Sử Dụng Nguyên Tắc (Smart)S.M.A.R.T Trong Quản Lý Thời Gian Và Làm ...

Lê Minh

Trong đời sống thường ngày, mỗi người đều mong muốn mình tận dụng được nhiều thời gian và phát huy quỹ thời gian bất biến của mình một cách hiệu quả nhằm tạo ra của cải vật chất cũng như đóng góp công sức, trí tuệ của mình cho công việc. Tuy nhiên việc này không đơn giản nếu không sắp xếp, phân bổ thời gian một cách hợp lý. Sau đây là một vài gợi ý trong việc sử dụng nguyên tắc SMART trong công việc.

Chúng ta đều mong muốn có hiệu quả cao trong công việc, điều này yêu cầu cá nhân phải có kỹ năng làm việc và sử dụng quỹ thời gian của mình, một mặt đạt được hiệu quả tối đa trong công việc nhưng phải cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, quỹ thời gian thì bất biến. Tài khoản thời gian của mọi người là như nhau, vì thế không phải chúng ta có nhiều thời gian để làm các công việc mà làm như thế nào cho hiệu quả với số lượng thời gian đó. Các chuyên gia tâm lý học quản lý, quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả, trước hết, mỗi cá nhân phải xác định được khả năng làm việc của mình dựa trên việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc, định hướng, mong muốn sự thành công trong công việc tại thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Trong công việc chúng ta có thể sử dụng nguyên tắc SMART, dựa trên các nguyên tắc sau.

• S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu.
• M-Measurable: Đo đếm được.
• A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình.
• R-Realistic: Thực tế, không viển vông.
• Time bound; Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.

S-Specific: Các công việc chúng ta cần triển khai và lên kế hoạch một cách rõ rằng, cân đối thời gian cho mỗi công việc, sắp xếp đủ thời gian, tránh lãng phí.

M-Measurable: Thời gian cũng như công việc cần phải được cụ thể hóa bằng các con số. Khi xác định được mục tiêu, cá nhân cần viết mục tiêu đó ra giấy, đặt tại những nơi chúng ta có thể quan sát được như một lời nhắc với chúng ta khi thực hiện công việc cho từng thời gian cụ thể. Cách này giúp chúng ta luôn nhớ đến công việc của mình, tránh bỏ quên hoặc đến gần hết hạn như thế ảnh hưởng tới chính công việc đã đề ra và những công việc hiện tại.

A-Achievable: Trên cơ sở thực tế, những yêu cầu với công việc, cùng với khả năng, năng lực của bản thân, chúng ta hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Chúng ta sẽ tính thời gian cho mỗi công việc, mỗi giai đoạn. Trong khi lập kế hoạch, nên chia nhỏ mục tiêu và thời gian để chúng ta đối chiếu xem mình đã làm đến đâu, chậm chễ ở khâu nào, như vậy sẽ giúp chúng ta biết được kết quả công việc và điều chỉnh kịp thời.

R-Realistic: Xem xét công việc dựa vào khả năng thực tế của mình, và những điều kiện hiện có. Xác định khả năng và thời gian có thể làm được thì đảm nhận, và phân bố hợp lý. Tránh tình trạng chủ quan.

Time bound: Lưu ý  đến thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra. Chúng ta còn bao nhiêu thời gian để đạt được mục tiêu, khi đã đưa ra thời gian cá nhân phải luôn luôn ý thức về thời gian cho công việc của mình. Đặc biệt trong làm việc nhóm chúng ta cũng cần có sự thông báo và hỗ trợ các thành viên của mình về thời gian và khối lượng công việc. Chia sẻ và giúp nhau đạt đến mục tiêu đã đề ra.

Ngoài ra, một yếu tố nữa chúng ta cũng cần quan tâm đó là bầu không khí và động lực làm việc, bầu không khí cởi mở thoải mái và đoàn kết giữa cá nhân, tập thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, sự khích lệ và thỏa mãn nhu cầu cơ bản chính là động lực làm việc. Tránh được những áp lực không cần thiết và những thời gian vô bổ cho những suy nghĩ, sự chen lấn bởi tính ích kỷ, quan điểm cá nhân cho công việc chung, bởi những điểm này ảnh hưởng và tiêu tốn thời gian, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.

Thực hiện tốt những gợi ý trên giúp chúng ta tận dụng được thời gian và sử dụng hiệu quả thời gian trong công việc một cách tối đa.

Chia sẻ:

• Twitter
• Facebook

Thích Đang tải...

Có liên quan