Quy định Thẩm Quyền Ký Tên, Ký Thay Trên Văn Bản Hành Chính

Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản được ban hành bởi các cơ quan tổ chức nhằm để mục đích truyền đạt thông tin mang tính chất thông báo hoặc yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống cấp dưới, hoặc dùng để đề bạt nguyện vọng lên cấp trên. Những văn bản này chủ yếu  dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, trao đổi trong công việc trong các cơ quan, tổ chức. Đối với mỗi cơ cấu tổ chức hoạt đông khác nhau thì thẩm quyền ký và cách ký tên trên văn bản được ban hành cũng sẽ khác nhau. Điều chỉnh về vấn đề này Nghị định 30/2020NĐ-CP có quy định rất cụ thể về thẩm quyền ký tên văn bản hành chính trong các cơ quan tổ chức như sau:

Tư vấn về thẩm quyền ký, ký thay trên văn bản hành chính trực tuyến: 1900.6568

Mục lục bài viết

• 1 1. Thẩm quyền ký tên trên văn bản hành chính:
• 2 2. Quy định về vấn đề ký thay các văn bản hành chính:
• 3 3. Quy định ký văn bản thẩm quyền chung, thẩm quyền riêng:

1. Thẩm quyền ký tên trên văn bản hành chính:

Đối với từng cơ quan, tổ chức tùy vào cách thức tổ chức và hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức đó thì thẩm quyền ký các văn bản hành chính ở các lĩnh vực khác nhau sẽ khác nhau. Theo đó quy định pháp luật cụ thể tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký văn bản hành chính của các đơn vị, tổ chức như sau:

– Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Quy định về vấn đề ký thay các văn bản hành chính:

Trong một số trường hợp khi người có thẩm quyền ký kết văn bản nhưng không thực hiện được việc ký kết văn bản thì sẽ phát sinh các trường hợp ký thay. Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký thay văn bản hành chính  được thể hiện qua các hình thức như sau:

– Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Như vậy trong tất cả các văn bản hành chính được ban hành trong các cơ quan tổ chức thẩm quyền ký kết các văn bản không chỉ tập trung vào một người. Để có thể linh hoạt trong thẩm quyền ký kết tránh trường hợp bất khả kháng người có thẩm quyền ký kết văn bản không thể ký thì vẫn có người khác ký để đảm bảo tính cấp thiết trong khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức đó.

TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

3. Quy định ký văn bản thẩm quyền chung, thẩm quyền riêng:

Tóm tắt câu hỏi:

Khi nào Chủ tịch UBND cấp xã ký quyết định là: thay mặt Ủy ban nhân dân (thẩm quyền chung)? Khi nào ký: chủ tịch (thẩm quyền riêng)? Đây là quyết định thông thường, không phải văn bản quy phạm pháp luật.

Luật sư tư vấn:

Tại mục 7 phần II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hướng dẫn như sau:

“7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.”

Như vậy, trước khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký vào văn bản thì phải có được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, lúc này Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản theo thẩm quyền của mình. Việc ký thay mặt tập thể sẽ được ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

Do đó, trong trường hợp này, cần phân biệt, đối với trường hợp ký thay mặt tập thể thì quyết định đó được đưa ra theo biểu quyết đa số của tập thể, còn đối với trường hợp ký thẩm quyền riêng khi quyết định được đưa ra theo đúng thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã theo quy định tại Điều 36 Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 như sau:

‘Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người đứng đầu Ủy ban nhân dân xã và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân xã;

2. Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật;

3. Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;

4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật;

5. Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân;

6. Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật;

7. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.’