QUẢN TRỊ TỒN KHO VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG ... - 123doc

Có thể bạn quan tâm

Tải bản đầy đủ (.docx) (27 trang)

Trang chủ

Kinh tế - Quản lý

Quản trị kinh doanh

QUẢN TRỊ TỒN KHO VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO JUST IN TIME

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (189.62 KB, 27 trang )

QUẢN TRỊ TỒN KHO VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒNKHO JUST IN TIME1.1. Quản trị tồn kho1.1.1. Khái quát về hàng tồn khoHàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trong tổnggiá trị tài sản của một doanh nghiệp, thông thường giá trị hàng tồn khochiếm 40% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Do đó việc điều khiển , kiểm soáttốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề cần thiết, chủ yếu trong quản trị sản xuất tácnghiệp. Bản thân vấn đề tồn kho luôn có hai mặt trái ngược nhau, với quanđiểm của người sản xuất người ta luôn tìm cách giảm phí tổn bằng cách giảm lượngtồn kho , còn với quan điểm của người tiêu thụ thì sẽ luôn mong muốn có nhiềuhàng dự trữ để không có sự thiếu hụt. Vì vậy các doanh nghiệp phải tìm cách xácđịnh một mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho phục vụ sản xuấtvà thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời đúng lúc với chi phí tốithiểu nhất. Hàng tồn kho được xem là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đápứng những nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho bao gồm các loại nguyên vật liệu sản phẩm dở dang, bánthành phẩm, dụng cụ phụ tùng, thành phẩm tồn kho… Tùy theo các loại hình doanhnghiệp khác nhau mà dạng tồn kho nội dung hoạch định cũng như hệ thống kiểmsoát điều khiển hàng tồn kho cũng sẽ khác nhau. Chúng ta có thể thấy rõ : mộtngân hàng sẽ có những phương pháp tiêu chuẩn riêng để kiểm soát đánh giá mứctồn quỹ về tiền mặt, một bệnh viện sẽ có những phương pháo để kiểm soát nguồnmáu, thuốc men, một xí nghiệp sản xuất sẽ có phương pháp kiểm tra lượng vật liệudự trữ, bán thành phẩm và thành phẩm.1.1.2. Phân loại tồn khoTồn kho là số lượng hàng hóa được tự tạo trong kinh doanh nhằm đáp ứngcho nhu cầu tương lai. Nhu cầu này có thể là sản phẩm của công ty cũng có thể làhàng cung cấp trong quá trinh gia công. Nếu công ty có quan điểm lạc quan thì họtăng mức tồn kho lên nhằm đáp ứng kịp nhu cầu dự đoán trong tương lai. Trongthời kỳ suy thoái thì giảm lượng tồn kho xuống.Trong sản xuất , tồn kho thường được phân làm 4 loại, đó là:1) Tồn kho nguyên vật liêu/ bộ phận cấu thành2) Tồn kho sản phẩm dở dang3) Tồn kho sản phẩm hoàn chỉnh4) Tồn kho các mặt hàng linh tinh phục vụ sản xuất hay dịch vụ1.1.2.1. Nguyên vật liệu/ bộ phận cấu thànhNguyên vật liệu và bộ phận cấu thành là những thành phần chính để sản xuấtra sản phẩm cuối cùng. Ở đây ta sẽ không đề cập đến các nguyên vật liệu dùng đểhỗ trợ sản xuất mà chỉ đề cập đến các nguyên vật liệu chính phục vụ cho quá trìnhsản xuất, cấu thành nên sản phẩm. Chẳng hạn như đối với nhà máy dệt thì nguyênvật liệu chính là tơ , bông, sợi. Còn đối với nhà máy sản xuất may mặc thì vật liệuchính là vải, khuy, các phụ kiện để trang trí áo.1.1.2.2. Sản phẩm dở dangĐó là các sản phẩm đang được biến thành thành phẩm từ nguyên liệu thônhưng chưa xong, còn nằm trên đường dây sản xuất , có khi sản phẩm đã xong rồinhưng chưa bao bì đóng gói thì vẫn bị coi là dở dang, chưa xuất xưởng được. Sở dĩcó thể xảy ra tình trạng tồn kho sản phẩm dở dang là do quá trình phối kết hợpkhông nhịp nhàng ăn khớp giữa các công đoạn sản xuất. Ví dụ như trong một dâychuyền may: bộ phận cắt cắt ra quá nhiều mẫu nhưng mà bộ phận may do thiếunhân công, thiếu máy may nên không thể làm hết những mẫu đã được chuyển đếntừ khâu cắt; do vậy mà một số lượng mẫu chưa kịp hoàn thành sẽ phải chuyển vàokho. 1.1.2.3. Thành phẩmTồn kho thành phẩm là mọi lô hàng đã được hoàn thiện tất cả các khâu vàsẵn sàng được bán. Ví dụ như một lô áo sơ mi nam của May 10, đã hoàn thiện tấtcả các khâu từ cắt may đến là và kiểm tra , đóng gói được chuyển đến các đại lýphân phối của May 10 trên toàn quốc, khi nào mà sản phẩm chưa đến được tayngười tiêu dùng, vẫn còn nằm trong kho của nhà sản xuất và phân phối thì sảnphẩm đó được coi là tồn kho ở dạng thành phẩm.1.1.2.4. Tồn kho các nguyên vật liệu phụTất cả các loại mặt hàng công ty mua về không phải là thành phần của sảnphẩm nhưng lại cần thiết để phục vụ sản xuất đều gọi là các mặt hàng linh tinhphục vụ sản xuất, Văn phòng phẩm nằm trong loại này. Vài chủng loại như dầu bôitrơn máy tuy có tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không là thành phần củasản phẩm cũng được xếp vào loại này. Thiết bị nâng hạ trong kho cũng là một vídụ. 1.1.3. Các loại chi phí tồn khoCó 3 loại chi phí tồn kho :1.1.3.1. Chi phí mua hàngLà chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng món hàng tồn kho. Chi phínày thường được biểu hiện bằng chi phí của một đơn vị nhân với số lượng nhậnđược hoặc sản xuất ra. Nhiều khi giá món hàng được hưởng giảm giá nếu ta muacùng một lúc đạt đến số lượng nào đó. Thông thường chi phí mua hàng không ảnhhưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng.1.1.3.2. Chi phí đặt hàngBao gồm những phí tổn trong việc tìm các nguồn cung ứng, hình thức đặthàng, thực hiện quy trình đặt hàng hỗ trợ cho các hoạt động văn phòng…Khi đơnhàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng đượchiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng.Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máymóc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó chúng ta cần xác định thời điểmvà số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảmbớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng.Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối vớithời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian này làmột giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năngsuất.1.1.3.3. Chi phí tồn trữTrong quá trình lưu kho các loại nguyên phụ liệu, sản phẩm dở dang, thànhphẩm để giữ cho chúng đảm bảo phẩm chất để còn phục vụ cho sản xuất và tiêu thụthì bộ phận quản lý kho tàng cần áp dụng một số các biện pháp để bảo quản và lưutrữ. Các hoạt động này cũng tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí đáng kể.Chi phí này thường được tính bằng số phần trăm giá trị của món hàng. Ví dụ phítồn trữ 15% /năm của món hàng tức là mỗi 1000đ giá trị món hàng nếu để trongkho một năm thì phải trả 150đ tiền tồn trữ. Trong thực tế chi phí tồn trữ tiêu biểuthường vào khoảng 15% đến 30% mỗi năm.Những loại chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động thực hiện tồnkho này có thể thống kê theo bảng dưới đây :Bảng 1.1. Tỷ lệ các loại chi phí tồn kho Nhóm chi phí Tỷ lệ với giá trị tồn kho1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho tàng- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa- Chi phí hoạt động kho vận hàng không- Thuế nhà đất- Bảo hiểm nhà cửa , kho hàng2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ- Năng lượng- Chi phí vận hành thiết bị3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý4. phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:- phí tổn cho việc vay mượn- thuế đánh vào hàng tồn kho- bảo hiểm cho hàng tồn kho5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng không sử dụngđượcChiếm 3 – 10 %Chiếm từ 1 – 3,5%Chiếm từ 3 – 5%Chiếm từ 6 – 24%Chiếm 2 – 5 % Tỷ lệ từng loại chi phí tiền chỉ có ý nghĩa tương đối , chúng lệ thuộc vàotừng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi hiện tại. Thông thường một tỷ lệphí tổn tồn trữ hàng năm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho.1.1.4. Chức năng quản trị tồn kho1.1.4.1. Chức năng liên kếtChức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết giữa quá trình sảnxuất và cung ứng.Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa cácthời kì thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thờikỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết.Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sựthiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất.1.1.4.2. Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phátMột doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hànghóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Như vậy tồn kho sẽ là một hoạtđộng đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn khi chúng ta phải xem xétđến chi phí và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho.1.1.4.3. Chức năng khấu trừ theo số lượngMột chức năng khá quan trọng của quản trị tồn kho là khấu trừ theo sốlượng. Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàngcó số lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổnsản xuất, tuy nhiên mua hàng với số lượng lớn sẽ chịu chi phí tồn trữ cao do đótrong quản trị hàng tồn kho người ta cần phải xác định một lượng hàng tối ưu đểhưởng các giá khấu trừ, mà dự bị tồn trữ tăng không đáng kể.1.1.5. Các biện pháp quản trị hàng tồn kho1.1.5.1. Hệ thống tồn khoHệ thống tồn kho là tập hợp các thủ tục hoặc các chính sách tác nghiệp màviệc thu nhập hoặc duy trì tồn kho được căn cứ vào đấy. Có hai loại hệ thống tồnkho cơ bản:- Hệ thống xem lại liên tục- Hệ thống xem lại định kỳTrong hệ thống xem lại liên tục, mức tồn kho lúc nào cũng được giám sát.Khi mức tồn kho xuống thấp người ta sẽ đặt hàng tiếp. Điểm đặt hàng lại (R)sẽ được xác định khi mức tồn kho xuống thấp đến mức nào thì tiến hành đặthàng mới, số lượng hàng được đặt trước (Q) cũng được xác định luôn. Một khi Qvà R được xác định thì chính sách đã hoàn thành. Công ty cứ việc đặt Q món hàngmỗi khô mức tồn kho rơi xuống điểm R. Bởi vì mỗi lần đều đặt một số lượng giốngnhau nên hệ thống xem lại liên tục còn được gọi là “ hệ thống lượng đặt hàng cốđịnh” (fixed order size systems - FOSS) hoặc “ số lượng đặt hàng kinh tế”( economic order quantity - EOQ).Hệ thống xem lại định kỳ có nhiều tiếp cận. Cứ sau mỗi quãng thời gian nhấtđịnh, như tuần hoặc tháng, người ta kiểm tra lại mức tồn kho và tiến hành đặt hàng.Qui mô đặt hàng là số lượng cần để đưa mức tồn kho lên đến một mức đã xác địnhtrước, và do đó nó thay đổi tùy theo từng giai đoạn. Người ta còn gọi hệ thống xemlại định kỳ là “ hệ thống lượng đặt hàng cách quãng” ( fixed order interval systems– FOIS) hoặc “ hệ thống đặt hàng kinh tế cách quãng” ( economic order intervalsystems – EOI).1.1.5.2. Quản trị tồn kho ABCNăm 1906 nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto quan sát thấy là trong mộtnhóm có nhiều món thì chỉ có một số nhỏ món có giá trị đáng kể mà thôi. Trongthời gian đó ông đang nghiên cứu về việc một số ít người trong xã hội lại có thunhập nhiều nhất. Ta cũng có thể thấy là trong một sản phẩm bất kì chỉ có một số bộphận là có giá thành rất cao, hoặc trong các tổ chức tự nguyện, chỉ một số ít ngườiđảm đương phần lớn các công việc. Qui luật một số ít quan trọng có thể được ápdụng có quản trị tồn kho.Trong tồn kho, một số ít món hàng thường có giá trị đo bằng đơn vị tiền tệchiếm phần lớn trong tổng giá trị tồn kho toàn bộ. Do đó nên ta có thể tập trungtích cực vào việc kiểm tra một số ít chủng loại mặt hàng này. Trong công tác tồnkho, người ta phân các món hàng ra làm ba hạng: A,B và C. Kỹ thuật phân tích ABC phân tổng số loại hàng tồn kho thành 3 nhóm:A,B,C dựa vào giá trị hàng năm của chúng. Giá trị hàng năm này được xác định bằng cách lấy tích 2 thừa số: Nhu cầuhàng năm của loại hàng tồn kho và phí tổn cho mỗi đơn vị hàng tồn kho và tínhtheo từng loại hàng. Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:- Nhóm A: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất,chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt sốlượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng tồn kho.- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mứctrung bình, chúng có giá trị 15%- 25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng vềsản lượng chúng chiếm khoảng 30%.Nhóm ANhóm BNhóm C- Nhóm C: Bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàngnăm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên số lượngchúng chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho.Bằng đồ thị chúng ta có thể biểu diễn tiêu chuẩn của các nhóm hàng tồn khotheo kỹ thuật phân tích ABC như sau: Hình 1.2 – Mô tả tiêu chuẩn ABC Chú giải : Trục tung là giá trị HTK Trục hoành là sản lượng HTKTrong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABCđược thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính.Tuy nhiên trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồnkho việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thêm thời giannhưng nó sẽ đem lại những lợi ích nhất định.Ngoài việc dựa vào giá trị hàng năm của chúng để phân nhóm người ta cònxét đến các tiêu chuẩn khác như:- Những thay đổi về kỹ thuật dự đoán- Vấn đề cung ứng- Chất lượng hàng tồn kho- Giá cả của các loại hàng tồn khoNhững tiêu chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí các hàng tồn kho. Việc phânnhóm hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát riêng biệtnhững loại hàng tồn kho.Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng như sau trong công tác quản trịtồn kho:- Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so vớinhóm C, do đó cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng.- Các loại hàng thuộc nhóm A cần có một sự kiểm soát tồn kho chặt chẽ về hiệnvật, việc thiết lập những báo cáo chính xác về hàng tồn kho thuộc nhóm Aphải thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.- Trong dự báo nhu cầu vật tư chúng ta có thể áp dụng các phương pháp dự báokhác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo cẩn thậnhơn các nhóm khác.- Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ khôngngừng được nâng lên , do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toáncủa từng nhóm hàng.Tóm lại kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng những kết quả tốt hơn trongdự báo, kiểm soát hiện vật đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóalượng dự trữ hàng tồn kho.1.2. Khái quát về mô hình Just in time ( JIT)1.2.1. Giới thiệu về mô hình Just in timeHệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” được phát triển bởi công tyToyota Nhật bản vào những năm 90 nhằm mang lại hiệu quả cao nhất trong quản lýhàng tồn kho trong các nhà máy sản xuất. Mô hình này thực sự đã tỏ ra rất hiệu quảđối với không chỉ riêng mình Toyota mà còn cả đối với các nhà máy sản xuất lớntrên thế giới. Để tìm hiểu JIT trong hệ thống sản xuất Toyota, trước hết cần phânbiệt được hai khái niệm sản xuất truyền thống là tinh xảo (craft) và đại trà (mass).• Sản xuất tinh xảo thường sử dụng các công nhân cực kỳ lành nghề cùng vớinhững công cụ đơn giản nhưng linh hoạt (đặc biệt trong các ngành nghề thủcông) để tạo ra từng sản phẩm theo ý khách hàng. Chất lượng của hình thứcsản xuất này có lẽ khỏi cần phải bàn, tuy nhiên giá thành dẫn tới giá bán rấtcao là yếu tố làm thu hẹp thị trường. Cũng vì thế mà sản xuất đại trà đã ra đời,đánh dấu một bước phát triển trong sản xuất đầu thế kỷ 20.• Sản xuất đại trà sử dụng công nhân có tay nghề bậc trung vận hành các máycông nghiệp đơn năng, tạo ra các sản phẩm được tiêu chuẩn hoá với số lượngrất lớn. Vì giá trị máy móc cũng như chi phí tái thiết kế rất đắt tiền nên nhàsản xuất đại trà luôn cố gắng giữ các tiêu chuẩn thiết kế sản phẩm càng lâucàng tốt. Kết quả là giá thành kéo theo giá bán giảm. Tuy nhiên tác phongcông nghiệp làm cho công nhân nhàm chán và mất động lực làm việc. Toyota Motor đã kết hợp 2 phương thức sản xuất tinh xảo và đạitrà, loại bỏ các yếu điểm về giá thành và sự chặt chẽ công nghiệp, cho ra đời mộtphương thức sản xuất mới với đội ngũ công nhân có tay nghề cao được trang bị hệthống máy móc linh hoạt, đa năng, có khả năng sản xuất với nhiều mức công suất.Phương thức này được đánh giá là sử dụng ít nhân lực hơn, ít diện tích hơn, tạo ra

Tài liệu liên quan

Quản trị rủi ro và hệ thống theo dõi.doc
- 43
- 533
- 1
Tìm hiểu về lý luận và hệ thống pháp lý liên quan tới tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp Nhà nước tại Việt Nam.DOC
- 35
- 1
- 0
Phương pháp xuất khẩu và hệ thống phân phối hàng hóa
- 3
- 447
- 3
Cơ cấu biến đổi năng lượng và hệ thống xử lý dầu.pdf
- 24
- 700
- 1
Quản trị rủi ro và hệ thống theo dõi
- 56
- 426
- 0
205 Tìm hiểu về lý luận và hệ thống pháp lý liên quan tới tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong các Doanh nghiệp Nhà nước tại Việt Nam
- 35
- 654
- 0
QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ HỆ THỐNG THEO DÕI
- 43
- 371
- 0
Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty TNHH in Khuyến học
- 46
- 517
- 0
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH IN KHUYẾN HỌC
- 42
- 388
- 0
QUẢN TRỊ TỒN KHO VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO JUST IN TIME
- 27
- 3
- 17