Quy Trình Kinh Doanh Là Gì? Cách Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh

Quản lý quy trình kinh doanh (gọi tắt là BPM) là điều vô cùng quý giá với doanh nghiệp. Tại sao? Nó cho phép các công ty tối đa hóa lợi nhuận và có được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ của họ. Sử dụng BPM giúp phát triển và triển khai các ứng dụng tùy chỉnh nhanh hơn và dễ dàng hơn, đồng thời cho phép phản ứng nhanh với mọi thay đổi về nhu cầu pháp lý, khách hàng và thị trường.

Chính xác thì quản lý quy trình kinh doanh nghĩa là gì? Theo Liên Hợp Quốc, BPM là một hệ thống hỗ trợ các quy trình công việc cần thiết để điều hành một công ty thành công. Bạn có thể đầu tư vào phần mềm BPM cho tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp của bạn, từ thiết kế, kiểm soát, ban hành và thậm chí phân tích hiệu suất và dữ liệu.

Các công ty sử dụng công nghệ BPM có thể giải quyết các thách thức và nhận ra các cơ hội trong tương lai trước khi các đối thủ của họ làm. Không có nó, các doanh nghiệp không thể cạnh tranh trong thị trường hiện tại. Đây là lý do tại sao BPM là từ thông dụng mới nhất: Các doanh nghiệp đang tranh giành để đưa phần mềm BPM vào thực tiễn kinh doanh hàng ngày của họ.

Ví dụ về BPM

Quản lý quy trình kinh doanh chỉ đơn giản là một hướng dẫn nhanh về quy tắc để hoàn thành công việc. Càng nhiều nhiệm vụ tuân thủ, BPM càng thân thiện với doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng các quy trình BPM cho bất kỳ dự án kinh doanh nào, trong bất kỳ bộ phận nào:

· Mua sắm và tài chính

Để tối đa hóa thu nhập, điều cần thiết là phải quản lý tài sản tài chính đúng cách. Phần mềm BPM có thể quản lý và theo dõi chi phí, cũng như giám sát các nhà cung cấp và nhà thầu phụ. Công nghệ BPM cho phép bạn giám sát và điều phối các hoạt động quan trọng, chẳng hạn như lập hóa đơn và thanh toán, yêu cầu mua hàng, bồi hoàn, thu thanh toán, phê duyệt ngân sách và thậm chí yêu cầu du lịch.

· Nguồn nhân lực

BPM giúp các bộ phận nhân sự giám sát dữ liệu quan trọng của nhân viên dễ dàng hơn nhiều, chẳng hạn như đào tạo, nghỉ phép, tuyển dụng, sa thải, đánh giá hiệu suất và quản lý các chứng chỉ. Các quy trình này trở nên nhanh hơn, phù hợp hơn và hiệu quả hơn với công nghệ BPM. Sẵn sàng truy cập vào thông tin cung cấp cho bộ phận nhân sự dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định tốt cho nhân viên.

· Tiếp thị và bán hàng

Các ứng dụng dựa trên quy trình sẽ hỗ trợ một nhóm bán hàng và tiếp thị kinh doanh bằng cách tiết kiệm thời gian và tài nguyên quý giá. Trong các bộ phận này, phần mềm BPM hợp lý hóa các quy trình trước khi bán hàng, đồng thời cho phép nhân viên đáp ứng nhanh chóng với các khách hàng tiềm năng và thích ứng phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Quy trình làm việc của BPM cho bộ phận bán hàng và tiếp thị có thể bao gồm các chiến dịch quảng cáo, yêu cầu của khách hàng, xử lý giá thầu và đề xuất, tung ra sản phẩm mới và quản lý quy trình bán hàng.

· Quan hệ khách hàng

Nhân viên xử lý các mối quan hệ khách hàng sẽ có thể sử dụng quy trình công việc BPM để giải quyết vấn đề hiệu quả và cung cấp cho khách hàng thông tin cập nhật, chính xác. Phần mềm BPM bắt buộc phải tích hợp trơn tru với các hệ thống bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ của công ty. Khi được thực hiện đúng, BPM có thể tự động hóa và tổ chức các hoạt động quan trọng, như giao dịch khách hàng mới, quản lý các cuộc gọi dịch vụ, giải quyết khiếu nại của khách hàng, phê duyệt tín dụng, quản lý các nhiệm vụ và thực hiện đánh giá gian lận.

Các tính năng của BPM

Vậy, làm thế nào để các tổ chức sử dụng công nghệ BPM? Các công ty đầu tư vào phần mềm BPM để hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của họ - bằng cách thực hiện, giám sát và tự động hóa các quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối. Họ làm điều này bằng cách kết hợp các tính năng này vào thực tiễn BPM của họ:

· Phân tích dữ liệu

Đưa ra quyết định kinh doanh tốt phụ thuộc rất nhiều vào việc có thông tin chính xác và đầy đủ nhất theo ý của bạn. Sử dụng dữ liệu hiện tại ổ đĩa cho kết quả tốt nhất. Nếu dữ liệu lỗi thời, không chính xác hoặc không đầy đủ, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định tồi. Phần mềm BPM lưu trữ dữ liệu ở một nơi, để những người ra quyết định có thể thực hiện hành động tốt nhất cần thiết trong mọi trường hợp có thể.

· Tự động hóa

Mọi công ty đều sử dụng các quy trình kinh doanh để thực hiện mục tiêu của mình, cho dù họ đang thực hiện các đơn đặt hàng hoặc tìm nguồn cung ứng chiến lược giữa các doanh nghiệp hoặc chuỗi cung ứng. Các thủ tục lỗi thời và các tác vụ thủ công có thể tiêu tốn thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp. BPM tự động hóa các nhiệm vụ để cải thiện hiệu quả của hoạt động, thúc đẩy sự giám sát, tăng trưởng, tuân thủ và rủi ro nhiều hơn, đồng thời thúc đẩy sự tham gia giữa nhân viên và khách hàng.

· Hệ thống nội quy

Để đạt được tự động hóa nhất quán, một nền tảng BPM phải có các quy tắc như một thành phần cốt lõi. Nó cần một hệ thống quy tắc động không chỉ để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, mà cả các quy trình phức tạp có nhiều biến. Các quy tắc kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình tối ưu hóa và nhất quán xung quanh hầu hết mọi tình huống.

· Thiết bị di động

Công nghệ BPM phải có thể truy cập được trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn. Ngày nay, nhiều người sử dụng máy tính bảng và điện thoại thông minh của họ để truy cập thông tin hơn so với máy tính để bàn của họ, cả cá nhân và chuyên nghiệp. Để đạt được năng suất tối đa, các công ty phải mở rộng bộ công cụ mà nhân viên phải có cho bất kỳ thiết bị nào, mà không làm giảm tác động, khả năng sử dụng hoặc chức năng.

· Khả năng truy cập dữ liệu

Khả năng lưu trữ và sử dụng phần mềm BPM của bạn cả trên Cloud và tại Server của bạn cung cấp sự linh hoạt tối đa cho các công ty cần lưu trữ dữ liệu và quy trình đằng sau tường lửa của họ. Làm cho công nghệ BPM của bạn có thể truy cập được trong mọi môi trường sẽ giúp bạn đáp ứng nhu cầu dữ liệu và quy trình duy nhất của bạn. Điều này đặc biệt đúng khi quản lý dữ liệu nhạy cảm.

· Bảo mật

Bảo mật là vô cùng quan trọng khi phần mềm BPM điều khiển các quy trình cốt lõi của doanh nghiệp của bạn. Nó phải cung cấp bảo mật đầy đủ để bảo vệ hoạt động và dữ liệu của bạn khỏi tin tặc hoặc bất kỳ thảm họa nào có thể xảy ra. Bạn không thể cảm thấy quá an toàn trong thế giới ngày nay. Hầu như mỗi ngày, các vụ hack lớn đều trở thành tiêu đề. Giám sát và kiểm tra bảo mật liên tục các hệ thống BPM của bạn.

· Hợp tác toàn diện

Một trong những lợi ích lớn nhất của BPM là khả năng tối đa hóa sự tương tác và chia sẻ thông tin giữa tất cả nhân viên. Hợp tác xã hội bao gồm mọi người trong một tổ chức hoặc nhóm, cho phép họ đạt được các mục tiêu chung cùng nhau. Với phần mềm BPM phù hợp, họ có thể truy cập quy trình công việc ở một nơi, giống như một mạng xã hội.

Lợi ích của BPM

Tại sao các công ty trải qua tất cả những điều này? Theo Forbes, lợi ích của BPM là hữu hình và vô cùng quý giá. Doanh thu tăng và chi phí giảm rõ ràng là lợi thế, nhưng tính kết nối của các mục tiêu kinh doanh và công nghệ vẫn không thể so sánh với bất kỳ nền tảng quản lý quy trình nào khác hiện nay.

Phần mềm BPM cho phép các công ty thích ứng với việc thay đổi môi trường kinh doanh một cách nhanh chóng và thành công, đơn giản hóa khả năng xử lý các thay đổi, quản lý các quy trình và thúc đẩy các dự án hoàn thành. Các công ty thuộc mọi quy mô có thể tận dụng năm lợi ích BPM này:

· Hiệu quả chi phí

Trong những năm gần đây, chỉ cắt giảm ngân sách là không khả thi đối với các doanh nghiệp thích ứng với điều kiện kinh tế toàn cầu. Tuy nhiên, để phát triển mạnh, các công ty vẫn phải tối đa hóa hiệu quả chi phí và lợi nhuận. BPM cho phép họ làm điều này, vì nó hợp lý hóa hoạt động hợp tác và kinh doanh, tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giảm rủi ro doanh nghiệp và cải thiện chất lượng sản phẩm.

· Khách hàng hài lòng

Các khách hàng hiện đại thường có nhu cầu lớn hơn. Họ cần các quy trình có khái niệm bằng chứng rộng rãi. Điều này có nghĩa là các công ty phải cung cấp các khả năng Web 2.0 tự phục vụ, ghi lại chính xác cách thức doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của họ.

Quản lý quy trình kinh doanh cho phép các công ty kết hợp công nghệ và con người để có được khách hàng mới, đồng thời đáp ứng và giữ chân họ. Nó cung cấp cho mỗi khách hàng một vai trò bảo mật trong tài khoản của chính họ, mở đường cho sự hợp tác liên tục, thời gian thực với công ty cung cấp tùy chỉnh, truy cập thông tin, cá nhân hóa và phản hồi.

· Linh hoạt và nhanh nhẹn

Các doanh nghiệp đang dựa vào các quy trình nhanh hơn của công nghệ BPM để đáp ứng các xu hướng mới trên thị trường. Hiện nay có nhu cầu rất lớn về các công cụ cực kỳ linh hoạt có thể thay đổi, triển khai và thiết kế nhanh chóng và dễ dàng. Sự nhanh nhẹn trong kinh doanh thường kết hợp ba yếu tố: tự động hóa và tích hợp, quản lý quy tắc và quản lý quy trình.

Tự động hóa và tích hợp

Phần mềm BPM cung cấp các giải pháp để hỗ trợ quản lý trường hợp và quy trình kinh doanh tích hợp hoàn toàn với Quản lý dự án. Một cơ sở dữ liệu toàn công ty cung cấp khả năng hiển thị, kiểm soát và phân tích, báo cáo theo thời gian thực.

Quản lý quy tắc

Quản lý công việc hợp tác và không theo kết cấu nhất định hơn bao giờ hết. Để tuân thủ đầy đủ, có thể nhìn thấy và chi phối, các quy tắc là bắt buộc và quản lý chúng thậm chí còn hơn thế. BPM cho phép các công ty cấu hình các quy tắc khi cần thiết cho từng dự án, chức năng hoặc bộ phận.

Quản lý quy trình

Một trong những lợi ích BPM hữu ích nhất là khả năng tùy chỉnh và sử dụng lại quy trình công việc - khi bạn cần chúng và ở bất cứ nơi nào bạn cần chúng. Loại quản lý quy trình này là vô giá cho sản xuất và hợp tác.

· Nhân viên vui vẻ

Một môi trường làm việc bổ ích, thỏa mãn có thể tăng hiệu suất và năng suất của nhân viên đáng kể. Các công ty luôn tìm cách để thúc đẩy và khen thưởng nhân viên của họ. BPM cung cấp các quy trình được phát triển theo tài liệu để giúp thúc đẩy các chuyên gia, dẫn đến tăng cường hợp tác và tăng cường tập trung vào nhiệm vụ. Nhân viên có thể truy cập thông tin ở một nơi và người quản lý có thể giám sát mọi người một cách dễ dàng.

· Tuân thủ cải thiện

Những thay đổi về luật pháp và các yếu tố khác đã khiến các doanh nghiệp bắt buộc phải có một hệ thống linh hoạt để xử lý và thể hiện sự tuân thủ. Nếu họ không làm như vậy, báo cáo và chi phí phạt có thể cao cắt cổ và không lường trước được. Các doanh nghiệp có thể tích hợp tuân thủ vào các hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ nếu họ đưa nó vào hệ thống BPM của họ.

Quản lý quy trình kinh doanh là một hoạt động liên tục để cải thiện hoạt động của công ty, không phải là một sản phẩm thực tế. Phải mất thời gian, công sức và đầu tư. Phần mềm BPM sẽ giúp các doanh nghiệp với bất kỳ, tất cả các nỗ lực quy trình kinh doanh của họ, sử dụng một số công cụ và ứng dụng để tạo ra một giải pháp tùy chỉnh cho công ty sử dụng nó. Các tổ chức có thể chọn phần mềm từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để tích hợp và hợp lý hóa các mục tiêu BPM của họ vào thực tiễn hàng ngày.

Nguồn: Vitranet24 sưu tầm