Quy định Về điều Chỉnh Hợp đồng, Phụ Lục Hợp đồng Trong đấu Thầu

Tóm tắt câu hỏi:

Chị ơi cho em hỏi xíu. Em đang làm hồ sơ đấu thầu. Ví dụ bên em đang cung cấp hàng hóa thép tấm 6 ly, nhưng bên em cứ hay phát sinh thêm số lượng nên hay làm phụ lục hợp đồng. Đôi khi phụ lục hợp đồng này là 1 hàng hóa khác hoàn toàn so với hợp đồng. Vậy bên em làm vậy có đúng không ah. Nhờ bên chị giải đáp giúp em.

Luật sư tư vấn:

Hợp đồng theo khoản 32 Điều 4 Luật đấu thầu 2013 là văn bản thỏa thuận giữa chủ đầu tư với nhà thầu được lựa chọn trong thực hiện gói thầu thuộc dự án; giữa bên mời thầu với nhà thầu được lựa chọn trong mua sắm thường xuyên; giữa đơn vị mua sắm tập trung hoặc giữa đơn vị có nhu cầu mua sắm với nhà thầu được lựa chọn trong mua sắm tập trung; giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với nhà đầu tư được lựa chọn hoặc giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với nhà đầu tư được lựa chọn và doanh nghiệp dự án trong lựa chọn nhà đầu tư.

Điều 67 Luật đấu thầu 2013 quy định nguyên tắc điều chỉnh hợp đồng như sau:

“1. Việc điều chỉnh hợp đồng phải được quy định cụ thể trong văn bản hợp đồng, văn bản thỏa thuận về điều kiện của hợp đồng (nếu có).

2. Việc điều chỉnh hợp đồng chỉ được áp dụng trong thời gian hợp đồng còn hiệu lực.

3. Việc điều chỉnh giá hợp đồng chỉ được áp dụng đối với hợp đồng theo đơn giá cố định, hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh và hợp đồng theo thời gian.

4. Giá hợp đồng sau khi điều chỉnh phải bảo đảm không vượt giá gói thầu hoặc dự toán được phê duyệt. Trường hợp dự án, dự toán mua sắm gồm nhiều gói thầu, tổng giá hợp đồng sau khi điều chỉnh phải bảo đảm không vượt tổng mức đầu tư, dự toán mua sắm được phê duyệt.

5. Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, việc điều chỉnh đơn giá được thực hiện từ thời điểm phát sinh yếu tố làm thay đổi giá và chỉ áp dụng đối với khối lượng được thực hiện theo đúng tiến độ ghi trong hợp đồng hoặc tiến độ được điều chỉnh theo quy định tại khoản 6 và khoản 7 Điều 67 Luật đấu thầu 2013.

6. Tiến độ thực hiện hợp đồng chỉ được điều chỉnh trong trường hợp sau đây:

a) Trường hợp bất khả kháng, không liên quan đến vi phạm hoặc sơ suất của các bên tham gia hợp đồng;

b) Thay đổi phạm vi công việc, thiết kế, biện pháp thi công do yêu cầu khách quan làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng;

c) Việc bàn giao mặt bằng không đúng với các thỏa thuận trong hợp đồng ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng mà không do lỗi của nhà thầu gây ra.

7. Trường hợp điều chỉnh tiến độ thực hiện hợp đồng mà không làm kéo dài tiến độ hoàn thành dự án thì các bên tham gia hợp đồng thỏa thuận, thống nhất việc điều chỉnh. Trường hợp điều chỉnh tiến độ thực hiện hợp đồng làm kéo dài tiến độ hoàn thành dự án thì phải báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định.”

Luật sư tư vấn về hợp đồng và phụ lục hợp đồng trong đấu thầu: 1900.6568

Như vậy, việc ký kết phụ lục hợp đồng dựa trên nhu cầu thực tế và những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Sử dụng phụ lục hợp đồng khi không làm thay đổi giá tri tổng mức đầu tư, tiến độ thực hiện dự án.

Trong trường hợp bên mời thầu và nhà thầu sử dụng phụ lục hợp đồng để thay đổi toàn bộ hàng hóa, thiết bị ban đầu là không đúng quy định bởi hai bên chỉ có thể sử dụng để mở rộng hoặc chi tiết thêm phạm vi gói thầu, không thể thay đổi hàng hóa trong gói thầu.

Đối với việc điều chỉnh đơn giá thì chỉ có thể điều chỉnh giá hợp đồng (chỉ áp dụng cho hợp đồng theo đơn giá cố định, hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh và hợp đồng theo thời gian) nằm trong giới hạn giá gói thầu, dự án đã được phê duyệt.

1. Điều chỉnh về tiến độ thực hiện hợp đồng đấu thầu

Tóm tắt câu hỏi:

Khi tham gia đấu thầu, tôi muốn thương thảo với bên mời thầu về hợp đồng theo đơn giá cố định. Luật sư cho tôi xin tư vấn về điều kiện cũng như giấy tờ hồ sơ cần thiết để tiến hành làm hợp đồng này? Xin cám ơn luật sư!

Luật sư tư vấn:

Hợp đồng theo đơn giá cố định là hợp đồng có đơn giá không thay đổi trong suốt thời gian thực hiện đối với toàn bộ nội dung công việc trong hợp đồng. Nhà thầu được thanh toán theo số lượng, khối lượng công việc thực tế được nghiệm thu theo quy định trên cơ sở đơn giá cố định trong hợp đồng.

Điều 63 Luật đấu thầu 2013 quy định về hồ sơ hợp đồng như sau:

“1. Hồ sơ hợp đồng bao gồm các tài liệu sau đây:

a) Văn bản hợp đồng;

b) Phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có);

c) Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

2. Ngoài các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này, tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm một hoặc một số tài liệu sau đây:

a) Biên bản hoàn thiện hợp đồng;

b) Văn bản thỏa thuận của các bên về điều kiện của hợp đồng, bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể;

c) Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn;

d) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu;

đ) Các tài liệu có liên quan.”

Do đó, khi giao kết hợp đồng với bên mời thầu, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ hồ sơ nêu trên. Khi có sự thay đổi các nội dung thuộc phạm vi của hợp đồng, các bên phải ký kết phụ lục bổ sung hợp đồng.

Về điều kiện ký kết hợp đồng, bạn có thể tham khảo cụ thể tại Điều 64 Luật đấu thầu 2013:

“1. Tại thời điểm ký kết, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn còn hiệu lực.

2. Tại thời điểm ký kết, nhà thầu được lựa chọn phải bảo đảm đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính để thực hiện gói thầu. Trường hợp cần thiết, chủ đầu tư đối với dự án, bên mời thầu đối với mua sắm thường xuyên, đơn vị mua sắm tập trung hoặc đơn vị có nhu cầu mua sắm đối với mua sắm tập trung tiến hành xác minh thông tin về năng lực của nhà thầu, nếu vẫn đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu thì mới tiến hành ký kết hợp đồng.

3. Chủ đầu tư đối với dự án, bên mời thầu đối với mua sắm thường xuyên, đơn vị mua sắm tập trung hoặc đơn vị có nhu cầu mua sắm đối với mua sắm tập trung phải bảo đảm các điều kiện về vốn tạm ứng, vốn thanh toán, mặt bằng thực hiện và các điều kiện cần thiết khác để triển khai thực hiện gói thầu theo đúng tiến độ.”

2. Thẩm định biên bản thương thảo hợp đồng trong đấu thầu

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi đang phụ trách việc thẩm định hợp đồng trong đấu thầu (sau khi thực hiện qua các bước xếp hạng nhà thầu; thương thảo hợp đồng, kết quả lựa chọn nhà thầu). Nay Lãnh đạo Công ty tôi yêu cầu phải thẩm định biên bản thương thảo hợp đồng? Điều nầy thì không có trong quy định của Luật đấu thầu và Nghị định 63. Xin hỏi tôi phải thực hiện thẩm định biên bản thương thảo như thế nào? Xin cám ơn!

Luật sư tư vấn:

Căn cứ theo Điều 54, Luật đấu thầu 2013 quy trình lựa chọn nhà thầu cung cấp sản phẩm, dịch vụ công được thực hiện như sau:

“a) Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu;

b) Tổ chức lựa chọn nhà thầu;

c) Đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và thương thảo hợp đồng;

d) Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu;

đ) Hoàn thiện, ký kết hợp đồng”.

Sau khi thực hiện qua các bước xếp hạng nhà thầu; thương thảo hợp đồng, kết quả lựa chọn nhà thầu, tổ thẩm định sẽ tiến hành thẩm định lại toàn bộ quá trình đánh giá hồ sơ kèm theo quá trình thương thảo hợp đồng. Thương thảo hợp đồng sẽ được xác nhận dựa trên biên bản thương thảo hợp đồng.

Việc thẩm định biên bản thương thảo hợp đồng là thẩm định các nội dung trong quá trình thương thảo so với hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời thầu của bên mời thầu, Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu. Không tiến hành thương thảo đối với các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Việc thương thảo hợp đồng không được làm thay đổi đơn giá dự thầu của nhà thầu sau khi sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá trị giảm giá (nếu có).

Nội dung biên bản thương thảo hợp đồng:

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 63/2014/NĐ-CP:

– Những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;

– Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế;

– Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;

– Thương thảo về nhân sự đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp.

– Các bên tham gia thương thảo tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện.

3. Thời gian thực hiện hợp đồng trong đấu thầu

Tóm tắt câu hỏi:

Chào Luật sư! Đơn vị thực hiện đấu thầu qua mạng: Khi đơn vị mở thầu chọn đánh giá theo quy trình 2, giá thấp nhất xếp hạng thứ nhất, sau đó tiến hành đánh giá kỹ thuật (đồng thời mời tiến hành thử nghiệm thực tế) -> đánh giá, kiểm tra tính hợp lệ -> đánh giá năng lực kinh nghiệm. Tuy nhiên theo biên bản mở thầu qua mạng, ở phần thời gian thực hiện hợp đồng nhà thầu cam kết thì không đáp ứng với HSMT. Vậy mình có tiến hành đánh giá nhà thầu này không? Nếu đánh giá nhà thầu sẽ mất thời gian và kinh phí thực hiện cho việc đánh giá chất lượng thực tế của hàng hóa. Việc đấu thầu qua mạng còn quá mới mẻ, tình huống gặp phải rất mong được Luật Dương GIa hướng dẫn cho đơn vị. Trân Trọng!

Luật sư tư vấn:

Căn cứ Khoản 8 Điều 5 Thông tư 10/2015/TT-BKHĐT có quy định như sau:

“Điều 5. Phần công việc thuộc kế hoạch lựa chọn nhà thầu

…

8. Thời gian thực hiện hợp đồng:

Thời gian thực hiện hợp đồng được tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực đến ngày các bên hoàn thành nghĩa vụ theo quy định trong hợp đồng, trừ thời gian thực hiện nghĩa vụ bảo hành (nếu có). Thời gian thực hiện hợp đồng cần phù hợp với tiến độ thực hiện dự án. Trường hợp gói thầu gồm nhiều phần riêng biệt thì quy định cụ thể thời gian thực hiện hợp đồng cho từng phần.”

Căn cứ điểm b khoản 2, Điều 18, Nghị định 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định một trong các điều kiện đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu là thời gian thực hiện gói thầu nêu trong đơn dự thầu phải phù hợp với đề xuất về kỹ thuật. 

Theo đó, trường hợp trong đơn dự thầu, nhà thầu không đề xuất thời gian thực hiện hợp đồng hoặc có đề xuất nhưng không phù hợp với đề xuất về kỹ thuật thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu không được tiếp tục xem xét, đánh giá.

Đối chiếu theo quy định trên vào trường hợp của đơn vị bạn thực hiện đấu thầu qua mạng: Khi đơn vị mở thầu chọn đánh giá theo quy trình 2, giá thấp nhất xếp hạng thứ nhất, sau đó tiến hành đánh giá kỹ thuật (đồng thời mời tiến hành thử nghiệm thực tế) => đánh giá, kiểm tra tính hợp lệ => đánh giá năng lực kinh nghiệm. Tuy nhiên theo biên bản mở thầu qua mạng, ở phần thời gian thực hiện hợp đồng nhà thầu cam kết thì không đáp ứng với hồ sơ mời thầu thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu này không được tiếp tục xem xét, đánh giá.

4. Có được ký kết thêm phụ lục hợp đồng trong đấu thầu?

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào Quý vị Luật gia. cho phép mình xin được hỏi vài vấn đề như sau. Công ty mình là bên mời thầu và bên đối tác đã trúng thầu thỏa thuận các điều khoản và có hiệu lực cung cấp 1000 tấn than có thời hạn là 6 tháng. Sau 6 tháng bên mình và bên đối tác ký hợp đồng phụ lục mở rộng thêm 1000 tấn than nữa được không? Việc mở rộng phụ lục hợp đồng trong trường họp nào và mở rộng được bao nhiêu phần trăm so với hợp đồng ban đầu. Xin chân thành cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Phụ lục hợp đồng là văn bản kèm theo hợp đồng quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng hoặc để điều chỉnh một số nội dung của hợp đồng chính. Phụ lục hợp đồng là một phần của hợp đồng và có giá trị như hợp đồng.

Căn cứ theo Điều 403 Bộ luật dân sự 2015, phụ lục hợp đồng được quy định như sau:

“Điều 403. Phụ lục hợp đồng

1. Hợp đồng có thể có phụ lục kèm theo để quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng. Nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng…”

Phụ lục hợp đồng trong hợp đồng thầu được ký kết trong trường hợp có tình huống bất khả kháng xảy ra hoặc phát sinh thêm khối lượng công việc ngoài hợp đồng mà không thể tính toán được tại thời điểm lập dự toán gói thầu. Cần phải xác định yếu tố bất khả kháng hoặc khối lượng phát sinh do không tính toán hoặc lường trước được. Giá trị sau khi ký kết phụ lục hợp đồng không được vượt tổng mức đầu tư. Việc bên bạn muốn ký kết thêm phụ lục hợp đồng mở rộng thêm 1000 tấn than với nhà thầu trước đó là không hợp lý. 

 Luật sư tư vấn pháp luật phụ lục hợp đồng trong đấu thầu: 1900.6568

Đối với trường hợp bên bạn vẫn muốn nhà thầu trước đó cung cấp thêm một khối lượng than cho mình thì có thể áp dụng theo hình thức mua sắm trực tiếp nếu đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 24 Luật đấu thầu 2013. Cụ thể như sau:

– Nhà thầu đã trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng thực hiện gói thầu trước đó;

– Gói thầu có nội dung, tính chất tương tự và quy mô nhỏ hơn 130% so với gói thầu đã ký hợp đồng trước đó;

– Đơn giá của các phần việc thuộc gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp không được vượt đơn giá của các phần việc tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký hợp đồng trước đó;

– Thời hạn từ khi ký hợp đồng của gói thầu trước đó đến ngày phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp không quá 12 tháng.

– Trường hợp nhà thầu thực hiện hợp đồng trước đó không có khả năng tiếp tục thực hiện gói thầu mua sắm trực tiếp thì được áp dụng mua sắm trực tiếp đối với nhà thầu khác nếu đáp ứng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và giá theo hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu trước đó.