Sơ đồ Cơ Cấu Tổ Chức Quản Lý Kí Túc Xá Sơ đồ Phân Nhánh Các Phòng ...

1. Trang chủ >
2. Luận Văn - Báo Cáo >
3. Công nghệ thông tin >

Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý kí túc xá Sơ đồ phân nhánh các phòng ban: Xác định u cầu của phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.23 MB, 35 trang )

VNĐngườitháng. Nhà 11: 8 ngườiphòng, giá là 100.000 VNĐngườitháng. Riêng phòng dành cho sinh viên Trung Quốc thì khơng tính giá phòng.Mỗi phòng đều có cơng tơ điện và cơng tơ nước riêng. Điện được miễn phí 10 sốngườitháng, nước miễn phí 40m³tháng. Nếu dùng q thì trả thêm.Trong mỗi tồ nhà đều có chi hội trưởng sinh viên do hội sinh viên cử ra. Họ có trách nhiệm đơn đốc nhắc nhở các bạn thực hiện nội quy của ký túc.

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý kí túc xá Sơ đồ phân nhánh các phòng ban:

Chức năng quản lý của từng bộ phận• Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm tồn bộ hoạt động quản lý kí túc xá • Nhà ăn, tổ dịch vụ, tổ xe: phục vụ các mặt đời sống sinh viên về ăn uống,vui chơi, giải trí và nơi trơng coi xe của sinh viên trong kí túc • Tổ sửa chữa: bảo trì và sửa chữa các tài sản cố định trong kí túc xá nhưmáy bơm nước và các hỏng hóc xảy ra tại các phòng trong kí túc • Tổ kế tốn: Ghi chép tình hình thu chi và báo cáo tổng kết của trung tâmdịch vụ. Chức năng của bảo vệ KTX nhằm đảm bảo trật tự an ninh trong kí túc• Nhóm vệ sinh: Đảm bảo vệ sinh và mỹ quan trong kí túc • Giảng đường: Quản lý phòng học và bố trí sắp xếp lịch cho các lớp họcở phòng học trong kí túc • Quản lý các nhà 1, 2, 3, 4, 11Website: http:www.docs.vn Email : lienhedocs.vn Tel : 0918.775.368- Quản lý sinh viên ở ký túc xá, cập nhật phòng trống - Thu tiền điện nước của các phòng- Đơn đốc nhân cơng vệ sinh mơi trường - Đơn đốc nộp tiền phòng- Theo dõi và bảo quản tài sản trong nhà quản lý - Kiểm tra duy trì khách vào ra- Quản lý, đơn đốc sinh viên thực hiện nội quy • Quản lý nhà khách- Quản lý khách ở ngắn ngày trong kí túc là các đối tượng người thân của sinh viên hay sinh viên hệ tại chức,…

1.3 Chức năng nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên

• Quản lý sinh viên• Quản lý cơ sở vật chất• Quản lý nhân viên làm việc tại các nhà• Quản lý đơn xin vào ký túc• Quản lý dãy nhà• Quản lý phòng• Quản lý tiền phòng và tiền điện, nước1.4 Bài toán tin học hoá quản lý ký túc xá sinh viên tại trường Kinh tế Quốc DânMô tả hoạt động- Khi sinh viên có nhu cầu vào ký túc thì phải thực hiện quy trình sau: +Sinh viên gửi đơn vào ký túc lên phòng giám đốc quản lý ký túc. +Giám đốc xét duyệt và ký đơn, xét nhà cho sinh viên.Website: http:www.docs.vn Email : lienhedocs.vn Tel : 0918.775.368+ Nếu sinh viên được vào trong ở trong kí túc tuỳ vào đối tượng đếnnộp tiền tại phòng tài vụ hoặc phòng kế tốn và nhận giấy biên lai thu tiền tại phòng đó.+ Gửi biên lai thu tiền cùng đơn đã ký cho nhân viên quản lý nhà được xét.+ Nhân viên quản lý nhà xếp phòng cho sinh viên- Hoạt động trong kỳ: +Nếu có sinh viên xin ra thì trả tiền còn lại cho sinh viên và xoá tên trong danh sách trong kỳ ai đã ra không được vào lại ký túc+ Thứ hai mỗi tuần họp giao ban, báo cáo cuối tuần về số sinh viênhiện đang ở trong ký túc, số sinh viên vào, ra trong tuần, số chỗ còn trống, những sinh viên vi phạm kỷ luật.+ Xét đơn xin vào KT nếu KTX còn chỗ trống.+ Thu tiền điện nước hàng tháng+ Quản lý an ninh vào ra trong KT:Quản lý 2424 bạn bè, ngườithân đến chơi phải xuất trình thẻ hoặc CMT, nhà 1, 2, 3, 4 sinh viên học ngoại ngữ phải xuất trình thẻ.+ Kiểm tra các phòng về vệ sinh và tình hình nhân sự+ Vệ sinh các nhà hằng ngày.+ Nhận đơn để báo sửa chữa- Cuối kỳ +Nhận xét lưu trú cho từng sinh viên trong kỳ.Đánh giá hiện trạnga. Những khó khăn chính Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh viêncòn rất nhiều bất cập. Trên thực tế hiện nay, kể từ khi sinh viên nhập trường và vào ở ký túc xá cho đến lúc ra trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá, mọi quy trình,thủ tục đều được thực hiện trên giấy tờ và sổ sách thủ công. Với cách quản lý đó dẫn đến :Website: http:www.docs.vn Email : lienhedocs.vn Tel : 0918.775.368− Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều.− Thơng tin về tình trạng nhà hiện tại của kí túc hay thay đổi thườngxuyên, thực hiện thủ cơng gây lãng phí giấy tờ −Thơng tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp −Việc tra cứu tìm kiếm thơng tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian −Tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ −Đòi hỏi tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý khơng cao Tuy nhiên với cách quản lý đó u cầu, đòi hỏi trình độ khơng cao, cáchquản lý đơn giản. b. Mục tiêuĐể khắc phục những nhược điểm trên thì việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của trường sẽ cần thiết nhằmmục tiêu:− Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy− Phân phối thông tin về số lượng phòng và thơng tin sinh viênnhanh chóng và chính xác −Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thơng tin chính xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việcphòng thừa người ở phòng thì thiếu...Yêu cầu của bài toán− Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên ở trong kí túc− Phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm sinh viên nhanh chóng− Lên được những báo cáo phục vụ quản lý Báo cáo về tình hìnhvào ra của sinh viên trong kí túc, Bản nhận xét lưu trú,...Website: http:www.docs.vn Email : lienhedocs.vn Tel : 0918.775.368

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM KÍ TÚC XÁ SINH VIÊN

2.1 Xác định yêu cầu của phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên

2.1.1 Yêu cầu của người sử dụng

Ban Quản lý KTX cần một phần mềm quản lý sinh viên và một số các thông tin liên quan :− Những sinh viên hiện ở trong KTX− Những sinh viên vào, ra khỏi ký túc trong kỳ− Những sinh viên được khen thưởng, bị kỷ luật− Sinh viên đã nộp tiền nhà hay chưa.− Lưu trữ dữ liệu về sinh viên nội trú trong 10 năm.− Thông tin về nhân viên quản lý tất cả các nhà

2.1.2 Yêu cầu của hệ thống

Với mục đích hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kiểm sốt được số lượng sinh viên, thơng tin sinh viên ở trong phòng của ký túc xá, cho nên hệ thống phảiđảm bảo những yêu cầu sau :− Hệ thống phải dễ sử dụng, khả năng truy nhập dữ liệu nhanhchóng và chính xác, các thao tác cần đơn giản. −Giao diện người và máy được thiết kế một cách khoa học, thân thiện người sử dụng, có tính thống nhất về phương pháp làm việc,cách trình bày. −Hệ thống giúp có thể cập nhật được tồ nhà và số phòng đã sử dụng hết hay chưa sử dụng.Website: http:www.docs.vn Email : lienhedocs.vn Tel : 0918.775.368− Hệ thống có thể đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm đa dạng. Cho biếtthơng tin về 1 sinh viên bất kỳ, đưa ra được các báo cáo thống kê nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.− Cung cấp kịp thời các thông tin tổng hợp, báo cáo kết quả chính xác theoyêu cầu. −Tự động hóa các cơng việc như tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm các thơng tin.− Cho phép in báo cáo− Báo cáo

2.2 Phân tích HTTT quản lý kí túc xá

Xem Thêm

Tài liệu liên quan

• Quản lý kí túc xá sinh viên tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân
  • 35
  • 4,298
  • 13

Tải bản đầy đủ (.doc) (35 trang)

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

(1.4 MB) - Quản lý kí túc xá sinh viên tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân-35 (trang) Tải bản đầy đủ ngay ×