Sử Dụng Outlook & Teams Cho Cộng Tác Tốt Hơn | VinSEP

Khi bạn giao tiếp với nhân viên, đối tác, khách hàng và những người khác trong doanh nghiệp nhỏ của mình, hãy sử dụng Outlook và Teams trong Microsoft 365.

Trong Outlook, bạn sẽ tìm thấy email, lịch, danh bạ và nhiệm vụ (email, calendars, contacts, tasks). Trong Teams, bạn sẽ tìm thấy các cuộc hội thoại , tệp, cuộc họp (conversations, files, meetings) và quyền truy cập nhanh (quick access) vào Microsoft và các ứng dụng của bên thứ ba. Dưới đây là tóm tắt về cách bạn có thể sử dụng từng loại trong doanh nghiệp của mình.

Microsoft Outlook

• Kiểm tra thông báo từ nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm cả các khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp.
• Kiểm tra lịch, thêm cuộc hẹn và lên lịch cuộc họp.
• Thêm tên, số điện thoại và email của những người bạn làm việc cùng làm địa chỉ liên hệ.
• Tạo nhiệm vụ, ghi chú và các cách khác để luôn cập nhật các dự án ngắn hạn và dài hạn của bạn.

Microsoft Teams

• Có các cuộc trò chuyện phong phú, thời gian thực với nhóm của bạn và mời khách hàng hoặc khách mời tham gia cuộc trò chuyện.
• Trò chuyện hoặc cuộc gọi riêng tư và chia sẻ màn hình với nhau.
• Lên lịch và tham gia các cuộc họp với nhân viên và khách.
• Thêm hoặc chia sẻ tệp từ site SharePoint hoặc OneDrive for Business được liên kết.
• Thêm các ứng dụng khác như Planner, Power BI hoặc GitHub vào Teams.

Tạo email theo nhóm

Khi bạn tạo một nhóm, bạn tạo một địa chỉ email trung tâm và một nơi để cộng tác. Bạn có thể sử dụng điều này để cung cấp một địa chỉ email như thông tin bán hàng hoặc thông tin mà mọi người có thể xem và nhận email.

1. Trong Outlook, trên tab Trang đầu/Home, hãy chọn Nhóm Mới/New Group.
2. Trong hộp Tạo nhóm/Create Group, hãy nhập tên nhóm, địa chỉ email ngắn hơn như thông tin và mô tả.
3. Mở menu thả xuống về quyền riêng tư và chọn Riêng tư/Private.
4. Chọn hộp kiểm Gửi tất cả email nhóm và sự kiện đến hộp thư đến của thành viên/ Send all group email and events to members’ inboxes.
5. Trong Thêm thành viên/Add Members, chọn nhân viên bạn muốn nhận email, sau đó chọn Thêm thành viên/Add Members.
6. Trên tab Trang đầu/Home trong Outlook, hãy chọn Cài đặt Nhóm> Chỉnh sửa Nhóm/Group Settings > Edit Group.
7. Trong hộp Chỉnh sửa Nhóm/Edit Group, hãy chọn hộp kiểm Cho phép những người bên ngoài tổ chức gửi email cho nhóm/Let people outside the organization email the group, rồi chọn OK.

Tạo lịch chia sẻ

Nếu muốn xem lịch (calendar) cùng nhau, bạn có thể tạo một lịch theo nhóm để xem nhanh các lịch được kết hợp.

1. Trong Outlook, mở lịch của bạn.
2. Trên tab Trang đầu/Home, trong nhóm Quản lý Lịch/Manage Calendars, hãy chọn Nhóm Lịch> Tạo Nhóm Lịch Mới Calendar Groups > Create a New Calendar Group.
3. Trong hộp thoại Tạo Nhóm Lịch Mới/Create New Calendar Group, hãy nhập tên cho nhóm và chọn OK.
4. Chọn những người bạn muốn thêm vào nhóm, chọn Thành viên Nhóm/Group Members, sau đó chọn OK.

Tạo nhóm cho toàn công ty với Microsoft Teams

Bằng cách tạo một nhóm toàn công ty, bạn có thể giao tiếp với tất cả nhân viên của mình, lưu trữ hồ sơ công ty và lên lịch họp.

1. Trong Microsoft Teams, chọn Tham gia hoặc tạo nhóm> Tạo nhóm/Join or create a team > Create team.
2. Trong hộp Tạo nhóm của bạn/Create your team, hãy nhập tên và mô tả cho nhóm của bạn.
3. Trong Bảo mật/Privacy, chọn Toàn tổ chức/Org-wide. (Nếu bạn không thấy tùy chọn này, đó là vì bạn cần phải là quản trị viên để thay đổi cài đặt này.) Chọn Tiếp theo/Next.
4. Trong Nhóm, ở cuối trang, hãy nhập tin nhắn chào mừng đến các thành viên trong nhóm của bạn, sau đó chọn nút Gửi/Send.

Khi nhân viên của bạn mở nhóm này, họ sẽ thấy tin nhắn của bạn và các cuộc trò chuyện mới nhất.

Hãy thử bất kỳ cách nào sau đây:

• Sử dụng tab Tệp/Files để xem và chia sẻ tệp công ty. Để thêm tài liệu cho mọi người xem, chỉ cần kéo và thả nó từ vị trí của nó trên máy tính của bạn vào trang Tệp/Files.
• Sử dụng tab Wiki/Wiki để ghi chú hoặc chia sẻ kiến thức về công ty.
• Nhấp vào dấu cộng (+) để thêm các ứng dụng khác vào nhóm, chẳng hạn như OneNote, Planner hoặc các sản phẩm của Adobe.
• Sử dụng các tùy chọn trong điều hướng bên trái để bắt đầu trò chuyện, thực hiện cuộc gọi, lên lịch hoặc tham dự cuộc họp.

Tạo nhóm cho khách (guest) trong Microsoft Teams

Bạn có thể sử dụng Microsoft Teams để làm việc cùng nhau trong một dự án với nhân viên và những người bên ngoài doanh nghiệp, như khách hàng của bạn.

1. Trong Nhóm/Teams, chọn Nhóm ở điều hướng bên trái, sau đó chọn Tạo nhóm/Create team.
2. Trong hộp Tạo nhóm của bạn/Create your team, hãy nhập tên nhóm, cung cấp mô tả ngắn gọn, chọn cài đặt bảo mật, sau đó chọn Tiếp theo/Next.
3. Trong hộp Thêm thành viên/Add members, hãy nhập tên của các nhân viên khác trong tổ chức của bạn. Đối với khách bên ngoài, hãy nhập địa chỉ email của họ. Nếu bạn nhận được thông báo rằng bạn không thể thêm khách, hãy truy cập Trung tâm quản trị nhóm và Skype để bật quyền truy cập với tư cách khách.
4. Chọn Thêm/Add, sau đó chọn Đóng/Close.
5. Ở cuối trang, hãy nhập một tin nhắn chào mừng ngắn gọn đến nhóm mới của bạn, sau đó chọn nút Send.

Khách hàng của bạn sẽ nhận được lời mời qua email từ Nhóm/Teams, sẽ thông báo cho họ rằng họ cần có tài khoản Microsoft miễn phí để tham gia nhóm. Họ có thể tạo tài khoản bằng địa chỉ email hiện có của mình bằng cách làm theo hướng dẫn được cung cấp. Sau đó, họ có thể sử dụng Teams trên web hoặc cài đặt ứng dụng Teams trên máy tính của họ.

Vào một nhóm với tài khoản khách

Nếu bạn nhận được lời mời tham gia nhóm của Microsoft Teams, có một số bước để chấp nhận lời mời.

1. Mở lời mời qua email và chọn Mở Microsoft Teams/ Open Microsoft Teams. Nếu bạn không thấy lời mời, hãy kiểm tra thư mục rác hoặc thư rác của bạn.

• Nếu địa chỉ email của bạn trước đây chưa được sử dụng để tạo tài khoản Microsoft, bạn cần tạo một tài khoản. Trên hộp thoại Tạo tài khoản/Create account, chọn Tiếp theo/Next, tạo mật khẩu và chọn Tiếp theo/Next.
• Để xác minh địa chỉ email của bạn, hãy mở email xác minh và sao chép mã bảo mật.
• Nhập mã bảo mật của bạn vào hộp thoại Xác minh email/Verify email, chọn Tiếp theo/Next, nhập CAPTCHA vào, chọn Tiếp theo/Next, sau đó Chấp nhận/Accept.

2. Nếu bạn không muốn tải xuống ứng dụng Microsoft Teams, hãy chọn Sử dụng ứng dụng web để thay thế.

3. Trong ứng dụng web Teams, bạn có thể xem hoặc trả lời bài đăng, hoặc tạo bài đăng của riêng bạn và chọn tab Tệp/Files để xem hoặc chỉnh sửa tài liệu của nhóm.

Nếu bạn đã sử dụng ứng dụng Nhóm trong tổ chức của mình, việc tham gia nhóm với tư cách khách sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

1. Chỉ cần mở ứng dụng Microsoft Teams và chọn Có/Yes để chuyển sang nhóm mà bạn được mời. Giờ đây, bạn có thể cộng tác trong dự án trong Nhóm.
2. Để chuyển trở lại nhóm của công ty bạn, hãy chọn nhóm này từ menu thả xuống Tổ chức/Organization.

Chat với nhân viên & khách hàng

Bạn có thể trò chuyện nội bộ với đồng nghiệp của mình hoặc trò chuyện với khách, chẳng hạn như khách hàng hoặc đối tác. Nếu quyền truy cập của khách được bật cho doanh nghiệp, bạn có thể chỉ cần nhập địa chỉ email để thêm khách vào cuộc trò chuyện.

Bắt đầu cuộc trò chuyện 1: 1 hoặc nhóm để cộng tác với một nhóm nhỏ hơn hoặc để nói chuyện riêng và ghim các cuộc trò chuyện để truy cập nhanh.

1. Trong Trò chuyện/Chats, bạn có thể trò chuyện 1: 1 hoặc nhóm với mọi người.
2. Chọn Trò chuyện mới/New chat để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.
3. Nhập tên của người bạn muốn liên hệ.
4. Chọn mũi tên xuống để thêm tên vào nhóm trò chuyện của bạn.
5. Chọn Cuộc gọi điện video/Video call (hình video call) để bắt đầu cuộc gọi điện video. Chọn Cuộc gọi âm thanh/Audio call(hình điện thoại) để bắt đầu cuộc gọi âm thanh. để gọi cho ai đó trực tiếp từ cuộc trò chuyện.

Online meetings/họp online

Cần gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác nhưng không thể tập trung tất cả mọi người ở một nơi? Đừng lo, online meetings/họp online có thể giúp bạn giải quyết. Nếu có điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay, họ có thể tham gia với Microsoft Teams.

Họ sẽ cần tải xuống phiên bản miễn phí hoặc tham gia trực tuyến trên trình duyệt để chia sẻ video và màn hình.

Nếu bạn thường xuyên cộng tác chặt chẽ trong các dự án với khách hàng, khách hàng hoặc đối tác, hãy cân nhắc tạo một nhóm cho khách hàng của mình để bạn có thể dễ dàng mời họ tham gia các cuộc họp và cũng có thể trò chuyện, chia sẻ tệp và theo dõi các dự án trong Microsoft Teams.

Lên lịch meeting

Để lên lịch cuộc họp với nhân viên & khách hàng của bạn, hãy sử dụng Microsoft Teams:

1. Trong Microsoft Teams, ở điều hướng bên trái, hãy chọn Cuộc họp/Meetings.
2. Chọn Lên lịch cuộc họp/Schedule a meeting.
3. Trong hộp Cuộc họp mới/New meeting, nhập Tiêu đề/Title và Vị trí/Location cho cuộc họp.
4. Nhập ngày và giờ Bắt đầu/Start và Kết thúc/finish.
5. Trong hộp Chi tiết/Details, nhập mô tả về cuộc họp và bất kỳ chi tiết nào khác mà bạn muốn thêm, chẳng hạn như chương trình họp.
6. Trong Mời mọi người/Invite people, hãy nhập tên của nhân viên hoặc khách hàng mà bạn muốn mời. Nếu bạn thấy Dự kiến/Tentative hoặc Bận/Busy bên dưới bất kỳ tên nào, hãy chọn một trong những Thời gian rảnh/Busy được cung cấp hoặc nhấp vào Trợ lý lập lịch/Scheduling assistant để có thêm tùy chọn.
7. Chọn Lên lịch cuộc họp/Scheduling assistant.

Tham dự meeting

Sử dụng Microsoft Teams để tham gia các cuộc họp với cả nhân viên trong công ty và khách hàng bên ngoài công ty của bạn:

1. Trong Microsoft Teams, ở điều hướng bên trái, hãy chọn Cuộc họp/Meetings.
2. Mở cuộc họp bạn muốn tham gia và chọn Tham gia Cuộc họp Nhóm Microsoft/Join Microsoft Teams Meeting.
3. Khi cuộc họp mở ra, hãy chọn Tham gia ngay/Join now.
4. Bất kỳ khách hàng nào được mời tham gia cuộc họp của bạn sẽ mở cuộc họp trong lịch của họ, chọn liên kết cuộc họp, tải xuống ứng dụng Nhóm hoặc mở nó trên web, nhập tên của họ và chọn Tham gia/Join.
5. Khi bạn thấy khách hàng của mình xuất hiện trong sảnh, hãy chọn Chấp nhận/Admit để họ vào.
6. Ngay sau khi mọi người tham gia, bạn có thể bắt đầu cuộc họp.

Microsoft 365 Business Voice

Microsoft 365 Business Voice cung cấp hệ thống điện thoại dựa trên đám mây end-to-end cho doanh nghiệp của bạn và nhân viên.

Microsoft Business Voice là gì?

Microsoft 365 Business Voice giúp các tổ chức vừa và nhỏ dễ dàng biến Microsoft Teams thành một hệ thống điện thoại mạnh mẽ và linh hoạt. Nó thay thế cho các nhà cung cấp điện thoại truyền thống và hệ thống điện thoại nội bộ có thể khó quản lý và tốn kém. Bạn có thể thiết lập cả số tổng đài và số gọi miễn phí, menu cuộc gọi để giúp người gọi đến đúng bộ phận, hội nghị âm thanh để bạn có thể tổ chức cuộc họp với bất kỳ ai và hơn thế nữa. Bạn thậm chí có thể cung cấp cho mọi người số điện thoại của riêng họ để họ có thể nhận cuộc gọi trực tiếp.

Business Voice thực hiện tất cả những điều này bằng cách gói các tính năng của Hệ thống Điện thoại Microsoft 365/Microsoft 365 Phone System vào một gói dễ quản lý. Bạn không cần phải lo lắng về việc chọn gói hoặc tính năng phù hợp; tất cả chúng đều ở đó và được thiết lập cho bạn. Vì Hệ thống điện thoại là một phần của Teams, bạn có thể biến bất kỳ PC, máy Mac hoặc thiết bị di động nào thành điện thoại có thể sử dụng số điện thoại Business Voice của mình.

Business Voice đi khắp mọi nơi bạn đến vì nó là một phần của Microsoft Teams. Vì vậy, nếu bạn có ứng dụng Teams trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính – bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi bằng thiết bị đó như thể đó là một điện thoại thực trong văn phòng.

Cài đặt Business Voice

1. Mua tiện ích bổ sung Microsoft 365 Business Voice cho đăng ký Microsoft 365 hiện có.
2. Đảm bảo cấp giấy phép cho mọi nhân viên cần số điện thoại doanh nghiệp để thực hiện và nhận cuộc gọi với những người bên ngoài doanh nghiệp của bạn.
3. Khi thiết lập Business Voice, bạn sẽ nhận được số điện thoại mới cho doanh nghiệp và nhân viên của mình. Bạn cần làm điều này ngay cả khi bạn định nhập số doanh nghiệp hiện có của mình sau này.
4. Nếu bạn muốn có số điện thoại miễn phí hoặc khả năng gọi bất kỳ số nào đi quốc tế, thì hãy mua tín dụng liên lạc cho doanh nghiệp của bạn, cung cấp số phút gọi ngoài những gì được bao gồm trong Business Voice.
5. Tạo lời chào cho khách hàng của bạn bằng cách tải lên bản ghi âm hoặc bằng cách nhập tin nhắn và chúng tôi sẽ chuyển văn bản thành giọng nói cho bạn.
6. Sau đó, tạo menu định tuyến cuộc gọi từ số doanh nghiệp chính của bạn để hướng khách hàng đến đúng người hoặc bộ phận bằng giọng nói hoặc các phím trên điện thoại của họ. Bạn có thể lên lịch một lời chào và thực đơn khác cho ngày lễ hoặc sau giờ làm việc.
7. Cuối cùng, chuyển các số điện thoại hiện có của bạn sang Microsoft Teams.
8. Khi các số có sẵn trên Teams, hãy chỉ định chúng cho nhân viên và số doanh nghiệp chính của bạn. Giờ đây, bạn đã sẵn sàng sử dụng điện thoại doanh nghiệp mới của mình với ứng dụng Teams trên mọi máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.

Sử dụng Business Voice

Để gọi điện, hãy mở ứng dụng Teams trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại của bạn và chọn Cuộc gọi/Calls. Bạn sẽ thấy số điện thoại được chỉ định của mình và bàn phím quay số mà bạn có thể sử dụng để gọi bất kỳ số nào. Hoặc chọn bất kỳ liên hệ nào của bạn từ Outlook hoặc điện thoại của bạn và gọi trực tiếp cho họ.

Khi có cuộc gọi đến, bạn sẽ được nhắc chấp nhận hoặc bỏ qua cuộc gọi, tương tự như trải nghiệm trên bất kỳ điện thoại thông thường nào. Nếu cần, hãy chuyển tiếp cuộc gọi hoặc đổ chuông nhiều thiết bị để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi quan trọng nào từ khách hàng của mình.

Mua bản quyền Outlook & Mcirosoft Teams

• ☎️ Hotline: 0828 471 869
• 📧 Email: [email protected]