Quy Trình Kinh Doanh Và Top 4 Lợi ích Của Nó | Theadvancedmanager

Quy trình kinh doanh là một trong những tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp trong việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Vậy quy trình kinh doanh là gì? Tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Bài viết dưới đây sẽ cùng bạn làm rõ điều đó.

>> Đừng bỏ lỡ: OKRs là gì? Sự khác nhau cơ bản giữa OKRs và KPIs

Quy trình kinh doanh là gì?

Trước tiên chúng ta sẽ cùng nhau làm rõ khái niệm của quy trình kinh doanh là gì? Quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước được liên kết với nhau, được giao cho các bộ phân có liên quan với nhau để thực hiện một công việc cụ thể. Theo đó mỗi bộ phận sẽ thực hiện chuyên môn hóa nhiệm vụ để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất.

Một công nghệ mà các công ty lớn trên thế giới hay sử dụng trong quản lý quy trình kinh doanh đó là công nghệ BPM (Business process Management). Công nghệ BPM giúp các công ty có thể giải quyết các thách thức và nhận ra các cơ hội trong thị trường trước các đối thủ không sử dụng công nghệ này. Đây là một trong những điểm nhấn để giúp cho các doanh nghiệp có thể chiếm được lợi thế cạnh tranh về doanh nghiệp của mình cũng như tối ưu hóa lợi nhuận. Đây chính là lý do để các doanh nghiệp tranh giành phần mềm BPM vào thực tiễn kinh doanh hàng này của họ.

Ví dụ về quy trình kinh doanh

Xem thêm: Quy trình quản lý kinh doanh tại nhà trọ có nên bắt đầu bằng file excel?

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về quy trình hoạt động kinh doanh của một công ty phần mềm khi xây dựng kế hoạch ra mắt một ứng dụng mới:

1. Nghiên cứu thị trường

2. Dựa theo kết quả nghiên cứu để tìm ra các nguồn lực hiệu quả tốt nhất để phát triển ứng dụng theo đúng nhu cầu của thị trường

3. Thực hiện các nghiên cứu thị trường khác nhau để đưa ra nhận định về giả thuyết phù hợp với sản phẩm của công ty

4. Thực hiện bài test cho sản phẩm bằng cách cho các chuyên gia đổi mới và những khách hàng đầu tiên sử dụng sản phẩm và đánh giá. Từ đó, tiến hành chỉnh sửa để ứng dụng phù hợp hơn với thị trường khách hàng chung.

5. Sau khi đã hoàn thành sửa đổi sản phẩm, công ty sẽ tiến hành Marketing rộng rãi để quảng bá sản phẩm đến người tiêu dùng.

6. Phiên bản beta của ứng dụng sẽ được đưa ra để xác thực mô hình doanh thu và các tính năng khác

7. Ứng dụng được phát hành trong App Store hoặc Google play.

>> Xem thêm: Chuỗi cung ứng và những vấn đề chính trong quản lý chuỗi cung ứng

Lợi ích của quy trình kinh doanh

1. Lợi thế cạnh tranh

Một trong những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải khi cung cấp giá trị cho khách hàng đó là do sự sai lệch giữa các quy trình và chiến lược. Quản lý quy trình kinh doanh sẽ giúp bạn có cơ hội thiết kế các quy trình để hỗ trợ chiến lược cho công ty và phát triển được lợi thế cạnh tranh của mình. Các bản thiết kế kinh doanh sẽ tập hợp các bên liên quan từ khắp tổ chức để thúc đẩy liên kết chiến lược và tìm ra các cơ hội để cải thiện lợi thế cạnh tranh của mình.

2. Đạt được sự đồng thuận của công ty

Có được một quy trình kinh doanh chi tiết sẽ giúp bạn xác định được các thay đổi trong tổ chức của mình và có thể truyền đạt chúng cho nhân viên của bạn. Hãy tưởng tượng xem, nếu bạn phát một thông điệp xuống cho nhân viên của mình là “Sẽ có sự thay đổi” tuy nhiên các quy định thay đổi lại không được phác thảo một cách cụ thể. Như vậy sẽ rất khó để tìm được sự đồng thuận cho nhân viên.

3.Giúp nhân viên xác định rõ được các công việc cần làm và thứ tự thực hiện

Kiến thức và kỹ năng của mỗi nhân viên trong công ty là khác nhau. Với những nhân viên xuất sắc thì có thể họ sẽ thích nghi tốt với công việc của mình, tuy nhiên với những nhân viên mới hoặc nhân viên chưa có kinh nghiệm làm việc nhiều, họ có thể sẽ có các cách làm việc riêng của mình. Điều này sẽ là nguyên nhân dẫn đến sự gián đoạn hoặc giảm năng suất làm việc chung trong công ty. Do đó việc có cho mình một quy trình kinh doanh chuẩn sẽ giúp mọi hoạt động của công ty được trôi chảy hơn, và trở nên minh bạch. Một quy trình kinh doanh chặc chẽ sẽ giúp các bộ phận trong công ty, các nhân viên trong từng bộ phận hiểu rõ được những công việc họ cần làm là gì, thứ tự ưu tiên ra sao và kết quả mà họ phải đạt được cho từng công việc là như thế nào.

>>Xem thêm: Tìm hiểu về ngành quản trị văn phòng

4. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Quy trình kinh doanh có vẻ như là một vấn đề của nội bộ và không liên quan đến những bộ phận bên ngoài. Tuy nhiên, trên thực tế nó lại ảnh hưởng rất nhiều đến sự hài lòng của khách hàng. Chúng ta có thể lấy một ví dụ cho điều này đó là quy trình chăm sóc khách hàng chẳng hạn.

Một quy trình kinh chăm sóc khách hàng chuẩn chỉnh sẽ giúp cho nhân viên chăm sóc khách hàng có thể làm việc trôi chảy hơn từ giai đoạn tiếp cận khách hàng đến giai đoạn chăm sóc khách hàng sau mua để gia tăng thêm lượng khách hàng trung thành cho doanh nghiệp. Một quy trình chuẩn còn có thể giúp cho hình ảnh của công ty bạn trong mắt khách hàng trở nên chuyên nghiệp hơn và có thể họ sẽ giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của bạn cho nhiều người khác.

Các bước cải thiện quy trình kinh doanh của công ty

Phần cuối cùng trong bài viết này chúng ta sẽ đề cập đến một vấn đề làm sao để cải thiện quy trình kinh doanh của công ty bạn một các hiệu quả hơn. Và dưới đây là 2 bước mà bạn có thể tham khảo.

1. Phân tích hoạt động

Việc xác định được các hoạt động cần thực hiện trong thời gian tiếp theo là một trong những cách để tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ. Các hoạt động này bao gồm: Marketing, đặt hàng, bán hàng, vận hành, vận chuyển, chăm sóc khách hàng… Dưới đây là một số cách mà bạn có thể áp dụng:

+ Bạn sẽ có một câu trả lời đầy đủ và phong phú hơn cho quá trình phân tích này. Giúp cho các thành viên tin tưởng hơn vào kết quả cuối cùng của bạn.

+ Liệt kê các hoạt động làm tăng giá trị cho công ty. và sắp xếp tất cả lại dưới dạng một quy trình. Điều này sẽ giúp bạn nhìn rõ hơn về chuối giá trị của công ty.

2. Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng

Hãy liệt kê các yếu tố tạo giá trị cho khách hàng rồi sau đó ghi các yếu tố này bên cạnh các hoạt động mà bạn đã xác định. Sau đó hãy ghi lại những điều cần làm hoặc những thay đổi cần có cho những yếu tố này để mang lại giá trị lớn hơn cho nó.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ về quy trình kinh doanh, các lợi ích của nó cũng như là một số cách để bạn có thể cải thiện quy trình kinh doanh của mình. Hi vọng bạn có thể tận dụng được những kiến thức có trong bài viết để bắt tay vào việc xây dựng cho mình một quy trình tối ưu ngay bây giờ!

>> Đọc thêm: Bỏ túi 6 quy trình không thể thiếu trong quản lý vận hành tòa nhà

Bài viết này có hữu ích cho bạn không?