản lý tiến độ dự án hiệu quả và linh hoạt 

Để giúp nhà quản lý dự án công nghệ thông tin kiểm soát tiến độ, chi phí và tăng khả năng thích ứng với thay đổi hiệu quả, Học viện Agile đã xây dựng khóa đào tạo Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.

Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.

Khóa học sẽ giúp bạn:

• Có được tầm nhìn bao quát về một dự án hiệu quả theo đúng chuẩn Agile
• Có khả năng định hướng một dự án chuẩn xác ngay từ khi bắt đầu
• Nâng cấp kỹ năng tổ chức đội dự án hiệu suất cao và điều phối mối quan hệ với các bên liên quan
• Biết cách lập kế hoạch và thực thi dự án theo Agile để quản lý rủi ro, cải tiến liên tục và thích ứng nhanh với các thay đổi
• Nắm được cách kiểm soát tiến độ và chi phí của dự án, nhất là các dự án quy mô lớn và phức tạp
• Nâng cao năng lực quản lý tầm chiến lược cũng như mở rộng năng lực quản trị dự án của tổ chức

Bài viết liên quan:

• 4 mô hình quản lý dự án công nghệ thông tin hiệu quả