Quản Trị Hàng Tồn Kho Là Gì? Cách Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả

Thông thường hàng tồn kho giữ tỷ trọng rất lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế kỹ năng quản trị hàng tồn kho sẽ quyết định mạnh mẽ đến hiệu quả trong kinh doanh. Những mô hình quản trị hàng tồn kho dưới đây sẽ giúp bạn kiểm soát hàng hóa tồn kho tốt hơn.

Các nội dung chính của bài viết

• 1. Quản trị hàng tồn kho là gì?
• 2. Vai trò của quản trị hàng tồn kho
• 3. Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho
  • 3.1 Quản trị hiện vật hàng tồn kho
  • 3.2 Quản trị kế toán của tồn kho
  • 3.3 Quản trị kinh tế của hàng tồn kho
• 4. Các mô hình quản trị hàng tồn kho thông dụng và hiệu quả –
• Cách quản trị hàng tồn kho
  • 4.1 ABC analysis trong quản trị hàng tồn kho
  • 4.2 Mô hình EOQ đặt hàng kinh tế cơ bản – Economic Order Quantity
  • 4.3 Mô hình POQ đặt hàng theo lô sản xuất – Production Order Quantity
  • 4.4 Mô hình QDM khấu trừ theo số lượng – Quantity Discount Model
  • 4.5 Mô hình tồn kho kịp thời J.I.T. – Just in time

1. Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho là một công việc cực kỳ quan trọng. Theo đó công việc này đòi hỏi phải theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như dự đoán được tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu vào, đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm thành phẩm tại mọi thời điểm, tăng năng lực cạnh tranh. Giải pháp quản trị hàng tồn kho tốt phải giải quyết được các bài toán:

• Lượng hàng tồn kho như thế nào là tối ưu?
• Phải luôn đảm bảo hàng tồn kho nằm trong mức an toàn, không vượt quá ngưỡng tối thiểu và tối đa
• Quyết định khi nào nên nhập thêm nguồn nguyên liệu
• Quyết định khi nào cần tăng cường hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho thành phẩm

2. Vai trò của quản trị hàng tồn kho

Có thể tóm gọn vai trò của quản trị hàng tồn kho như sau:

• Đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, không bị gián đoạn
• Loại trừ các rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho như hàng bị ứ đọng, giảm phẩm chất, hết hạn do tồn kho quá lâu
• Cân đối giữa các khâu Mua vào  – dự trữ – sản xuất – tiêu thụ
• Tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp

Bạn có thể hình dung công việc và vai trò của quản trị hàng tồn kho thông qua ví dụ cụ thể sau:

Nhà cung cấp nguyên liệu có chương trình ưu đãi đặc biệt, ví dụ như giảm 50% giá bán với điều kiện lượng hàng mua phải rất lớn hoặc thanh toán tiền mặt.

Đương nhiên xét về góc độ giá cả, đây là một cơ hội lý tưởng để doanh nghiệp của bạn giảm giá nguyên vật liệu mua vào, từ đó tăng lợi nhuận.

Tuy nhiên về góc độ quy trình quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thì có nhiều vấn đề cần phải xem xét:

• Liệu kho hàng có đủ diện tích chứa lượng hàng hóa nhiều như vậy?
• Cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ để đáp ứng lượng nguyên vật liệu/hàng hóa này?
• Quan hệ cung – cầu: Liệu nhu cầu thị trường trong thời gian tới có tiêu thụ hết lượng hàng hóa này trước khi chúng hết hạn/lỗi thời không?
• Nếu thời gian tồn kho hàng quá lâu, phải tính đến các thất thoát và rủi ro hàng tồn kho. Chi phí để quản lý, bảo quản hàng trong thời gian này là bao nhiêu?
• Doanh nghiệp cần một khoản tiền lớn để thanh toán chi phí mua vào nguyên vật liệu. Trong khi đó có thể dùng tiền này để đầu tư, chi trả cho các hoạt động khác, vậy đầu tư nào sẽ có lợi hơn?

Như vậy, thông qua hoạt động quản trị kho hàng, doanh nghiệp sẽ có quyết định nhập lượng nguyên vật liệu thế nào hợp lý, vừa chớp lấy cơ hội giảm chi phí mua vào, nhưng vẫn phải đảm bảo quá trình lưu trữ, sản xuất, bán hàng diễn ra ổn định.  

3. Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho

3.1 Quản trị hiện vật hàng tồn kho

Hoạt động này tập trung vào vấn đề bảo quản vật chất của hàng tồn kho. Theo đó, doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức lưu kho, diện tích lưu trữ nào phù hợp, an toàn và tiết kiệm nhất. Các phương tiện, thiết bị máy móc (xe nâng tay, xe nâng máy, xe tải vận chuyển,…) cần cho kho hàng cũng được cân nhắc mua để tăng cường hiệu quả sản xuất, lưu trữ, vận chuyển.

Hàng tồn kho được bảo quản về vật chất, chất lượng tốt sẽ là yếu tố giúp doanh nghiệp nhận được thêm điểm cộng từ khách hàng, tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Để quản trị hiện vật hàng tồn kho tối ưu, bạn tham khảo thêm về Phương pháp sắp xếp kho hàng khoa học và hiệu quả

3.2 Quản trị kế toán của tồn kho

Kế toán kho áp dụng các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho và file excel quản lý hàng tồn kho để tính toán lượng hàng tồn kho cũng như kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn.

Đồng thời cần kết hợp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên hoặc định kỳ để nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa trong kho, tìm hướng khắc phục.

Tham khảo: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đơn giản và chính xác

3.3 Quản trị kinh tế của hàng tồn kho

Đảm bảo cân đối giữa hai mục tiêu:

• Mục tiêu an toàn: Cần có lượng dự trữ đầy đủ để quy trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn
• Mục tiêu tài chính: Cần giảm đến mức tối thiểu lượng hàng lưu trữ để giảm chi phí kho hàng, giảm số tiền tồn đọng trong hàng tồn kho.

4. Các mô hình quản trị hàng tồn kho thông dụng và hiệu quả –

Cách quản trị hàng tồn kho

4.1 ABC analysis trong quản trị hàng tồn kho

Đây là một phương pháp phân loại sản phẩm và nguyên vật liệu trong hoạt động quản trị tồn kho. Cụ thể, ABC analysis có 3 nhóm hàng tồn kho cơ bản với mức độ quản lý khác nhau:

Nhóm A: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát chặt chẽ, chính xác vì giá trị lớn, nên mua số lượng nhỏ. Chu kỳ kiểm toán nên thường xuyên, thông thường là 1 tháng/lần

Nhóm B: Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho cần kiểm soát ở mức tốt vì giá trị vừa phải, thường chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho. Thời gian kiểm toán được khuyến khích là hàng quý, từ 3 tháng/lần.

Nhóm C:  Các nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho chỉ cần kiểm soát ở mức độ tương đối đơn giản. Thông thường hàng nhóm C giá trị không lớn nhưng lại có tỉ trọng cao trong hàng tồn kho. 6 tháng nên kiểm toán 1 lần.

Nhờ ABC analysis, công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp được chính xác và hiệu quả hơn nhờ có cơ chế phân loại rõ, đánh giá trọng tâm để đầu tư nguồn lực, mỗi loại hàng tồn kho sẽ có phương án quản lý phù hợp

4.2 Mô hình EOQ đặt hàng kinh tế cơ bản – Economic Order Quantity

EOQ là một phương pháp dùng để tính lượng đặt hàng tối ưu nhất để mua vào lưu trữ. Làm sao để tiết kiệm chi phí nhất mà vẫn đáp ứng được nhu cầu bán hàng khi cần thiết. Có nghĩa với các loại nguyên liệu hàng hóa, không phải bạn muốn mua vào bao nhiêu cũng được mà cần áp dụng EOQ để tính toán và tìm ra số lượng hàng phù hợp nhất. Đây được xem là mô hình đơn giản, hiệu quả và thông dụng nhất hiện nay. Công thức cụ thể như sau:

D là nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm, bạn có thể lấy số liệu từ các năm trước (Lấy hàng tồn kho đầu năm + (cộng) lượng hàng tồn kho nhập thêm trong năm – (trừ) hàng tồn kho cuối năm)

S là chi phí cần chi trả cho việc đặt hàng đối với cho mỗi đơn hàng (Phí vận chuyển, gọi điện, fax, giao nhận, kiểm tra hàng,…)

H là chi phí tiêu tốn cho việc lưu trữ hàng hóa (phí thuê kho, nhân sự, thiết bị máy móc, điện nước,…)

Và thông qua đó, bạn có thể tính ra các bài toán khác để áp dụng và doanh nghiệp như sau:

Ưu điểm của EOQ là giúp tối thiểu hóa chi phí đặt hàng cũng như lưu kho. Nhưng hạn chế là phải đáp ứng nhiều giả thuyết mới cho ra kết quả chính xác (D và L phải ổn định và không thay đổi, tiếp nhận đơn hàng trong một chuyến hàng, không có chiết khấu, chỉ có 2 loại phí tồn kho là S và H,…), dễ làm mất đi tính thực tế và tạo sự chênh lệch.

Vậy nên doanh nghiệp cần cân nhắc và ứng dụng vào hoạt động của doanh nghiệp để có ước tính chính xác nhất.

4.3 Mô hình POQ đặt hàng theo lô sản xuất – Production Order Quantity

Khác với quản trị hàng tồn kho EOQ, POQ tăng cường tính thực tế bằng cách nới lỏng các giả thiết. Theo đó điểm khác biệt lớn nhất và tạo nên sự thực tiễn chính là giả thiết hàng được đưa đến liên tục và tích lũy cho đến lúc hàng được tập kết hết (trong khi đó giả thiết của EOQ là hàng tồn kho khi còn 0 đơn vị mới đặt hàng, và hàng được chuyển đến 1 lần)

Ngoài các công ty thương mại, POQ còn phù hợp với các doanh nghiệp tự sản xuất vật tư, vừa sản xuất vừa bán.

Công thức của mô hình POQ:

Trong đó, các giá trị ký hiệu giống với mô hình EOQ, P là khả năng cung ứng hàng ngày (điều kiện d<P)

4.4 Mô hình QDM khấu trừ theo số lượng – Quantity Discount Model

Mô hình QDM được áp dụng khi có tình huống nhà cung cấp có chính sách giảm giá (với điều kiện mua hàng nhiều). Trường hợp này được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua.

Doanh nghiệp sẽ cân nhắc:

• Nếu mua hàng càng nhiều thì càng được giảm giá sâu, chi phí đặt hàng giảm nhờ gom gọn lại 1 lần
• Nhưng lượng trữ hàng lớn sẽ làm chi phí lưu trữ tăng cao, nhiều rủi ro trong kiểm toán hàng tồn kho.

Như vậy, mô hình QDM sẽ giải quyết bài toán sao cho mức đặt hàng giúp tổng chi phí về hàng dự trữ là thấp nhất mà vẫn hưởng được mức giảm giá tốt. Các bước thực hiện như sau:

B1: Tìm Q tối ưu ở từng mức giá theo công thức EOQ : 

Trong đó, C là  % chi phí lưu trữ tính theo giá mua, Vr là chi phí từng sản phẩm

B2: Tính Q tại nhiều mức khấu trừ, sao cho Q đạt đủ điều kiện số lượng để hưởng khấu trừ, nhưng lưu ý Q không quá lớn vượt mức tối đa.

B3: Từ Q đã tìm ở bước 1, thay vào công thức tính tổng phí về hàng dự trữ sau:

B4: Tương ứng với mỗi Q bạn sẽ nhận được một C. Vậy bạn cần điều chỉnh hàng tồn kho thế nào để Q cho ra kết quả C nhỏ nhất.

4.5 Mô hình tồn kho kịp thời J.I.T. – Just in time

Just in time là mô hình ra đời vào khoảng những năm 1930 được ứng dụng tiên phong bởi tên tuổi lớn là hãng Toyota Nhật Bản và mang lại nhiều hiệu quả.

Theo đó,  JIT có thể được diễn giải đơn giản là một mô hình tồn kho được tổ chức sao cho các bộ phận/đơn vị từ nguồn hàng, sản xuất, vận chuyển, quản lý,….có quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau. Đảm bảo cấu trúc chỉ sản xuất ra những gì có thể bán được và các bước sản xuất phải phối hợp nhịp nhàng nhằm cung cấp sản phẩm kịp thời với thời gian ngắn nhất.

Ví dụ, khi có một đơn hàng nào đó, nhà quản lý sẽ tiến hành triển khai thu gom nguyên vật liệu/sản phẩm từ các đơn vị khác để sản xuất/cung cấp cho khách hàng. Điều này không có nghĩa doanh nghiệp hoàn toàn không có hàng tồn kho, mà mức tồn kho sẽ ở mức dự trữ tối thiểu nhằm đảm bảo hoạt động điều hành, sản xuất ổn định. Nhờ mô hình JIT, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu tối đa chi phí lưu kho không cần thiết.

Thực tế, để ứng dụng được mô hình JIT, doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu rất chặt chẽ về mặt tổ chức quản lý, tính kỷ luật, sự liên kết giữa các đơn vị nên không phải ai cũng có thể áp dụng. Và với tính chất đặc biệt của mình, JIT được đánh giá là mô hình hàng tồn kho tối ưu rất phù hợp với các ngành nghề mà hàng hóa có thời hạn lưu trữ ngắn như thực phẩm tươi sống, hải sản, bánh kẹo ngắn hạn,…Các sản phẩm thời hạn lưu trữ lâu thì thích hợp hơn với các mô hình EOQ hoặc POQ.

Ngoài ra còn một số mô hình quản trị hàng tồn kho khác như mô hình xác suất với thời gian cung ứng không đổi, mô hình phân tích biên tế, mô hình dự trữ thiếu BOQ – Back Order Quantity,…Tùy nhu cầu cũng như tính chất ngành hàng mà bạn có thể lựa chọn cho phù hợp.

Bạn có thể tham khảo dịch vụ cho thuê kho bãi của chung tôi