Quy Trình Quản Lý Văn Bản "đi" - Medinet

1. Lưu đồ:

2. Mô tả:

2.1. Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi:

Cán bộ - Công chức - Viên chức được phân công của các phòng, ban chức năng liên quan nghiên cứu, soạn thảo văn bản đi theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định, chuyển phụ trách đơn vị kiểm tra, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản, chuyển cho Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính trình duyệt. Phụ trách đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung và tính pháp lý của văn bản đó.

2.2. Kiểm tra, trình ký:

- Văn thư nhận văn bản trình ký của các đơn vị, chuyển Trưởng/Phó Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính kiểm tra về thể thức và nội dung. Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị hoặc người sọan thảo văn bản chỉnh sửa. Nếu đạt yêu cầu, Trưởng/Phó Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính ký nháy vào nơi nhận (lưu văn thư)

- Văn thư trình Giám đốc Trung tâm những văn bản đi đã có đủ chữ ký xác nhận về nội dung và thể thức văn bản..

2.3. Duyệt, ký:

- Giám đốc/Phó Giám đốc, Trưởng Phòng Tổ chức-Hành chính (ký thừa lệnh) xem xét nội dung, hình thức văn bản và ký chính thức. Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa (qua Văn thư).

- Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.

2.4. Làm thủ tục ban hành văn bản

- Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền phải chuyển ngay Văn thư để vào sổ văn bản đi và làm các thủ tục ban hành

- Trước khi vào sổ, ngày, tháng, năm và đóng dấu văn bản, Văn thư phải kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày có hợp lệ không. Nếu sai, yêu cầu đơn vị sọan thảo chỉnh sửa lại cho đúng qui định.

- Văn thư hoặc người được phân công sọan thảo văn bản gửi văn bản theo nơi nhận; ngoài bì văn bản phải ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân nhận, địa chỉ nơi nhận. Văn bản có mức độ khẩn, mật thì phải đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản và bì thư.

- Những văn bản trao cho người nhận trực tiếp thì người nhận đó phải ký vào sổ giao nhận văn bản

-Văn bản có mức độ “khẩn” phải gửi ngay trong ngày làm việc. Các văn bản khác gửi chậm nhất là sau 02-03 ngày làm việc kể từ ngày ký.

2.5. Lưu hồ sơ:

Đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản và Văn thư lưu giữ văn bản đã được giải quyết theo quy định ở mục (*) của quy trình này.

*Hồ sơ do cán bộ, công chức, viên chức được phân công giải quyết công việc lưu gồm:

- Bản thảo và các bản sửa (có ý kiến của Giám đốc/ Phó Giám đốc, đơn vị liên quan), Phiếu trình (nếu có);

- Bản chính văn bản đi và các phụ lục kèm theo (nếu có) và những văn bản liên quan trong quá trình xử lý công việc.

Chuyên viên được phân công phải mở Hồ sơ công việc để lưu giữ các hồ sơ trên tại đơn vị trong thời gian một (01) năm, sau thời hạn đó phải nộp vào Lưu trữ của Trung tâm.

*Hồ sơ do Văn thư lưu gồm:

Bản gốc văn bản đi và các phụ lục kèm theo (nếu có).

Trung tâm y tế Quận 6 - TCHC