Quy Trình Quản Lý Văn Bản "đến" - TT Y TẾ QUẬN 6

Quy trình quản lý văn bản "đến"

1. Sơ đồ

Trách nhiệm	Trình tự công việc	Tài liệu, biểu mẫu liên quan	Thời gian
Bộ phận Văn thư	Tiếp nhận văn bản “đến”	Sổ đăng ký văn bản đến: Giấy, mail	Ngay sau khi tiếp nhận văn bản
Giám đốc	Xem xét, cho ý kiến giải quyết	1-2 ngày
Bộ phận Văn thư	Vào sổ; chuyển cho đơn vị thực hiện	Trong ngày
- Các Phó Giám đốc - Đơn vị, cá nhân có liên quan	Giải quyết văn bản
- Bộ phận Văn thư - Đơn vị, cá nhân có liên quan	Lưu hồ sơ	Theo quy định mục (*) của quy trình này

( Tổng thời gian thực hiện qui trình là 1-3 ngày)

2. Mô tả

2.1. Tiếp nhận văn bản "đến":

Bộ phận Văn thưcó trách nhiệm :

- Tiếp nhận, phân loại văn bản đến(gồm công văn, tài liệu, bản Fax, mail, v.v... đến từ bất kỳ nguồn nào) Các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư.

- Đối với văn bản có dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, Văn thư không bóc bì mà chỉ ghi lại tên cơ quan gửi văn bản;

- Bóc bì, vào sổ văn bản đến, đóng dấu văn bản đến (ghi rõ ngày nhận văn bản)

- Tất cả văn bản đến được chuyển cho Giám đốc Trung tâm

­- Trường hợp thư riêng của cá nhân: Văn thư không bóc bì, chuyển trực tiếp cho cá nhân. Cá nhân xem xong nếu thấy đó là việc công phải chuyển lại cho Văn thư để thực hiện đúng theo quy trình quản lý văn bản đến..

- Đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo phải giữ lại phong bì, đính kèm vào văn bản để làm bằng chứng khi xử lý theo quy trình giải quyết khiếu nại, tố cáo.

2.2. Xem xét, cho ý kiến giải quyết:

Căn cứ nội dung văn bản đến, Giám đốc (hay Phó Giám đốc được ủy quyền khi Giám đốc đi vắng) xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công đơn vị, cá nhân thực hiện vào văn bản đến. Văn thư ghi nơi nhận vào sổ văn bản đến để theo dõi và chuyển văn bản dến cho đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện.

2.3. Giải quyết văn bản đến:

- Đơn vị/cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu nội dung văn bản, giải quyết theo ý kiến chỉ đạo của Giám đốc/ Phó Giám đốc được ủy quyền..

- Trưởng/Phó Phòng Tổ chức - Hành chính (hoặc Nhân viên được phân công) có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.

2.4. Lưu hồ sơ:

Đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản và Văn thư lưu giữ văn bản đã được giải quyết theo quy định ở mục (*) của quy trình này.

*Hồ sơ do cán bộ, công chức, viên chức được phân công giải quyết công việc lưu gồm:

- Văn bản đến

- Bản thảo và các bản sửa (có ý kiến của Giám đốc/ Phó Giám đốc, đơn vị liên quan), Phiếu trình (nếu có);

- Bản chính văn bản đi và các phụ lục kèm theo (nếu có) và những văn bản liên quan trong quá trình xử lý công việc.

Chuyên viên được phân công phải mở Hồ sơ công việc để lưu giữ các hồ sơ trên tại đơn vị trong thời gian một (01) năm, sau thời hạn đó phải nộp vào Lưu trữ của Trung tâm.

*Hồ sơ do Văn thư lưu gồm:

Bản gốc văn bản đi và các phụ lục kèm theo (nếu có).

Trung tâm y tế Quận 6 - TCHC