Quy Trình Sa Thải Nhân Viên đúng Luật – 10 điều Cần Lưu ý

Quy trình sa thải nhân viên chưa bao giờ là trải nghiệm tốt với cả nhà quản lý và nhân sự. Không nhân viên nào có thể cảm thấy vui vẻ sau khi nhận quyết định sa thải. Vì thế nhà quản lý phải thận cẩn trọng khi áp dụng hình thức này. Dưới đây là những lưu ý cho các nhà quản lý về quy trình sa thải nhân viên, sa thải nhân viên thế nào mới đúng luật và cách thông báo sa thải nhân viên để 2 bên đều cảm thấy “dễ chịu” nhất!

Những điều cần lưu ý về quy trình sa thải nhân viên

Quyết định sa thải là điều cuối cùng mà nhà quản lý hay doanh nghiệp có thể làm trong trường hợp một nhân viên làm việc kém hiệu quả và không thể cải thiện hay không có khả năng đảm nhận bất kỳ một vị trí công việc nào khác.

Dưới đây là những lưu ý cho các nhà quản lý trong quy trình sa thải nhân viên.

Sa thải nhân viên đúng luật

Theo Bộ luật Lao động, sa thải là hình thức kỷ luật cao nhất đối với người lao động. Trước khi áp dụng hình thức kỷ luật là sa thải đối với nhân viên, nhà quản lý cần nắm rõ các bước trong quy trình sa thải nhân viên đúng luật.

Bước 1: Xác định lỗi của nhân viên

Nhà quản lý chỉ được áp dụng hình thức kỷ luật sa thải nếu nhân viên thuộc trong các trường hợp:

• Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, dùng ma túy ở nơi làm việc; Tiết lộ bí mật kinh doanh, công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp; Gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp.
• Đã bị xử lý kỷ luật bằng hình thức kéo dài thời hạn nâng lương mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật hoặc bị xử lý kỷ luật cách chức mà tái phạm.
• Tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 01 tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong 01 năm mà không có lý do chính đáng như thiên tai, hỏa hoạn, bị ốm…

Bước 2: Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật

Sau khi xác định được lỗi của nhân viên, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật theo trình tự sau:

• Đưa ra các bằng chứng để chứng minh được lỗi của nhân viên;
• Cuộc họp phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;
• Nhân viên cũng phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc nhờ người khác bào chữa.
• Việc xử lý kỷ luật bằng hình thức sa thải phải được lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký của thành phần tham dự.

Bước 3: Thanh toán lương và trả sổ bảo hiểm cho nhân viên

Nhân viên bị sa thải vẫn sẽ được thanh toán tiền lương những ngày đã làm việc và trả sổ bảo hiểm như các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động khác. Theo đó:

• Trong 07 ngày làm việc, từ ngày chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động, trong đó có tiền lương những ngày đã làm việc; trong trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
• Doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác đã giữ của người lao động.

Nắm vững quy trình sa thải nhân viên

Đứng trước quyết định sa thải, nhà lãnh đạo phải nắm vững quy trình sa thải nhân viên để quá trình sa thải diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Quy trình sa thải nhân viên cần chú trọng phương pháp truyền đạt sao cho nhân viên có thể chấp nhận khi biết trước rằng mình sẽ rời đi.

Quy trình sa thải nhân viên được tiến hành với các bước như sau:

• Thông báo bộ phận HR
• Tổ chức một cuộc gặp với nhân viên
• Thông báo về quyết định sa thải
• Review quá trình làm việc của nhân viên
• Giải thích lý do
• Cung cấp lại các giấy tờ liên quan
• Cảm ơn nhân viên và chúc may mắn

Chỉ khi thực hiện quy trình sa thải nhân viên như trên, việc sa thải nhân viên mới được coi là đúng luật.

Không nên quá khắt khe với bản thân

Tất cả các nhà quản lý đều trải qua cảm giác lo lắng và tội lỗi mỗi khi ra quyết định sa thải một nhân viên. Họ cảm thấy bản thân thật vô tâm khi tước đi nguồn thu nhập và làm tổn thương lòng tự trọng của người nhân viên đó.

Cách tốt nhất để nhà quản lý ngăn chặn cảm giác tội lỗi này là đảm bảo rằng trong quá trình nhân viên làm việc, nhà quản lý sẽ dùng hết khả năng để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất.

Thông báo sa thải trên tinh thần tôn trọng nhân viên

Khi nhân viên không còn là một thành viên hiệu quả trong nhóm hoặc tệ hơn, trở thành một gánh nặng, thì đến lúc cần phải xem xét việc sa thải. Nhưng dù gì đi nữa thì họ cũng đã có một khoảng thời gian làm việc, cống hiến cho công ty. Vậy nên hãy để họ ra đi với một thái độ tôn trọng và lịch sự.

Hãy gửi một thông báo với những ghi nhận đóng góp và cảm ơn vì sự nỗ lực trong suốt thời gian qua. Điều này sẽ giúp công ty nhận được sự tôn trọng từ chính nhân viên của mình.

Trò chuyện trước khi nhân viên đi

Dù cho phải quyết định sa thải nhân viên thì nhà quản lý cũng nên nhớ rằng, họ đã từng là một phần của tổ chức. Họ đã từng có một khoảng thời gian làm việc và cống hiến cho công ty, vậy nên hãy thông báo sa thải trên tinh thần tôn trọng nhân viên.

Nếu được, hãy gửi một thông báo với những ghi nhận đóng góp, kèm theo là lời cảm ơn vì sự nỗ lực trong suốt thời gian qua. Điều này sẽ giúp công ty nhận được sự tôn trọng từ chính nhân viên của mình hơn.

Nhà quản lý nên dành thời gian để trò chuyện cùng nhân viên của mình, truyền cảm hứng và giúp họ khơi dậy động lực bên trong. Hãy giúp đỡ họ nếu có vấn đề gì đó nằm trong khả năng của nhà quản lý.

Sa thải không phải lúc nào cũng là giải pháp cuối cùng

Hầu hết, sa thải là quyết định của nhà quản lý dành cho các nhân viên làm việc kém hiệu quả. Tuy nhiên, sa thải không phải lúc nào cũng là giải pháp cuối cùng. Nếu mọi phương án không hiệu quả thì sa thải là điều khó tránh khỏi.

Xem xét lại vị trí công việc thay vì sa thải vừa cho thấy sự khôn ngoan của người quản lý, vừa giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cũng như công sức đào tạo một nhân viên mới.

Giải quyết vấn đề hậu sa thải

Sa thải là điều chắc chắn xảy ra tại tất cả các doanh nghiệp, vậy nên, mỗi doanh nghiệp cần có kế hoạch xử lý các vấn đề liên quan mỗi khi ra quyết định để nhân viên rời đi. Sau khi sa thải, nhà quản lý vẫn phải thực hiện nhiều công việc nhằm giải quyết những rắc rối do sự làm việc kém hiệu quả trước đó của người nhân viên gây ra.

Thông báo với các nhân viên còn lại

Sau khi sa thải nhân viên, nhà quản lý cần thông báo cho các nhân viên khác về sự rời đi của đồng nghiệp. Đây là công việc quan trọng nhằm củng cố tinh thần nhân viên và đồng thời trấn an công việc của họ đang rất thuận lợi.

Bên cạnh đó, nhà quản lý cần thông báo rõ ràng sự phân công trách nhiệm công việc mới và cam kết sẽ nhanh chóng tìm được người thay thế vị trí nhân viên đã nghỉ việc.

Hủy bỏ quyền truy cập, thu hồi tài khoản nội bộ công ty

Hành động Hủy bỏ quyền truy cập, thu hồi tài khoản nội bộ công ty nên được làm trước khi thông báo cho nhân viên về quyết định sa thải hoặc ngay khi cuộc gặp mặt kết thúc. Ngoài việc vô hiệu hóa quyền truy cập, nhà quản lý cũng nên yêu cầu nhân viên giao lại toàn bộ tài sản của doanh nghiệp như máy tính xách tay và thẻ nhân viên.

Không cho phép sự thỏa hiệp

Phần lớn nhân viên khi nhận được quyết định sa thải sẽ cầu xin sự xem xét và mong muốn có được cơ hội thứ hai. Điều này thường gây bối rối cho các nhà quản lý và đây là tình cảnh không nhà quản lý nào mong muốn.

Do đó, các nhà quản lý cần giữ vững lập trường, hành động quyết đoán và không cho phép bất kỳ sự thỏa hiệp nào diễn ra. Nếu nhân viên quá xúc động, nhà quản lý có thể cho họ thời gian chấp nhận sự thật và không nên đưa ra bất kỳ tác động nào.

Mẫu quyết định sa thải nhân viên

Bạn có thể tham khảo mẫu quyết định sa thải nhân viên mới nhất sau đây:

Mẫu Quyết định sa thải nhân viên

CÔNG TY …………………	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ………………	………., ngày ….. tháng ….. năm …

QUYẾT ĐỊNHXỬ LÝ KỶ LUẬT LAO ĐỘNG(1)

Về việc: Sa thải ông/bà ……………

Căn cứ Bộ luật Lao động nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày 18/06/2012;

Căn cứ Nội quy lao động của Công ty ………………………………………………;

Căn cứ kết quả phiên họp xử lý kỷ luật lao động ông/bà ………………… diễn ra ngày …. tháng …. năm……,

GIÁM ĐỐC CÔNG TY………………….

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Xử lý kỷ luật lao động ông/bà …………………………………….

Hiện đang công tác tại: ………………………………………………………..

Chức vụ: …………………………………………………………………………

Hình thức kỷ luật: Sa thải.

Do mắc phải sai phạm (2):……………………………………………………….

……………………………………………………………………………………

Điều 2. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Mọi quyền lợi, nghĩa vụ có liên quan của ông/bà …………………… được Công ty giải quyết đến hết ngày…… tháng …… năm…….

Chậm nhất trước ngày….. tháng ….. năm ……, ông/bà ………………… có trách nhiệm bàn giao toàn bộ công cụ, dụng cụ, tài sản và công việc cho phòng (3) ……………………..

Ông/bà ……………….. và các bộ phận liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận:– Ông/bà ………………;- Ban Giám đốc Công ty;- Phòng………………..;- Lưu: VT.

GIÁM ĐỐC(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Hướng dẫn soạn thảo Quyết định sa thải

(1) Quyết định xử lý kỷ luật người lao động chỉ được ban hành sau khi diễn ra cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đúng trình tự, thủ tục và đảm bảo nguyên tắc theo quy định của pháp luật.

(2) Sai phạm của người bị sa thải phải là hành vi được pháp luật cho phép áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải.

(3) Phòng, ban, bộ phận nơi người lao động làm việc hoặc nơi có trách nhiệm tiếp nhận bàn giao từ người bị sa thải.

Lưu ý: Sau khi ra quyết định sa thải, người sử dụng lao động phải đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng cho người lao động.

Người dùng Mẫu Quyết định sa thảinày cũng có thể thay đổi một số nội dung để phù hợp với các hình thức xử lý kỷ luật lao động khác.

Trên đây là chi tiết về quy trình sa thải nhân viên đúng luật cũng như những điều cần lưu ý khi quyết định sa thải một ai đó. Isinhvien hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp các bạn có thêm nhiều gợi ý hay để áp dụng ngay. Truy cập chuyên mục kỹ năng tìm việc để đọc nhiều bài viết hơn nhé.

Bài viết khác liên quan đến Sa thải nhân viên

• Nghệ thuật sa thải nhân viên nhà quản lý nào cũng nên biết