Quản Lý Thời Gian - Thuật Đòn Bẩy - 15 Phút Một Ngày

Làm 1, được 10

Dùng đòn bẩy để thành tựu nhiều hơn

“Cho tôi một đòn bẩy và điểm tựa, tôi sẽ bẩy cả trái đất lên” – Archimedes

Để nâng một vật nặng, bạn có thể chọn sử dụng đòn bẩy hoặc không. Bạn có thể nâng trực tiếp vật đó lên và chấp nhận bị thương hoặc sử dụng một cái tay đòn hoặc một thanh gỗ để bẩy vật đó lên.

Vậy đâu là cách xử lý thông minh hơn? Bạn có thành công nếu không dùng đòn bẩy không? Có thể chứ. Nhưng bạn vẫn có thể bẩy nhiều hơn và dễ dàng hơn với đòn bẩy mà!

Vậy sử dụng đòn bẩy cho công việc và cuộc sống của bạn ra sao?

Có rất nhiều cách để áp dụng quy tắc đòn bẩy cho cuộc sống và công việc để thành công lớn hơn nhưng sử dụng ít sức lực hơn Nếu không có đòn bẩy, bạn có thể phải làm việc vất vả mà chẳng thu được gì nhiều nhặn trong khi nếu có đòn bẩy, bạn có thể thụ hưởng được nhiều hơn trong cùng một khoảng thời gian.

Ghi chú:

Bài này không đề cập tới đòn bẩy tài chính vì đòn bẩy tài chính là khái niệm sử dụng “tiền của người khác” để kinh doanh, không thuộc phạm vi của giải thích này.

Đòn bẩy thành công

Vậy làm sao để sử dụng đòn bẩy trong sự nghiệp? Và làm sao có thể thành tựu nhiều hơn khi làm ít giờ hơn?

Để làm được điều đó, bạn cần biết cách sử dụng đòn bẩy về:

• Thời gian
• Nguồn lực
• Kiến thức và giáo dục
• Kỹ thuật

Đòn bẩy thời gian

Đòn bẩy thời gian được xem là chiến lược cơ bản để đạt được thành công vì mỗi người chỉ có một vài giờ nhất định trong ngày để làm việc. Nếu chỉ sử dụng giờ làm của mình, bạn sẽ thành công ít. Nhưng nếu biết sử dụng đòn bẩy thời gian của người khác, hiệu suất làm việc sẽ tăng đáng kể.

Để bẩy thời gian của riêng mình, bạn phải:

• Thực hành quản lý thời gian hiệu quả. Loại bỏ các hoạt động không cần thiết và chú tâm nỗ lực vào những việc cần thiết
• Ngoài ra, học cách sắp xếp ưu tiên để tập trung năng lượng cho hoạt động nào mang lại lợi nhuận cao nhất.
• Sử dụng phương pháp thiết lập mục tiêu để nghĩ về những gì quan trọng trong dài hạn, có mục tiêu rõ ràng và thúc đẩy bản thân đạt tới mục tiêu.

Để bẩy thời gian của người khác, bạn cần:

• Học cách phân công công việc cho người khác.
• Huấn luyện và trao quyền cho người khác.
• Thuê chuyên gia và cố vấn để nâng cao kiến thức và bổ sung kỹ năng
• Thuê ngoài làm các công việc không quan trọng.

Miễn là bạn làm việc hợp lý, thời gian và tiền bạc đổ ra để bẩy thời gian của người khác thường được sử dụng rất hiệu quả. Hãy nhớ là dù phải mất chi phí trả trước nhưng sẽ thu được lợi ích lâu dài về sau.

Lời khuyên 1:

Đây là lý do tại sao phân nhiệm công việc lại là kỹ năng quan trọng. Nếu không phân việc cho người khác, bạn không thể nào phát huy hết năng suất làm việc của mình đồng nghĩa với việc công việc sẽ nhanh chóng bị khựng lại. Và dù bạn có được tán dương vì đã làm việc cật lực, bạn cũng sẽ không thực sự đạt được thành công. Sử dụng những nguồn xây dựng kỹ năng sau để phân công công việc: Phân công hiệu quả, Huấn luyện cách Phân công.

Đó cũng là một trong những lý do khiến bạn không nên quản lý tiểu tiết vì dễ gây ra tình trạng xung đột giữa thời gian có được do sử dụng đòn bẩy và thời gian bỏ ra để quản lý đòn bẩy. Đọc tiếp bài Tránh quản lý tiểu tiết để hiểu thêm.

Lời khuyên 2:

Khi sử dụng đòn bẩy thời gian, bạn sẽ thấy cùng với đó là chi phí đội lên, tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực hơn để hướng dẫn người khác làm thay công việc của bạn.

Đó là lý do bạn muốn bảo tồn các nguồn lực này (Tôi không có thời gian huấn luyện anh ta đâu – để tới thứ 3 tuần sau đi). Nhưng nếu không chịu đầu tư, bạn sẽ lại tiếp tục đi theo lối mòn cũ và hạn chế khả năng đạt được thành công lớn hơn.

Đòn bẩy nguồn lực

Bạn cũng có thể sử dụng đòn bẩy này để tận dụng tài sản tốt nhất và phát huy hết được điểm mạnh của bản thân.

Khi có một loạt các kỹ năng, tài năng, kinh nghiệm, suy nghĩ và ý tưởng, bạn hoàn toàn có thể kết hợp chúng một cách thích hợp nhất. Bạn có kỹ năng và thế mạnh gì mà người khác không có? Làm sao có thể sử dụng tốt nhất và cải thiện tốt nhất để ghi dấu thành công? Bạn có tài sản gì mà người khác không có? Bạn có thể sử dụng đòm bẩy cho chúng không? Bạn có mối quan hệ nào mà người khác không có? Hoặc nguồn lực tài chính nào? Hoặc bạn có thể sử dụng tài sản nào khác có thể sử dụng hiệu quả không?

Để trả lời câu hỏi này, bạn nên tự lập một bảng phân tích SWOT cá nhân, tập trung nhận diện điểm mạnh và tài sản của mình để tìm ra cơ hội cho bản thân.

Lời khuyên:

Song song đó, bạn có thể suy nghĩ thêm cách giúp đỡ người khác bằng chính điểm mạnh và nguồn lực này. Hãy nhớ, càng cho nhiều, bạn càng nhận được nhiều hơn (nên hiểu rõ về những gì mình sẽ nhận được).

Đòn bẩy giáo dục và kiến thức

Kiến thức cũng được xem là một đòn bẩy và nếu được kết hợp với giáo dục và hành động hoàn toàn có thể tạo nên một đòn bẩy hữu hiệu.

Học hỏi bằng kinh nghiệm thường chậm và đau đớn. Nếu có thể tìm ra nhiều cách khác để học hỏi, bạn sẽ tiến mau hơn. Ngoài ra, nếu chọn được một khóa học tốt, bạn có thể xây dựng được nền tảng kiến thức vững chắc và không phải chịu nhiều rủi ro. Đó là lý do những người làm việc trong lĩnh vực sinh nghề tử nghiệp (như kỹ sư, phi công, bác sỹ…) cần được huấn luyện đào tạo rất lâu dài và kỹ lưỡng. Thử nghĩ xem, ai mà dám đưa cho một phẫu thuật viên kém cỏi phụ trách ca phẫu thuật chứ?

Thông qua quyết định phải học gì và đạt kiến thức sau khóa học đó, bạn có thể tránh được rất nhiều năm kinh nghiệm đau thương.

Tương tự, một tổ chức có quá nhiều người học bằng cách thử và gặp sai là một tổ chức kém hiệu quả. Tổ chức đó nên thu thập kiến thức từ một vài người đi trước và rồi trao nó cho lớp kế cận. Đó cũng chính là ý tưởng của “quản lý kiến thức”.

Để sử dụng đòn bẩy kiến thức và học tập thành công, trước tiên bạn cần phải biết mình cần học gì, đâu là cấp bậc nên học, phải học tập trung và học có chọn lọc. Cuối cùng, bỏ thời gian lấy các chứng chỉ cần thiết.

Tuy vậy, học nhiều hơn và đào tạo nhiều hơn chỉ trở thành đòn bẩy khi kiến thức đó được áp dụng trực tiếp để phát triển sự nghiệp của bản thân.

Ttư vấn và thuê ngoài vừa giúp bạn sử dụng đòn bẩy kiến thức và đào tạo vừa giúp bạn sử dụng cả đồn bẩy nhân lực của chính đối tượng được thuê. Nên nhớ phải chọn đúng người vì chọn sai người có thể khiến bạn đi chậm thậm chí là sai đường nữa.

Đòn bẩy kỹ thuật

Để tìm kiếm một đòn bẩy kỹ thuật, bạn phải xem xét cách thức làm việc của bản thân để sử dụng kỹ thuật như một đòn bẩy tự động hóa công việc của bạn.

Cơ bản nhất là chiếc máy tính xách tay giúp bạn làm việc cả ở công ty và ở nhà. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng thiết bị hỗ trợ cá nhân (PDA) để quản lý và duy trì hệ thống quản lý thời gian đơn giản, thuận tiện. Điện thoại thông minh có thể lướt web và kiểm tra email cũng là một trong những công cụ hỗ trợ cực tốt trong thời gian ngoài giờ làm việc hoặc đi du lịch.

Nếu đánh máy chậm, bạn có thể sử dụng phần mềm nhận diện giọng nói để xử lý dữ iệu. Dùng thêm các công cụ như Google Desktop Search để quản lý và tìm kiếm dữ liệu mà không cần phải sắp xếp tài liệu.

Nâng cao hơn chút nữa, bạn có thể sử dụng dữ liệu mà hình đơn giản như Microsoft Access để tự động hóa các công việc đơn giản. Nếu công việc của bạn có liên quan nhiều tới việc xử lý dữ liệu (ví dụ quản lý nhiều dự án giống nhau), đây sẽ là công cụ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian. Hơn nữa, bạn chỉ cần cài đặt một lần và sau đó quy trình sẽ tự động chạy (giúp giảm thời gian huấn luyện, khiến thành viên của nhóm hoạt động năng suất hơn, thu nhỏ quy mô tổ chức và thành công nhanh hơn).

Các doanh nghiệp có thể chọn nhiều giải pháp phần mềm giúp tự đọng hóa hoặc đơn giản hóa các công việc mất thời gian. Hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng CRM mang lại lợi ích to lớn cho việc tổ chức bán hàng và quản lý khách hàng giống như Hệ thống Kiểm kê PoS giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng hóa. Web và các ca-ta-lo ứng dụng web có thể giúp khách hàng dễ dàng cập nhật thông tin sản phẩm mới và dặt hàng nhanh chóng tiện lợi hơn. Rồi blog và thư quảng cáo giúp mọi người kết nối với hàng ngàn người khác nhau thật nhanh chóng và dễ dàng. Và đó là những gì bạn có thể làm được nhờ đòn bẩy tài chính.

Điểm cốt lõi:

Sử dụng đòn bẩy là một nghệ thuật để đạt được nhiều thứ hơn với cùng hoặc ít thời gian và nỗ lực hơn. Ở mức cơ bản, đòn bẩy giúp bạn giải phóng thời gian để tập trung vào các công việc có độ ưu tiên cao nhất. Ở mức độ cao hơn, đòn bẩy giúp bạn thành công hơn ở mức cao hơn.

Khỉ đầu tư thời gian và nguồn lực vào đòn bẩy công nghệ và thời gian, nguồn lực và kiến thức, bạn đã có được nhân tố cơ bản để đi tới thành công. Sử dụng những gì thuộc về lợi thế của bạn và người khác sẽ mang đến lợi ích không ngờ.

Để hiểu thêm về ý tưởng đòn bẩy, tìm đọc Sử dụng thời gian để thành công trong phần quản lý thời gian và năng suất làm việc.

Áp dụng vào cuộc sống như thế nào

• Hoàn thành phân tích SWOT cá nhân để cảm nhận tốt hơn về điểm mạnh và những hoạt động có thể đem lại lợi ích từ bên ngoài. Từ đó, bắt đầu xây dựng chiến lược đòn bẩy để tối đa hóa khả năng và năng suất làm việc
• Tìm người tư vấn hiểu và biết cách sử dụng đòn bẩy và học hỏi từ họ. Đây là một ví dụ hữu ích của việc sử dụng đòn bẩy để học hỏi thêm về đòn bẩy – một mũi tên trúng 2 đích
• Nâng cao kỳ vọng cá nhân. Nhìn vào mục tiêu hiện tại và tự hỏi có thể đẩy mục tiêu đi xa tới cỡ nào nếu sử dụng đòn bẩy ở mức độ cơ bản.

Hãy làm bạn và quan hệ với những người có kỹ năng, kiến thức và chuyên môn mà bạn không có. Tìm cơ hội cộng tác và sử dụng đòn bẩy năng lực của những người có liên quan. Khi làm việc cùng nhau, bạn sẽ đạt được nhiều hơn là làm việc một mình.

15 phút sưu tầm và biên tập