Quản Lý, Sử Dụng Thời Gian Hiệu Quả Với Ma Trận Eisenhower

Mỗi ngày, bạn cần chia nhỏ thời gian để giải quyết vừa công việc, gia đình, bạn bè, vui chơi giải trí, chăm sóc bản thân… Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp thời gian biểu hợp lý trong ngày, hoàn thành tốt nhiệm vụ công ty mà vẫn ổn định cuộc sống cá nhân. Trong đó ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được nhiều người sử dụng.

Ma trận Eisenhower được nghiên cứu bởi Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – Ảnh: Internet

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower được lấy theo tên người nghiên cứu ra chúng – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, còn có tên gọi khác là ma trận quản lý thời gian. Mặc dù công việc của một Tổng thống không hề đơn giản, thậm chí đầy khắc nghiệt, nhưng ông vẫn có thời gian để chơi golf, vẽ tranh, giải trí… Phương pháp quản lý thời gian của ông được gọi là ma trận Eisenhower, nhờ vậy vị cựu Tổng thống này mới có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Hiện nay, ma trận Eisenhower được nhiều người tìm hiểu và áp dụng thực tiễn.

Phân biệt “quan trọng” và “khẩn cấp” – cốt lõi ma trận Eisenhower

Theo Eisenhower, hàng ngày chúng ta cần xử lý rất nhiều đầu công việc khác nhau. Do đó, một khi bạn phân biệt rõ ràng hai hạng mục công việc “quan trọng” và “khẩn cấp”, bạn sẽ biết cách sắp xếp thời gian phù hợp để giải quyết chúng hiệu quả nhất. Việc quan trọng là hạng mục được đặt ra nhằm đạt được mục đích chung hoặc mục đích cá nhân. Trong khi đó việc khẩn cấp cần được thực hiện một cách tập trung và ngay lập tức, nếu không sẽ để lại hậu quả.

Phân biệt giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp là yếu tố cốt lõi của ma trận Eisenhower – Ảnh: Internet

Cách sử dụng thời gian hiệu quả với ma trận Eisenhower

Bước 1: Liệt kê danh sách công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, kể cả các công việc không tốn quá nhiều thời gian.

Bước 2: Phân loại công việc theo 4 yếu tố:

• Khẩn cấp và quan trọng: Việc quan trọng cần được thực hiện ngay.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nhiệm vụ được lên kế hoạch có thể thực hiện sau.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Hạng mục công việc có thể giao phó cho người khác.
• Không khẩn cấp cũng chẳng quan trọng: Nhiệm vụ sẽ được loại bỏ hoặc thực hiện khi không còn vướng bận gì.

4 mức độ ưu tiên được lập ra cho phép bạn xác định tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của công việc. Từ đó bạn phân bổ công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh mất thời gian mà kết quả cuối cùng không đạt như mong muốn. Phương pháp này giúp bạn có đủ thời gian để hoàn thành những việc cần thiết, đến gần hơn với mục tiêu đã đề ra.

Xác định và thực hiện công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn- Ảnh: Internet

Ma trận Eisenhower không phải “chìa khóa vạn năng” để bạn hoàn tất toàn bộ công việc nhanh chóng mà là công cụ hỗ trợ tuyệt vời để bạn chắt lọc công việc, đặc biệt là những hạng mục không cần thiết mà bạn đang vô tình duy trì mỗi ngày. Hiểu được kỹ năng quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhower, bạn sẽ tránh được tình trạng lãng phí, đồng thời tăng hiệu quả công việc mà vẫn ổn định cuộc sống cá nhân.